毎回、適切なソフトウェアを選択するための5つの簡単なステップ

デジタル時代の始まり以来、適切なソフトウェアパッケージを選択することは難しいと考えてきました。 そうである必要はありません。 しかし、それは非常に重要です。 マーケティング担当者の場合は、フルオンのCRMシステム、またはより焦点を絞ったオンラインリスニングツールを選択している可能性があります。 必要なものが何であれ、組織の将来は、選択プロセスがどれだけ成功するかにかかっている可能性があります。

たぶん、あなたはそれを羽ばたかせてきました。 これまでに行ったことがない場合は、新しいソフトウェアを探すときにいつ開始するかがわからない場合があります。 それで、あなたは計画を立てずにいくつかの研究をするためにインターネットを利用しました。

以前にツールの選択に携わったことがある方は、最後に選択したソフトウェアを思い出してください。 それはどれほど簡単でしたか？ どれくらいかかりましたか？ ユーザーは満足しましたか？ それはあなたのすべてのニーズを解決していますか？ 結局のところ、実装はうまくいきましたか？そして、最初にすべてをセットアップした後もずっと、それは仕事を続けましたか？

最初にインストールしてから何年も経っていますが、さらに別の面倒な選択プロセスに対処することを恐れているため、更新や交換を延期していると思いますか？

時間が経ち、ソフトウェアを更新しないと、ビジネス目標をより効率的に達成する能力が損なわれる可能性があります。

一部の人にとって、この選択の旅は単に必要以上に時間がかかり、選択はデータに依存したりビジネスへの影響を見たりするのではなく、直感や個人的な偏見から来ます。

他の人にとっては、ベンダーは犬とポニーのショーを行い、デモを通じて販売し、状況に関係なく、検討する価値のある唯一の選択肢であることを購入者に納得させることができます。 どちらのシナリオも同じ結果になります。利害関係者は満足しておらず、展開が正しく行われる可能性は低く、採用率は低く、満足度も低くなっています。

出典：Rapid Application Selection Framework、SoftwareReviews

しかし、そのように実行する必要はありません。 代わりに、ソフトウェアの選択方法を合理化するのに役立つ、簡単で5段階の繰り返し可能なプロセスを紹介します。 それに従うことで、関係者の数を減らし、30日以内にそれを完了し、満足度を高め、採用率を高めることができます。

フェーズ1：意識

それがあなた自身の研究によるものであれ、個人的な偏見によるものであれ、誰かがあなたに話しに来たものであれ、どういうわけかあなたはあなたがソフトウェアを必要としていることに気づきました。

どのようにここにたどり着いたとしても、このステップは「ビジネスが実際に何を必要とし、その理由は何か」を理解することから始める必要があります。

これを行うには、具体的には、ビジネスへの影響の評価を完了します。

出典：Rapid Application Selection Framework、SoftwareReviews

ビジネスへの影響の評価は、実際の問題点を見つけ、機能のギャップを特定し、ビジネスに対するニーズと潜在的な影響を認識するのに役立ちます。 ツールから始めるのではなく、ニーズ、ギャップ、機会から始めてください。 そうしないと、ROIを期待せずに、本当に不要なツールを実装するリスクがあります。

次に、ビジネススポンサー、ITリード、IT技術エキスパート、プロセスエキスパート、ビジネスユーザーの5つ以下の最終的な主要な利害関係者を特定します。 関与する人と声が多ければ多いほど、プロセスにかかる時間が長くなり、最終製品に対するユーザーの満足度が低下します。

フェーズ2：教育と発見

あなたはおそらく圧倒されており、夜と週末に追いついている可能性があります。

市場評価を行うのにどのように間に合うように絞ることができますか？ 市場の複雑さ、混乱するWebサイト、明確なベンダーの偏見やメッセージのノイズをどのようにふるいにかけますか？ トッププレーヤーは誰ですか、彼らの特徴と能力は何ですか、そして彼らとの長期契約に縛られることは本当にどのようなものですか？

最善の決定は、ベンダー情報、アプリケーションカテゴリ情報、そして最終的にはソフトウェアランドスケープの傾向について、サードパーティのソースを活用して、さまざまな信頼できるソースからベンダー情報を明らかにすることです。

信頼できるパートナーを見つけて主要なデータを集約し、これらのツールで何ができるか、顧客がこれらのベンダーについてどう思うか、全体的なエクスペリエンスがどのようなものかを理解するのに役立ちます。 これにより、アプリケーションと業界のトレンドに関する知識も高まります。

信頼できるパートナーを探すときは、ペイ・トゥ・プレイのレビューシステムで運営されているパートナーや、市場での存在感を促進する要素を活用しているパートナーは避けてください。 クラウドソーシングされたベンダーにとらわれないレビューを紹介するパートナーを探してください。これにより、実際の顧客が特定のベンダーについてどう思うかについて、純粋で純粋なウィンドウが提供されます。

しかし、それだけではありません。業界の専門家であれ、このソフトウェアやベンダーを使用したことのある仲間であれ、他の人を見つけて、考えや経験を集めてください。

出典：Rapid Application Selection Framework、SoftwareReviews

フェーズ3–要件と候補リストに優先順位を付ける

要件が多すぎると、候補リストを作成できません。 テーブルステークス機能だけでなく、ベンダーの差別化に明確にリンクしている、最も重要なニーズを満たす上位5つの差別化機能を特定します。

結局のところ、すべての要件を満たすことはできません。 したがって、絶対に必要なものと、それなしで生活できるものを客観的に決定する必要があります。 要件の数が多い場合は、優先順位付けのMoSCoWモデルを使用してそれを絞り込むことを検討してください。

出典：Rapid Application Selection Framework、SoftwareReviews

最後に、これらの要件を使用して、ベンダーの機能のデータ駆動型比較を実行します。 ここでのあなたの目標は、あなたのトップ候補にフィールドを狭めることです。

友人があなたに話した1つのベンダーの候補リストだけではありません。1つの候補リストは悪いです。同様に、15の候補リストも同様です。4つの潜在的なベンダーの候補リストを絞り込むことができるように、要件に無慈悲に優先順位を付けます。またはソリューション。

フェーズ4–明確な意思決定フレームワークに合わせる

まず、選択基準について明確にします。 評価には科学ではなく「芸術」が含まれますが、スコアリングモデルは候補リストを客観的に比較するのに役立ちます。

機能機能、手頃な価格、拡張性、スケーラビリティ、ベンダーの実行可能性など、ツールの複雑さとタイプに基づいて意味のある基準を含めます。また、関係メトリックも含めることを忘れないでください。

他のエンドユーザーからの感情的な反応を活用することは、強力な将来のクライアントとベンダーの関係の強力な指標として機能することができます。

ここから、4つのベンダーのどれがデモフェーズに進むかを決定しますが、彼らの条件ではなく、あなたの条件で評価します。 独自のユースケースを作成し、それらのソリューションが実際の問題の解決にどのように役立つかを評価します。機能の数ではありません。

用語をベンダーのデモから調査インタビューに変更し、参照を求めます。 彼らは肯定的なフィードバックを提供する参考資料を提供する可能性がありますが、解決策に関連するいくつかの制限を理解するためにインタビューを掘り下げることを恐れないでください。

このフェーズを完了すると、その候補リストを2つまたは3つのベンダーに絞り込むことができるはずです。

フェーズ5–勝つために交渉する

このポイントに到達したら、オプションを開いたままにしておく必要があります。 1つのベンダーだけまたは3つ以上のベンダーと交渉するべきではありません。 フロントランナーがいることはまったく問題ありませんが、1つのベンダーのみを扱っている場合は、割引やその他のインセンティブを失う可能性があります。

そういえば、交渉はどうやって対処しますか？ 正式なベンダー管理または調達オフィスはありますか？ 契約書の細字部分をすべて理解していますか？ あなたが最高の価格を得ていることをどうやって知っていますか？ これらの質問に答えられない場合は、不利な契約に署名するリスクがある可能性があります。

あなたの営業チームが何回取引を切ったか、または販売を閉じるために割引を与えたかについて考えてください。 これは当たり前のことなので、複数の提案を利用したり活用したりしないでください。

言語や何をしているのかわからない場合は、契約書に署名しないでください。 ベンダーは通常、長期的には自分たちに有利な言葉を契約に入れます。名前を変更するだけの簡単なことで、契約の再交渉が可能になります。 あなたはあなたの家の欠陥のあるシステムを修理するために電気技師を呼ぶでしょう。 だからあなたの契約で同じことをして、専門家に電話してください。

結局のところ、計画なしで入るということは、まあ、計画なしで入るということです。 私たちの調査によると、ソフトウェアを選択するための強力なプロセスを持っている人は、最終製品に対する満足度が高くなります。 実装、トレーニング、オンボーディングの計画も必要ですが、これらの重要な領域については、今後の記事で取り上げます。

新しいツールやソフトウェアを選択することは難しくありませんが、間違った決定はマーケティングチームやビジネスに長期的な影響を与える可能性があります。 盲目的に飛び込む代わりに、直感的な決定と直感を使用して、ソフトウェアの選択を加速および改善するためのフレームワークから始めます。

計画は計画がないよりはましだということを忘れないでください。 立ち往生しないでください。

Alan Nealは、B2Bテクノロジーレビュー分野のリーダーであるSoftwareReviewsの最高成長責任者です。 Alanは、販売およびマーケティングチームがテクノロジービジネスを成長できるようにしながら、エンドユーザーが適切なテクノロジーの決定を下せるよう支援することに重点を置いています。