職場でのより良いコミュニケーションのための7つのヒント
公開: 2021-12-28職場でのコミュニケーションは、ビジネスを成功させるための基本の1つです。 意欲的で洞察に満ちた専門家のチームを編成したとしても、彼らが効果的にコミュニケーションとコラボレーションを行わないと、ビジネスに悪影響を及ぼします。
多くの場合、企業はB2Bとクライアントのコミュニケーションを優先しますが、社内の関係が生産的でない場合、これはプロセスの速度を低下させ、ワークフローに影響を与え、ボトルネックを生み出します。 さらに、経営陣が従業員へのメッセージの送信に失敗すると、さらに混乱が生じ、混乱が生じることさえあります。
実際、誤解により、大企業は年間6240万ドル、中小企業は年間420,000ドルの損失を被っています。 問題は非常に深刻であるため、全従業員の半数が職場で何が期待されているかを知らず、そのために配達に苦労していると推定されています。
この記事では、職場でのコミュニケーションを改善し、生産性を高める方法について、実用的なアイデアを提供します。 読んで調べてください！
コミュニケーションはどのように生産性を向上させることができますか？
被害が何であるかがわかったので、ポジティブに焦点を当て、コミュニケーションがどのように生産性を向上させることができるかを見てみましょう。
- 誤解を減らします。 誰もが何をすべきかを知っていて、誰にアドバイスを求めるべきかを知っていると、人々は間違いを犯しにくくなります。
- 効率を向上させます。 明確な指示と目標により、より効率的なワークフローが可能になり、人々はタスクをより迅速に実行できるようになります。
- 欲求不満が少ない。 人々は自分が何をすることが期待されているのかわからないが、結果を出さなければならないことを知っていると、不満を感じ、生産性が低下します。
- より良い紛争解決。 職場の確執は生産性を損ない、有毒な環境を作り出します。 問題を解決する最善の方法は、問題を伝え、誤解を取り除き、必要に応じて妥協点に到達することです。
- 効率的なコラボレーション。 良好な人間関係にあり、友好的な態度でコミュニケーションできる従業員は、効率的に協力し、より生産的に働く可能性が高くなります。
- より幸せなチーム。 自分のニーズ、気持ち、考えを伝えることができれば、人々は気分が良くなります。 理解されることで、私たちはより自信を持って、良い仕事を続けることができるようになります。
- 忠誠心と信頼を奨励します。 コミュニケーションは忠誠心と信頼の基礎の1つです。 関連する最新情報について常に把握していると感じ、価値があり重要であると感じ、会社により忠実であると感じている従業員。
職場でのコミュニケーションを改善する方法
職場でのコミュニケーションをうまく改善するには、HRチームと協力して戦略を立て、それを実行するように注意する必要があります。
これを行う方法に関するいくつかの実用的なヒントを次に示します。
1.安全な環境を作る
職場で幸せになり、感謝され、ニーズが満たされると、前向きな姿勢を示し、自由に問題を伝えることができるようになります。 チームメンバーは、自分が知らない、理解できない、または快適に感じることがない場合は、気軽に自分の考えを話し、話を聞く必要があります。 そうしないと、コミュニケーションの取れていない問題が蓄積し、人々のパフォーマンスに影響を及ぼし、仕事に対する態度に影響を与える可能性があります。
ただし、人事部門と経営陣は、人々の発言に耳を傾け、それに応じて問題を認識し、対処する必要があります。 利用可能な解決策がない場合でも、これについて話し合う必要があります。そうしないと、無視されていると感じる可能性があります。 話をして無視され続けている従業員は、不満を共有することを躊躇している従業員よりも不幸を感じる可能性がさらに高くなります。
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職場で安全な環境を作るためのいくつかの効果的な方法は次のとおりです。
- 定期的なフィードバックセッションを開催します。 大切にされていることを人々に伝え、会社でのキャリア開発について話し合い、仕事を改善する方法について実践的なフィードバックを提供します。
- 質問をすることを奨励します。 人々が安心して質問できる環境を作り、判断されないように努めてください。 誰もが他の人から学び、専門的および個人的な知識を喜んで共有することは、あなたの職場文化の一部である必要があります。
- 双方向のコミュニケーションを促進します。 職場のコミュニケーションは双方向であり、管理職と人材育成もフィードバックを受け入れる必要があります。 人々がどのように感じているかをあなたに話し、提案を提供することを歓迎していることを知らせてください。 彼らの言うことを聞くことは、彼らがより生産的に働き、職場で気分が良くなることを可能にするのに役立ちます。
2.行動プロトコルとルールについて明確にする
人々は特定の種類の行動が適切であると考えており、社会と職場の両方で異なる境界を持っています。 従業員が互いにコミュニケーションをとる方法、適切な声のトーン、および使用するコミュニケーションの形式に関する一連のルールを提供することは、冗長に思えるかもしれません。 しかし、それは専門家との関係の質を劇的に改善し、人々が踏み越えたときに起こりうる緊張を減らすことができます。
職場でのコミュニケーションについて話し合うセミナーやビデオチュートリアルを作成し、明確なルールと行動プロトコルのセットを提供することを検討してください。 それはほんの一握りの人々にしか利益をもたらさないかもしれませんが、それは間違いなく価値があります。
ルールを知らせることで、より快適な職場に貢献し、さらに、法律の複雑さを軽減できる可能性があります。
3.前向きな職場文化を確立する
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ポジティブな職場文化により、従業員は成長し、専門的な可能性を最大限に発揮することができます。 企業は、自分の仕事だけに集中するのではなく、人々がお互いをサポートし、助け合うことを奨励する必要があります。 このようにして、彼らは快適な職場以上のものを作り出すことができます–彼らは強力なチームを構築することができます。
仕事で気分が高揚し、快適で、会社と同じビジョンと価値観を共有している従業員は、オープンで生産的にコミュニケーションをとる可能性が高くなります。 さらに、彼らは問題にこだわって仕事をしないのではなく、問題を解決してパフォーマンスを最適化しようと努力するかもしれません。
対立を処理せず、競争を助長する職場は、有毒なコミュニケーションがより有毒なコミュニケーションを生む不親切な環境を作り出します。 これにより、人々はネガティブに集中するようになり、生産性が低下します。
チームプレイを通じてコミュニケーションを改善するのに役立ついくつかの資産は次のとおりです。
- チームビルディング活動。
- オフィスのレクリエーションエリア。
- 定期的なHRセッション。
- グループプロジェクト。
- 内部コーチングとメンタリング。
4.従業員の個々のニーズを理解する
人によって必要な動機は異なります。 リーダーがより多くのことを達成するように彼らを推し進めるときに繁栄する人もいれば、自発的に動機付けられ、彼らの努力と価値が高く評価されるのを見る必要がある人もいます。
個々の従業員とそのコミュニケーション方法を理解していない経営陣は、従業員をより重視する競合他社に彼らを失うリスクがあります。
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たとえば、会社が従業員に不可能な目標を達成するように継続的に働きかけると、人々が最善を尽くしても未成年者のように感じる職場を作るリスクがあります。 一部の従業員は、自分の限界を超えて自分自身を証明しようと努力する可能性があり、これは燃え尽き症候群につながります。 他の人は、過小評価され、やる気がないと感じる可能性があります。 どちらの場合も、生産性は低下します。
問題を伝えないと、従業員を維持することが難しくなり、プロセスの後退につながります。
5.明確なコミュニケーションワークフローを定義する
企業は、タスクと割り当てに関するコミュニケーションをどのように進めるべきか、そしてそれが何を含むかを詳しく説明する明確なステップバイステップのプロセスを作成する必要があります。 作業の進捗状況をどのように伝達するか、どのような詳細をいつ共有するかについてのプロトコルがあれば、人々はより効率的にコラボレーションする傾向があります。
ワークフローでは、チームメンバーが同僚に明確な指示を提供し、関連するすべての資産にアクセスできるようにする必要があります。 また、提供されていない場合は、この情報が要求されることを強調する必要があります。
プロセスはわかりやすく簡単であると想定すると、管理職と従業員の両方がすぐにそれに従うことに慣れることができ、日常の活動に統合することができます。
6.生産的な問題解決を奨励する
人々が個人的な関係であろうと職業上の関係であろうと、議論や誤解は常に可能性があります。 従業員が共有スペースを占有する場合、個人差が意見の不一致、喧嘩、さらには確執の原因となる可能性が非常に高くなります。
経営陣はそのような進展を監視し続けるべきであり、人々が彼らの間でそれらの問題を伝え、解決することができない場合、彼らは人事部にエスカレートされるべきです。
7.コミュニケーションツーリングスマートを選択します
現在、多くのチームは部分的に離れています。 ただし、オフィスにいる場合でも、アクティブなコミュニケーションを維持し、関連するすべてのプロジェクトの更新についてループを維持することは困難な場合があります。 さらに、最も勤勉な専門家でさえ、時折物事を忘れて誤解することがあります。
最新のコミュニケーション、プロジェクト管理、ビジネスプロセス管理、およびワークフローツールを使用することで、チームは接続を維持し、作業を整理できます。 Slack、Asana、Zoom、またはその他のソリューションのいずれであっても、これにより、チームメンバーは情報を交換および要求し、共同作業を行い、タスクの開発を追跡できます。
実際、調査によると、通信技術を実装すると、管理者と従業員の両方の生産性が最大25％向上する可能性があります。
たとえば、Slackのようなコミュニケーションツールは、日常のやり取り、迅速な同期、個人的な更新に最適です。 一方、Asanaは、タスク管理のコミュニケーションを最適化します。人々は、割り当てに関するすべての情報を1か所にまとめ、進捗状況の更新を残したり要求したり、共同編集者を追加したり、保留中のタスクやプロジェクトを常に追跡したりできます。 Zoomを使用すると、チームは会議、ウェビナー、リアルタイムチュートリアルを開催し、離れた場所からでも顔を合わせてコミュニケーションをとることができます。
全体として、スマートツールを使用すると、職場でのコミュニケーションの質を高め、人々をつなぐことができます。 残りはあなたの前向きな職場文化と正しい態度次第です。
結論
コミュニケーションはビジネスを運営する上で重要な部分です。 ただし、ほとんどの企業はクライアントとの効率的なコミュニケーションに重点を置いていますが、多くの企業は社内のコミュニケーションを改善することを忘れています。
企業は、チームメンバーがお互いをよく理解し、タスクと担当するプロセスについて十分な情報を交換し、問題を効率的に伝達することを確認する必要があります。
より良い職場のコミュニケーションは、前向きで生産的な職場環境とその成功に向けた最初のそして最も重要なステップです。