かんばんカードのクイックガイド

公開: 2022-08-23

かんばんカードは、用途の広いプロジェクト管理ツールです。これらはかんばん方式の一部であり、かんばんボード、かんばんカード、および管理原則で構成されるシンプルかつ強力なシステムです。

かんばん方式は、プロジェクト、ビジネスプロセス、在庫などの管理に使用できます。必要な時に必要な材料だけを届けるジャスト・イン・タイムの製造方法として、豊田工場の現場で大野耐一が最初に紹介した。

それ以来、かんばん方式は多くの業界で採用されています。チームは、進行中の作業を制限し、目の前のタスクに集中するための簡単な方法として、かんばんソフトウェアのビジュアルスタイルに対応してきました。プロジェクトマネージャーは、かんばんが提供するプロジェクトワークフローの透明性を気に入っています。

しかし、かんばんカードとかんばんソフトウェアに飛び込む前に、かんばんボードとは何か、そしてその仕組みを簡単に定義しましょう。

かんばんボードとは

かんばんボードは、進行中の作業を管理するために使用されるビジュアルツールです。かんばんボードは、かんばんカード、列、およびスイムレーンで構成されています。かんばんカードは、作業項目とも呼ばれるタスクを表します。かんばんの列は、これらのタスクの完了段階を示し、通常、左から右に進行状況を測定します。スイムレーンは、さまざまな種類の作業やタスクを制限する水平線です。

かんばんカードとは

かんばんカードは、かんばんボード列のタスクまたは作業項目を表す視覚要素です。チームメンバーがタスクに取り組むとき、かんばんカードをかんばん列に沿って移動します。チームは付箋を使って独自の物理的なかんばんカードを作成できますが、ほとんどのプロジェクトマネージャーはデジタルのかんばんカードを使用しています。

ProjectManager のデジタルカンバンカードを使用すると、チームメンバーにタスクを割り当て、進行状況を追跡し、作業負荷をリアルタイムで管理できます。当社のカンバンボードビューは、マネージャーとチームメンバーの両方にとって使いやすく、組織のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。無料で始めましょう。

かんばんカードの目的

最も基本的な意味では、かんばんカードを使用すると、チームメンバーは自分に割り当てられた作業を To Do 列で確認し、タスクを完了するときに作業を管理できます。しかし、それはほんの始まりにすぎません。チームに最適なかんばんソフトウェアを決定するときは、次のことができることを確認する必要があります。

リードタイムと期日を追跡

かんばんカードの主な目的の 1 つは、リードタイムを測定することです。これは、作業項目が最初から最後まで完了するのにかかる時間です。かんばんボードの列は、すべての作業項目のリードタイムをカバーする必要があり、かんばんカードは、マネージャーが完了の各段階と、成果物とサブタスクの期日についてより多くの洞察を得るのに役立ちます。

チームのコラボレーションを改善する

カンバンカードには、チームメンバーが全員の作業内容を理解するのに役立つ重要な情報が含まれています。さらに、デジタルかんばんカードを使用すると、管理者はタスクを割り当て、コメントを残し、ファイルを共有できます。これらの機能やその他の機能は、チームとの共同作業の雰囲気を構築するのに役立ちます。

進行中の作業を制限する

仕掛品制限または WIP 制限は、かんばんシステムの重要な部分です。「WIP 制限」という用語は複雑に聞こえるかもしれませんが、列に同時に配置できるかんばんカードの最大数を定義することで、チームの進行中の作業を制限できることを意味します。

たとえば、特定の列に 2 つのかんばんカードの WIP 制限を設定すると、チームは次の作業項目に移動する前に、これら 2 つのタスクのみに集中することが保証されます。これにより、チームの効率が向上し、ボトルネックを回避できます。

これらは ProjectManager でできることのほんの一部です。当社のカンバンボードには、ガントチャート、タスクリスト、プロジェクトカレンダーなどの他のプロジェクトビューで使用できる高度なプロジェクト管理機能があります。かんばんビューを使用すると、チームのニーズに合わせてボード、列、およびカードをカスタマイズできます。

かんばんカードのテンプレート

建設、マーケティング、製造、製品開発など、さまざまな業界向けに多数のプロジェクト管理テンプレートを提供しています。かんばんカードがプロセスの合理化にどのように役立つかを示す 3 つのサンプルを次に示します。

マーケティングキャンペーンテンプレート
アジャイルスプリントテンプレート
製品発売テンプレート

かんばんカードに関する 5 つのヒント

かんばんカードはタスクですが、ワークフロー内のある列から次の列に移動するときに進行状況を追跡する手段です。これにより、そのタスクの制作の透明性が高まります。このプロセスをマスターするために、カンバンカードを最大限に活用するための 5 つのヒントを次に示します。

1.重要なデータ

かんばんカードには、タスクを完了するために必要な重要なデータを入力する必要があります。これには、チームの誰が作業の責任者であるか、その作業の簡単な説明、期日、およびタスクにリンクされた依存関係があるかどうかが含まれます。方向性と明確性を高めるために、サポートドキュメントと画像がカードに添付されています。

2. シンプルに保つ

かんばんカードのポイントは、今やらなければならないことに集中し続けることです。かんばんカードの使用を開始するときは、単純なものから始めてください。後でいつでも増やすことができます。かんばんカードは、to do、doing、done の 3 つの反復を経ます。もちろん、それ以上のことができますが、最初は基本に固執するのが最善です。慣れてきたら、かんばんの機能を拡張してください。

3. ポリシーの設定

かんばんカードの使用を開始する前に、方法論に関する明確なポリシーを設定します。チームの全員がかんばんカードの機能を理解すれば、プロセスはより成功するでしょう。たとえば、いつカードを操作できるか、ある列から次の列に何を移動できるかなどです。これらは、アジャイルワークフローを円滑に進めるために設定する重要な境界です。

4. フィードバックループ

かんばんカードは石で書かれていません。プロジェクトの変更に伴い、かんばんカードとボードも変更する必要があります。ワークフローには常に改善の余地があり、かんばんはそれに対応するために存在します。かんばんを定期的に見て、改善できるかどうかを確認してください。

5. やっているコラムを散らかさない

仕事のプロセスを妨げるボトルネックは避けたいものです。進行中の作業 (WIP) 列を制限するというアイデアは、そのキューがあまりにも多くのかんばんカードを取得し、それらのカードの多くが取り消されたままになる可能性を防ぎます。カードを未完成の状態にしたり、物事をすばやく終わらせるためにマルチタスクを開始したりすることは望ましくありません。優先カードに取り組むだけです。

ProjectManager とかんばんカード

これが基本ですが、かんばんボードは、より大きなプロジェクト管理ソフトウェアツールに組み込まれるにつれて、指数関数的に発展してきました。 ProjectManager は、利用可能な最も動的なかんばん機能のいくつかを使用してプロジェクトを整理する直感的なオンラインソフトウェアです。

カスタマイズ可能な体験

かんばんボードの中には、石で書かれたものもあるかもしれません。それらは、作業方法に対してオープンではありません。 ProjectManager にはカスタマイズ可能なかんばん列があるため、プロジェクトに適した名前を付けることができます。プロジェクトに必要な数だけ作成します。

チームは、使いやすく柔軟なかんばんを求めています。カードをある列から次の列にドラッグアンドドロップして、進行状況を簡単に更新できます。しかし、これらのカードは単なるタスクではありません。

ProjectManager のかんばんカードは非常に動的です。たとえば、自分に割り当てられたカードに To Do リストを追加して、独自のワークフローを管理できます。各カードにタグを付け、優先順位を付けて並べ替えを簡単にすることができます。さらに、プロジェクトマネージャーは、必要な数の関連ドキュメントや画像をカードに添付できます。

コラボレーション機能

カードをフォーマットして割り当てたら、そのままにしておく必要はありません。 ProjectManager には、チームの共同作業を容易にするカードがあります。

チームは、コメントしたり、他のプロジェクトメンバーにタグを付けたり、ファイルを添付したりできます。これらはすべてタスクに添付されているため、必要なものを見つけるために大量のメールを移動する必要はありません。

プロジェクトを割り当てて追跡するとき、マネージャーはさまざまな優先順位を持っています。 ProjectManager を使用すると、かんばんカードからタスクを割り当てることができます。チームメンバーは割り当てられると通知されるため、全員が同じページにいます。

制御を強化するための複数のプロジェクトビュー

ただし、プロジェクトで行うすべてのことをかんばんボードに依存できるわけではありません。そのため、ProjectManager には複数のプロジェクトビューがあります。チームはかんばんビューの視覚的なワークフローを好むかもしれませんが、マネージャーは依存関係をリンクできるように、ガントチャートのタイムラインに配置されたタスクを見たいと思うかもしれません。タスクリストとカレンダービューもあります。

実用的なレポート

プロジェクトを追跡するためのデータを持つことは重要です。プロジェクトの進行状況を確認するために別のソフトウェアに切り替える必要はありません。 ProjectManager は、すべてを 1 つの屋根の下に持っています。ステータスの更新は即座にソフトウェアに反映されるため、ワンクリックのレポートでタスクの進捗状況がわかります。正しい選択をするために必要なデータを提供します。

利害関係者も、プロジェクトがどのように進んでいるかを知りたがっていますが、あなたが彼らと一緒に雑草に巻き込まれることを望んでいません. ProjectManager には、タスクの進捗状況を含むハイレベルビューのリアルタイムダッシュボードがあり、利害関係者が最新情報を把握できます。

ProjectManager のダッシュボードビュー。プロジェクトに関する 6 つの重要な指標が表示されます。

かんばんはメーカーだけのものではありません。また、アジャイル環境で作業するスクラムチーム、マーケティングチーム、人事チーム、およびプロジェクト管理に携わるすべての人に好まれるツールでもあります。かんばんカードを使用すると、プロジェクトは確実に勝利を収めることができます。

ProjectManager には、プロジェクトへの可視性を提供し、チームが自律性を持ってより生産的に連携できるようにする堅牢なかんばんツールがあります。そのオンラインソフトウェアは、プロジェクトマネージャーとチームに可能な限り最新のデータを提供します。これは、より多くの情報に基づいた意思決定を意味します。かんばんは 4 つのプロジェクトビューの 1 つに過ぎず、そのすべてがソフトウェアに完全に統合されているため、全員が同じページにいることができます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、ProjectManager のかんばんツールを今すぐお試しください。