Project Kickoff Meeting: come scrivere un'agenda di kickoff meeting

I project manager dedicano molto tempo e sforzi alla ricerca della fattibilità del loro progetto. Ma tutto quel lavoro è inutile se non comunicano lo scopo del progetto al proprio team e ai clienti. Ecco perché un incontro di kickoff è così importante.

Una riunione di kickoff mette tutti sulla stessa pagina. Il team e il cliente conoscono la dichiarazione di intenti, la dichiarazione di visione e il piano del progetto. Fa tutto parte dell'agenda della riunione e fa in modo che il team di progetto parta con il piede giusto.

Che cos'è una riunione di avvio del progetto?

La riunione di avvio del progetto comunica gli obiettivi e gli obiettivi del progetto per garantire che il team di progetto e il cliente siano chiari su ciò che dovrebbero fare nel progetto.

Questa attività fa parte della fase di avvio del progetto. Un incontro di kickoff è solitamente guidato dal project manager. Spesso, c'è un incontro di avvio interno con solo il team di progetto, con un incontro di avvio successivo esterno che include il cliente del progetto, lo sponsor del progetto o lo stakeholder.

Durante la riunione, il project manager spiega al team l'ambito del progetto, le informazioni di base e la sequenza temporale del progetto. Un incontro preliminare dovrebbe dare il tono giusto al progetto mentre passa alle fasi di esecuzione, monitoraggio e controllo. Una riunione di avvio ben organizzata potrebbe portare al completamento con successo del progetto.

Qual è lo scopo di una riunione d'inizio?

Una riunione di avvio viene utilizzata principalmente per portare il team di progetto sulla stessa pagina. Nella riunione, i project manager spiegano gli obiettivi comuni da tenere a mente mentre il team esegue i propri compiti. Imposta il successo del progetto.

Il kickoff meeting consente inoltre al project manager di presentare il team di progetto. È importante che tutti sappiano con chi stanno lavorando e quali sono i loro ruoli e responsabilità. Ciò evita conflitti più avanti nel progetto che possono ritardare il lavoro e minacciare la sequenza temporale del progetto.

Il team può porre domande al project manager finché non ha una solida comprensione del progetto e della sua parte in esso. Poiché questa riunione si svolge di persona e non tramite e-mail o documenti condivisi, riduci la possibilità di problemi di comunicazione. Questo aiuta a evitare che la portata si insinui lungo la linea.

Durante il kickoff meeting vengono condivise molte informazioni, incluso il software di gestione dei progetti che il team utilizzerà. ProjectManager è uno strumento di gestione dei progetti basato su cloud che dispone di un archivio file illimitato per conservare i documenti in un hub centralizzato facilmente accessibile dal team. Possono utilizzare più viste del progetto per allegare documenti rilevanti alle loro attività per mantenerle in carreggiata. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Esempio di agenda della riunione di kickoff

Un kickoff meeting è diverso a seconda del tipo di progetto. Alcuni sono più strutturati e formali, in cui il project manager fa molta preparazione prima dell'incontro di inizio. I progetti più piccoli possono avere una riunione di avvio senza una demo o un mazzo.

Una cosa è comune, indipendentemente dal tipo di incontro d'inizio che è; l'agenda. Il più delle volte, l'agenda del kickoff presenta i seguenti punti, tutti cruciali per una riunione di kickoff ben fatta.

1. Sfondo del progetto

Parte della proposta di progetto, lo sfondo del progetto è una storia del progetto e di come è nato. Mostra la ricerca che ha portato al via libera e perché il progetto è necessario.

Ciò include il perché, il dove e il come dell'implementazione del progetto. Hai dettagliato la situazione attuale, qual è il problema e come il progetto lo risolve. Tutto ciò è supportato da dati affidabili. Lo sfondo del progetto viene utilizzato in una proposta di progetto per ottenere l'approvazione delle parti interessate. Aiuta anche a contestualizzare il progetto durante il lancio del progetto.

2. Panoramica dell'ambito del progetto

La panoramica dell'ambito del progetto è una descrizione dettagliata del lavoro di progetto che il tuo team deve completare per avere un progetto di successo. I termini di questo lavoro sono definiti dalla tempistica del progetto e dal budget del progetto.

Comprendendo gli obiettivi e i requisiti necessari per completare il progetto, i project manager possono prevedere con maggiore precisione costi e tempi. Spiegando l'ambito del progetto al team di progetto, hanno un'idea migliore dei vincoli sui compiti che verranno assegnati per l'esecuzione.

3. Panoramica della sequenza temporale del progetto

I risultati del progetto sono disposti su una linea temporale cronologica, che funge da tabella di marcia per il progetto. Questa è la spina dorsale di qualsiasi pianificazione del progetto e dovrebbe includere almeno tappe, attività, eventuali dipendenze e date di scadenza.

La panoramica della sequenza temporale del progetto è fondamentale per il team, poiché avrà il compito di rispettare tali scadenze e realizzare quei risultati. Pertanto, queste informazioni devono essere chiaramente comunicate. Non ci dovrebbe essere confusione da parte di nessuno nel team di progetto su ciò che deve essere fatto.

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4. Panoramica sulla gestione del rischio

Quando si redige il piano del progetto, un project manager dovrà anche sviluppare un piano di gestione del rischio. Questo è il processo di analisi dei rischi che potrebbero verificarsi durante il progetto. Quindi, stabilisci quali passaggi saranno necessari per rispondere a questi problemi quando si presentano.

Assegni la priorità al rischio in base al modo in cui influiscono sul progetto. È così che sviluppi una strategia di mitigazione del rischio, che includa chi sarà responsabile di quale rischio se si verifica. Il team di progetto deve essere consapevole di chi ha la responsabilità dei rischi e individuare rapidamente questi problemi.

5. Ruoli e responsabilità

Il project manager è responsabile della definizione dei ruoli e delle responsabilità del team di progetto. Cioè, la posizione del membro del team all'interno del team, i compiti che gli vengono assegnati e i compiti del suo ruolo particolare in relazione al team più ampio e al progetto.

Questa è fondamentalmente una descrizione del lavoro. Deve essere divulgato al team di progetto durante il kickoff meeting. Fornisce una panoramica del lavoro, un elenco di responsabilità e ciò che quella persona è autorizzata a fare. È incluso anche a chi riferiscono, quindi c'è una chiara catena di comando.

6. Metodi e strumenti di gestione del progetto

Ci sono molti modi per gestire un progetto. Ciò include una metodologia più tradizionale come la cascata, un approccio agile iterativo o un ibrido che collega senza soluzione di continuità diversi stili di gestione del lavoro. È inoltre necessario scegliere uno strumento di gestione del progetto che si adatti alla metodologia utilizzata.

Il team di progetto deve sapere come viene gestito il progetto e quale sarà la sua parte, incluso lo strumento software di gestione del progetto che utilizzerà. In alcuni casi, ciò richiederà un periodo di formazione affinché il team comprenda la metodologia e come utilizzare gli strumenti del progetto. Tutto questo sarà discusso durante il kickoff meeting.

Come gestire una riunione di avvio del progetto

Sono molte le informazioni da trasmettere al team di progetto. Come puoi assicurarti che tutti escano dalla riunione di lancio con quella conoscenza intatta? Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di eseguire correttamente una riunione di avvio del progetto:

• Preparativi: hai studiato e documentato a fondo il progetto durante la fase di avvio per venderlo ai tuoi stakeholder, ora devi fare lo stesso con il team di progetto. Ciò include assicurarsi che tutti partecipino, avere qualcuno che prenda appunti da condividere in seguito e avere un'agenda per assicurarsi di non dimenticare nulla di fondamentale.
• Presentati e il team: questa è la prima volta che l'intero team di progetto viene assemblato, quindi prenditi del tempo per far sì che tutti si presentino. Non è una cattiva idea programmare un po' di tempo per alcune domande rompighiaccio per facilitare l'intimità necessaria per un migliore lavoro di squadra.
• Definire il progetto: assicurarsi che il team sia chiaro su quale sia lo scopo del progetto e in che modo la dichiarazione di intenti del progetto si collega agli obiettivi e agli obiettivi dell'azienda più grande. Per assicurarti che tutti capiscano, prenditi del tempo per rispondere a tutte le domande che il team potrebbe avere.
• Distribuisci il piano del progetto: il piano del progetto dovrebbe essere un volantino nella riunione di avvio, inclusa la sequenza temporale del budget, ma ora puoi esaminarlo in dettaglio e assicurarti che tutti comprendano le informazioni principali, come la sequenza temporale del progetto, le pietre miliari chiave e prodotti finali.
• Definire l'ambito del progetto: assicurarsi che il team conosca l'ambito del progetto e le informazioni chiave del progetto. Questo aiuta a evitare lo scope creep gestendo le aspettative del team.
• Condividere ruoli e responsabilità: se il team ha una storia insieme, questo passaggio potrebbe non essere così importante, ma è fondamentale per i nuovi team per capire i loro rapporti reciproci.
• Spiegare la fonte centrale della verità: disporre di una fonte centrale della verità per consentire al team di conoscere lo stato del progetto. Cioè, il team ha bisogno di un luogo condiviso con dati in tempo reale in modo che tutti siano sempre chiari sullo stato del progetto e sul loro posto al suo interno.
• Poni domande, passi successivi ed elenchi di cose da fare: prima di concludere, apri la parola a qualsiasi domanda per assicurarti che tutti siano chiari su ciò che è stato condiviso durante la riunione iniziale. Prenditi del tempo per spiegare cosa accadrà dopo, comprese le liste di cose da fare per la squadra dopo il calcio d'inizio. Il nostro modello di elementi di azione gratuito può aiutarti.

Passi successivi dopo la riunione di avvio del progetto

Parlando di questi prossimi passi, sono un trampolino di lancio importante dopo il kickoff meeting per mandare la squadra in azione. È qui che inizia la fase di esecuzione del progetto. È una pietra miliare che è stata probabilmente annotata nel piano di progetto.

Anche se ci saranno riunioni frequenti durante tutto il progetto, la riunione di avvio è unica in quanto coinvolge l'intero team di progetto. È improbabile che tutti vengano assemblati nello stesso momento e nel posto di nuovo. Ecco perché avere il giusto software di gestione dei progetti è così importante.

Come notato sopra, una fonte centrale di verità è la chiave per mantenere tutti i membri del team di progetto connessi. Dovrebbe aggiornarsi in tempo reale e fornire trasparenza nel processo. Ciò significa che tutti sanno cosa stanno facendo gli altri e come si inseriscono in quell'immagine. È il modo migliore per evitare colli di bottiglia, bloccare altri membri del team e mantenere il progetto in carreggiata.

In che modo ProjectManager può aiutarti dopo il tuo incontro d'inizio

ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud che pianifica, monitora e genera report in tempo reale per mantenere i team ibridi a lavorare insieme al meglio per soddisfare lo scopo del progetto. ProjectManager è progettato con più viste del progetto che consentono ai team di lavorare come desiderano, indipendentemente dal loro livello di esperienza, posizione o metodologia.

Pianifica in anticipo i diagrammi di Gantt interattivi

I manager hanno le funzionalità di cui hanno bisogno per pianificare in anticipo la missione del progetto su diagrammi di Gantt interattivi che organizzano le attività, collegano le dipendenze e aggiungono pietre miliari. Ma possono anche filtrare il percorso critico e impostare una linea di base per tenere traccia della varianza del progetto in tempo reale. Il piano del progetto può quindi essere condiviso con i team e le parti interessate in modo che tutti sappiano sempre cosa stanno facendo e come si inserisce nel quadro generale.

Gestisci il lavoro sulle bacheche Kanban

I membri del team possono utilizzare l'elenco delle attività, il calendario o le viste dei progetti della bacheca kanban per gestire il proprio lavoro e rimanere produttivi. Le bacheche Kanban visualizzano il flusso di lavoro per il team agile che deve gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint. Nel frattempo, i manager ottengono visibilità sul processo del loro team e possono riallocare le risorse secondo necessità per evitare colli di bottiglia e costosi ritardi.

Tieni traccia delle prestazioni in tempo reale

Progressi e prestazioni sono sempre sullo schermo con dashboard live. Non è necessaria una configurazione dispendiosa in termini di tempo. I dati vengono raccolti e i numeri vengono elaborati automaticamente. Quindi, vengono visualizzati su grafici e grafici di facile lettura che mostrano costi, tempo e altre metriche del progetto.

Tutto ciò di cui hai bisogno per seguire una riunione di lancio per il successo del progetto è in ProjectManager. Dai report con un clic che possono essere filtrati e condivisi alle notifiche via e-mail e in-app per tenere tutti sempre aggiornati, funzionalità di gestione delle risorse e altro, ProjectManager è l'unico strumento ibrido di gestione del lavoro di cui avrai mai bisogno.

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