コスト管理と経費管理を改善するための 7 つのヒント

コスト管理を理解するためには、まずそれが使用される理由を理解する必要があります:利益を増やすために経費を監視し、リスクを特定する. コスト管理と混同しないでください。コスト管理には、ビジネスのコストを節約できる独自の一連の目標があります。

コスト管理とは

コスト管理は、予算を計画および調整するためにコストを見積もるプロセスです。 正確なコスト見積もりを行うには、すべての費用を監視し、支出を管理して、変更に対応する必要があります。

リスクの予測は、コスト管理におけるもう 1 つの重要な要素です。 リスクが発生する前に正確に分析すると、変更が発生する前にプロジェクトの予算を修正できます。 これにより、予算を超える可能性が低くなります。 建設プロジェクトは特に予算をオーバーする傾向がありますが、適切なコスト管理によってこれを防ぎ、将来の予測を行うための情報を提供します。

プロジェクトのコスト管理は、支出の変化を監視および追跡することから始まります。 これらの変化はバリエーションと呼ばれ、「有利」または「不利」のいずれかになります。 これらの変動は、将来的により正確な予測を行うために使用できます。

経費管理とは

経費管理は、支出を直接変更するプロセスです。 理想的には、これらの変更はコスト管理データによって通知されます。 コスト管理は全体像と細部の両方に重点を置いていますが、経費管理では、プロジェクトを順調に進めるために支出の習慣を即座に変更します。

経費を追跡および管理するには、経費を特定し、直接経費と間接経費の 2 つのカテゴリのいずれかに分類する必要があります。

直接経費

直接経費は、プロジェクトの具体的なニーズに直接向けられます。 直接経費の最も一般的な 3 つの例は、材料費、労務費、設備費です。 これらの費用はプロジェクトに固有のものであり、具体的なものを「作成」します。 当社の無料見積もりテンプレートは、直接経費の予測と管理に役立ちます。

間接費

間接費は、バックグラウンドで常に蓄積されているコストです。 間接経費の一般的な例としては、従業員の給与、福利厚生、オフィス/施設の賃貸料などがあります。 間接費の管理は、プロジェクトの成功と失敗の分かれ目となる可能性があります。

コスト管理を改善するための 7 つのヒント

すべてのプロジェクトにはリスクがあり、多くの場合、変化を経験します。 これは、予算をオーバーする必要があるという意味ではありません。 コスト管理のベスト プラクティスは次のとおりです。プロセスを成功に導きます。

1. 重要な KPI を定義する

各タスクまたはプロセスについて、プロジェクト マネージャーは主要業績評価指標を決定する必要があります。 これらの KPI は、チームがプロジェクトを開始する前に確立する事前定義された指標であり、プロジェクト全体で進捗状況を確認するために参照されます。

2. インフレを予測する

商品やサービスのコストは、市場要因によって変動します。 これにより、費用が増加する可能性があります。 これらの価格の変更により、予算と支出の調整が必要になります。 コスト管理の観点から、リスクと差異を準備するときは、これらの変更を考慮する必要があります。

3.緊急時対応計画を作成する

プロジェクトがどんなにうまく計画されていても、何かがうまくいかない可能性はまだあります。 これらの財務リスクを予測し、不利な変動を招くことなくそれらに適応するための戦略を作成する必要があります。 これらの不測の事態をバックアップ計画と考えてください。 予想外のことを想像できるほど、最悪のシナリオに備えることができます。

4.リアルタイムで経費を追跡する

コスト管理の重要な側面は、経費を追跡して文書化することです。 これは、差異を見つけて修正する唯一の方法です。 経費をリアルタイムで追跡すると、差異を見つけて適切な変更を加えることができます。 このようにして、不利な差異であっても、プロジェクトの残りのコストを管理する方法を知ることができます。

5. 定期的にデータを収集する

一貫性はゲームの名前です。 プロジェクトが順調に進んでいるように見える場合、データ収集は優先度が低いように見えることがあります。 しかし、これが起こるのを許すと、データは歪められ、今後は役に立たなくなります。 結局のところ、コスト管理は、好ましくない差異と同様に、好ましい差異を見つけることであるべきです。

プロジェクトの規模や範囲によってデータを収集する頻度は異なりますが、毎週、隔週、毎月など、収集を行うスケジュールを設定する必要があります。

6. すべてのバリエーションを文書化する

わずかな変動であっても文書化する必要があります。 その時点では取るに足らないものに見えるかもしれませんが、後で役立つ可能性があります。 時間給の従業員がタスクを完了するために数時間の残業を必要とする場合、これは予想外の間接経費です。 このような小さなバリエーションはまぐれのように思えるかもしれませんが、将来的により正確な予算を立てるために使用できます。

7. チームとのコミュニケーション

コスト管理はワンマンショーではありません。 よりスマートな予算を作成するには、バリエーションとその原因をチーム全体に伝える必要があります。 これにより、全員が同じページにいて、挫折と成功を認識できます。 データがチーム メンバーに関連していないと誤解しないでください。 コスト管理は主にデータの収集に関するものですが、誰もそれを使用しなければ、データは役に立たなくなります。

コストと経費を管理する際に避けるべきこと

コスト管理は微妙なプロセスですが、少し簡単にする方法があります。 ここでは、最高のプロジェクト マネージャーでさえ犯しがちなコスト管理の 3 つの間違いを紹介します。 幸いなことに、何に注意すればよいかを知っていれば、これらは回避できます。

間接費の考慮を怠る

間接費は見過ごされがちです。 これらの費用はあらゆるプロジェクトの背景に潜んでいますが、コストは積み重なっていきます。 さらに、間接費を一貫して追跡していないと、家賃の値上げ、従業員の福利厚生、その他の形のインフレなどのコストに気付かないでしょう。 完璧な世界では、これらの費用は静的ですが、絶え間ない変化を考慮に入れないと、予算を簡単に超過してしまう可能性があります。

請負業者とサプライヤーの関係を過小評価する

請負業者またはサプライヤーとの良好な関係により、直接経費の管理がはるかに簡単になります。 サプライヤーと強い関係を築いている場合、サプライヤーは事前に値上げを通知してくれる可能性が高くなります。 これらの関係を健全に保つことで、必要に応じて契約の再交渉が容易になります。

有利な差異は、より多くの物資を購入したり、より多くの支援を契約したりできることを意味する場合があります。 不利な差異は、削減する必要があることを意味する場合があります。 いずれにせよ、良好な関係はプロセスを無痛にしてくれます。

自動ツールを使用しない

効果的なコスト管理の秘訣は、予算に影響を与える経費、リスク、およびその他の要因を常に把握することです。 そのためには、ツールを使用してデータを管理し、費用とリソースを追跡し、レポートを作成し、予算をリアルタイムで調整する必要があります。

これらのタスクの実行が長いプロセスの場合、データは既に変更されている可能性があり、すべてのバリエーションを文書化することはできません。 代わりに、必要なすべての情報を一度に表示し、必要な調整とレポートを作成できる自動化されたソリューションを使用してください。

ProjectManager がコスト管理にどのように役立つか

ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソリューションで、どこからでもプロジェクトのあらゆる側面を管理して作業を完了できます。 コスト管理では、最も正確な見積もりを行うために最新のデータと迅速なレポートが必要です。 外出先でこの情報にアクセスして更新できないと、コスト管理プロセスが滞ります。

資源管理

当社のリソース管理ソフトウェアを使用すると、リソースがどのように使用されているかを正確に追跡し、レポートを作成して、費用を削減するためにこれらのリソースをより効率的に使用できる場所を正確に特定できます。

リアルタイムのコスト追跡

ProjectManager を使用すると、プロジェクトの変更を反映する 1 つのリアルタイム ダッシュボードで、必要なすべての情報を表示できます。 これは、予算に悪影響を与える前にバリエーションを見つけることを意味します。

コストと経費の管理は、情報を消化して配布するための堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアを必要とするデータ駆動型のプロセスです。 ProjectManager は、スキャン可能なグラフやチャートで結果を収集、フィルタリング、共有できるリアルタイム ダッシュボードなどのツールを備えたクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 この 30 日間の無料試用版で今すぐお試しください。