プロジェクトチームの編成方法

プロジェクトは、規模や範囲に関係なく複雑です。 そうでない場合は、To Do リストのタスクにすぎない可能性があります。 幸いなことに、プロジェクトの計画はチームの取り組みです。どのプロジェクトにも、成果物を実現するために協力するプロジェクト チームがあります。

これらのチームはどのように集まっていますか? 単独ではありません！ プロジェクト チームを編成する方法は数多くあり、考慮すべき要素も数多くあります。

プロジェクトチームとは？

プロジェクトチームは、共通の目標に向かって協力している個人で構成されています。 これには、エグゼクティブ、プロジェクト マネージャー、さまざまな部門のチーム リーダー、およびチーム メンバーが含まれます。 このチームがどのように機能するかは、さまざまなプロジェクト組織構造の形をとることができる組織の方法によって異なります。

典型的なプロジェクト チーム構造では、プロジェクトはプロジェクト マネージャーによって率いられますが、プロジェクト マネージャーの直属の幹部が率いることもできます。 このタイプのチームの主な特徴は、全員がプロジェクト マネージャーまたは指揮系統の最上位にいる別の人物に報告することです。

プロジェクト マネージャーは、多くの場合、プロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクト、チーム、および関連するすべてのタスクを管理します。 理想的には、プロジェクト管理ソフトウェアは、チームのコラボレーションと計画を可能にし、ProjectManager のようにチームを最高の状態に保つことができます。

プロジェクトチームの構成は?

プロジェクト チーム構造は、プロジェクト全体を完全に管理する 1 人のプロジェクト マネージャーがプロジェクトを率いるプロジェクト組織構造の一種です。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの計画とスケジュールを作成し、チームを編成し、タスクと責任を割り当て、プロジェクトのあらゆる段階を監督します。 このような理由から、チームの構造は個々のプロジェクトの要求によって動かされるため、このタイプの構造を「投影型」と特徴付けます。

食物連鎖を想像してください。 プロジェクトマネージャーがトップで、さまざまなチームメンバーがさまざまなレベルを構成しています。 「フード チェーン」の第 2 層は、それぞれが独自の焦点 (マーケティング責任者、製品責任者、販売責任者など) を持つ一握りのリーダーによって主導されます。

各リーダーの下にある次の層は、チーム メンバーのグループで構成されます。 たとえば、マーケティング リーダーの下層は、コンテンツ ライター、編集者、メール マネージャーなどで構成されている場合があります。これらのチーム メンバーはそれぞれのリーダーに報告し、リーダーは最上部のプロジェクト マネージャーに報告します。

すべてのチーム メンバーを管理するのは少し大変かもしれませんが、そうである必要はありません。 今日、ほとんどのプロジェクト マネージャーは、ProjectManager などのプロジェクト計画ソフトウェアを使用して、チームを管理し、ワークフローを自動化し、チーム メンバーとリアルタイムで共同作業しています。

プロジェクトチームの編成方法

プロジェクト チームを編成することは、プロジェクトの組織構造を具体化することであると同時に、チーム メンバーを選択することでもあります。 選択した組織構造に関係なく、これには規則と手順の設定、期待の定義、およびコミュニケーションの確立が伴います。 これらがプロジェクトの開始前に明確に定義されていないと、後でトラブルが発生することは避けられません。

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プロジェクト チームを作成するための 3 つの重要なステップ

前述したように、プロジェクト チームの編成は、プロジェクトと組織構造によって異なります。 それを念頭に置いて、チームを編成する際に焦点を当てるべきいくつかの普遍的に役立つ詳細を以下に示します.

1. 部門間のニーズを考慮する:多くのプロジェクトでは、成果物を達成するために複数の部門が協力する必要があります。 プロジェクト チーム構造内で、関連する各部門は、部門内の個人のチームを管理するリーダーが率いる必要があります。 したがって、チーム編成の核心に入る前に、どの部門を関与させ、誰がそれらを率いるのかを決定します。
2. コミュニケーションの実践を作成する:プロジェクト チームの構造には非常に多くの層の個人が関与するため、コミュニケーションを円滑に保つことが非常に重要です。 そうしないと、チームは複数の独立した部門が異なる目標に向かって取り組んでいるように感じ始めます。 これを防ぐ最善の方法は、会議の頻度を設定し、ステータス レポートを要求し、部門間の共同作業の時間をスケジュールし、その他のアイデアをいくつでも用意することです。
3. 期待を明確に定義する:コミュニケーションを成功に導き、プロジェクト全体をスムーズに進行させる最善の方法は、期待を明確に定義することです。 最も成功したプロジェクトは、基本ルールを定め、最初から期待を定義するプロジェクト マネージャーによって導かれます。 これらのルールには、明確な境界、何か問題が発生した場合の措置なども含まれます。 これらのことを書面に残し、チーム全体が参照できる場所にドキュメントを保管することをお勧めします。

割り当てのチーム メンバーのスキルをマップする方法

プロジェクト チーム構造の基礎を築き、チームを編成したので、割り当てを開始します。 しかし、そうする前に、誰が特定の任務を遂行するのに最適なスキルを持っているかを評価することは非常に有利です. 誰もが長所と短所を持っており、チーム メンバーの長所を活かすことで、結果を大幅に改善できます。

どのチーム メンバーが割り当てに最も適しているかを知るために、プロジェクト マネージャーまたはチーム リーダーは全員の経験と専門性を評価する必要があります。 これは、スキル マトリックスを作成することによって行われます。

スキルマトリックスとは？

スキル マトリックスは、各チーム メンバーのスキル、経験、および関心レベルを数値化して説明するために使用されるテーブルです。 プロジェクト マネージャーやチーム リーダーは、まず特定の割り当てに対するチーム メンバーの関心を評価する必要があります。 次に、この関心が彼らのスキルと比較されます。 次に、この比較が、すべてのチーム メンバーのスキルと興味を比較するテーブルに追加されます。

正確なマトリックスを作成するには、個人を「スコアリング」するスケールを作成する必要があります。 これらのスコアがすべて 1 つの表に表示されると、プロジェクトに最適な客観的な決定を下すのがより簡単になります。 また、個人の興味と経験に注目する絶好の機会でもあり、将来的にはより多くの機会を提供することもできます。

プロジェクトチーム構造の利点

プロジェクト チームがトップダウン方式で構成されている場合、質問をするか、承認を得るか、結果を提示するか、その他のことであれ、誰もが誰に報告するかを正確に把握しています。 どのチームメンバーと協力するかについて混乱はありません。

プロジェクト チーム構造のもう 1 つの利点は、プロジェクトのニーズによって完全に推進されることです。 プロジェクトが異なれば、要求も異なります。 このタイプの組織構造は、これらの要求に合わせてカスタマイズされています。 とはいえ、プロジェクト チームの構造が常に正しい選択であるとは言えません。 注意すべき潜在的な落とし穴があります。

プロジェクトチーム構造の落とし穴

上記では、特定のプロジェクトのニーズによってプロジェクト チームの構造がどのように決定されるかについて説明しました。 これは素晴らしいことですが、無駄になる可能性もあります。 どのように？ 新しいプロジェクトが始まるたびに、以前のプロジェクトの構造を再利用するのではなく、新しいプロジェクト チーム構造を作成する必要があります。

注意すべきもう 1 つの落とし穴は、チーム全体がバラバラになる可能性です。 プロジェクト マネージャーが注意を怠ると、リーダー間のコミュニケーションが崩壊する可能性があります。 これが発生すると、コラボレーションがギシギシと停止し、チーム メンバーがお互いに足を踏み入れるようになります。

チームのコラボレーションを改善する方法

チームのコラボレーションを改善することは、言うは易く行うは難しであり、完璧なコラボレーションが自然に起こると思い込むのは大きな間違いです。 チームのコラボレーションの成功は、思慮深い戦略と課題への適応の集大成です。 どこから始めればよいか迷っている場合は、次の 3 つのヒントを検討してください。

• 適切なタイプのプロジェクト組織構造を選択する:プロジェクト チーム構造の内部構造と利点について説明してきましたが、それがすべてのチームやプロジェクトに適しているというわけではありません。 実際、コラボレーションが大きな問題になる場合は、一歩下がってリストラを検討する時期かもしれません。 常に完璧に機能する「黄金の」組織構造などありません。
• コミュニケーション計画を作成する:コラボレーションを改善するための最初のステップの 1 つは、全員が同じ認識を持つようにすることです。 プロジェクトチーム構造内では、これは、異なるチームがすべて作業するための同じ情報を持ち、質問をしたり、アイデアを表現したりするために互いに通信する方法を正確に知っていることを確認することを意味します。これが事実であり、プロジェクトが構成されている場合さまざまなチームやチーム リーダーがいる場合、コミュニケーションの計画により、全員が協力する方法を正確に知ることができます。
• スマートなチーム管理ソリューションを選択してください:チームは日々成長していますが、それは私たち全員が同じオフィスに行くという意味ではありません。 チーム管理ツールは、さまざまな部門やさまざまなタイム ゾーンの個人で構成される現代のチームに力を与えるために作成されました。 この進化により、コラボレーションとコミュニケーションをこれまで以上に容易にするテクノロジーが必要になっています。 チーム管理ツールは、全員が共同作業を行い、他の人が取り組んでいることを確認できるデジタル スペースを作成します。

ProjectManager はあなたのプロジェクト チームをより良くします

ProjectManager は、最もスマートなチーム管理ソリューションを提供し、チームの全員を結びつけ、コラボレーションを改善し、混乱を減らします。 当社のプロジェクト管理ソフトウェアのあらゆる側面は、プロジェクト チームを念頭に置いて構築されており、タスク、ガント チャートなど、必要なものすべてについて簡単にコラボレーションできるようにしています。

質問するのに適切な人を知る必要がありますか? チーム ページを使用して、チームの全員が何に取り組んでいるか、誰が答えを持っているかを確認します。 また、プロジェクトのために新しいチームを編成するときは、名簿または個人を部門に分類したり、特定のスキルで個人をフィルタリングしたりします。

「ドリーム チーム」を構築したら、長くて厄介なメール チェーンではなく、コメントやタグを介してコミュニケーションを取ります。 コメントでメンションされると、通知とメールが届くので、質問や更新を見逃すことはありません。

ProjectManager は、オフィス内または分散したチームに最適なツールです。 計画からプロジェクト チームの編成、実行、監視、レポートまで、プロジェクトを実行できる機能があります。 ProjectManager を無料でお試しいただくことで、仮想チームの管理とサポートに当社のソフトウェアがどのように役立つかをご自分の目でお確かめください。