より良いリソース スケジューリングのための 7 つのヒント

リソースとはプロジェクトに必要なものはすべて揃っています。 それには、人、場所、物が含まれます。

つまり、リソースは不可欠です。 それらに対処し、それらの使用を調整することは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトのゴールラインを越えるためにクリアしなければならない主要なハードルの 1 つです。

リソースは、プロジェクトのすべてのフェーズに接続されます。 彼らは、プロジェクトの計画、スケジューリング、および実行の一部です。 必要なときに必要なリソースを入手するには、適切な方法論が必要です。 あなたはこれがどこに向かっているのか知っています。 はい、リソースのスケジューリングです。

プロジェクト管理の最も重要な側面を特定するのは困難です。 すべてが不可欠だと感じます。 しかし、プロジェクトを支え、他よりも重要な柱がいくつかあることは間違いありません。 リソースのスケジューリングはその 1 つです。 リソースをより適切に管理するのに役立つヒントがいくつかあります。

リソース スケジューリングとは

先に進む前に、全員が同じページにいることを確認し、リソースのスケジュールを定義しましょう。 リソースのスケジューリングは、リソースの識別と調整であり、おそらくリソース計画の最も重要な側面です。

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リソースのスケジューリングには、必要なリソースとその空き状況に基づいて、プロジェクト内の各タスクの開始日と終了日のスケジューリングが含まれます。 リソースの可用性とチームの作業能力のバランスを取ることは、プロジェクトをスケジュールどおりに進める方法です。 リソース スケジューリングは、プロジェクト マネージャーがチームのタスクの期間を設定するためのツールを提供します。

リソースのキャパシティ、利用可能性、労力、および範囲に基づいてリソースを割り当ててスケジューリングすることにより、プロジェクトは割り当て不足および割り当て超過を回避できます。 これにより、プロジェクトを時間どおりに予算内で完了するだけでなく、士気を高め、より良い関係を築き、収益性を高め、利害関係者の満足度を高めることができます。

ProjectManager がいかに効率的にスケジューリングを行うかを確認したい場合は、この短いチュートリアル ビデオをご覧ください。

リソース スケジュールの利点

リソースのスケジューリングにより、プロジェクト、チーム、サイト、設備、およびプロジェクトに関連するその他のリソースの優れた組織が実現します。 これらすべてが、プロジェクト タスク間でリソースをインテリジェントに分配するための準備を整えます。

これには、各タスクのリソースを特定し、それらの可用性を特定し、それらのリソースを能力と照合することが含まれます。 つまり、チームの誰がタスクを実行するのに最も適しているかということです。

この情報を使用すると、プロジェクトのスケジュールを測定するためのもう 1 つのメトリックが提供されるため、リソースのスケジュール設定によって時間の見積もりも改善されます。 これは、過去のプロジェクト リソース スケジューリングやその他の同様のプロジェクトのレポートと分析に基づいて情報を提供します。

計画では、リソース スケジューリングも役立ちます。これは、キャパシティと需要を把握することで、将来の計画に役立ちます。 これをうまく行えば行うほど、チームはプロジェクトに取り組んでいるときに気分が良くなります。 これは、スマートなキャパシティ プランニングによって過剰な割り当てが防止されるためです。 彼らはプロジェクト マネージャーを信頼するようになり、従業員の定着率と生産性が向上します。

優れたリソース スケジューリングのための 7 つのヒント

1. リソース管理ソフトウェアを使用する

リソース管理ソフトウェアを使用して、リソースとプロジェクトのスケジュールを追跡します。 リソース管理ソフトウェアは、すべてのプロジェクト情報を保存して、人的資源、資材、設備の管理に役立ちます。

2. 作業分解図 (WBS) を使用する

リソースのスケジュールを開始するには、必要なリソースの数と、それらをいつ使用するかを把握する必要があります。 これには、最終的な成果物につながるすべてのタスクを収集することが含まれます。 大変な作業に思えるかもしれませんが、WBS を使用すると、手順をおろそかにすることがなくなります。 これは、最終的な成果物が上と下にあり、そこにつながるさまざまな分岐があるツリー ダイアグラムです。 リストが完成すればするほど、リソース スケジュールがより正確になります。

3.リソースの平滑化を試す

すべての手順が完了したら、さまざまな方法でリソースをスケジュールできます。 1 つの手法はリソースの平滑化です。これは、他のすべてよりも時間の制約に焦点を当てています。 ここでは、締め切りが重要です。 このプラクティスは、作業を遅らせることを意味する場合でも、物事を時間どおりに実行する必要がある場合に最適です。 スケジュールの柔軟性がいくらか失われますが、スケジューリングがより効率的で費用対効果が高くなる傾向があります。

4. リソースの平準化を実践する

使用するもう 1 つのリソース最適化手法は、リソースの平準化と呼ばれます。 これは、プロジェクトを完了するのに十分なリソースが手元にある場合に使用されます。 次に、作業全体にリソースを均等に分配します。

これにより、士気が向上し、スケジュールが現実的かつ達成可能になります。 スケジュールを短くしたり緩めたりすることでそれが起こるかもしれませんし、締め切りが変わるかもしれませんが、キャパシティを追加しているわけではないので問題ありません。

5. 制約に注意する

時間、コスト、範囲の三重の制約など、どのプロジェクトにも制約があります。 これらの力はすべてリソースに作用するため、前のヒントのタスクにどのように影響するかを明確に定義できればできるほど、リソース スケジュールはよりタイトになります。

6. 必要なリソースの数を知る

繰り返しになりますが、タスク リストに戻って、各タスクに必要なリソースの数を決定します。

どのタイプのリソースですか? タスクを完了するには、それぞれ何人必要ですか? この数値は、必要な数量のように数値で表すこともできますが、時間で表すこともできます。 リソースが 1 時間または数週間必要になる場合があります。 これはすべて注意する必要があります。

7. リソースの可用性の制御

リソースの将来の可用性を制御したい。 これを行うには、所有している容量と現在のリソース使用率を知る必要があります。 これは、たとえば、特定の時間枠でチームが達成できる作業量です。

その期間中、チーム メンバーには休暇が予定されていますか? 休日はありますか？ リソースの可用性に関するデータが多いほど、リソースのスケジュールを管理できます。

8.リソースを賢く割り当てる

最後のヒントは、タスクをリストし、制約を特定し、必要なリソースの数とそれらの可用性を把握した後で、リソースを割り当てる場合に適用されます。 この時点で、コストのかかるボトルネックを回避できるリソース スケジュールを作成するために必要な情報が得られます。

したがって、慎重に割り当ててください。 リソース、需要、容量によっては、期日を変更したり、遅らせたりする必要がある場合があります。 リソース スケジュールは、プロジェクトの将来を占う上で茶葉よりも効果的です。

ProjectManager はリソースをスケジュールできます

ProjectManager には、リソース スケジュールをより適切に管理および制御するのに役立つ豊富な機能があります。 タスク リストを作成したら、スプレッドシートをソフトウェアに簡単にインポートして、新しいプロジェクトを作成できます。

これにより、ガント チャートが開き、左側にタスクが一覧表示されます。 開始日と終了日を追加してタスクの期間を作成すると、タイムラインが右側に表示されます。

ガントチャートでタスクとリソースを割り当てる

ガント チャートから直接割り当てを行うことができ、タスクの依存関係をリンクしてリソース不足を軽減できます。 割り当てを作成すると、チーム メンバーの空き状況がリアルタイムで更新されるため、どのリソースが利用可能かを常に把握できます。

リソースをチームまたは機器として分類して追跡することもできます。 これらのリソースに時給を追加することで、それらのコストも追跡できます。 タスクに時間が記録されると、それらのコストが自動的に更新されて計画と比較されるため、軌道から外れているかどうかをすぐに確認できます。

ワークロードページは、可用性とスケジュールを追跡します

可用性に関しては、ProjectManager を使用すると、稼働日、休日、予定された時間をブロックできます。 これは、タイム ゾーンや休日が異なるさまざまな国に分散したチームを管理している場合に特に役立ちます。

チームのタスクのバランスをさらに調整するために、各チーム メンバーに割り当てられている量を確認できるワークロード ページがあります。 ワークロードは色分けされているため、不均衡があるかどうかをすぐに確認できます。 ある場合は、ワークロード ページからタスクを再割り当てします。

ダッシュボードによるリアルタイム追跡

当社のソフトウェアはクラウドベースであるため、リアルタイムで更新されます。 これにより、チーム機能が特に便利になり、チームが毎日または毎週何をしているかを追跡できます。 タスクの進捗状況、誰が何に割り当てられ、各チームが何に取り組んでいるかを簡単に追跡できます。 何かを再割り当てする必要がある場合は、数回クリックするだけです。

ProjectManager は、リソースをスケジュールして予定通りに進めるクラウドベースのソフトウェアです。 リアルタイム ダッシュボードは 6 つのプロジェクト メトリクスに従って進捗を監視し、ワンクリック レポートで差異、タスクなどを詳しく調べます。 チームがタスクを完了すると自動的に更新されるタイムシートもあります。 この ProjectManager の 30 日間無料試用版で、リソースを管理し、スケジュールを守りましょう。