Che cos'è la collaborazione di progetto? Strumenti e suggerimenti per la collaborazione in team

Che cos'è la collaborazione di progetto?

La collaborazione al progetto è un metodo mediante il quale i team e i team leader pianificano, coordinano, controllano e monitorano il progetto su cui stanno lavorando. Questo processo collaborativo di gestione dei progetti funziona attraverso i confini dipartimentali, aziendali e nazionali e aiuta soprattutto con i progetti man mano che crescono in complessità.

Con la tendenza verso i team remoti e lo spostamento dei dati sui server cloud, la collaborazione ai progetti, che è sempre stata fondamentale per un'efficace gestione dei progetti, è diventata ancora più una parola d'ordine. Ma cosa significa collaborazione a progetto? Semplicemente, collaborare significa lavorare insieme verso un obiettivo comune. Suona proprio come un lavoro di progetto, giusto? Beh, non proprio.

La collaborazione è stata una grande parola d'ordine negli ultimi anni, poiché le organizzazioni si sono rese conto che un'efficace collaborazione di squadra è la chiave per l'innovazione. Sono emersi nuovi metodi di gestione dei progetti per estendere il significato della collaborazione in team dal semplice atto di lavorare insieme a una funzione più complessa di mettere in relazione diversi team di progetto per ottenere nuove idee, pratiche innovative e ottenere risultati superiori. Questi metodi includono pratiche e strumenti di collaborazione al progetto che promuovono la comunicazione, la condivisione di idee e la trasparenza per i team locali e remoti.

Perché la collaborazione al progetto è importante per la gestione del progetto?

Per comprendere la collaborazione al progetto in relazione alla gestione del progetto, dobbiamo prima avere una solida conoscenza di cosa sia la gestione del progetto. La gestione del progetto tradizionale è il processo mediante il quale un project manager, insieme al suo team di progetto, pianifica, monitora e segnala come portare a termine un progetto in un determinato periodo di tempo noto come pianificazione del progetto.

In qualità di project manager, vuoi incoraggiare la collaborazione tra i membri del tuo team perché fa bene al progetto e fa bene al tuo team di progetto. Sì, sei tu quello che ha il controllo del processo decisionale, ma è anche importante creare un ambiente di progetto collaborativo per i membri del tuo team in modo che possano lavorare insieme per completare attività e risultati.

Per fare ciò, i project manager utilizzano un software di gestione dei progetti dotato di funzionalità di gestione delle attività e collaborazione in team. Diamo un'occhiata agli strumenti di collaborazione di progetto più popolari e a come utilizzarli per gestire i tuoi team.

ProjectManager è un software basato su cloud che connette i team in tempo reale. Con più visualizzazioni del progetto, i membri del team possono lavorare come vogliono e i project manager ottengono la trasparenza di cui hanno bisogno per evitare che vengano bloccati. Le bacheche Kanban sono strumenti visivi del flusso di lavoro che consentono ai membri del team di gestire il proprio lavoro e ai project manager di farli lavorare senza costosi ritardi. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

Strumenti di collaborazione al progetto

Gli strumenti di collaborazione del progetto potrebbero essere semplicemente definiti come tutte le funzionalità, le app e le piattaforme del software di gestione delle attività, comunicazione del team e gestione delle risorse che consentono ai project manager di gestire il flusso di lavoro dei loro team.

Tavole Kanban

Le bacheche Kanban sono strumenti di gestione delle attività che consentono la collaborazione del team visualizzando il flusso di lavoro. Questo strumento di collaborazione online suddivide il ciclo del progetto in colonne in cui le attività sono rappresentate come carrelli.

Il software di gestione dei progetti basato sul cloud offre ai manager una finestra in tempo reale sul lavoro dei membri del loro team, indipendentemente da dove si trovino, e li aiuta a cogliere i colli di bottiglia, che possono quindi risolvere rapidamente riallocando le risorse. I team nel frattempo sono in grado di gestire il proprio backlog e collaborare durante la pianificazione di sprint agili.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono il fondamento della tradizionale gestione dei progetti. I project manager li usano per organizzare attività, collegare dipendenze e impostare pietre miliari durante la creazione della pianificazione del progetto. Alcuni software di gestione dei progetti vanno ancora oltre, consentendo di filtrare il percorso critico e impostare una linea di base per tenere traccia della varianza del progetto durante l'esecuzione del piano di progetto.

Avere più viste del progetto che consentono ai project manager di pianificare in anticipo con i diagrammi di Gantt e quindi consentire ai team di lavorare come desiderano, sia su schede kanban, elenchi di attività o calendari, crea un ponte che collega i team ibridi e offre a tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per ottenere il loro lavoro fatto.

Calendario del progetto

Un calendario di progetto evidenzia tutte le date importanti in un progetto. Può essere utilizzato anche per gestire il proprio lavoro e le scadenze personali. Quando il calendario del progetto viene condiviso, tutti possono vedere il quadro generale e rimanere sulla stessa pagina senza riunioni, e-mail e altre distrazioni che impediscono loro di essere produttivi.

Funzionalità di collaborazione in team

Esistono altre funzionalità di collaborazione in team che collegano un membro del team a un altro, indipendentemente dal fatto che si trovino nello stesso ufficio, reparto o persino livello di competenze. La gestione dei documenti consente ai team ibridi di condividere documenti e lavorarci in modo collaborativo. Dovrebbero anche essere in grado di condividere file, allegandoli idealmente all'attività su cui stanno lavorando.

La comunicazione è fondamentale per la collaborazione. Videochiamate, chat e commenti sulle attività consegnate in tempo reale creano una piattaforma collaborativa virtuale che collega i team ibridi e promuove una maggiore produttività. Avere anche email o, meglio ancora, notifiche in-app per tenerti aggiornato senza dover abbandonare gli strumenti di gestione del progetto è un vantaggio.

Suggerimenti per migliorare la collaborazione in team

La collaborazione non avviene solo. Indipendentemente dal fatto che i membri del tuo team siano tutti insieme nello stesso ufficio o lavorino in remoto in diversi fusi orari, far lavorare un gruppo come uno solo richiede tempo e pratica. Ci sono modi per facilitare la collaborazione del team. Ecco alcune cose che puoi provare.

1. Attività di team building

Ci sono attività di team building che accelerano il legame tra i membri del team. Questi possono essere semplici come portare tutti fuori a pranzo per impegnarsi in giochi più strutturati, come sciarade, sport e così via. Qualunque cosa tu scelga di fare, dovrebbe essere prima del progetto per iniziare a costruire team più collaborativi.

2. Focus sulla comunicazione di squadra

La comunicazione è il collante che tiene insieme qualsiasi ambiente collaborativo. Che si tratti di riunioni regolari, creazione di uno strumento di chat in tempo reale o persino di una bacheca, deve esserci un modo per diffondere rapidamente le informazioni a tutti e anche acquisire feedback dai membri del team.

3. Fornisci al tuo team gli strumenti giusti per la gestione delle attività

La gestione delle attività è il modo in cui i team lavorano non solo in modo collaborativo ma in modo più produttivo. È meglio disporre di una moltitudine di strumenti che il tuo team può utilizzare, come kanban board, elenchi di attività, ecc. Se tutte queste viste del progetto vengono aggiornate con gli stessi dati in tempo reale, consente a tutti di lavorare meglio insieme agli strumenti sono più a loro agio con.

4. Gestisci il flusso di lavoro dei membri del tuo team

Il flusso di lavoro è essenziale per la produttività e lavora di pari passo con gli strumenti di gestione delle attività. Avere uno strumento di gestione delle attività come una scheda kanban favorisce la collaborazione del team e offre ai project manager trasparenza nel loro processo. Ciò consente ai membri del team di lavorare come vogliono, gestendo il flusso di lavoro, mentre i project manager ottengono visibilità sul loro lavoro per assicurarsi che dispongano delle risorse di cui hanno bisogno per lavorare a pieno regime.

Dove viene svolta la collaborazione al progetto?

Dove avviene la collaborazione al progetto? La risposta breve è ovunque. Finché c'è più di una persona nel team di progetto, la gestione collaborativa del progetto può esistere e persino prosperare. Ma con i team di progetto sempre più distribuiti oltre confine, gli strumenti di collaborazione di progetto online sono fondamentali per i team remoti.

Ora i team possono condividere facilmente file in tempo reale, incontrarsi, chattare e persino lavorare per cancellare elementi dai loro elenchi di attività, il tutto in uno spazio virtuale condiviso. Ma è importante ricordare che i tuoi strumenti di gestione dei progetti collaborativi sono validi solo quanto il tuo stile manageriale. La collaborazione in team non può essere automatizzata.

Perché hai bisogno di un software di gestione dei progetti collaborativo?

Pensa alla collaborazione come l'insieme è migliore della somma delle sue parti. Se hai assemblato un forte team di progetto, un ambiente di gestione dei progetti collaborativo migliorerà solo la loro produttività. Alcuni dei vantaggi del software di collaborazione di progetto sono inclusi di seguito.

• Aumenta la produttività: gli strumenti di collaborazione del progetto consentono ai project manager di distribuire uniformemente le attività ai membri del team, invece di sovraccaricare un membro del team con troppo lavoro. Una corretta gestione delle attività offre ai team più tempo, il che facilita la collaborazione del team.
• Migliore risoluzione dei problemi: fornire ai membri del team gli strumenti di collaborazione del progetto per condividere file e comunicare in tempo reale consente loro di lavorare insieme per risolvere i problemi.
• Aumenta la comunicazione del team: le linee di comunicazione che richiedono una manutenzione costante o un errore di direzione possono sviare un progetto. Gli strumenti di collaborazione al progetto facilitano una comunicazione chiara tra i membri del team di progetto e forniscono una soluzione per comunicare in modo efficace anche tra team remoti.
• Ottimo per i team remoti: uno dei costi maggiori in qualsiasi organizzazione è l'affitto o l'acquisto di un ufficio fisico in cui tutti possono lavorare. Con gli strumenti di collaborazione di progetto online, tuttavia, i team remoti possono collaborare in tempo reale.
• Facilita il Team Building: promuovendo la collaborazione del team, non stai solo costruendo relazioni, ma crei lealtà che aiuta a costruire un ambiente di gestione dei progetti collaborativo.

Come creare un ambiente di gestione dei progetti collaborativo

Ok, sei sul carro della collaborazione di squadra. Ma invece di limitarsi a dichiararlo a parole, cosa puoi fare per coltivare un clima collaborativo di gestione dei progetti nella tua azienda? Sebbene i vantaggi della collaborazione di progetto siano evidenti, implementarli può essere difficile, soprattutto se gestisci team remoti. Ecco alcune cose che puoi fare per dare un inizio sano alla collaborazione al progetto nella tua organizzazione.

• Usa gli strumenti di collaborazione del progetto: le vecchie abitudini sono dure a morire, ma devi fare in modo che il tuo team si allontani dai vecchi metodi di comunicazione, come le e-mail, e ti senta a tuo agio con un software di gestione dei progetti più interattivo e collaborativo.
• Comunicare: come project manager sai che una buona comunicazione è alla base di tutto, quindi va con l'installazione di un ambiente collaborativo. Non solo devi comunicare correttamente, ma anche fornire al tuo team di progetto gli strumenti di collaborazione per farlo.
• Forma il tuo team di progetto: come imparare qualcosa di nuovo, hai bisogno di guida e direzione. Organizza una sessione di formazione per il tuo team per insegnare loro come utilizzare e perché hanno bisogno di strumenti di gestione dei progetti online che rendano possibile la collaborazione ai progetti.
• Condividi: Ecco cos'è la collaborazione e non funzionerà a meno che tu non abbatta i muri virtuali che hanno separato i membri del team in passato. Ad esempio, condividi i tuoi calendari, in questo modo tutti sono sulla stessa pagina con scadenze, riunioni, ecc.
• Check-in: quando guidi un progetto non imposti il ​​percorso e lasci che faccia il suo corso. Lo stesso vale per l'implementazione della collaborazione in team. Ecco perché è necessario monitorare e tenere riunioni regolari con loro per rispondere alle domande e tenere traccia dei loro progressi.

Beh, il gioco è fatto. La collaborazione al progetto è una cosa reale e funziona di pari passo con la gestione del progetto. Se stai guidando un progetto, vuoi avere tutti gli strumenti di collaborazione in team che puoi avere a portata di mano. Quando si tratta di pianificazione, monitoraggio e reporting in tempo reale su una rete collaborativa online, allora ti consigliamo di utilizzare ProjectManager. Per vedere come può aiutarti a svolgere meglio il tuo lavoro, partecipa alla nostra prova gratuita di 30 giorni.