変更要求: 送信、管理、および実行する方法

私たちはいつもそれを言います—変化は避けられません。 この格言は、他のすべてのものと同様に、プロジェクトや組織にも当てはまります。 変化は、不都合や予期せぬトラブルへの対応のように感じることがあります。 そして、これは起こりますが、変更要求は、物事の壮大な計画において、完全に自然であり、肯定的でさえあります. なぜなら、究極的には変化は進化だからです。

では、どのように変化を有利に利用できるのでしょうか? 私たちは、これらの変化を導くためのシステムを作成します。 このシステムは、沈み込んで機能する混乱と混乱を防ぎ、すべては変更要求から始まります。

変更リクエストとは何ですか?

変更要求は、これらの正式なドキュメントとして機能し、変更管理プロセスのコア コンポーネントです。 これらのドキュメントは、プロジェクトまたは組織の一部の側面に対する変更の概要を示しています。通常は、プロジェクトの成果物や組織の運用など、高レベルです。

変更の要求は、組織の内外から来る可能性があり、要求される変更は大きく異なる可能性がありますが、それらを作成するプロセスは同じです。 この継続性により、それらの作成、送信、監視、および承認 (または拒否) のプロセスが簡素化されます。

変更依頼の種類

変更要求は、変更の目的に応じてさまざまなカテゴリに分類できます。 ここでは、注意が必要な 4 つの主な変更要求のタイプを示します。 これら 4 つのそれぞれは、プロジェクトと組織全体の両方に適用できます。

• 通常の変更:通常の変更要求は、運用、既存のシステム、インフラストラクチャなどに対する大幅な変更に対応します。このタイプは珍しくありませんが、実質的で広範な変更を行う必要があることを意味します。 そして、ご想像のとおり、通常の変更要求では追加の要求が生じることがよくあります。
• 標準変更:標準変更要求は、頻繁に発生する低リスクの変更を提案します。 これまで説明してきたように、多くの変更は、プロジェクトの進行中または組織内で完全に自然なものです。 これらの変化は進化と考えることができます。 これらは修正が必要なものを概説する提案ですが、修正自体は既存のシステムに従います。
• 重大な変更:重大な変更要求は、多額の資金を必要とする重大な変更を提案します。 大規模な変更はリスクが高くなりますが、大きな成果が得られる可能性もあります。 これらの変更は頻繁に発生するわけではなく、処理を誤ると重大な損害を与える可能性があります。 そうは言っても、極端な変更を加える必要があります。
• 緊急変更:緊急変更要求は、即時変更の優先度の高い提案です。 このタイプは通常、間違いや計画どおりに進まないことが原因であり、これらの予期しない状況が大混乱を引き起こすのを防ぐために使用できます。

変更リクエストの目的は何ですか?

どのプロジェクトや組織でも、プロセスやタスクの変更が必要になる可能性があります。 変更が必要な側面に関する詳細を正式に文書化するために、変更要求が存在します。 それらの目的は、変更を要求し、この変更を管理することです。

これらの変更は、高レベルの目標と目的、および/またはプロジェクトの成果物が変更または追加された場合に必要になる場合があります。 たとえば、クライアントがプロジェクトの成果物を変更したい場合、企業がミッションを拡大したい場合、組織がコミュニケーションや内部業務を改善したい場合があります。 リストは続きます。 変更内容に関係なく、変更要求は提案された変更を文書化します。

これらの正式な要求には、すべての関連情報がリストされ、承認のために個々の利害関係者 (または理事会または個人の団体) に渡されます。 変更要求は、彼らが知る必要があるすべてを要約し、変更管理プロセスがどのように進行するかを簡素化します。

変更リクエストには何を含める必要がありますか?

変更の要求の種類に関係なく、確実にカバーする必要があるベースがいくつかあります。 これらのコア コンポーネントから始めて、それらを中心に残りの変更要求を構築します。

• 題名
• ID番号
• リクエストの種類
• ソース: 内部または外部の要求
• 簡単な説明

変更の種類、組織またはプロジェクトによっては、追加の詳細を含めることをお勧めします。 これはまったく問題ありませんが、これらの追加のセクションを短く簡潔にし、各リクエストの形式ができるだけ一貫していることを確認してください。

変更プロセスの確立方法

要求を処理する具体的なシステムを用意することが重要です。 これにより、誰でも従うことができる一連の手順が作成され、エラーが削減されます。 これは、業界、組織、またはプロジェクトによって異なるように見えますが、ヒットする必要があるいくつかの普遍的なポイントがあります。 注目すべき点をいくつか次に示します。

1. 変更リクエストに含める内容を決定する

変更要求は、プロジェクトの多くの側面、さらには組織全体に影響を与える可能性があります。 ただし、送信されるリクエストの種類に関係なく、それらはすべて同じコンポーネントを含み、同じ質問に回答する必要があります。 このフォーマットの一貫性により、より良い記録とより完全なレポートが作成されます。

一貫性は非常に重要であるため、多くの組織はテンプレートを作成する際にテンプレートを使用することを選択しています。 これらのテンプレートを使用すると、フォーマットに慣れているため、探している情報を簡単に見つけることができます。 また、テンプレートを使用すると、詳細が取り残されることはありません。

2. 変更要求のタイプと範囲を決定する

これまで見てきたように、変更要求にはさまざまな種類があり、それぞれに独自の特徴があります。 適切に送信して処理するには、それがどのタイプであるかを知る必要があります。 たとえば、大きな変更は、通常の変更とは異なる方法で管理されます。

すべてに同じコア情報が含まれている必要がありますが、リクエストのタイプによっては、いくつかの違いがあります。 これらの違いがどのように見えるかを決定する確実な方法の 1 つは、要求の範囲を決定することです。 言い換えれば、あなたが要求している変更は正確にどのような影響を与えるのでしょうか? あなたが行っている変化は、どれくらい広範囲に及ぶでしょうか？

3. コミュニケーションの連鎖を確立する

リクエストを送信してプロセスが終了するわけではありません。 実際、送信すると、より長い会話が始まることがよくあります。 変更要求が承認されるか拒否されるかに関係なく、要求を送信する人とそれを確認する責任者の間でやり取りが発生する可能性があります。

変更要求がこれらの会話を開始することが多いため、これらの「編集」がどのように議論されるか、または質問されるかを正確に確立することが重要です。 各当事者は、誰と話し、質問、懸念、批判などをどのように表明するかを知っている必要があります。設定されたシステムがある場合、これにより紛争が削減され、効率が向上します。

4. 次のステップを定義する

承認されたら、結果の変更を実行します。 これは通常、多くの異なる個人に当てはまり、異なる部門が関与することさえあります。 おそらく、変更管理プロセスを確立する上で最も重要な部分は、要求が承認された後に何が起こるかを決定することです。

承認される変更は大きく異なる可能性がありますが、承認後の手順は同じに見えるはずです。 これには、会議の開催と必要なフォームへの記入が含まれます。 鍵となるのは、文書から承認された要求を受け取り、それらを実現するためのシステムを整備することです。

ProjectManager がプロジェクトの変更を管理する方法

変更要求を作成して送信するときは、適切な文書化ツールを用意することが重要です。 プロジェクトの過程で、誰でも簡単にすべてを見つけて何も失わないように、一連のドキュメントを整理して保存する必要があります。 ProjectManager を使用すると、プロジェクトに必要なすべてのドキュメントを無制限のファイル スペースでアップロードできます。

また、変更リクエストで特定の詳細を指摘する必要がある場合は、ドキュメントにコメントを残して、表示したいチーム メンバーにタグを付けます。 これにより、PDF を電子メールで送信する必要がなくなります。 前後に移動し、すべての通信を 1 つのスペースにまとめます。

すべての変更要求を 1 つの場所に保管することで、変更自体を簡単に実行することもできます。 これらのリクエストは、プロジェクト計画、スケジュール、ダッシュボード、タスク管理ツールなどと同じスペースに存在するため、数回クリックするだけで調整を行い、すぐに作業を開始できます。

ProjectManager は、すべてのステップをガイドする機能を使用して、プロジェクトへの変更を管理するクラウドベースのソフトウェアです。 何を変更する必要があるかを特定し、変更を計画し、その進捗状況をすべて同じツールで追跡します。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しいただき、プロジェクトの変更を完全に管理してください。