プロジェクトのコスト超過を防ぐための 7 つのヒント

コスト超過を回避することは、プロジェクトを成功させるための鍵です。 プロジェクトが予算を超えて納品された場合、成果物の品質とタイムリーな実行が台無しになる可能性があります。

もちろん、厳しい予算を維持するつもりだと言うのは簡単です。 しかし、コストの超過は非常に多くの場所で発生する可能性があるため、コストを抑えることは、モグラたたきゲームのように感じることがあります。

コストオーバーランとは？

コスト オーバーランという用語は、プロジェクトの予算を超えてしまう予期しないコストを指します。 コスト超過はどのプロジェクトでも発生する可能性があり、建設、製造、ソフトウェア開発プロジェクトでは特に一般的です。 コストの超過は、コストの増加または予算の超過とも呼ばれ、いくつかの理由で発生する可能性があります。

プロジェクトが予算を超過する理由を掘り下げる前に、コストの超過を防ぐのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアを見てみましょう。 ProjectManager は、リアルタイムのデータを収集して経費をより適切に監視するのに役立つソフトウェアです。 当社のライブ ダッシュボードは、コストを含む 6 つのプロジェクト メトリックを自動的に収集して計算し、カラフルで読みやすいグラフで表示します。 軽量ツールとは異なり、セットアップは必要ありません。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

コスト超過の主な原因

コスト管理は骨の折れる作業です。 プロジェクト マネージャーとして、プロジェクトのコストを常にチェックして、物事が常に順調に進んでいることを確認する必要があります。 これに加えて、時間、範囲、リスク、品質など、他のプロジェクトの制約も監視する必要があります。

コスト超過の主な原因を以下にリストしました。これにより、この問題を回避し、プロジェクトを予定どおりに予算内で提供できるようになります。

• 不適切なプロジェクト見積もり:すべてのプロジェクト マネージャーは、プロジェクト予算を作成する前にすべてのプロジェクト コストを見積もる必要があるため、プロジェクト管理の成功にはコスト見積もりが重要です。 履歴データや専門家パネルなど、自由に使用できるすべてのツールを使用して、プロジェクトのコストを定義してください。 プロジェクト予算が不十分な場合、コスト超過に直面する可能性が非常に高くなります。
• スコープ クリープ:スコープ クリープは、プロジェクトのスコープが明確に定義されていない場合に発生します。 簡単に言えば、これは、実行フェーズ中に予期しないタスクがポップアップすることを意味します。 予期しないタスクを実行するとコストが増加し、プロジェクトの予算を超えてコスト超過になる可能性が非常に高くなります。
• 不十分なリスク管理:どのプロジェクトも、多くの潜在的なリスクに直面しています。 プロジェクト マネージャーとプロジェクト管理チームは、潜在的なリスクと、必要に応じて実施する軽減戦略をすべて記述したリスク管理計画を作成する責任があります。 リスク管理計画が作成されていない場合、予期しないリスクがプロジェクトに影響を与え、コストが上昇し、コスト オーバーランが発生する可能性があります。
• コミュニケーションの欠如:プロジェクトは、チームワークとコミュニケーションを必要とする取り組みです。 プロジェクト マネージャーとして、あなたはプロジェクト スポンサー、プロジェクト チーム、およびプロジェクト関係者を結び付ける接着剤でなければなりません。 コミュニケーションの欠如は、プロジェクト計画に予期しない変更をもたらしたり、コスト超過を引き起こす可能性のある他の問題を引き起こしたりする可能性があります。

コスト超過を回避する方法

コストの超過、または合意された予算を超えてプロジェクトを進めるあらゆる種類の費用は、プロジェクト マネージャーが常に警戒しなければならないものです。 コスト超過を防ぐ方法はいくつかあります。

ここでは、予算を維持するための 7 つのヒントを紹介します。

1. 綿密なプロジェクト計画

コストの超過を防ぐ最善の方法は、プロジェクトを実行する前に計画を立てることです。 見積もりが綿密で正確であればあるほど、予算内に収まる可能性が高くなります。 プロジェクトのリスクは、徹底的なリスク管理計画で説明できます。 プロジェクトを計画するときは、考えられるすべてのシナリオを考慮し、過去のデータ、インタビュー、および経験を使用する必要があります。 計画が詳細化されたら、プロジェクトの利害関係者に承認してもらい、期待に関して全員が同じページにいるようにします。

2.ベンダーを知る

多くのプロジェクトでは、特定のタスクを支援したり、材料や機器を提供したりするために、外部ベンダーからの支援を求める必要があります。 外部ベンダーとの関係は、多くの場合、制御できないコスト超過にプロジェクトを開放します。 このため、関係を固める前にデューデリジェンスを行うことが重要になります。

まず、ベンダーのキャパシティと、ニーズを満たすかどうかを理解します。 ベンダーがコストを見積もるときは、それが正確であることを確認してください。 次に、契約に署名する前に、ベンダーが締め切りを守っているかどうか、また彼らとの仕事について他の人が何を言っているかを確認するために、少しバックグラウンド チェックを行います。

3. 計画範囲を守る

スコープ クリープは、プロジェクトをコスト超過に陥らせる最大の脅威の 1 つです。 変更要求は、常にプロジェクト マネージャーのデスクを行き詰まらせます。 これらは利害関係者やクライアントからだけでなく、チーム メンバーからも提供されます。 彼らは皆、欲求とニーズを持っています。 それらの多くは、プロジェクトにとって適切であり、有益でさえあるかもしれません。 ただし、変更が多すぎると、プロジェクトに大きな影響を与える可能性があり、コストの超過は避けられません。 プロジェクトの範囲を拡大する前に、全体像を考えてください。

4. プロジェクト計画ツールを使用する

強力なツールがプロジェクト マネージャーの作業を容易にし、プロジェクトの生産性を高め、効率を高めることは当然のことです。 また、コスト超過を最小限に抑えるのにも役立ちます。 ガント チャートのようなスケジューリング ツールは、プロジェクトを順調に進め、コストの超過を防ぐのに役立ちます。

5. 利害関係者に最新情報を提供する

利害関係者とプロジェクト マネージャーの間に明確なコミュニケーション ラインがない場合、遅延は避けられません。 遅延はコストの超過につながり、作業が間違った時間に間違ったタスクで開始されるリスクが非常に高くなります。 この無駄な時間は、プロジェクト全体を軌道から外す恐れがあります。

利害関係者とチームは適切なコミュニケーションを必要としますが、それぞれが適切な情報を入手する必要があります。 プロジェクトが計画どおりに進行していることを確認するために、チームは詳細を求めますが、利害関係者は大まかな情報を求めます。

6.進捗状況を監視する

ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードは、プロジェクトの進行状況を追跡するのにも理想的です。 問題がプロジェクトのスケジュールと予算を脅かす問題になる前に、問題を解決できます。 リアルタイムのダッシュボードは、プロジェクトの進捗状況だけでなく、プロジェクトの遅れなどを含む、計画および実際の完了までのチームのワークロードとタイムラインを測定します。

7. リソースの再割り当て

予算を超えて支出しているプロジェクトを発見した場合は、リソースを再割り当てすることで対応します。 ただし、事前にリソースを評価し、最も効果的な場所に配置することで、そのシナリオに備えることもできます。 これは、最も貴重なリソースであるチームに特に当てはまります。

最も経験豊富で熟練したチーム メンバーを集めることで、より生産的で効率的なプロジェクトを実現できます。 これらのリソースにはより多くの費用がかかる可能性がありますが、計画を立てて資金を確保しておくと、処理する問題が少なくなるため、バックエンドでお金を節約できます.

コスト超過を防ぐための関連コンテンツ

ProjectManager は、プロジェクトの管理、プロセスの合理化、オンラインでのチームとのコラボレーションに役立つ作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 さらに、何百ものプロジェクト管理ブログ、テンプレート、およびガイドを提供しています。 ここでは、コスト管理スキルを向上させるためのクイック ガイドをいくつか紹介します。

費用便益分析

プロジェクトを開始する前に、プロジェクト管理チームは、利益がコストを上回り、投資が安全であることを利害関係者に納得させるために、プロジェクトから予想されるコストと潜在的な利益を評価する必要があります。

プロジェクト管理におけるコスト見積もり

コスト見積もりは、プロジェクト マネージャーの最も重要な責任の 1 つです。コスト見積もりが不十分だと、コスト超過やプロジェクトの失敗につながるからです。

コスト管理計画の立て方

コスト管理計画は、プロジェクト管理チームがコストを監視し、プロジェクトを予算内に保つために従うべきすべてのコスト管理戦略、手順、およびガイドラインを含むドキュメントです。

ProjectManager は、コストを一定に保つための完璧なツールです

ProjectManager には、強力で使いやすいオンライン ガント チャートがあります。 コラボレーションを促進し、ステータスを即座に更新するため、プロジェクト マネージャーとチームはプロジェクトの進捗状況を常に把握できます。 適切なスケジューリングは、見積もりを正確に保ち、​​コスト超過のリスクにつながるアイドル時間を防ぐのに役立ちます。

タスクの依存関係は、ProjectManager のガント チャート内でリンクできます。 他のチーム メンバーが作業を完了している間、これらの依存関係により、他のメンバーがブロックされたり、何もせずに放置されたりするのを防ぐことができます。 チーム メンバーは、より協力的で効率的な実行のために、タスク レベルでコメントできます。 各タスクには、ドキュメントであれ画像であれ、ファイルを添付できます。

ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードを即座に更新

ProjectManager にはリアルタイムのダッシュボードがあり、利害関係者へのレポートを迅速かつ簡単に行うことができます。 リアルタイム ダッシュボードには、多くのプロジェクト メトリックを反映する一連のグラフとチャートを通じて、ステータスの更新が即座に表示されます。 プロジェクト マネージャーは、これらのグラフやチャートをフィルター処理して、必要なデータを表示できます。 近くにハード コピーが必要な場合は、これらのグラフやチャートを印刷することもできます。 利害関係者に提示するとき、数回クリックするだけで詳細を見つけて質問に答えることができます。

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