Gestione delle schede attività: come creare e gestire le schede attività

La gestione delle schede attività è una parte essenziale delle risorse umane e della gestione aziendale. Anche la gestione del tempo è fondamentale per la gestione del progetto. Qualunque sia il tipo di lavoro che svolgi, se ci sono team o dipendenti, allora hai bisogno di una scheda attività per il monitoraggio del tempo e il monitoraggio delle spese.

L'utilizzo di una scheda attività dei dipendenti è solo una parte della gestione delle schede attività. Prima di approfondire come gestire le schede attività e il software di gestione delle schede attività che può aiutarti a farlo in modo più efficiente, definiamo alcuni termini per comprendere meglio la gestione delle schede attività.

Cos'è una scheda attività?

Una scheda attività è un documento fisico o elettronico utilizzato da un datore di lavoro per tenere traccia del tempo di un dipendente in un periodo di tempo. Di solito è disposto in una tabella di dati che registra il tempo che un dipendente ha dedicato ad attività, progetti o clienti. Sebbene le schede attività siano nate come documenti cartacei, ora vengono utilizzate quasi esclusivamente in fogli di calcolo o strumenti digitali.

Le schede attività hanno diversi scopi. Consentono a un'azienda di quantificare con precisione il tempo che i suoi dipendenti dedicano alle loro attività. Le schede attività istruiscono anche il libro paga nel processo di compensazione di quei lavoratori per il loro lavoro. Ma anche le aziende traggono vantaggio dalle schede attività in quanto le aiutano a rispettare le scadenze, rispettare il budget e gestire il tempo in modo più efficiente.

Che cos'è la gestione delle schede attività?

Le schede attività registrano le ore lavorative che i dipendenti hanno dedicato alle loro attività. Ma le schede attività da sole sono così potenti solo in termini di aiutare un'azienda a funzionare meglio. Perché ciò avvenga, le schede attività devono essere incorporate nella gestione delle schede attività.

La gestione delle schede attività è il monitoraggio delle schede attività dei dipendenti e l'analisi di tali schede ai fini del monitoraggio del tempo. Ciò si ottiene attraverso il software di scheda attività digitalizzato e automatizzato che aumenta l'efficienza collegando i team ai manager.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione delle schede attività con schede attività sicure che semplificano il processo di gestione stipendi e consentono ai manager di tenere traccia della quantità di tempo che i loro team dedicano alle attività. Impostare le schede attività è facile. Puoi aggiungere attività direttamente da diversi progetti, copiare la scheda attività della settimana precedente o compilare automaticamente le schede attività. Le schede attività sono bloccate in modo sicuro quando vengono sottoposte all'approvazione degli amministratori, che possono approvare e anche tenere traccia del tempo per assicurarsi che il lavoro venga svolto come programmato. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché è importante la gestione delle schede attività?

La gestione delle schede attività è importante sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. I dipendenti ricevono uno stipendio accurato e regolare. Se utilizzano uno strumento di gestione delle schede attività digitali, stanno anche guadagnando efficienza in quanto non devono perdere tempo prezioso compilando manualmente le schede attività.

Per i datori di lavoro, i vantaggi sono molti. Per prima cosa, la gestione delle schede attività può aiutare a ridurre il tempo sprecato consentendo ai datori di lavoro di identificare dove i dipendenti non lavorano in modo produttivo. Possono quindi essere più selettivi su quali attività assegnare e su come garantire che le attività assegnate siano ottimizzate.

Ai dipendenti piace la semplicità della gestione delle schede attività e la sensazione è condivisa dalle risorse umane (HR). Il dipartimento delle risorse umane ottiene le informazioni di cui ha bisogno per calcolare rapidamente e facilmente la retribuzione dei dipendenti e gestire il PTO.

Quando un'azienda addebita ad ore, la gestione delle schede attività garantisce che la loro fatturazione sia accurata. Se non stai registrando le ore lavorate, allora è impossibile fatturare i clienti, specialmente se stai usando freelance. La gestione delle schede attività non solo tiene traccia di quelle ore, ma ti dà la responsabilità quando mostri ai clienti dove sono andati i loro soldi.

In termini di gestione del progetto, l'importanza è anche multiforme. Ad esempio, puoi tenere traccia delle prestazioni e identificare chi sta lavorando in modo più efficiente, il che può aiutare a dare incarichi ai membri più produttivi del tuo team. Inoltre, puoi vedere chi sta lavorando su cosa, chi è disponibile e fino a che punto i membri del team stanno completando le loro attività.

La gestione delle schede attività aiuta anche a gestire i costi stimati nei progetti. L'utilizzo delle informazioni di cui sopra sulle prestazioni del team consente ai manager di effettuare stime dei costi più accurate quando si avvia un budget per un nuovo progetto.

Fasi di gestione delle schede attività

C'è un processo per la gestione delle schede attività. Queste fasi di gestione delle schede attività sono applicabili alle schede attività cartacee, alle schede attività elettroniche e al software delle schede attività. Qualunque sia il tipo di scheda attività che utilizzi, la gestione delle schede attività ti consente di ottenere il massimo dalle tue schede attività. Inizia seguendo questi passaggi.

1. Assegna il lavoro ai membri del tuo team

Inizia guardando il tuo programma e le ore disponibili della tua squadra. Se disponi di profili su ciascun membro del team, ciò ti aiuterà a identificare rapidamente la persona migliore per il lavoro e, se sono liberi, assegna loro i compiti per la settimana. Assicurati di calcolare le ore assegnate per evitare gli straordinari.

2. Tieni traccia del tempo che dedicano alle attività

Una volta che tutti hanno i loro compiti, vorrai iniziare a monitorare il tempo delle loro attività. Ciò consente ai manager di monitorare il proprio lavoro e assicurarsi che stiano procedendo nei tempi previsti. A seconda del tipo di scheda attività che stai utilizzando, questa operazione può essere eseguita automaticamente o dovrà essere aggiunta manualmente alla scheda attività.

3. Rivedere i loro invii scheda attività

Le schede attività devono essere sicure, motivo per cui è preferibile il software di gestione delle schede attività. Ha gli strumenti per bloccare una scheda attività una volta inviata, che può quindi essere aperta solo da un approvatore della scheda attività autorizzato. Questa persona esaminerà la scheda attività e si assicurerà che sia stata compilata correttamente.

4. Approvare le schede attività per l'elaborazione delle buste paga

Se la scheda attività è corretta, verrà inviata al libro paga. Ancora una volta, se utilizzi un software di gestione delle schede attività, quella singola scheda attività che stai approvando verrà bloccata per garantire la sicurezza poiché viene trasferita al libro paga per evitare qualsiasi manomissione. Payroll elaborerà quindi la scheda attività.

5. Salva le schede attività per riferimenti futuri

Tutte le schede attività dovrebbero essere archiviate per un paio di motivi. Uno, la direzione vorrà avere una registrazione della paga dei propri dipendenti in caso di controversia, quindi la scheda attività può essere recuperata e rivista per risolvere qualsiasi problema. In secondo luogo, come notato, le vecchie schede attività sono preziose come dati storici quando si ricercano i costi per progetti futuri.

Che cos'è il software di gestione delle schede attività?

Abbiamo menzionato alcune volte il software di gestione delle schede attività, ma non l'abbiamo definito. Il software di gestione delle schede attività è uno strumento digitale che controlla il processo della scheda attività, monitorandolo e analizzandolo per trovare modi per lavorare in modo più efficiente.

A differenza delle schede attività cartacee o persino dei fogli di calcolo elettronici, il software di gestione delle schede attività offre ai dipendenti più tempo libero per concentrarsi sul proprio lavoro e non dover fare tante scartoffie. Mentre fornisce ai loro datori di lavoro una finestra sulla loro produttività per aiutarli a gestire meglio i lavoratori.

Questi sono solo i tratti generali. Il software di gestione delle schede attività migliora l'elaborazione delle buste paga monitorando il flusso di lavoro per l'approvazione delle buste paga. Garantisce inoltre l'accuratezza dei dati per evitare errori nel libro paga e, allo stesso tempo, mantiene il processo di libro paga senza intoppi.

Può essere uno strumento di gestione del lavoro aiutando i manager a registrare le date di inizio e di fine delle attività che assegnano ai loro team. Ciò consente ai manager di vedere quali attività richiedono più tempo per essere completate rispetto alle altre. Da queste informazioni, possono identificare i colli di bottiglia e altri problemi che ritardano il lavoro e risolverli.

Il software di gestione delle schede attività funge anche da monitoraggio del tempo dei dipendenti, come indicato sopra. Una volta che hai fatto un programma per i dipendenti, puoi utilizzare il software di gestione delle schede attività per tenere traccia della quantità di tempo che impiegano per completare le loro attività. Ciò aiuterà i manager a tenere traccia dei progressi e ad allocare le risorse necessarie per rimanere in pista.

Se il tuo tempo è distribuito e gestisci dipendenti remoti, il software di gestione delle schede attività è essenziale in quanto fornisce responsabilità. Quando i manager non si trovano nello stesso ufficio dei loro dipendenti, possono comunque monitorare il lavoro del loro team attraverso le schede attività. Ciò garantisce che tutti lavorino a pieno regime e stiano al passo con il programma del progetto.

ProjectManager è uno strumento di gestione delle schede attività

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con funzionalità di gestione delle schede attività con monitoraggio delle schede attività. Il nostro software di scheda attività online ti aiuta a tenere traccia delle attività di progetto del tuo team, sia che si trovino nello stesso edificio, sul luogo di lavoro o che lavorino da casa. Utilizza le nostre schede attività sicure per aggiungere efficienza al tuo processo di gestione stipendi e ottieni funzionalità di monitoraggio del tempo per mantenere il tuo progetto in carreggiata. Le nostre schede attività si integrano perfettamente con tutte le nostre altre funzionalità di gestione dei progetti per fornire agli utenti tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per gestire buste paga e progetti.

Usa più strumenti di gestione delle attività

Le schede attività sono anche uno strumento di gestione delle attività, ma solo uno dei tanti presenti nel nostro software. Disponiamo di più visualizzazioni di progetti, come diagrammi di Gantt, bacheche kanban, elenchi di attività e altro ancora, che utilizzano tutte robuste schede attività. Ogni scheda attività tiene traccia dei progressi, imposta la priorità e aggiunge tag per renderli più facili da scoprire. Puoi commentare e aggiungere file per favorire la collaborazione. Un'altra caratteristica è l'automazione del flusso di lavoro per liberare il lavoro occupato, mentre le impostazioni di approvazione delle attività assicurano che solo i risultati finali di qualità vadano avanti. Una pagina di riepilogo mostra tutte le tue attività in un unico posto, incluso un diagramma del carico di lavoro e altro ancora.

Ottieni il monitoraggio in tempo reale con dashboard e report di progetto

Le schede attività forniscono una finestra sulle attività del tuo team e sulla percentuale di completamento. Ma questo è solo uno degli strumenti di tracciamento del nostro software. Utilizza la dashboard in tempo reale per una panoramica di alto livello. È come un rapporto sullo stato ogni volta che lo desideri, mostrando tempi, costi, carico di lavoro e altro in grafici e diagrammi di facile lettura. A differenza degli strumenti leggeri, non c'è nessuna configurazione che richiede tempo. È pronto quando lo sei tu. Quando desideri ottenere dati più approfonditi, utilizza i nostri report personalizzabili. Puoi generare rapidamente rapporti su schede attività, stato del portfolio e altro ancora. Ognuno può essere filtrato per mostrare solo i dati che si desidera visualizzare e quindi condivisi in una varietà di formati per aggiornare le parti interessate.

Il nostro strumento va ben oltre la semplice offerta di gestione dinamica delle schede attività. Sono disponibili strumenti di gestione del rischio per identificare e tenere traccia dei problemi e funzionalità di gestione delle risorse che consentono di impostare la disponibilità del team e bilanciare il carico di lavoro per mantenerli produttivi. La nostra piattaforma collaborativa collega i team ovunque o ogni volta che lavorano e consente ai manager di monitorare i loro progressi e le loro prestazioni in tempo reale. Perché ottenere uno strumento di gestione delle schede attività quando puoi avere una soluzione di gestione dei progetti completamente carica?

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che aiuta i team a pianificare, gestire e monitorare il proprio lavoro in tempo reale. Ottieni tutte le funzionalità di cui hai bisogno per gestire i tuoi progetti e gli strumenti di gestione delle schede attività che consentono ai tuoi processi di busta paga di procedere senza intoppi. Unisciti ai team di aziende diverse come Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.