日常のタスクを処理するための10のエージェンシーワークフロー自動化

代理店を運営することは、圧倒される可能性があります。

複数のチームとプロジェクトを管理する必要があります。 あなたは多くの異なるクライアントと仕事をしています。 すべてを整理しておく必要がありますが、それでもドアから新しいビジネスをもたらす必要があります。

日常のタスクは多くの時間を消費する可能性があります。 しかし、私があなたに彼らがそうする必要がなかったと言ったらどうしますか？

この投稿には、その時間の一部を返すように設計された、すぐに使用できる10のエージェンシーワークフロー自動化が含まれています。 これらの自動化により、次のことが可能になります。

• オンボードとオフボードの仕事の割り当て（面倒を除く）
• 満足を確保するために、プロジェクト管理とフォローアップを常に把握してください
• 連絡先を目標到達プロセスに持ち込み、それに応じて育成します

10のエージェンシーワークフローの自動化は次のとおりです。

1. リードマグネットの配信と取引の作成
2. 事前割り当てフロー
3. 課題終了レビュー–お問い合わせ
4. 割り当て終了レビュー–会社
5. 連絡先の可用性を自動化する
6. プロジェクト更新のリマインダーフロー
7. プロジェクト完了チェックイン
8. 取引の所有者を均等に割り当てる
9. コンサルテーションコールの設定–統合
10. スコアリングベースのFacebookオーディエンスフロー

1.リードマグネットの配信と取引の作成

電子書籍やホワイトペーパーなど、関係者にとって価値のあるものを提供していて、関心のあるリードの追跡をすぐに開始したいと考えています。
この自動化の手順は次のとおりです。

1. 連絡先がフォームを送信すると、約束したリードマグネットになります
2. バックエンドで、CRMに保存する取引を作成します
3. 新しい取引の所有者は通知を受け取り、ファーストタッチタスクが作成されます。

人々があなたのサイトにリードマグネットを提出するとき、彼らは彼らが興味を持っていることについてあなたに少し話します。あなたのチームメンバーがフォローアップするとき、彼らはすでに一緒に働くためのいくつかの情報を持っています-そしてあなたが行く必要がないとき寒い時期には、より多くの取引を成立させることができます。

2.事前割り当てフロー

作業が時間どおりに行われるようにするにはどうすればよいですか？ それに応じて準備することによって。

この自動化ワークフローは、一連の電子メールを独立した請負業者に送信するように設計されており、今後の割り当てを完了するために必要なすべての詳細を提供します。

（注：社内のチームメンバーにも使用できるように自動化を簡単に調整できます）

この自動化の仕組みは次のとおりです。

1. 「割り当ての可用性」のカスタムフィールドを作成しました。これは、チームメンバーが新しい割り当てを自由に受け入れることができるかどうかを示します。
2. そのフィールドは「割り当て中」に変更できます。これは、チームメンバーが何かに取り組んでいることを示します（そしてこの自動化をトリガーします）
3. 2番目のカスタムフィールドには、割り当ての開始日があります
   自動化により、割り当ての2週間前、1週間前、および前日にリマインダーメールが送信されます
4. 割り当てが開始される日、自動化により、会社の作業ガイドラインと割り当て情報が記載された電子メールが送信されます

基本テンプレートとパーソナライズタグを使用すると、連絡先に特定の情報を取り込みながら、プロ並みの電子メールを作成するのに最適な方法になります。

3.割り当て終了レビュー–連絡先

この自動化は、プロジェクトをまとめ、チームメンバーや請負業者からフィードバックを収集するように設計されています。

この自動化の仕組みは次のとおりです。

1. カスタムフィールドは、割り当ての終了日を保持します
2. 割り当てが終了する1週間前に、自動化により、割り当てをオフボーディングするためのすべての情報が記載された電子メールが送信されます
3. 割り当てが終了した翌日、連絡先にフィードバックフォームへのリンクが記載されたメールが届きます

連絡先が割り当てに費やした時間について最も価値があると思われるフィードバックを収集するように、フィードバックフォームを設計することをお勧めします。

この情報を収集することで、プロジェクト中に連絡先が抱えていた問題や懸念を知ることができます。

フォームが送信された後、IF/ELSEアクションは連絡先がフォームを送信したかどうかを確認します。 そうでない場合は、フォームが送信されるまで数日ごとにリマインダーが届きます。 フォームを送信すると、自動化を終了します。

4.割り当て終了レビュー–会社

クライアントと請負業者の両方にフォローアップするようにしてください。 この自動化は上記のものと似ていますが、連絡先の代わりに通知手順を使用して会社に電子メールを送信します。

1. カスタムフィールドは、割り当ての終了日を保持します
2. 別のカスタムフィールドには、連絡先が勤務している会社の電子メールが保持されます
3. 割り当てが終了する1週間前に、自動化により、会社で働いている連絡先をオフボーディングするためのすべての情報が記載された電子メールが送信されます
4. 割り当てが終了した翌日、会社はフィードバックフォームへのリンクが記載されたメールを受け取ります

会社の観点から、連絡先が会社で働いている時間について最も価値があると思うフィードバックを収集するようにフォームを設計する必要があります。 これにより、会社が抱える懸念に対処できます。

IF / ELSEアクションは、会社が数日後にフォームを送信したかどうかを確認します。 そうでない場合は、フォームが送信されるまで数日ごとにリマインダーが送信されるサイクルに入ります。 フォームを送信すると、自動化を終了します。

会社のポイントパーソンの電子メールアドレスをカスタムフィールドに保存すると、通知ステップでパーソナライズタグを自動的に入力できます。

5.連絡先の可用性を自動化する

請負業者または従業員が割り当てを終えたら、（指を離さずに）新しい作業に利用できるように戻します。

1. 「割り当ての可用性」のカスタムフィールドを使用します（以前の自動化から）
2. そのフィールドは「割り当て中」に変更できます。これは、チームメンバーが何かに取り組んでいることを示します（そしてこの自動化をトリガーします）
3. 連絡先は、その日が割り当て終了日と同じ日になるまで待機ステップでキャプチャされます。これは、カスタムフィールドに保存する日付です。
4. 次に、連絡先は[連絡先の更新]ステップに移動し、[割り当ての可用性]フィールドが[利用可能]に設定されます。

これにより、誰がプロジェクトに参加できるか（そして誰がすでにプロジェクトの途中にいるのか）を常に知ることができます。

6.プロジェクト更新リマインダーフロー

チームがプロジェクトに集中していると、会社やクライアントとのコミュニケーションを忘れがちです。 この自動化により、プロジェクトのステータスを共有するための自動リマインダーが送信されます（また、相互にチェックインするようにリマインダーが送信されます）。

1. プロジェクトが割り当てられ、パイプラインを介してプロジェクトを移動するための取引が作成されます
2. 取引の所有者には、更新のために定期的なリマインダーが送信され、応答で何が期待されるかを知らせるメッセージが送信されます
3. 2週間後、取引の所有者はリマインダーメールを受け取ります。取引が完了（勝ち負け）とマークされるまで、2週間ごとにリマインダーを受け取り続けます。

7.プロジェクト完了チェックイン

プロジェクトが完了としてマークされたら、クライアントにフォローアップして、クライアントが良い経験をしたことを確認します。

1. マークされた取引が勝った場合、クライアントは3日後にメールを受け取ります（彼らが満足したかどうかを確認するため）
2. キャンペーンでは2つのリンクを作成する必要があります（1つは「満足」用、もう1つは「不満」用）。
3. 「満足」リンクをクリックすると、クライアントは自動化を終了します。
4. 彼らが「不満」リンクをクリックすると、クライアントは彼らの不満についてのより多くのフィードバックを集めるために電子メールを受け取ります。 取引が再開され、取引の所有者は、プロジェクトにまだ取り組む必要があることを知らせるメールを受け取ります。
5. クライアントがどちらのリンクも1週間クリックしない場合、自動化を終了します

8.ディールオーナーを均等に割り当てる

リードがチーム全体に均等に分散していることを確認してください。 この自動化により、取引の所有者が退職したり追加されたりした場合でも、リードが均等に分散されます。

1. 取引がパイプラインに入ると、リードは一連の分割アクションを実行し、8つの経路に均等に送信します。
2. 5つの経路の最後には、取引の所有者を変更する取引所有者の更新ステップがあります。
3. 3つのパスウェイの最後には、分割されたパスの先頭に戻るGo-Toアクションがあります。これにより、パスウェイを送信して取引所有者に割り当てることができます。

これにより、会社のディールオーナーの数に関係なく、リードをディールオーナーに均等に分配できます。

取引所有者の数に基づいて、「取引所有者の更新」またはアクションに進む手順を追加または削除できます。 取引所有者が8人を超える場合は、分割アクションをさらに追加することもできます。

9.コンサルテーションコールの設定–統合

CalendlyやAcuityなどのサービスを使用している場合、この自動化はあなたのために行われます。

1. 連絡先は、詳細情報または相談を要求するフォームを送信します
2. 連絡先は、スケジュール統合へのリンクを含むキャンペーンを取得して、通話をスケジュールできるようにします。
3. IF / ELSEアクションは、コールが設定されているかどうかを確認します
4. 連絡先が統合を設定していない場合は、スケジューリングソフトウェアプロバイダーへのリンクが記載されたリマインダーメールが送信されます。

Zapierのようなサービスを使用すると、ActiveCampaignとスケジューリングソフトウェア間の双方向通信が可能になります。

10.スコアリングベースのFacebookオーディエンスフロー

連絡先のアクションによって、Facebookマーケティングのどこにいるかを判断できます。 あなたがそれをするのを助けるためにエンゲージメントまたは望ましい行動を測定するスコアを使用してください。

1. 取引が作成され、連絡先が最初のFacebookカスタムオーディエンスに追加されます
2. 連絡先のスコアが上がるにつれて、より焦点を絞ったカスタムオーディエンスに追加し、前のオーディエンスから削除します

スコアを自由に調整し、必要に応じてオーディエンスを追加してください。

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Aaron Brooks（Venture Harbour）が、ActiveCampaignが代理店向けの最高のホワイトラベルEメールマーケティングツールとして選ばれる理由について説明します。