Che cos'è la gestione del flusso di lavoro? 5 suggerimenti per un migliore sistema di flusso di lavoro

La pianificazione di un progetto, l'impostazione di un programma e l'assemblaggio di un team qualificato preparano solo le basi per un lavoro produttivo. Per assicurarti che tutti lavorino a pieno regime e facciano andare avanti le cose, devi implementare la gestione del flusso di lavoro.

Se vuoi gestire il lavoro in modo efficace ed efficiente, devi conoscere gli strumenti del flusso di lavoro, come il software di gestione del flusso di lavoro, e impostare un sistema di flusso di lavoro che ti permetta di continuare a migliorare il processo del flusso di lavoro.

Che cos'è la gestione del flusso di lavoro?

La gestione del flusso di lavoro è quando i manager identificano, organizzano e coordinano le attività che portano a un risultato specifico per ottimizzare e automatizzare i processi. In questo modo si aumentano gli output, si eliminano le ridondanze e si riducono gli errori.

Attività, persone, sistemi e macchine possono essere tutti inclusi in un flusso di lavoro. Il coordinamento di questi elementi è fondamentale per prevenire le strozzature. Un collo di bottiglia interrompe o rallenta la produzione ed esegue il backup di tutto ciò che lo precede.

In generale, un flusso di lavoro può essere suddiviso in tre componenti principali:

• Ci sono passaggi o attività predefiniti, che spiegano cosa succede in ogni fase del percorso fino alla fine. Questi passaggi possono essere lineari, ramificati o una combinazione di entrambi.
• Nel contesto di un processo di flusso di lavoro, le parti interessate sono quelle del team che sono responsabili dell'esecuzione delle attività. Possono essere assegnati a un'attività o all'intero flusso di lavoro.
• Infine, ci sono le condizioni, che sono le regole del flusso di lavoro. Definiscono quando un'attività è terminata e un'altra può iniziare.

Gestione del flusso di lavoro vs gestione del progetto

La gestione del flusso di lavoro fa parte della gestione del progetto, ma non sono termini intercambiabili. La gestione del progetto viene eseguita per un periodo di tempo specifico che termina con un risultato finale, un prodotto o un servizio. La gestione del flusso di lavoro, d'altra parte, sta ottimizzando una sequenza di attività o processi necessari per completare un'attività.

Ciò non significa che i due siano completamente diversi, anzi, i due sono complementari l'uno all'altro. Entrambi servono a fornire un risultato specifico. Il flusso di lavoro fa parte di qualsiasi progetto e senza la gestione del flusso di lavoro per mantenere il processo senza intoppi, i progetti rimarranno indietro rispetto alla pianificazione e i costi aumenteranno.

Sebbene ci siano somiglianze tra la gestione del flusso di lavoro e la gestione dei progetti, ci sono anche delle differenze. I progetti terminano, ma il flusso di lavoro si ripete, poiché è una funzione all'interno di un'organizzazione. Può anche essere un processo autonomo, come la creazione di documentazione o la pianificazione di appuntamenti.

I progetti riguardano i piani, la supervisione di processi e team e la gestione delle attività, mentre i flussi di lavoro sono focalizzati a livello di attività, collegando le attività per ottimizzare il processo e fornire una maggiore efficienza. Ma entrambi possono essere serviti con un software di gestione dei progetti.

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Gestione del flusso di lavoro e gestione dei processi aziendali (BPM)

Sebbene la gestione del flusso di lavoro e la gestione dei processi aziendali (BPM) siano simili, esistono differenze nel tipo di gestione dei processi. Un sistema di gestione del flusso di lavoro è uno strumento che ti aiuta a impostare e monitorare l'esecuzione delle tue attività. Di solito è formattato come un diagramma di flusso. Spesso non è dettagliato, ma abbastanza chiaro per essere seguito dai team.

Pensa alla gestione del flusso di lavoro come a una forma meno coinvolta di BPM. La gestione del flusso di lavoro acquisisce il processo del flusso di lavoro e alcuni strumenti ti consentiranno persino di automatizzare i flussi di lavoro di base. Puoi usarlo per una varietà di flussi di lavoro, come l'onboarding di un team o la gestione dei documenti. Gli strumenti di gestione del flusso di lavoro sono incentrati sulle persone piuttosto che sui processi. Gli strumenti BPM sono più orientati al processo.

BPM riguarda l'acquisizione e il miglioramento dei processi aziendali. Viene utilizzato per migliorare l'efficienza di un'organizzazione. Innanzitutto, è necessario identificare lo stato attuale dei processi aziendali e documentare queste azioni. Una volta mappati tutti i processi dell'azienda, è possibile analizzare il BPM. Ciò dovrebbe esporre i colli di bottiglia nel processo e aiutarti a ridurre i costi e migliorare i processi apportando modifiche approfondite.

La differenza tra la gestione del flusso di lavoro e il BPM è che il primo è più orientato all'organizzazione di persone e documenti, seguendo i passaggi giusti al momento giusto. Quest'ultimo riguarda i processi aziendali e come migliorarli. La gestione del flusso di lavoro coordina le persone e i sistemi software, mentre BPM coordina il modo in cui le risorse in un'organizzazione interagiscono. I sistemi BPM sono più complessi e coinvolti nel miglioramento continuo, mentre gli strumenti di gestione del flusso di lavoro automatizzano semplicemente le fasi di un processo.

Che cos'è un sistema di gestione del flusso di lavoro (WMS)?

Un sistema di gestione del lavoro è il modo in cui un flusso di lavoro viene impostato e monitorato in un progetto o un'organizzazione. Un WMS è costituito da procedure e strumenti utilizzati da un'organizzazione per identificare, eseguire e migliorare il flusso di lavoro. Implica una sorta di software per il flusso di lavoro, ma può essere qualcosa di più del semplice utilizzo di uno strumento.

Pertanto, WMS organizza le politiche aziendali, le procedure e gli strumenti software per gestire al meglio il processo di flusso di lavoro dell'organizzazione o del progetto. Include tutto, dalla modellazione dei moduli, all'accessibilità basata sui ruoli, alla creazione di report, alle notifiche, all'archiviazione basata su cloud e altro ancora.

Cosa fa un sistema di gestione del flusso di lavoro?

Un sistema di gestione del flusso di lavoro offre alle persone l'opportunità di definire i diversi flussi di lavoro nel proprio progetto o organizzazione in base alle attività o ai processi.

Un WMS consente inoltre di automatizzare le attività ripetitive per una maggiore efficienza. Alcuni possono anche assicurarsi che un'attività non completata nel processo non venga dimenticata. Lo fa con notifiche che tengono aggiornato il tuo team.

L'uso di un sistema di gestione del flusso di lavoro è un buon modo per avere una fonte di verità. Invece di far comunicare i team tra loro su Slack o e-mail, possono rispondere a livello di attività e mantenere le comunicazioni all'interno dell'app. Consente inoltre alle aziende di allontanarsi dai fogli di calcolo statici. Quando vengono condivisi troppi fogli di calcolo Excel, può essere difficile sapere quale ha i dati più aggiornati.

Che cos'è il software del flusso di lavoro?

Il software del flusso di lavoro fa parte di un sistema di gestione del flusso di lavoro. È uno strumento che mostra le attività che devi completare, le attività in esecuzione e il loro stato. Mostra anche i passaggi che hai completato. Un WMS ti consente di assegnare incarichi ai membri del team che hanno descrizioni dettagliate del lavoro.

Fornisce trasparenza nel processo del flusso di lavoro, che consente ai manager di rilevare i problemi prima che diventino problemi. Possono quindi riallocare le risorse al progetto e assicurarsi di risolvere il potenziale collo di bottiglia prima che rallenti il ​​team.

Sono inoltre disponibili funzionalità di reporting che raccolgono dati e calcolano tali informazioni per mostrare le metriche del progetto, sia negli strumenti di reporting che nei dashboard. Tutte queste funzionalità sono progettate per migliorare la produttività e l'efficienza snellendo i processi, riducendo le pratiche burocratiche e identificando i colli di bottiglia.

Vantaggi e caratteristiche del software di gestione del flusso di lavoro

I vantaggi dell'utilizzo del software di gestione del flusso di lavoro dovrebbero essere evidenti. Migliore è il tuo flusso di lavoro, migliore è il tuo progetto o organizzazione. Uno dei modi in cui WMS esegue questa operazione consiste nel ridurre il numero di errori. Anche se alcuni riescono a cavarsela, cosa che succede sempre, il software può dirtelo e puoi impostare procedure per assicurarti che non si ripeta.

La gestione del flusso di lavoro è anche come il tessuto connettivo che mantiene produttivi persone, software e cultura del lavoro. I team possono comunicare tra loro, il che facilita la collaborazione. Integra anche diversi sistemi software per aiutarli a lavorare meglio insieme.

Ci sono così tanti vantaggi nell'utilizzo del software di gestione del flusso di lavoro che è difficile smettere di elencarli. Dall'aiutarti a lavorare su più attività contemporaneamente a un maggiore controllo e trasparenza, i sistemi di gestione del flusso di lavoro migliorano anche la cultura del lavoro in un'organizzazione. La disorganizzazione erode il morale.

Il WMS ha generalmente funzionalità che mostrano lo stato delle attività, strumenti di reporting e notifiche e-mail per mantenere tutti sulla stessa pagina. Alcuni disporranno anche di strumenti di gestione delle risorse per riallocare le risorse e far lavorare i team a pieno regime senza allocare eccessivamente il carico di lavoro.

Scelta di un sistema di gestione del flusso di lavoro

Sei convinto che un sistema di gestione del flusso di lavoro ti aiuterà a gestire un progetto o un'organizzazione più efficiente? Innanzitutto, poniti questa domanda: "come faccio a sapere qual è il sistema di gestione del flusso di lavoro giusto per me?"

Bene, ci saranno sempre vincoli al di là dello strumento stesso, come il prezzo e ciò che la tua organizzazione è disposta a investire per installare nuovo software. Al di fuori di queste cose, dovresti cercare un software che abbia le seguenti caratteristiche.

• Software basato su cloud per ottenere dati in tempo reale e prendere decisioni più approfondite
• Notifiche per tenerti aggiornato sulle modifiche al tuo flusso di lavoro
• Più visualizzazioni di progetti, come Gantt, kanban, elenchi di attività, ecc., per consentire a tutti di lavorare come desiderano
• Strumenti di monitoraggio e reporting per analizzare i dati del flusso di lavoro e prendere decisioni migliori sui miglioramenti
• Interfaccia intuitiva e onboarding rapido
• Si integra con altre app che utilizzi
• Comunicazioni collaborative per mantenere i team connessi

Best practice per la gestione del flusso di lavoro

Infine, una volta selezionato il software di gestione del flusso di lavoro adatto alle esigenze del tuo progetto o della tua organizzazione, ecco cinque suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo flusso di lavoro.

1. In primo luogo, avere un piano di flusso di lavoro. Ma più di questo, abbine uno scritto o, meglio ancora, visivo. È meglio prepararsi in anticipo e avere una rappresentazione visiva di quel piano lo rende più facile da condividere e comprendere.
2. È anche una buona idea pensare alle cose che potrebbero andare storte nel tuo sistema di flusso di lavoro e al modo in cui risponderai. La mitigazione del rischio è sempre una buona pratica perché è inevitabile che qualcosa vada storto. Cerca di capire dove potrebbero esserci ritardi o colli di bottiglia che rallenteranno la produzione e come risolverli rapidamente se dovessero apparire.
3. Se stai utilizzando il flusso di lavoro per un progetto, può essere utile applicare la stessa gestione del flusso di lavoro all'intera organizzazione. Possono esserci problemi nel tuo progetto che esulano dalle tue competenze e fanno parte di un flusso di lavoro mal congegnato nell'organizzazione della tua azienda.
4. Assicurati di utilizzare un software di gestione del flusso di lavoro e che disponga di strumenti adatti al tuo progetto o alla struttura organizzativa.
5. Inoltre, non fermarti sul flusso di lavoro una volta che ne hai uno configurato e funzionante, anche se tutto sta andando bene. Inoltre, prenditi del tempo per fare un audit, rivedere il processo e tornare con i modi per migliorarlo. Il flusso di lavoro non è un processo unico, ma un sistema continuo e in continua evoluzione.

Perché ProjectManager è il miglior sistema di gestione del flusso di lavoro

ProjectManager è un software di gestione del flusso di lavoro basato su cloud che organizza il flusso di lavoro, collega i team e ti consente di aumentare l'efficienza e aumentare la produttività. I team possono collaborare ovunque si trovino in tempo reale e rimanere aggiornati con strumenti di automazione del flusso di lavoro, come notifiche e-mail e avvisi in-app.

Lavora in più viste di progetto

Avere più viste del progetto significa che i team possono lavorare come vogliono, indipendentemente dal fatto che siano remoti o in reparti diversi. Sia gli esperti che i neofiti possono visualizzare il flusso di lavoro sulla vista della bacheca kanban di ProjectManager. I team possono assumere il controllo del proprio backlog e gestire tali attività. Quindi possono lavorare insieme e pianificare gli sprint, mentre i manager possono trasparenza nel flusso di lavoro e possono riallocare le risorse per eliminare i colli di bottiglia prima che rallentino il lavoro.

Tieni traccia dei problemi sui dashboard

Tenere d'occhio il flusso di lavoro è il modo per individuare i problemi e risolverli prima che diventino problemi. Usare la dashboard live di ProjectManager è come avere un rapporto di stato istantaneo. Acquisisce i dati del progetto in tempo reale e quindi calcola automaticamente le informazioni in grafici e diagrammi di facile lettura che mostrano il carico di lavoro, le attività e altro ancora. A differenza di altri software che richiedono una lunga configurazione, la dashboard di ProjectManager è pronta quando lo sei tu.

Migliora i processi attraverso il reporting

Per trovare modi per migliorare il tuo flusso di lavoro, usa gli strumenti di reporting con un clic di ProjectManager. Generano dati dettagliati su tempi, costi e altro. Puoi filtrare ogni rapporto per concentrarti solo sulle informazioni che desideri analizzare. Puoi anche condividere report per mantenere aggiornati i tuoi stakeholder.

ProjectManager è il miglior software per flussi di lavoro con strumenti di gestione delle risorse per regolare i flussi di lavoro in modo rapido e semplice. Il nostro strumento si integra con la maggior parte delle app e può aiutare la gestione del flusso di lavoro aziendale con le funzionalità di gestione del portafoglio. Organizzati e prova ProjectManager oggi gratuitamente!