変更管理委員会: 役割、責任、プロセス

プロジェクトの実行段階でプロジェクト計画に変更があることは当然です。 天候からサプライ チェーン、変更要求に至るまで、すべてを考慮に入れることは不可能です。何かがあなたのスケジュールと予算に対して陰謀を企てます。 これが、プロジェクトに変更管理委員会がある理由です。

プロジェクト管理は整然としていますが、変更はそうではありません。 変更が要求された場合、変更管理委員会は、プロジェクトの計画の中断を最小限に抑えて、それらの変更がどのように管理されるかを示します。 高品質のプロジェクトを成功させるには、変更管理委員会が重要です。

変更管理委員会とは

変更管理委員会は、変更レビュー委員会と呼ばれることもあります。 これは、プロジェクトへの変更を検討するために定期的に集まるプロジェクト チームのメンバーのグループです。 この詳細な調査プロセスを通じて、変更管理委員会は変更要求の実行可能性を決定するか、それに応じて推奨事項を作成します。 変更管理委員会には、プロジェクト マネージャーに加えて、プロジェクトの関連する機能領域の代表者が含まれます。 専門家、顧客、スポンサーも含まれている可能性があります。 もちろん、プロジェクトや組織によっては、他の人が関与することもあります。

一緒に作業する多くのチームを含む大規模なプロジェクトには、通常、プロジェクト領域に固有のさまざまな変更ボードに加えて、中央の変更管理ボードがあります。 これらのチームは、問題に関する最終決定権を持つ中央変更委員会に報告します。 リモート サイトにのみ影響する小規模な変更用のサイト変更委員会もある場合があります。

変更管理委員会が変更を承認したら、その変更を管理する必要があります。 ProjectManager は、複数のプロジェクト ビューを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアで、思いどおりに作業できます。 どちらのビューを使用しても、1 つまたは複数のタグを作成し、それに応じてフィルター処理して、プロジェクトの変更を追跡できます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

変更管理委員会は何をしますか?

変更管理委員会が変更要求を確認し、詳細を確認します。 変更は、プロジェクト計画の承認時に設定されたベースライン要件とは異なります。 次に、変更管理委員会は、変更の長所と短所について議論します。そのため、チームからエンド ユーザーまで、プロジェクトのすべての側面を反映する変更管理委員会を持つことが重要です。

全員がそれぞれの観点から変更を評価することにより、変更管理委員会は、変更がプロジェクトのスケジュールと予算に与える影響に見合うだけの価値があるかどうかを判断します。 決定が下されると、プロジェクト チームとクライアントに配信されます。 ただし、変更管理委員会が常にこの件に関する最後の言葉であるとは限りません。 通常、変更管理委員会が権限を持っていますが、その決定は常に最終的で拘束力があるとは限りません。

変更管理委員会の役割と責任

変更管理委員会の役割は、プロジェクト、組織、業界によって異なります。 一般に、すべての変更管理委員会に共通する基本的な役割があります。

マネジャー

マネージャーはグループを率い、活動を調整し、変化のあらゆる側面を監督します。 つまり、変更要求に優先順位を付け、変更がプロジェクトに与える影響の評価を主導します。 変更マネージャーは、変更管理プロセスと、変更を実装するために必要な計画を文書化する責任があります。 また、変更管理委員会の会議を主導します。

承認者

タイトルが示すように、承認者または変更権限者は、変更が承認されるか拒否されるかを決定します。 これは個人である場合が多く、多くの場合マネージャーまたはエグゼクティブですが、変更管理委員会に応答を任せることもできるため、彼らは一緒に決定を下すことができます。 承認者は、マネージャーと緊密に連携して、組織やプロジェクトの変更を承認し、指示します。 ただし、小規模な組織では、承認者と変更管理者は同じ人です。

ビジネス関係者

ビジネスの利害関係者が変更管理に関与し、変更管理委員会に参加することは一般的です。 つまり、変更の影響をよりよく理解するために、さまざまな部門を参加させることができます。 たとえば、これらのチームが変更の影響を受ける場合、これらは営業部門または財務部門の代表者である可能性があります。

チームメンバー

プロジェクトに取り組んでいるチームは、多くの場合、変更管理委員会に変更を提出するチームです。 彼らは、変更が重要であると信じている理由を文書化し、プロジェクトを支援します。 彼らは変更を提案するだけでなく、変更に関連する問題を実装、監視、対応します。 これらのチームは、ソフトウェア開発者、テスター、品質保証オフィス、マーケティング チームなどです。

カスタマー サービス/テクニカル サポート/ヘルプ デスク エージェント

顧客とのやり取りを担当する人は誰でも、変更管理委員会に参加する必要があります。 彼らはビジネスの最前線に立ち、製品やサービスを実際に使用し、変化がプラスの影響を与えるかマイナスの影響を与えるかを熟知している人々に対応します。

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変更管理委員会のプロセスの開発

変化を制御することの一部は、プロセスを持つことです。 変更管理委員会は、プロジェクトまたは組織の変更管理計画の一部です。 これは、変化を捉え、調査し、受け入れるか拒否するかの 1 つの方法です。

最初のステップは、変更の必要性を特定することです。 これらの変更は、チーム、メーカー、またはその他の利害関係者からもたらされる可能性があります。 変更がどこで発生しても、それを把握してプロセスを開始することが重要です。

次に、変更管理委員会が組み立てられるか、変更要求がレビューのために委員会に提出されます。 前述のように、変更管理委員会は、プロジェクトのライフ サイクルの各段階の人々で構成され、バランスの取れた議論を促進し、変更をより大きなコンテキストに配置します。

この時点で、変更管理委員会が変更管理プロセスの結果と目的を定義します。 タイムラインが設定され、変更とドキュメントが確実に作成され、変更がプロジェクトの目標と一致するようになります。

変更管理委員会は、後手に回るのではなく、コストとスケジュールに対処する際に積極的であり、悪影響を回避する必要があります。 変更が承認されると、変更管理委員会はタイムラインを提供し、続いてテストと反復段階を行います。 彼らは引き続き会って潜在的な問題について話し合い、変更が予定どおりに行われるようにします。

CCB のベスト プラクティス

変更管理委員会の重要性は明らかです。プロジェクトの変更を管理するプロセスがなければ、プロジェクトに関連するタイムラインとコストに悪影響を与える可能性があります。 最初のベスト プラクティスについては既に説明しました。 取締役会を、すべての利害関係者、選ばれたチームメンバー、顧客、サプライヤーなどを含むプロジェクト代表者の多様な代表者にする.

プロジェクトの利害関係者の断面図を用意したら、彼らの責任を明確に定義する必要があります。 変更管理委員会が効果的であるためには、変更に迅速に対応し、十分な技術的およびビジネス的洞察力を備えた適切な規模である必要があります。

プロジェクトの憲章を作成するのと同じように、変更管理委員会で作成する必要があります。 これにより、理事会の目的、その権限の範囲、メンバーシップの基準と責任、運営手順、および意思決定プロセスを定義できます。 共有すると、取締役会が何をして何をしないかが明確になり、より効果的に行動できるようになります。 また、会う頻度と、特別な予定外の会議を促進するものにも注意する必要があります。

最も重要なことは、全員の足並みをそろえるための意思決定プロセスに同意することです。 定足数をどのように定義するか、変更管理委員会での活動を管理する規則、取締役会のマネージャーが持つ権限、および取締役会による決定がより高い権限によって承認される必要があるかどうかを決定します。

ご想像のとおり、コミュニケーションは重要であるため、利害関係者が更新されるチャネルと頻度を明確に定義する必要があります。 それらの利害関係者を更新する責任を負うメンバーが必要です。 理想的には、誰もが最新のデータで作業できるように、情報の保管場所が 1 つある必要があります。

スコープ クリープを忘れないでください。 これは、すべての変更管理メンバーの最優先事項であり、利害関係者は、プロジェクトの範囲に影響を与える変更を推進します。 これらの要求を真剣に受け止め、プロジェクトのタイムラインとコストとのバランスを取るのは、変更管理委員会の仕事です。

ProjectManager が変更とプロジェクトの管理にどのように役立つか

プロジェクトをスケジュール通りに予算内で成功に導く効果的な変更管理委員会を持つには、リアルタイム データを取得するツールが必要です。 ProjectManager はクラウドベースのソフトウェアで、プロジェクト チームと変更管理委員会にリアルタイム データを提供して、より洞察に満ちた意思決定を行えるようにします。

リアルタイム ダッシュボードで変更を追跡

複数のプロジェクト ビューにタグがあり、プロジェクト内を移動する際に変更を追跡するのに役立つ方法については既に説明しました。 リアルタイム ダッシュボードにはさらに多くの機能があります。 これらの変更の進行状況とパフォーマンスの概要を表示し、データを自動的に計算して、6 つの指標を追跡するカラフルなグラフで表示します。 それほど強力ではないソフトウェアとは異なり、セットアップは不要で、いつでもすぐに使用できます。

ワンクリック レポートで利害関係者を最新の状態に保つ

変更管理ボードにはデータが必要です。 ダッシュボードは一般的な概要を把握するのに適していますが、何かに焦点を合わせて詳しく調べたい場合は、ステータスまたはポートフォリオ レポート、時間、コストなどについてワンクリック レポートを生成できます。 すべてのレポートをフィルタリングできるため、取締役会のメンバーは最も関連性の高いデータに集中できます。 また、レポートは簡単に共有でき、関係者を最新の状態に保つために複数の形式で提供されます。

プロジェクトの真実の情報源は 1 つであるため、プロジェクト チームと変更管理委員会の両方が同じデータを扱うことができます。 当社のコラボレーション プラットフォームは、いつでもどこでもハイブリッド チームを結び付けます。 ファイルを共有し、タスクを追加し、コメントをリアルタイムで作成します。 オフィスにいても、現場にいても、自宅で仕事をしていても、コラボレーションして生産性を維持するためのツールを提供します。

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