効率的なコンテンツワークフローを開発するための6つのヒント[+テンプレート]
公開: 2022-03-09コンテンツの作成は創造的かつビジネス指向のプロセスであるため、効率的かつ生産的にするには、明確に定義されたルールに従う必要があります。 これを実現する最善の方法は、コンテンツワークフローを設定し、パイプラインの各段階に関する詳細情報を提供することです。
組織と創造性は相容れないと見なされることがほとんどですが、それらの長所を組み合わせると、企業はコンテンツ制作を最適化および強化できます。 これにより、関係するすべての人が、プロセスとその中での役割を理解するために時間とエネルギーを浪費するのではなく、自分の仕事に集中できるようになります。 さらに、ワークフローが文書化され、明確である場合、ミスや遅延のリスクが最小限に抑えられます。
この記事では、効率的なコンテンツと編集ワークフローを開発するための実用的なヒントとコツのリストを提供します。 この手法は、コンテンツマーケティングとジャーナリズムの両方に適用でき、あらゆるタイプのコンテンツに適応できます。
だから、あなたの努力を合理化し、あなたの結果を後押しするために読んでください！
1.バックアップとして堅実な備蓄を維持する
誰が何を言おうとも関係ありません。効率的で成功するコンテンツワークフローの一番のルールは、コンテンツをしっかりと備蓄しておくことです。
堅実な防弾プロセスがあり、チーム内にスラッカーが1人もいない場合でも、潜在的な生産の後退に直面する準備ができているはずです。 これらは、休日、生産性の落とし穴、予期しない外部要因、従業員の離職などによって引き起こされる可能性があります。 これらの遅延を回避する最善の方法は、待機していて公開の準備ができている記事を手元に備蓄しておくことです。
これにより、編集カレンダーの整合性を損なうことなく、優先順位を変更したり、新しいアイデアを検討したり、緊急事態を管理したりできる柔軟性が得られます。 定期的かつスケジュールどおりに公開することは戦略にとって不可欠であり、視聴者を維持し、エンゲージメントを維持するためには、あらゆる状況で一貫性を保つことができる必要があります。
さらに、バックアップまたは備蓄を用意することで、クリエイティブプロセスのどの段階も急ぐ必要がなく、制作する各作品を磨くのに十分な時間を確保できるため、コンテンツの品質を維持できます。
ただし、コンテンツの取り組みを始めたばかりで、スタッフが不足している場合は、とにかくスケジュールに追いつくのが難しいため、これを達成するのは難しいかもしれません。 この場合の最も安全な行動方針は、完全に公開を開始する前に備蓄を構築することです。 これにより、期限を守ることに伴うストレスが最小限に抑えられ、時間が足りないときに戦略が損なわれることがなくなります。
2.コンテンツ作成プロセスを計画します
コンテンツ作成プロセスを計画するということは、コンテンツワークフローのステップを連続した順序でリストし、それぞれについて簡単な説明を追加することを意味します。 この情報を白黒で（またはフルカラーグラフィックで）提供することは、企業がコンテンツ作成を合理化し、誰もがコンテンツ内での自分の位置を誤解しないようにするのに役立ちます。
マップが提供する透明性は、プロセスの重要なステップを見逃すことなくタスクを完了することができるため、管理者と従業員の両方に大きなメリットをもたらします。 その結果、生産はスムーズに実行され、潜在的なボトルネックが明確に表示され、管理が容易になります。
どのステップを含めるかは、作成するコンテンツのタイプと、プロセスの一部であるチームメンバーによって異なります。 さらに、カレンダーのコンテンツの種類ごとに個別のワークフローを設定する必要があります。
この記事の最後に、記事やブログ投稿を作成するためのコンテンツワークフローテンプレートを提供します。 それを参照することはあなたがあなたのものに何を含めるべきかについての考えを得るのを助けるかもしれません。
3.徹底的なドキュメントを準備します
コンテンツワークフローの各ステップに含まれるものを要約する以外に、それを実装する方法に関する完全なドキュメントを提供する必要があります。 その中で、タスクが割り当てられている人に何が期待されているか、追加のリソースを見つけることができる場所、さらに質問がある場合に誰に頼るかを説明する必要があります。
要するに、それは各人が挫折や不確実性なしに彼らの仕事を完了することを可能にする明確な指示を提供するべきです。
ドキュメントは、ブランドガイドラインとナレッジベースを参照することも、スタンドアロンのPDF形式で提示することもできます。
さらに、プロセスで使用できる、または使用する必要のあるツールのリストと、それらの操作方法の説明を必ず提供してください。 必要に応じて、トレーニングを提供し、スキルに自信がない場合は従業員に支援を要請するように促します。
4.責任を適切に分配する
それぞれの人は、自分が責任を負っているステップと、残りの責任者を知っている必要があります。 このようにして、彼らは自分の役割を完了したときに誰にタスクを渡すか、また、挫折した場合に誰に頼るかを知ることができます。
さらに、プロセス全体を担当するのは1人である必要があります。これは、プロジェクトマネージャー、コンテンツマーケティングストラテジスト、コンテンツマネージャー、または専任のプロジェクトオーナーです。 この担当者は、作成されたコンテンツが会社のコンテンツ戦略に適合していることを確認し、問題を軽減し、公開されたコンテンツのパフォーマンスを監視します。
ただし、さまざまな企業では、コンテンツワークフローの役割を組み合わせて、1人のマーケティング専門家が実装したり、複数の人が仕事に従事したりする場合があることに注意してください。
また、コンテンツワークフローをスムーズに実行するには、すべてのチームメンバーが、欠席する必要がある場合に備えて、責任を誰に委任できるかを知っている必要があります。 このように、休暇の日はブロッカーや生産上の問題を引き起こす可能性が低くなります。
5.タスクの時間枠を定義する
コンテンツワークフローのこの部分は見過ごされがちですが、それが成功したり失敗したりする理由になりがちです。
ドキュメントでは、各タスクにかかると予想される時間について明確な指示を提供する必要があります。 そうしないと、人々が優先順位を誤解してボトルネックを作成する可能性があります。
さらに、誰もが自分の時間枠だけでなく、プロセス全体のタイムラインを認識して、日次、週次、および月次ベースでタスクを適切に計画できるようにする必要があります。
ただし、提供された時間枠と期限が現実的で達成可能であることを確認してください。 誰もが何十もの延滞タスクを抱えている必要はありません。 これは人々の意欲をそそります。 スタッフが定期的に遅れていることに気付いた場合は、その理由を調査し、必要に応じて戦略を修正する必要があります。
6.BPMツールを実装します
ビジネスプロセス管理（BPM）ツールを使用すると、プロセスの追跡と監視、問題の特定、および全員の作業の追跡が容易になります。 透明性を促進するだけでなく、管理者と従業員の両方のコンテンツワークフローを簡素化できます。
中小企業だけでなく大企業も利用できるSaaSBPMソリューションは数多くあります。 会社に実装すると、コンテンツワークフローだけでなく、すべての操作の概要を把握できます。 さらに、コミュニケーションが改善され、経営陣が従業員のパフォーマンスに対してより個別のアプローチをとることができ、生産性の向上に貢献する可能性があります。
さらに、期限の設定と期限の設定が簡単になります。 ワークフローはテンプレートに編成でき、期日が近づくと通知を表示できます。 さらに、必要に応じて自動化および調整することができます。
ボーナス：コンテンツワークフローテンプレート
記事やブログ投稿を公開するときに使用できるコンテンツワークフローテンプレートを作成しました。 パイプラインのステップと自由に使えるリソースに基づいて、ビジネスニーズに適合させることができます。
コンテンツ作成マップ：
- ブレーンストーミングとタイトルの提案。 会社の戦略に貢献するコンテンツタイトルまたは柱の投稿のリストを作成します。 編集カレンダーにタイトルを追加し、ライターに割り当てます。 担当者：ストラテジストおよび/またはライター時間枠：パイプラインにフィードするのに十分なトピックがあることを確認するために、少なくとも月に1回実行する必要があります。
- キーワード研究。 ユーザーの意図と会社の目標を一致させるために、各タイトルに最適な検索用語を見つける。 トピックの詳細なカバレッジを確保するために言及する必要があるサブトピックのリストを提供します。 担当者：ストラテジストおよび/またはライター時間枠：メインキーワードは、タイトルの提案時に提供する必要があります。 その後、追加の検索用語とトピックを配信できます。
- 簡単で簡潔な割り当て。 トピックへのアプローチ方法に関する情報を提供し、それをライターに割り当てます。 担当者：ストラテジスト、コンテンツマネージャー、ライター時間枠：編集カレンダーとプロセスの時間枠による。 チームが時間どおりにタスクを実装できるように、十分な事前に納品する必要があります。
- 研究と概要。 トピックを調査し、記事の概要を説明します。 執筆者のスキル、経験、トピックに関する知識に応じて、承認のために概要を提出するか、直接記事の執筆に進み、準備ができたらドラフトを提出することができます。 担当者：ライター時間枠： 1日
- 書き込み。 テキストを作成し、キーワードで最適化し、見出しと小見出しで適切にフォーマットします。 ライターは、内部リンクを追加して関連記事のリストを提供したり、関連する調査、統計、および情報への外部リンクを提案したりすることもできます。 作家はまた、画像やグラフィックのアイデアを提供する必要があります。 担当者：ライター期間： 2日
- レビュー。 テキストをレビューして、ブリーフと一致し、会社の要件に準拠していることを確認します。 担当者は、コンテンツがオリジナルであり、重複の問題が発生していないことを確認するために盗用チェックを実行することもできます。 次に、タスクをライターに割り当てて、編集を実装し、調整がある場合はそれを行います。 担当者：コンテンツマネージャーまたはシニアライター期間： 1日
- 対象分野の専門家の承認。 トピックに応じて、テキストを割り当てて、事実上の間違いやその他の問題をチェックし、改善を提案できる専門家によるレビューを行うことができます。 担当者：対象分野の専門家時間枠： 1日
- 編集。 テキストを確認して、文法やスペルの間違い、読みやすさの問題を排除します。 担当者：編集者時間枠： 1日
- グラフィックデザイン。 提供されたすべての画像とスクリーンショットをフォーマットし、注目の画像を作成し、要求されたグラフィック、ビジュアル、インフォグラフィック、gifなどを作成します。ビジュアルが承認されると、コンテンツを公開する準備が整います。
担当者：グラフィックデザイナー期間： 2〜3日 - アップロードと公開。 画像と一緒にコンテンツをCMSにアップロードします。 担当者は、スキーママークアップ、メタディスクリプション、画像のaltタグ、URLの最適化など、追加のSEO最適化を担当します。 これが完了すると、コンテンツはオンラインで公開されます。 担当者：コンテンツマネージャー時間枠： 1日、コンテンツスケジュールによる
- 分布。 ソーシャルメディアの共有、メールニュースレター、ポッドキャスト、ビデオなど、会社のオムニチャネルマーケティング戦略のためにコンテンツを転用します。このステップには、別のコンテンツワークフローの対象となる可能性のある、追加のクリエイティブやテキストが含まれる場合があります。 担当者：ソーシャルメディアマネージャー、メールマーケティングマネージャー時間枠： 1日、それぞれのスケジュールに応じて
必要な書類：
- コンテンツの長さ（単語または文字）
- 声のトーン
- 語彙とスタイル
- フォーマット
- テンプレート
- 構造
- 見出しケーススタイル
- オックスフォードコンマの使用法
- ライティングとSEOツール
追加リソースのリスト：
- グラフィックデザインとビジュアルのガイドライン
- ソーシャルメディアガイドライン
- メールマーケティングガイドライン
結論
ワークフローなしでコンテンツ作成を正常に実行することは可能ですが、プロセスを文書化し、関係者全員に明確な指示を提供することを省略すると、間違いなく効率が低下します。
ガイドラインと時間枠を提供し、それに応じて責任を分散することにより、人々が気を散らすことなく仕事をすることが可能になります。 ワークフローは、人々が自信を持ってプロセスをナビゲートできるようにするロードマップと、疑わしい場合の進め方に関するセキュリティを提供するセーフティネットの両方にすることができます。
とは言うものの、ワークフローの最大の利点は、ワークフローが生産性に驚異的であり、チームを十分に油を塗ったマシンに変えることができることです。