プロジェクト管理の 15 の課題とその克服方法

プロジェクト管理とは、問題が発生する前に問題を解決することです。 だからこそ、計画を立て、タスクのスケジュールを立て、作業が順調に進んでいることを確認するために監視するのです。 しかし、たとえ最善の計画を立てたとしても、プロジェクト全体を通じて課題を回避できるわけではありません。 プロジェクト管理の 15 の課題とその対処方法を見てみましょう。

準備すべきプロジェクト管理の 15 の課題

プロジェクト マネージャーが日常生活で直面する最も一般的な課題を次に示します。 各課題には、障害を克服し、プロジェクト管理のキャリアを次のレベルに引き上げる方法に関するアドバイスが含まれています。

1. プロジェクトの制約のバランスを取る

プロジェクト管理のトライアングルを構成する制約は、範囲、時間、コストの 3 つです。 これら 3 つの制約のバランスを取ることができれば、高品質のプロジェクトを提供できるでしょう。 そのためには、進捗状況とパフォーマンスを監視できるプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。

ProjectManager は受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアであり、時間やコストなどのプロジェクトの指標を追跡する読みやすいグラフやチャートを使用して、管理者がプロジェクトの概要を把握できるリアルタイム ダッシュボードを備えています。 軽量のプロジェクト管理ソフトウェアとは異なり、ユーザーはライブ ダッシュボードをセットアップする必要がありません。 切り替えるだけです。 いつでも準備完了です。

2. スコープクリープの回避

スコープ クリープとは、プロジェクトのライフ サイクルにわたって要件や機能が増加することです。 当初の合意を超えてプロジェクトの範囲が段階的に拡大されることは、明らかに予算とスケジュールに悪影響を与えるため、常に認識し、変更があった場合には悪影響をできるだけ避けるように管理する必要があります。

3. 利害関係者の期待の管理

利害関係者はプロジェクトに既得権を持っているため、プロジェクトに参加しようとします。 関係者の関与により作業が遅くなる可能性があるため、これはプロジェクト管理の最も困難な課題の 1 つとなります。 利害関係者の期待を管理するには、利害関係者が誰なのか、彼らが何を知る必要があるのか​​、そしてそれをいつ知る必要があるのか​​を把握することで実現できます。 こうすることで、その情報を提供して作業の中断を防ぎ、遅延やプロジェクトに影響を与える可能性のあるその他の事態に備えることができます。

4. コストを正確に見積もってプロジェクト予算を作成する

プロジェクトにはお金がかかります。 これらのコストの正確な見積もりは、多くの場合、利益率に影響を与える可能性があります。 プロジェクトの正確な予算を作成するには、材料費、人件費、諸経費、およびプロジェクトに関連するその他のコストを確認する必要があります。 また、同様のプロジェクトの過去のデータを調べたり、専門家に相談してプロジェクトのコストが現実的にいくらになるかについて意見を得るのも役立ちます。

5. 適切なチームを編成する

プロジェクト チームはプロジェクトの実行を担当します。 目の前の仕事を遂行するためのスキルと経験を備えたチームを編成する必要があります。 チームの組織構造を理解することと同様に、各メンバーが重要です。 そこでプロジェクト マネージャーは、ルールと手順を設定し、期待値を定義し、コミュニケーションを確立するなどの作業を行う必要があります。

6. 適切なプロジェクト管理ソフトウェアの選択

弊社のプロジェクト管理ソフトウェアを使用してプロジェクトを実行できる場合もありますが、お勧めしません。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトをより効率的に実行し、作業を効果的に監視して順調に進むのに役立ちます。 多くのオプションがあるため、適切なものを選択するには必要な機能を知ることが重要です。

7. プロジェクトのリスクの特定

プロジェクトは危険を伴う取り組みです。 リスクとは、良くも悪くもプロジェクトに影響を与える可能性のある予期せぬ出来事です。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトを開始する前にリスクを特定し、リスクを軽減するための計画を立てるよう努めます。 プロジェクト内の問題に優先順位を付けて追跡し、確実に解決されるようにすることも重要です。

8. プロジェクトの期間の見積もり

プロジェクトとは定義上、成果物をもたらす始まりと終わりがあるものです。 プロジェクトが完了するまでにどれくらいの時間がかかるかを見積もることが、プロジェクトのスケジュールを作成するための最初のステップです。 各タスクには開始日と終了日があり、これによって期間が構成されます。 プロジェクトの期間を見積もることは、プロジェクト マネージャーにとって最も重要なプロジェクト管理の課題の 1 つです。 しかし幸いなことに、クリティカル パス法、プログラム評価レビュー手法 (PERT)、作業分解構造など、使用できるさまざまな時間見積もり手法があります。

9. チームの作業のスケジュールを立てる

プロジェクトのスケジュールは始まりにすぎません。 次に、チームメンバーである人事を含むリソースをそのスケジュールに合わせて調整する必要があります。 彼らは、完了する責任を負う特定のタスクを割り当てる必要があります。

10. プロジェクトの進捗状況の追跡

スケジュールを確実に守るためには、進捗状況を追跡する必要があります。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、さまざまな主要業績評価指標 (KPI) を追跡するダッシュボードを使用して進捗状況を高レベルで把握でき、レポート機能を使用すると、実際の進捗状況が計画した進捗状況と一致しているかどうかをよりよく理解するためのより多くのデータが得られます。

11. プロジェクトマネージャーの通説を払拭する

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトを支援するのではなく、プロジェクトに干渉しているように見えることがよくあります。 紙を押しつける人、管理者をいじめる人、プロジェクトに不必要な余分な作業を追加する人などの印象を払拭するのは困難です。

12. プロジェクトの変更に対応する

変更はプロジェクト管理のもう 1 つの課題です。 変更は、サプライチェーンの問題に対して利害関係者が新機能を要求することで発生する可能性があります。 変更がどこから発生するにせよ、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトへの影響を最小限に抑えるために、これらの変更を管理するための計画を立てる必要があります。 それは変更管理計画と呼ばれます。

13. プロジェクト管理のトレンドを常に把握する

もちろん、これはどの業界にも当てはまりますが、プロジェクト マネージャーは日々の業務で非常に多くの分野に触れているため、関連するプロジェクト管理のトレンドだけでなく、ニュース、ポリシー、懸念事項についても最新の情報を得ることが重要です。ベンダーや利害関係者に影響を及ぼします。

14. プロジェクトリソースの喪失

プロジェクト計画は変更され、それにはチームメンバーも含まれます。 プロジェクトのリソースが利用できなくなった場合に備えて、緊急時対応計画を立ててください。

15. しっかりと立つ

結局のところ、あなたはプロジェクトの擁護者であり、チームの擁護者でもあります。 プロジェクトの範囲への影響に対して組織内の主要リーダーとともに反発し、自分のチームからの反発を軽減する準備をしておく必要があります。 プロジェクト管理は、優れたリーダーシップ以外の何ものでもありません。

ビデオ: プロジェクト マネージャーの課題

このビデオでは、PMP の Jennifer Bridges が、プロジェクト マネージャーが業務上直面する最大の課題をいくつか紹介します。

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