Che cos'è un pacchetto di lavoro nella gestione dei progetti? Una guida rapida

Affinché un progetto abbia successo, è necessaria una gestione del lavoro efficace. Fornendo una struttura all'ambito del tuo progetto, ottieni un certo controllo sul lavoro del progetto e aumenterai le possibilità di successo.

Prima di iniziare, è necessario capire ogni passaggio nell'ambito del progetto. È qui che entra in gioco un pacchetto di lavoro .

Che cos'è un pacchetto di lavoro?

Un pacchetto di lavoro è una sequenza di attività che porta a un risultato finale quando si utilizza una struttura di ripartizione del lavoro (WBS). per mappare l'ambito del tuo progetto. In un certo senso, è un sottoprogetto del progetto più ampio.

C'è una differenza, tuttavia, tra un pacchetto di lavoro e un'attività in un progetto. Un pacchetto di lavoro si trova a un livello superiore nella gerarchia WBS rispetto a un'attività.

Questa distinzione è importante per i project manager, ma non è fondamentale per il successo di un progetto. Qualunque sia la lingua utilizzata per definire questi elementi costitutivi durante la compilazione della WBS, conducono tutti alla stessa destinazione: il completamento del progetto.

I pacchetti di lavoro vengono utilizzati nei progetti di gestione del valore ottenuto per integrare i dati di pianificazione, costi e gestione dell'ambito per misurare le prestazioni del progetto.

I vantaggi dei pacchetti di lavoro

Il principale vantaggio dei pacchetti di lavoro è che, come parte di una struttura di suddivisione del lavoro, scompongono i progetti più grandi in un lavoro più gestibile. I progetti spesso falliscono perché non tengono conto di tutto il lavoro necessario per fornire un prodotto o servizio, che è un errore comune nella gestione dell'ambito del progetto che in seguito influisce sulla pianificazione e sul budget del progetto.

La suddivisione del lavoro in questi segmenti più piccoli noti come pacchetti di lavoro consente di assegnare il lavoro a più membri del team. Questo lavoro può essere eseguito contemporaneamente o in sequenza. Seguendo i passaggi e completando il lavoro entro una scadenza prestabilita, i team possono lavorare su varie parti del progetto.

Per andare ancora più in dettaglio, i pacchetti di lavoro aiutano con lo sviluppo della WBS. I project manager possono mantenere il progetto coerente e fare incarichi più efficaci. Mostrano se il lavoro porta a una pietra miliare, identificano i rischi e come mitigarli, aiutano a stimare i costi e molto altro.

Una volta capito, dovrai assegnare e monitorare il lavoro. ProjectManager è un software basato su cloud che lo fa in tempo reale. La dashboard live fornisce rapporti istantanei sullo stato per una visione di alto livello dello stato di avanzamento e delle prestazioni del tuo progetto. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

Cosa è incluso in un pacchetto di lavoro

Ciascun pacchetto di lavoro ha una piccola parte dei dati di gestione del progetto più grandi ad esso associati:

• Un budget: un budget è necessario per mostrare quanto denaro viene assegnato a questo particolare pacchetto. È anche essenziale tenere traccia dei prezzi e assicurarsi che il progetto non superi il budget.
• Scadenze: questo fornisce ai project manager una base di pianificazione per misurare lo stato di avanzamento del lavoro.
• Rischi: è necessario identificare i rischi e creare un piano di mitigazione. È inoltre necessario monitorare i progressi, in modo che i problemi possano essere identificati e affrontati rapidamente.
• Priorità delle attività: la struttura della suddivisione del lavoro ti consentirà di stabilire il livello di priorità di ciascuna attività nei pacchetti di lavoro. Questa gerarchia WBS consente ai team di sapere cosa deve essere fatto e dove devono concentrarsi. Gli stakeholder non hanno bisogno di conoscere i dettagli, ma devono anche essere tenuti aggiornati sul quadro generale.

Quali sono le caratteristiche di un pacchetto di lavoro?

I pacchetti di lavoro generalmente condividono un certo numero di caratteristiche. Ciò include il tipo di lavoro che stai facendo, che sia marketing, programmazione o qualche altra disciplina.

Naturalmente, si desidera definire l'esito delle attività associate al pacchetto di lavoro, dove richiedono tali attività e quanto tempo occorre prevedere per il completamento. Ci sono anche le risorse necessarie per eseguire le attività, che possono essere basate sulla tecnologia o sui materiali.

Ogni pacchetto di lavoro dovrebbe avere un team leader assegnato ad esso. Ci saranno anche parti interessate che hanno un interesse acquisito nell'esecuzione di quel particolare pacchetto di lavoro. È necessario identificarli e tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento dei lavori.

5 suggerimenti essenziali per i pacchetti di lavoro nella gestione dei progetti

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per la gestione dei progetti utili con i pacchetti di lavoro:

1. Quando si definisce la struttura di scomposizione del lavoro, non trascurare di coinvolgere i membri del team nel processo. La tua squadra è in prima linea nel lavoro. Sono la risorsa più preziosa per la mappatura dell'ambito del progetto e l'identificazione dei rischi.
2. I pacchetti di lavoro sono un ottimo modo per avere un'idea dei costi complessivi e del tempo necessario per eseguire il progetto. Sommando tutti i pacchetti nella tua struttura di suddivisione del lavoro, ottieni stime più accurate.
3. È meglio avere una persona responsabile per ogni pacchetto di lavoro. Saranno i proprietari della gestione del pacchetto di lavoro e saranno responsabili del reporting al project manager.
4. I pacchetti di lavoro dovrebbero essere unici. Conducono a un risultato finale e quindi non dovrebbero essere ripetuti in altri punti della WBS.
5. Mantieni il tuo pacchetto di lavoro fattibile entro un periodo di tempo specifico. Dovrebbe essere completato in non meno di una settimana e mezza. Vuoi eseguirli entro il periodo di tempo della pianificazione dei rapporti.

Come ProjectManager aiuta con i pacchetti di lavoro

Un pacchetto di lavoro è un mini-progetto, quindi è necessario un software di gestione dei progetti per gestirlo. ProjectManager è un software basato su cloud che ti fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni più approfondite mentre gestisci l'ambito del tuo progetto.

Crea il tuo pacchetto di lavoro su un diagramma di Gantt

I project manager adoreranno la visualizzazione del diagramma di Gantt, che organizza tutti i pacchetti su una sequenza temporale, collega le dipendenze e imposta le pietre miliari. Puoi assegnare, allegare file e persino impostare una base di pianificazione. Ora puoi confrontare il tuo impegno effettivo con quello pianificato per rispettare i programmi e rispettare il tuo budget.

Tieni traccia dell'avanzamento del pacchetto di lavoro

Monitorare i tuoi progressi e le tue prestazioni è il modo in cui rimani in pista. Usa la nostra dashboard in tempo reale per avere una visione di alto livello di ciò che sta facendo il tuo team. A differenza di altri software, non è necessaria alcuna configurazione. La dashboard di ProjectManager calcola automaticamente i dati sullo stato del progetto e li visualizza.

Tieni gli stakeholder al passo

Anche le parti interessate devono rimanere aggiornate su ciò che sta accadendo. Le funzionalità di reportistica con un clic semplificano la condivisione dei dati con loro, sia che desiderino stamparli o allegati come PDF. Tutti i report possono essere filtrati per concentrarsi solo su ciò che interessa alle parti interessate.

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