7 domande da porre prima di scegliere il sistema di gestione e inventario degli ordini WooCommerce

Man mano che la tua attività WooCommerce cresce costantemente, aumentano anche le tue frustrazioni con le lunghe attività di gestione dell'inventario e degli ordini. Ecco perché hai bisogno di un adeguato sistema di gestione degli ordini e di inventario di WooCommerce.

WooCommerce vanta la capacità di ospitare un gran numero di prodotti e ordini da 5.000 a oltre 10.000. Anche la pagina delle domande frequenti di WooCommerce commenta che "il cielo è il limite" poiché hanno visto negozi online con oltre 100.000 prodotti, gestendo migliaia di transazioni.

In effetti, WooCommerce è eccellente per gestire una manciata di prodotti . Puoi fare molto nel Pannello di amministrazione > scheda Ordini:

• Aggiungere, modificare e monitorare un particolare prodotto;
• fissare i prezzi;
• Tieni d'occhio lo stock disponibile;
• Contrassegnare gli ordini come completi, in sospeso, in elaborazione, completati, rimborsati, annullati o non riusciti;
• Aggiungi tasse, fatturazione e dettagli di spedizione.

Ma questo è solo per un prodotto. Riuscite a immaginare di ripetere questi compiti frustranti? Con un numero crescente di SKU, magazzini e canali di vendita, questo può diventare un compito enorme. Sei disposto a rinunciare a tempo e risorse preziose per questo?

Trovare il miglior plugin per la gestione dell'inventario di WooCommerce non è un compito facile. I proprietari di negozi online WooCommerce hanno anche affrontato altre sfide relative all'inventario, tra cui limitazioni del preordine, ridimensionamento del sito Web, aggiornamenti dei temi e plug-in che rompono il front-end e compatibilità con altri software. Quindi sorge la domanda: la tua attività commerciale ha bisogno di un sistema più sofisticato?

Scelta del sistema di gestione degli ordini e di inventario di WooCommerce

Ecco alcune domande che dovresti porti prima di scegliere il giusto sistema di gestione degli ordini e inventario:

A che livello opera la tua attività?

Sei una startup che cerca di colmare una lacuna nel mercato? Sei un'azienda di medie dimensioni in fase di crescita e ti preoccupi di ridimensionare le operazioni? La tua azienda dispone di estese operazioni di magazzino?

È importante semplificare la gestione del negozio. Nelle prime fasi , lo strumento di inventario gratuito di WooCommerce o un semplice foglio di calcolo Excel o Google Sheet è sufficiente per organizzare i prodotti, tenere traccia e analizzare il tuo inventario e le fatture.

All'inizio il budget è limitato, quindi non ci sono soldi per un software di gestione dell'inventario dedicato. Fino ad arrivare a ~ $ 100.000 di fatturato, un foglio di calcolo potrebbe essere adeguato per le tue semplici esigenze di inventario.

Tuttavia, molte PMI con un fatturato compreso tra $ 100.000 e $ 100 milioni scoprono che la complessità dell'inventario viene alleviata con uno strumento più potente.

Quali sfide stai cercando di risolvere?

L'inventario è denaro . L'inventario di un'azienda può essere un potenziale reddito, ma anche un potenziale reddito perso se non riesci a vendere le cose. Ecco perché hai bisogno di tecniche di gestione dell'inventario adeguate per aiutarti a gestire le tue scorte. TradeGecko è una buona scelta qui.

Come piccolo imprenditore che ha costruito una quota di mercato, vuoi aumentarla e rafforzare la preferenza per il tuo marchio.

Hai persino ampliato i tuoi canali di vendita. Ma, come il 43% degli imprenditori, molto probabilmente stai monitorando l'inventario a mano. Sei sfidato con:

• Dati incoerenti - che portano a imprecisioni, cattiva gestione e confusione tra i dipendenti.
• Troppo o troppo poco stock: non sei in grado di prevedere la domanda, causando frustrazione tra i clienti che si imbattono in messaggi "esauriti" sul tuo sito web.

In qualità di azienda di medie dimensioni , la sfida consiste nell'offrire esperienze di alto livello ai consumatori, su tutti i canali e in varie regioni. Sei sfidato con:

• Costi fuori controllo
• Vendite multicanale efficienti per raggiungere clienti nuovi ed esistenti
• Tracciamento dei prodotti su più canali e aree geografiche
• Tenere il passo con varie tasse e tariffe di spedizione
• Offrendo più metodi di pagamento globali
• Inefficienze che danneggiano la capacità dei dipendenti di svolgere bene il proprio lavoro. La mancanza di formazione continua ti costa anche tempo e, potenzialmente, la tua reputazione (valutazioni dei clienti più basse) se l'azienda non mantiene le promesse.

Sei anche messo alla prova da due fattori aggiuntivi: comunicare chiaramente con i partner di vendita al dettaglio sulla disponibilità dei prodotti e condividere metriche aziendali accurate con i dirigenti.

Sei anche sfidato con:

• Trasformare i dati in informazioni da un'unica fonte di verità
• O raccogliere faticosamente dati da sistemi disparati.

In qualità di azienda ad alto volume , disponi di migliaia di SKU che devono essere gestiti e aggiornati regolarmente. Sei sfidato con:

• Semplificare e ottimizzare il processo di evasione degli ordini
• Aumentare le vendite e ampliare la varietà dei prodotti
• Visualizzazione e analisi dei dati, da prezzi, disponibilità, caratteristiche, ordini e profili dei clienti, in modo coerente e accurato su tutti i sistemi.
• Dotare la base di dipendenti in crescita di conoscenze e strumenti per gestire l'inventario, gestire resi e sostituzioni, mantenere la fiducia dei clienti e comunicare tra loro le politiche operative.

Se questi punti risuonano, è giunto il momento di prendere in considerazione un sistema di gestione dell'inventario per la tua attività WooCommerce. “Puoi passare. Puoi raccogliere $ 200.” Quando sei pronto per andare avanti, considera queste cinque domande successive.

Quanto sei disposto a pagare?

Prenditi del tempo per definire il tuo budget. I sistemi di gestione dell'inventario e degli ordini possono variare da libero a sei cifre. Se disponi di un intervallo di budget predeterminato , sarà più facile restringere la ricerca ad alcune offerte più adatte alle dimensioni, al budget, alle esigenze e alla capacità operativa della tua azienda.

Inoltre, considera con quali modelli di prezzo ti sentiresti a tuo agio: una licenza perpetua o un modello di abbonamento (mensile, trimestrale o annuale).

Una licenza perpetua è spesso correlata al software on-premise, mentre un modello di abbonamento (SaaS o software-as-a-service) utilizza il cloud per l'archiviazione e l'elaborazione dei dati. Sarà anche un esercizio interessante per calcolare quanto velocemente otterrai un ritorno sul tuo investimento.

Quali sono le tue caratteristiche indispensabili?

Prima di impostare un budget, è meglio comprendere le esigenze della tua azienda. Le tue risposte alla domanda n. 2 (sopra) possono essere suddivise in requisiti dettagliati e specifici su cui tutti possono concordare o porre il veto.

Quali sono i must-have rispetto a quelli piacevoli da avere? Classifica i requisiti delle tue funzionalità:

• Requisiti funzionali: come dovrebbe funzionare dal punto di vista dell'utente finale? Considera la sua intuitività, affidabilità, prestazioni e adattabilità.
• Requisiti operativi: quanto è facile eseguire la soluzione? Considera la registrazione, i controlli di avvio/arresto, il consumo di risorse, il backup, la disponibilità, la capacità di monitoraggio.
• Requisiti tecnici: può eseguire attività tecniche, come il monitoraggio dell'inventario, la gestione degli ordini, la spedizione, gli acquisti, ecc., al livello granulare desiderato? Può integrarsi con altri sistemi?
• Requisiti transitori: quali sono i passaggi necessari per implementare la soluzione/il software senza problemi?

Per ottenere ciò che vuoi, devi definirlo con precisione. Controlla i tuoi must-have con l'elenco di funzionalità di ciascuna piattaforma/soluzione. Può crescere con te e le esigenze della tua azienda?

Che tipo di report e analisi saranno più utili?

Per avere successo nel commercio, devi essere in grado di monitorare le prestazioni e pianificare in anticipo. I sofisticati sistemi di gestione dell'inventario dispongono di strumenti come i rapporti sulle vendite e le funzionalità di previsione della domanda per aiutarti a prendere decisioni strategiche sulla tua attività. Sono disponibili anche molti plug-in di reportistica e analisi di WooCommerce, nonché opzioni per impostare il monitoraggio delle conversioni in WooCommerce.

Ti permetterà di:

• Comprendere e analizzare le prestazioni in tutti i canali di vendita?
• Identificare opportunità di crescita?
• Massimizzare le entrate e ridurre al minimo le scorte esaurite con la previsione della domanda?
• Piano per la redditività?
• Calcolare le commissioni per chiarezza?
• Ricevi rapporti sulle vendite e sull'inventario ovunque tu sia?
• Vedi chiaramente le tue finanze (comprese tasse e pagamenti)?
• Vuoi saperne di più sui tuoi clienti e sui loro comportamenti?
• Ottieni una visione accurata dei tuoi costi, margini e profitti?
• Ottieni informazioni in tempo reale sulle attività del negozio online e fisico?
• Creare report personalizzati in base ai tuoi criteri specifici?

Chi utilizzerà il sistema?

Determina quanti dipendenti avranno bisogno di accedere regolarmente al sistema di gestione dell'inventario. La maggior parte delle strutture tariffarie sono calcolate in base al numero di utenti totali; ci sono costi aggiuntivi per utenti aggiuntivi.

Inoltre, scopri chi utilizzerà il sistema e da dove . Potresti avere fornitori, grossisti B2B, clienti o dirigenti che utilizzano il tuo sistema di gestione dell'inventario.

Se più team o persone accedono regolarmente al tuo sistema da diverse aree geografiche, potrebbe essere saggio scegliere una soluzione di gestione dell'inventario basata su cloud che si aggiorni automaticamente in tempo reale affinché tutti possano vederla.

Hai bisogno di formazione o supporto?

La maggior parte dei fornitori offre diversi livelli e tipi di supporto, nonché risorse di formazione, sebbene i costi possano variare. Alcuni provider offrono supporto gratuito incluso nell'abbonamento, mentre altri addebitano un supplemento a seconda del livello di supporto necessario e del livello di abbonamento.

Conclusione del sistema di gestione degli ordini WooCommerce

Quando si tratta della tua attività WooCommerce, il tuo tempo e il tuo inventario equivalgono a denaro. Ma non deve consumare un sacco di tempo o risorse. È nel tuo interesse gestire l'inventario in modo efficiente ed efficace per garantire il flusso di cassa e risparmiare denaro.

L'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario ti consentirà di ottenere il controllo sul tuo inventario, in modo da poter massimizzare i profitti, ridurre i costi e aumentare la produttività e lo spirito di squadra della tua azienda. Consiglio di utilizzare TradeGecko come sistema di gestione degli ordini WooCommerce di riferimento.

TradeGecko è una piattaforma operativa commerciale che offre a imprenditori, fondatori e marchi indipendenti i superpoteri commerciali di cui hanno bisogno per costruire un fantastico business.

La loro piattaforma basata su cloud livella il campo di gioco e offre alle PMI il vantaggio di cui hanno bisogno per competere attraverso l'automazione, l'intelligenza artificiale e l'integrazione con le piattaforme globali.

E per esigenze di contabilità consiglio di utilizzare QuickBooks (controlla l'integrazione di WooCommerce QuickBooks) o Xero che può anche essere integrato con WooCommerce (controlla i metodi di integrazione di WooCommerce Xero).