Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro? Una guida rapida

Essere "nella-zona" è immensamente prezioso. Essere portati fuori dalla tua zona per svolgere un lavoro di routine, d'altra parte, è fastidioso. L'automazione del flusso di lavoro può risolvere questo problema e consentire a te e al tuo team di rimanere adeguatamente produttivi.

Il software di automazione del flusso di lavoro consente ai team di rimanere al passo con le grandi cose, mentre gli elementi di routine vengono gestiti in background. L'utilizzo dell'automazione del flusso di lavoro rende i processi aziendali più efficienti.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro semplifica i processi aziendali attraverso trigger che attivano le azioni. Funziona dietro le quinte nelle applicazioni software per portare avanti le attività o modificarne lo stato, la priorità, i tag, ecc.

È possibile applicare l'automazione a molte applicazioni diverse. Nella gestione dei progetti, puoi automatizzare le attività applicando trigger che si attivano quando vengono soddisfatti determinati parametri. Un flusso di lavoro è un insieme di passaggi, spesso ripetibili, eseguiti per completare un processo aziendale.

Per utilizzare l'automazione del flusso di lavoro, è necessario un software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud progettato per connettere team ibridi. Ha più viste del progetto e puoi automatizzare le funzionalità su ciascuna di esse. Puoi aggiungere tutti i trigger di cui hai bisogno. C'è anche l'approvazione delle attività per controllare il processo e garantire che solo le persone autorizzate possano modificare lo stato di un'attività. Inizia oggi stesso con l'automazione del flusso di lavoro gratuitamente.

Perché l'automazione del flusso di lavoro?

Ci sono molti vantaggi nell'usare l'automazione del flusso di lavoro. Il motivo principale è che consente di risparmiare tempo semplificando i processi aziendali. Consente ai tuoi team di concentrarsi sugli aspetti più creativi del loro lavoro mentre il software automatizza le attività più piccole necessarie ma noiose.

L'automazione del flusso di lavoro non solo ti aiuta a lavorare più velocemente, ma riduce anche gli errori che fai. Quando il lavoro è automatizzato, elimina il potenziale di errore umano. Affrontiamolo; il più delle volte, dobbiamo tornare indietro e correggere un errore creato da un errore di battitura o da qualche altro problema minore. L'automazione del flusso di lavoro elimina questi errori dall'equazione.

Se stai risparmiando tempo con meno incidenti, significa che puoi scalare più facilmente la tua attività, che è un altro vantaggio dell'automazione del flusso di lavoro. L'automazione del flusso di lavoro può rendere una piccola impresa più competitiva, soprattutto quando si compete con le grandi imprese. L'automazione del flusso di lavoro aiuta le aziende a lavorare più velocemente, a chiudere i lead più velocemente e a liberare il tempo dedicato al lavoro frenetico in modo che possano servire meglio i propri clienti.

È anche utile se devi rispettare la conformità alle norme. Scoprirai che i cicli di approvazione sono abbreviati e i manager hanno migliorato la visibilità e il controllo. Scoprirai anche che aumenta il morale della squadra, poiché sono in grado di concentrarsi sui talenti per cui li hai assunti. Gestione del carico di lavoro, miglioramento dei processi: le ragioni per utilizzare l'automazione del flusso di lavoro possono andare avanti all'infinito.

Che cos'è il software di automazione del flusso di lavoro?

Lo scopo del software di automazione del flusso di lavoro è semplificare la gestione delle operazioni aziendali. Questo porta, come abbiamo notato sopra, a una maggiore efficienza, produttività e migliora l'esperienza del cliente. Ad esempio, il diagramma di Gantt di ProjectManager e altre viste di progetto hanno funzionalità di automazione integrate che consentono di gestire meglio il lavoro, in meno tempo.

Il software di automazione del flusso di lavoro funziona standardizzando e automatizzando moduli e processi, incluso il modo in cui i dati vengono passati tra i sistemi. In altre parole, è un movimento strutturato di dati tra i sistemi. Ma tutto quello che devi sapere è che funziona dicendo: "se questo, allora quello".

I professionisti di vari settori possono utilizzare software di automazione del flusso di lavoro, ad esempio nel marketing. Lì può semplificare la raccolta dei lead, la gestione delle campagne a pagamento, le metriche dei rapporti e altro ancora. I gestori dei social media possono usarlo per condividere contenuti su più piattaforme. Le vendite possono seguire i potenziali clienti, programmare demo e monitorare la pipeline di vendita. Può anche servire aziende di contabilità, eCommerce e, naturalmente, project management.

ProjectManager è un tale software di automazione del flusso di lavoro, integrato nel software di gestione del lavoro e dei progetti. Ciò significa che ha le funzionalità necessarie per pianificare, monitorare e creare report sul tuo progetto, ma puoi anche automatizzare molti di questi processi aziendali.

Come automatizzare un processo di flusso di lavoro

Quando si automatizza un processo del flusso di lavoro, è necessario impostare le regole per il percorso che un'attività seguirà mentre si sposta nel flusso di lavoro. Spesso è anche possibile identificare coloro che hanno l'autorità per portare avanti un'attività e modificarne lo stato.

1. La prima cosa che devi fare è impostare le regole affinché il software sappia cosa dovrebbe fare. L'impostazione predefinita è in genere che chiunque lavori sull'attività avrà l'autorità di modificarne lo stato. Lo stato di base fluisce da da fare, facendo a fatto. Tuttavia, gli stati possono essere modificati o puoi aggiungerne di nuovi al flusso di lavoro.
2. Ora vuoi creare regole per ogni stato. Nella maggior parte dei casi puoi aggiungere più regole per ogni stato. Scegli le autorizzazioni adatte al processo. Cioè, forse chiunque nel team può spostare un'attività dallo stato da fare a quello in corso, ma vuoi solo che un manager approvi la modifica allo stato completato. La maggior parte dell'automazione del flusso di lavoro ti consentirà di limitare chi può modificare lo stato.
3. Questa impostazione di approvazione può essere impostata per qualsiasi fase del processo. Pertanto, puoi decidere chi può modificare lo stato e chi no quando imposti l'automazione del flusso di lavoro. Ciò consente il controllo della qualità e dà ai gestori un senso di sicurezza che il lavoro viene svolto secondo gli standard stabiliti nel piano di progetto.
4. Dopo aver impostato tutti i trigger, le azioni e le approvazioni, dovrai salvare il flusso di lavoro. Con molti strumenti software di automazione del flusso di lavoro, puoi anche copiare un flusso di lavoro personalizzato da un progetto all'altro.

La maggior parte dell'automazione del flusso di lavoro che prevede l'approvazione delle attività avrà anche trigger che notificano automaticamente la persona autorizzata a modificare lo stato per mantenere il processo in movimento. Molte volte l'utente limitato potrà richiedere l'approvazione per evitare colli di bottiglia.

Esempio di flusso di lavoro automatizzato in ProjectManager

ProjectManager ha flussi di lavoro automatizzati che seguono una semplice logica "se, allora". Puoi utilizzare tutti i trigger necessari per impostare le azioni all'interno di un flusso di lavoro.

Abbiamo trigger per lo stato, la priorità, l'avanzamento, la rimozione o aggiunta di tag, l'approvazione, l'aggiunta o la rimozione di un assegnatario, le ore pianificate, le ore effettive, le ore rimanenti, il costo effettivo, il costo pianificato, la durata pianificata e la durata effettiva.

Questi trigger possono creare queste azioni: impostare lo stato su, assegnare un utente a, impostare la priorità su, impostare l'avanzamento su, aggiungere tag e rimuovere tag. Queste azioni si verificano automaticamente quando l'utente attiva un trigger, a meno che l'utente non sia autorizzato a modificare lo stato dell'attività. In tal caso, chiunque sia autorizzato verrà automaticamente avvisato o l'utente può richiedere l'approvazione.

Puoi aggiungere regole di automazione a qualsiasi flusso di lavoro, anche se tale flusso di lavoro non è personalizzato. Le regole possono essere da molto semplici a molto complesse, a seconda delle tue necessità. Di seguito è riportato un esempio di come appare l'automazione del flusso di lavoro nel nostro software.

ProjectManager ti offre l'automazione del flusso di lavoro e molto altro ancora

ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud che ha più viste del progetto ed è collaborativo fino al midollo per consentire ai team ibridi di lavorare quando, dove e come vogliono. L'automazione è solo la glassa sulla torta.

Pianifica i diagrammi di Gantt interattivi

L'automazione del flusso di lavoro, i flussi di lavoro personalizzati e l'approvazione delle attività aiutano a semplificare i processi, ma prima di tutto devi disporre di un piano di progetto. I manager possono pianificare con diagrammi di Gantt online che semplificano il collegamento delle dipendenze per evitare ritardi, impostare pietre miliari per tenere traccia dei progressi e condividere con il team e le parti interessate. È possibile filtrare il percorso critico e quindi impostare la linea di base per tenere traccia dello sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo in tempo reale.

Visualizzazione dei progressi e delle prestazioni con dashboard in tempo reale

Il tuo team riceve gli incarichi e può collaborare a più viste di progetto, come elenchi di attività, bacheche kanban e viste del calendario, che vengono tutte aggiornate insieme in modo che ci sia un'unica fonte di verità. Ma come fai a monitorare la loro attività, soprattutto se non lavorano in ufficio? La nostra dashboard in tempo reale raccoglie automaticamente i dati in tempo reale e li traduce in grafici colorati che tengono traccia di sei metriche di progetto. Soprattutto, non è richiesta alcuna configurazione.

Approfondisci i dati con i report con un clic

Quando hai bisogno di qualcosa di più di una visione di alto livello del tuo progetto, i nostri report possono essere generati premendo un tasto per fornirti dati su tempi, costi, carico di lavoro e molto altro. Tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrarti solo ciò che vuoi vedere. Quindi possono essere condivisi come allegati PDF o persino stampati se è così che i tuoi stakeholder preferiscono tenersi aggiornati.

Non solo abbiamo l'automazione del flusso di lavoro, ma ci sono notifiche e-mail automatiche e avvisi in-app per tenerti aggiornato quando qualcuno commenta o aggiorna un'attività su cui stai lavorando. I manager possono tenere traccia dei progressi su tali attività con schede attività sicure e assicurarsi che le attività del proprio team siano bilanciate con strumenti di gestione delle risorse che assicurano che tutti lavorino a pieno regime. Copriamo tutte le basi nella gestione dei progetti.

ProjectManager è un premiato software di gestione del lavoro e dei progetti per team ibridi. Con l'automazione del flusso di lavoro, più viste del progetto e una piattaforma collaborativa, i team possono lavorare in modo più efficiente e i manager hanno gli strumenti per controllare la qualità del progetto. Unisciti ai team di organizzazioni diverse come NASA, Siemens e Nestlé che utilizzano il nostro strumento per raggiungere il successo. Inizia gratuitamente oggi stesso.