監査証跡とは何ですか & 監査証跡を実施する方法

自分の行動を追跡することは、適切に実行するために不可欠です。 自分がどこにいるのかを明確に把握しなければ、あるべき場所への明確な道筋は決して見えません。 プロジェクト管理に関しては、監査証跡はプロジェクトを予定どおりに予算内で提供する方法です。

監査証跡は、プロジェクト管理だけでなく、多くの業界に役立ちます。 取引、作業プロセス、会計、および取引を伴うすべてのビジネスは、監査証跡とは何か、さまざまな種類の監査証跡、およびその方法を知ることで利益を得ることができます。

監査証跡とは

監査証跡は、金融取引、作業イベント、製品開発フェーズ、または財務元帳エントリの詳細をキャプチャします。 この情報には、収集された日付と時刻がスタンプされ、コンテキストでより適切に評価されます。

さまざまな業界で使用されていますが、すべての監査ログは同じ目的を共有しています。つまり、一連のイベントまたはアクションを時系列で追跡します。 それは、金融における仲介取引、医療における医療記録、プロジェクト管理におけるプロセス文書などです。

プロジェクト管理で監査証跡を使用すると、同様のプロジェクトを計画するときに調査としてアクセスできるプロジェクトの履歴記録が提供されます。 監査証跡は手動で収集することもできますが、プロセスが電子記録で自動的に行われることが一般的になっています。

履歴記録だけでなく、監査証跡はコンプライアンスと運用の完全性の証拠を示すことができます。 実際、監査用の情報を提供するだけでなく、財務記録、通信トランザクションなどを保持するなど、多くの目的に役立ちます。 名前が示すように、監査証跡は、情報に関連付けられた日付、時刻、およびユーザー情報を含むデータ証跡を提供します。

プロジェクト管理ソフトウェアは、監査証跡の生成、追跡、アーカイブに役立ちます。 ProjectManager は、リアルタイムで監査証跡をキャプチャし、簡単にアクセスできるハブにアーカイブするための無制限のファイル ストレージを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 ワンクリックのレポート機能を使用して、時間、タスク、ワークロードなどに関する監査を生成します。 すべてのレポートをフィルタリングして、特定のデータに焦点を当てることができ、後で参照できるように簡単に共有および保存できます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

監査証跡の利点

レコードを追跡および管理し、監査証跡を使用してこれらのレコードを元の場所まで追跡する機能は、いくつかの理由で役立ちます。 1 つは、ユーザーの説明責任が増えることです。 ユーザーの行動は自動的に記録され、追跡できるため、適切な使用が促進され、ウイルスによる感染を防ぐことができます。

何かの調査が行われた場合、監査証跡は、いつ、誰が、どのようなイベントを行ったかを確認する方法を提供します。 監査証跡は、プロセスを可視化し、将来のハッキング、システム障害、およびその他のデータ破損を回避するために使用できます。

同時に、不審な動作や不正アクセスをすばやくキャッチできます。 これにより、知的財産、個人情報、財務記録などを保護できます。 また、リアルタイムで監視することで、システム障害や操作上のエラーが発生したり、疑わしいアクティビティが頼りなく発生したりする前に、他の問題を見つけて問題に迅速に対処することができます。

監査証跡の種類

さまざまな業界で監査証跡が見られることは事実ですが、監査証跡の種類はそれほど多様ではありません。 監査証跡には主に 3 つのタイプがあり、それぞれが異なる業界で使用され、異なる目的に使用されます。 ただし、監査証跡の範囲を理解するには、外部監査、内部監査、および内国歳入庁 (IRS) 監査の違いを理解することが重要です。

外部監査

外部監査は、独立した機関 (通常は公認会計士 (CPA)) によって実行されます。公認会計士は、会社の財務状況を公平かつ明確に把握するために組織に雇われます。 これは、あなたのビジネスの財務状況について部外者の見解を提供し、あなた自身の内部調査結果を確認するのに役立ちます.

内部監査

内部監査は社内で行われます。 内部監査には、コンプライアンス、運用、財務、情報技術の監査など、いくつかの異なる種類があります。 さまざまな部門を監査し、プロセス、プロトコル、および管理タスクが正しく行われていることを確認するには、従業員のトレーニングが必要です。

IRS監査

これは、組織と個人の両方に対して行うことができるため、ほとんどの人がよく知っている (そして恐れている) 監査です。 IRS は通常、公正な税金を払っていない疑いがある企業や個人を対象に監査を行います。 IRS は、財務書類と税務書類に記録された金額との間に実際に不一致があるかどうかを確認するために監査を行っています。

監査証跡の作成方法: 何を含めるか

プロジェクト管理では、プロジェクト、作業計画、およびタスクに対するすべての変更を記録することが不可欠です。 監査の種類や監査を実施するビジネスの種類に関係なく、含める必要がある特定の項目があります。

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どのようなイベントが発生したか、その人物が誰であるか、またはどのようなシステムがそれらを引き起こしたかを示すために必要なものをすべて含めることが重要です。 これらのレコードは、それに関連付けられたユーザー ID で何が起こったか、イベントを作成したプログラムまたはコマンド、およびその結果を示しています。

これらの各アイテムには、発生した日付と時刻がスタンプされている必要があります。 基本的に、監査証跡は、各ユーザーによって実行されたアクションと実行されたコマンド、およびこれらのアクションの日時とともにアクセスされたファイルとリソースで構成されます。

監査証跡の例

監査証跡は、非常に単純な場合も複雑な場合もあります。 監査証跡は、アイテムの購入に対するレシートと同じくらい簡単です。 領収書には、取引日、価格、購入場所、取引に関与した人物が記載されます。

もう 1 つの例は、企業がオフィス機器を購入する場合です。 まず、その購入を承認するための注文書を作成する必要があります。 機器が販売されているところはどこでも、購入したアイテムの販売日、金額、説明の詳細を記載した請求書を提供します。 これが監査証跡です。

監査証跡をどのように維持しますか?

監査証跡を維持するには、進行中の入力やデータ管理作業など、データを収集する必要があります。 これは、新しいポリシーやワークフローを作成する場合でも、既存のワークフローを適応させる場合でも同じです。

すべての入力とアクションは管理および記録されるため、後で参照できるように簡単にアクセスできます。 これらのワークフローの監査証跡の作成には、フォームを追跡するためのドキュメント ハブのメンテナンスが含まれます。 監査ファイルは、記録が存続する限り維持する必要があります。

監査証跡が必要な業界

前述のように、監査証跡は多くの業界で必要とされています。 確かに、コンプライアンスと安全性を維持する必要がある組織には、監査証跡が必要になります。 電子記録には、セキュリティ違反から防御し、コンプライアンス レポートを維持するために、特に監査証跡が必要です。 これは、外部監査と内部監査の両方に当てはまります。

政府機関や大学などの組織は機密データを扱い、そのような情報を扱う他の業界では監査証跡が必要になります。 財務、経理、請求部門、製造設計管理、ヘルスケアの記録や取引を追跡するために必要です。

また、臨床研究データ、コンテンツ管理、学生の記録、電子商取引、法律および研究調査、医療記録、さらには投票および投票記録の監査証跡が必要になることもあります。 監査証跡は、政府から教育機関、または安全な記録を管理するあらゆる組織に至るまで、あらゆる分野で見つけることができます。

ProjectManager は監査証跡に役立ちます

ProjectManager は、リアルタイムのレポートを生成し、発生した作業を追跡して、問題が発生する前に問題を見つけて解決できる作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のソフトウェアを使用して、プロジェクトを管理するだけでなく、すべてのドキュメントと記録の中央ハブとしても使用してください。 どこにいても、いつ作業していても、いつでも利用できます。

リアルタイム ダッシュボードでパフォーマンスと進行状況を確認

当社のライブ ダッシュボードは、リアルタイム データをキャプチャし、情報を自動的に計算します。 次に、読みやすいグラフとチャートで 6 つのプロジェクト メトリックの結果を表示します。 時間、コストなどの観点から、プロジェクトの進捗状況を確認できます。 他の劣悪なツールとは異なり、セットアップは必要ありません。 それが起こるようにあなたの仕事を監査してください。

自動化されたワークフローでプロセスを制御

自動化されたワークフローを設定して、品質を確保し、プロセスのすべてのステップを記録しながら、より重要な問題に取り組む時間をチームに与えます。 タグや担当者の変更などのアクションを実行するために作成するトリガーの数を決定します。 タスクの承認設定により、承認されたチーム メンバーが承認するまでステータスが変更されないようにします。 ProjectManager を使用すると、自動化された監査証跡を設定できます。

当社のツールには無制限のファイル ストレージがあるため、すべての重要なドキュメントと記録を 1 か所に保管して、いつでもどこでもアクセスできます。 グローバル検索を使用して、探しているものをすばやく簡単に見つけることができます。 コンピューターに隠された古いメールやファイルをくまなく調べる必要はもうありません。すべてが手元にあります。

ProjectManager は、記録の作成、整理、追跡を支援する、受賞歴のある作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のコラボレーション プラットフォームは、いつでもどこでもチームを結び付けながら、チームの共同作業を支援します。 NASA、Siemens、Nestle で当社のソフトウェアを使用しているチームのように生産性を高めてください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。