Che cos'è la contabilità di progetto? Principi, metodi e altro
Pubblicato: 2022-08-23Per rispettare il budget del tuo progetto, devi tenere traccia dei costi. La contabilità di progetto, come la contabilità generale, è un metodo con cui i project manager possono gestire le finanze del progetto.
La contabilità di progetto non è la stessa cosa che bilanciare il tuo libretto degli assegni o persino cercare il servizio di un contabile pubblico certificato in quanto è unico per la gestione dei progetti. Diamo un'occhiata a cos'è un account di progetto, nonché ai suoi principi e metodi.
Che cos'è la contabilità di progetto?
La contabilità di progetto si riferisce a tutti gli elementi relativi alle transazioni finanziarie in un progetto. Ciò include tutto, dai costi del progetto, alla fatturazione e alle entrate. I project manager e i contabili utilizzano la contabilità di progetto durante l'esecuzione di attività finanziarie sui progetti. La direzione riceve rapporti regolari sui suoi progressi e se la contabilità del progetto ha esito positivo o meno.
L'uso della contabilità di progetto è essenziale nella gestione di un budget di progetto; i project manager lo utilizzano per rimanere aggiornati sui costi diretti, sui costi generali e sui ricavi del progetto. Proprio come un project manager monitora la pianificazione e l'ambito del progetto, tiene anche traccia di queste transazioni finanziarie per assicurarsi che rispettino il budget e apportare le modifiche necessarie per evitare spese eccessive.
Per fare ciò, è necessario creare un piano di contabilità di progetto durante la fase di pianificazione del progetto. Il piano delinea tutti i costi e pianifica come monitorare e tenere traccia di tali costi durante l'esecuzione del progetto, compresi i soldi spesi per risorse come il team di progetto, le attrezzature e altro ancora.
Quando si crea un piano di progetto, sono necessari strumenti di gestione del progetto per organizzare i costi relativi alla consegna del prodotto o del servizio in tempo e nel rispetto del budget. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con diagrammi di Gantt interattivi che ti aiutano a pianificare ogni fase del tuo progetto su una sequenza temporale visiva. Ci sono funzionalità per pianificare e gestire costi e risorse, sia umane che non umane. Imposta la linea di base per tenere traccia dei costi pianificati rispetto ai costi effettivi in tempo reale. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.
Come funziona la contabilità di progetto?
La contabilità del progetto funziona creando un piano dettagliato dei costi del progetto e gestendoli durante l'esecuzione del progetto per assicurarti di rispettare il budget. Questo viene fatto monitorando i costi del progetto e monitorando la varianza tra i costi pianificati ed effettivi.
La documentazione è necessaria per registrare i costi del progetto sostenuti durante il progetto. Come notato, il monitoraggio delle spese e dei ricavi effettivi del progetto aiuta a confrontarli con i costi che hai impostato nel tuo piano, ma esaminerai anche i costi basati sul futuro dei programmi di consegna contrattati e delle date di completamento.
La contabilità di progetto include la documentazione della data di firma degli accordi legali con un cliente, il monitoraggio dei ricavi realizzati dagli accordi di vendita e l'identificazione dei costi relativi a ciascuna fase del progetto. In breve, la contabilità del progetto segue il denaro dal piano del progetto fino all'esecuzione con documentazione dettagliata e adeguamenti per aiutarti a rispettare il tuo budget.
Principi di contabilità di progetto
Come in qualsiasi metodo di gestione dei progetti, esistono principi che aiutano ad avviare, pianificare e stabilire metriche per la contabilità nei progetti, come eseguire i contratti, evitare lo scope creep e chiudere i progetti. Ci sono otto principi contabili principali di progetto che abbiamo delineato di seguito.
- Principio dei costi: quando si registrano i costi del progetto, utilizzare il valore originale anziché il valore di mercato previsto. Vuoi catturare il costo che hai speso, non il costo potenziale.
- Principio di corrispondenza: le entrate e le spese dovrebbero corrispondere ai costi appropriati nel tempo. Quando assegni le spese sostenute durante l'esecuzione del progetto, rendilo il periodo nel progetto in cui il team ha sostenuto le spese.
- Principio di consolidamento: per rendere coerente il costo complessivo del progetto, raggruppare insieme qualsiasi progetto correlato. Realizzare questo attraverso un processo sistematico di determinazione delle entrate e dei costi con altre parti per consolidare le attività finanziarie per il progetto sotto un unico account.
- Principio di divulgazione completa: desideri registrare tutto ciò che è significativo nei tuoi rendiconti finanziari per fornire trasparenza alle finanze del tuo progetto. Questo aiuta con la responsabilità con le parti interessate del progetto.
- Principio di prudenza: questo principio richiede di indicare l'importo delle entrate e delle spese che rappresenta la migliore stima di quante entrate o costi potrebbero effettivamente verificarsi nel corso del progetto.
- Principio di responsabilità: assicurati di riconoscere tutti i costi relativi agli obblighi futuri del progetto. Ciò può includere eventuali penalità contrattuali e danni da liquidazione associati alla violazione di un contratto. In altre parole, sei responsabile di questi costi se sostenuti.
- Principio di controllo: è necessario applicare procedure e processi durante il monitoraggio delle attività finanziarie del progetto per assicurarsi di seguire le normative. Ciò consente ai manager di tenere traccia dei costi effettivi del progetto e di adeguare gli eventi non ricorrenti per rispettare il budget.
- Principio di allocazione delle risorse: questo principio afferma che le risorse possono essere allocate a più di un progetto. I project manager possono allocare la stessa quantità di risorse a progetti diversi se c'è un vantaggio finanziario e un rischio minimo, invece di continuare a riallocare denaro nel tempo nei progetti.
Contabilità di progetto e contabilità finanziaria
La contabilità di progetto e la contabilità finanziaria più generale condividono molte cose in comune ma non sono la stessa cosa. Sì, entrambi si occupano di costi e spese, ma il contesto e l'esecuzione differiscono abbastanza da valere la pena esplorare alcune di queste differenze.
Per cominciare, c'è un calendario diverso per la contabilità di progetto e la contabilità finanziaria. La contabilità di progetto si occupa di un progetto, che ha una data di inizio e una data di fine. Ciò significa che il lavoro di contabilità termina quando il progetto è completato. La contabilità finanziaria funziona su periodi durante l'anno finanziario, che è diverso tra le aziende.
Anche la segnalazione è diversa. Nella contabilità di progetto, il reporting si basa sui risultati finali. Anche la contabilità finanziaria ha rapporti, solo che esaminano altri aspetti della gestione di un'impresa. Sono più interessati ai profitti e alle perdite, che non sono riconducibili alla contabilità del progetto.
Ci sono anche gerarchie di costi che divergono. Ad esempio, le gerarchie dei costi di contabilità di progetto si basano su attività e progetti mentre le gerarchie di contabilità finanziaria si basano su dipartimenti e centri di costo.
L'analisi comparativa è difficile da fare nei progetti ma facile nella contabilità finanziaria. In effetti, anche i livelli di comprensione sono diversi. Le parti interessate e gli sponsor dei progetti spesso non capiscono come vengono spesi i soldi per i progetti, ma i finanziatori sono chiari sui principi di contabilità finanziaria.
Metodi di riconoscimento delle entrate di contabilità di progetto
Il riconoscimento dei ricavi nella contabilità del progetto si basa su quando un cliente deve pagare, sia in anticipo, nel bel mezzo del progetto o quando il risultato finale è completo. Il riconoscimento delle entrate conta solo le entrate una volta che il denaro è stato guadagnato. Esistono diversi metodi per il riconoscimento dei ricavi della contabilità di progetto, i più comuni elencati di seguito.
Base di vendita
Questo metodo riconosce i ricavi una volta che la vendita è stata effettuata. Cioè, al momento dell'acquisto riconosci le tue entrate. Questo può essere fatto con contanti o credito alla consegna di beni o servizi. Questo è comune nei negozi al dettaglio, ma può essere applicato anche ai risultati del progetto.
Rata
Il piano rateale è noto a chiunque abbia un mutuo o abbia acquistato macchinari di grandi dimensioni e li abbia pagati in un periodo di tempo. Esiste un rischio in quanto non è certo che il pagamento verrà consegnato regolarmente. Questo metodo significa che riconosci le entrate man mano che vengono erogate come percentuale delle entrate totali. Questo potrebbe essere per un periodo di mesi o addirittura anni.
Percentuale di completamento
Questo metodo viene spesso utilizzato con progetti di grandi dimensioni oa lungo termine. Consente a un'azienda di riconoscere i ricavi in base a pietre miliari che indicano lo stato di avanzamento del progetto. I contratti per questo metodo sono dettagliati per chiarire quando avviene il riconoscimento dei ricavi. Ciò ti consente di riconoscere le entrate non appena arrivano invece di aspettare fino alla fine di un lungo progetto.
Contratto completato
Qui realizzi le entrate dopo che tutto è stato consegnato e le parti interessate o i clienti sono soddisfatti. Questo si trova principalmente con progetti a breve termine o quando è coinvolta un'estensione della garanzia. Può anche diventare un metodo predefinito quando altri, come il metodo della percentuale di completamento, falliscono per mancanza di chiarezza.
Costo recuperabile
Quando non è possibile stimare il costo di beni e servizi nel contratto, si parla di recuperabilità dei costi. Un approccio più conservativo al riconoscimento dei ricavi si realizza solo dopo aver riaccoppiato tutti i costi associati al progetto.
Il ruolo del contabile di progetto
La contabilità del progetto viene solitamente eseguita dal project manager e dal contabile del progetto, a seconda delle dimensioni del progetto e dell'organizzazione che ospita il progetto. I contabili di progetto sono responsabili del monitoraggio del processo del progetto, del monitoraggio delle variazioni e dell'approvazione delle spese.
I contabili di progetto assicurano inoltre che la fatturazione del progetto venga eseguita correttamente e consegnata ai clienti, oltre a garantire che i pagamenti vengano ricevuti. Sono spesso incaricati della rendicontazione del progetto e del mantenimento di tutte le entrate e delle spese rilevanti per il progetto, oltre a supervisionare i registri e i contratti del progetto per assicurarsi che vengano seguiti.
Inoltre, i contabili di progetto esaminano i processi per la gestione dei conti e lavorano con i revisori dei conti. È responsabilità del contabile di progetto sviluppare sistemi finanziari con il team IT per essere più user-friendly.
Vantaggi della contabilità di progetto
L'importanza della contabilità di progetto è chiara; il costo è un terzo del triplo vincolo e la gestione di tali finanze è la chiave per realizzare un progetto di successo. Sapere quanto stai spendendo ti aiuterà a rispettare il tuo budget, quindi, comprendere il flusso di lavoro dei tuoi costi è fondamentale per controllarli. Ecco alcuni altri vantaggi per la contabilità del progetto.
- Ottieni informazioni dettagliate su costi, offerte e ambito di nuovi progetti
- Migliora la gestione delle risorse
- Rimani aggiornato sullo stato di avanzamento del progetto e sulla redditività
- Aiuta a identificare i problemi con i progetti per rispondere rapidamente
- Educa il team di progetto sui costi e sulla redditività del progetto
- Migliora la gestione finanziaria dell'organizzazione
- Riduce i rischi e migliora la gestione complessiva del progetto
Come ProjectManager aiuta con la contabilità di progetto
I vantaggi della contabilità di progetto sono evidenti, ma molti non possono essere raggiunti senza gli strumenti adeguati. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che acquisisce dati in tempo reale per un processo decisionale più approfondito. Organizza i costi e le risorse e monitorali in tempo reale per gestire al meglio il tuo budget e garantire il successo ai tuoi stakeholder.
Semplifica il pagamento e traccia il tempo
Usa le nostre schede attività per aiutarti a gestire le tue risorse. Una volta inviata, una scheda attività viene bloccata finché un manager autorizzato non fornisce l'approvazione. Tiene inoltre traccia di chi sta lavorando su cosa e mostra le attività in sospeso e il carico di lavoro generale. Puoi vedere chi è impegnato e chi ha la capacità per più attività, tutte importanti per la pianificazione della capacità e il monitoraggio delle spese.
Ottieni una visione di alto livello dei costi e altro ancora
Mentre gli strumenti software leggeri richiedono la configurazione manuale del dashboard, il nostro è pronto per l'uso quando lo sei tu. Acquisisce e calcola automaticamente i dati del progetto che vengono visualizzati in grafici e grafici colorati. Puoi tenere traccia dei costi in tempo reale insieme ad altre cinque metriche del progetto. Per dati più approfonditi, utilizza i nostri rapporti con un clic su schede attività, costi e altro. Tutti i report possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni che desideri visualizzare e condivisi facilmente con le parti interessate per mantenerli aggiornati.
ProjectManager ti consente di creare un piano di gestione dei costi, organizzare attività, risorse e altro ancora. Puoi impostare il tuo budget e monitorarlo in tempo reale, creando report dettagliati per aiutarti a rimanere nei tempi e nei limiti del budget. Tutte le tue esigenze di contabilità di progetto sono integrate nella nostra miriade di funzionalità che ti aiutano a pianificare, monitorare e creare report su ogni aspetto del tuo progetto. Prendi in considerazione il tuo progetto con l'unico strumento di gestione dei progetti di cui avrai bisogno.
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