結果を得るクライアントインテークフォームを作成する方法

ポップクイズ（そしてそれはたった1つの質問です）–あなたのビジネスがなくても生きることができるものは次のうちどれですか？

A.クライアント
B.紹介
C.収益
D.評判
E.関係
F.上記のすべて
G.上記のいずれでもない

答えはおそらく簡単ですが、とにかくお話しします–G.上記のどれでもありません。

あなたはあなたのビジネスを成長させるためにこれらすべてのものを必要とします。 そして、あなたはあなたの側で多くのハードワークを通してそれらを手に入れます、しかしあなたは始めるために1つの重要なことを必要とします-そしてそれはクライアントから来ます。

今回はクイズはありません。お伝えします。 情報が必要です。 そして、詳細であればあるほど良い。

見込み客から必要なものを入手する最良の方法は、クライアントインテークフォームを使用することです。 実際、それはクライアントとの関係全体の中で最も重要な部分です。

クライアントインテークフォームがないと、経験するかもしれません…。

• スコープクリープ–クライアントは、実際に必要なものが遅すぎることに気づき、さらに作業を依頼します
• 改訂のラウンドが多すぎます–クライアントが考えを変えたか、十分な情報から始めなかったためです
• 多くの場合、正確に計画するために必要なすべてのクライアント情報がなかったため、作業には予想よりもはるかに長い時間がかかります。
• デザイン資産、ブランドガイドライン、会計情報など、クライアントから資料を入手するのは困難です。

あなたがデジタルエージェンシーであろうと他の中小企業であろうと、クライアントインテークフォームはこれらすべての問題を回避するのに役立ちます。

この投稿では、クライアントインテークフォームを作成する方法を紹介します。フォームに含めるすべてのもの、使用する場所、作成するためのツールです。

クライアントの取り込みプロセスとは何ですか？

クライアントの取り込みプロセスは、クライアントとの関係を開始する際のステップであり、クライアントから必要な情報を収集します。 これはあなたのクライアントに質問をし、あなたが雇われている仕事をするためにあなたが必要とするものを得るあなたの機会です。

多くの企業では、構造化されたクライアント取り込みプロセスが実施されておらず、代わりに電子メールと手動プロセスに依存して仕事を遂行しています。 これは、あなたとあなたのクライアントの両方にフラストレーションをもたらす可能性があります。

クライアントの取り込みプロセスは、クライアントとの深い関係の始まりを示します。 各ビジネスのプロセスは異なる場合がありますが、通常は次の3つのステップから始まります。

1. 通話の接続：これはハンドシェイクです。 紹介が行われ、クライアントが誰であり、彼らが何を探しているのかを理解するポイント。
2. クライアントインテークフォーム：このフォームは、クライアントの問題点、業種、および目標に関する質問とともに、より具体的になります。
3. 探索的電話：あなたのクライアントがあなたの関係から何を期待しているかについてもっと学ぶための電話。 次に、クライアントの摂取フォーム情報に基づいて、一緒にクライアントのオプションを調べることができます。

クライアントは通常、最初の接続呼び出しの後にインテークフォームに記入します。 次に、ビジネスはすべてのフォーム情報を調べ、それを使用して探索的呼び出しの準備をします。

クライアントインテークフォームを使用するのは誰ですか？ 次のようなビジネス：

• デジタルエージェンシー
• 法律事務所
• 精神科医
• ウェルネスクリニック（マッサージ療法士や理学療法士など）
• 医者
• 会計士
• クライアントと連携するほとんどすべてのビジネス

クライアントの取り込みプロセス中に、次の3つのいずれかが発生する可能性があります。

1. あなたとクライアントは、それがぴったりであることに相互に同意します。
2. あなたのビジネスは、クライアントが適切ではないと判断します。
3. クライアントはあなたのビジネスが適切ではないと判断します。

ただし、これを決定するには、クライアントインテークフォームが必要です。

クライアントインテークフォームの作成方法

完璧なクライアントインテークフォームを作成するには、クライアントから収集したい情報を超えて考える必要があります。 フォームをクライアントにとって最も役立つものにするために何が行われるのかを考える必要があります。

自分で準備する–このセクションでは多くのことをカバーしています。

1. クライアントの摂取フォームに適切な質問を選択する方法–および例
2. フォームに含める必要がある他の事項–はい、質問だけではありません
3. クライアントインテークフォームをどこに置くべきか
4. フォームの作成に役立ついくつかのツール

「クライアントインテークフォームは、力を構築し、優れたクライアント関係を構築するための優れた方法です。」 – ActiveCampaignチャネルアカウントマネージャー、エリザベスベイリー

1.適切なクライアントインテークフォームの質問を選択する方法

それに直面しましょう–フォームは退屈な場合があります。 クリップボードを持って医者の待合室に座ったことがある人、またはDMVで何かをしなければならなかった人は誰でもこれを知っています。 しかし、クライアントの取り込みフォームは、クライアントとのやり取りを成功させるための鍵です。

クライアントインテークフォームに記入して、クライアントを正常にオンボードするために必要な情報を取得するのをより楽しくするには、適切な質問をする必要があります。 質問する具体的な質問は業種によって異なりますが、2つの重要な種類の質問があります。

1. 基本：名前、連絡方法、予算、職務–基本的に紙で知るための質問
2. 詳細：クライアントの悩みの種と目標を学ぶために、クライアントの心とビジネスの中に入るためにあなたが尋ねる質問

あなたがどんな質問をするにしても、このフォームは永遠に記入するべきではないことを覚えておいてください。 完了するのに多くの作業が必要なフォームは…完成しません。 必要な情報を入手しながら、摂取フォームをできるだけ短くしてください。

ビジネスクライアントのインテークフォームで尋ねる必要のある質問のカテゴリは次のとおりです。

1.予算：クライアントはあなたを雇うための予算を持っていますか？ もしそうなら、あなたの契約は将来拡大する可能性はありますか？ 長期的な可能性がないプロジェクトを引き受ける価値はないかもしれません。

2.範囲：クライアントはどのくらいの作業を行う必要がありますか？ クライアントはすでにどのような内部リソースを持っていますか？そして、あなたとクライアントのチームの間でどのように作業を分割しますか？

3.業界：あなたのクライアントはどの業界にいますか？ クライアントは多くの場合、業界内の他のサービスと比較します。業界のケーススタディがあれば、他のサービスをアップセルできる場合があります。

（出典：Formstack）

4.目標：クライアントはあなたの仕事をどのように測定しますか？ あなたへの彼らの期待は何ですか？

5.タイムライン：クライアントはいつまでに作業を行う必要がありますか？ 作業は繰り返し発生しますか、それとも1回限りのプロジェクトですか？

6.クライアントの会社の誰が関与しますか？ 連絡先を知ってください–創設者、CEO、副社長、または中間管理職と協力しますか？

7.質問：このフォームは、クライアントとの探索的な電話を計画するのに役立つように設計する必要があります。 クライアントが質問できるスペースを含めると、電話で何が起こるかについてよりよく準備する機会が得られます。

あなたの業種は、あなたがカバーしなければならない質問とあなたがそれらに尋ねるときを決定します。 MissEfficiencyのSaraSteinは、フォームツールと自動化を使用して、必要なときに必要なクライアント情報を要求します。

Sarah Steinは、MissEfficiencyと呼ばれる簿記ビジネスを運営しています。 彼女は簿記の苦労で中小企業を助け、それらをオンボーディングすることが最初のステップです。

ミスエフィシェンシーのサラスタイン。

Sarahは、ActiveCampaignをTypeformと統合します。これは、連絡先から情報を収集するためのフォームと調査を作成できるサービスです。 ウェルカムオートメーションにTypeformを含めると、次のことが可能になります。

• 重要なクライアントの摂取情報を取得する
• 新規顧客がミスエフィシェンシーを選んだ理由を尋ねる
• フィードバックをリクエストし、ネットプロモーター調査を送信します
• 他の企業への紹介を依頼する
• 提案をする場所を提供する

Sarahは、Typeformと自動化を使用して一連の電子メールを送信します。 これは、彼女が重要なクライアント情報を取得して提供する方法です。 彼女の最初の3つは次のとおりです。

1. いらっしゃいませ。 サラは最初のメールで、新しいクライアントをビジネスに歓迎します。 クライアントの場合、これは手書きのサンキューカードでサポートされます
2. 私たちの働き方。 チームに新しい連絡先を紹介することで、チームは誰と協力するのかを確認し、信頼を築くことができます。
3. 私たちに何を期待するか。 多くの中小企業は簿記を本当に理解していません。 それは不安を引き起こす主題です—それで彼らに何を期待するかを正確に伝えることは大きな助けです。

クライアントを完全にオンボードするには、多くのクライアント情報が必要です。 彼女の最後の電子メールで、彼女は徹底的なクライアントの取り込みプロセスに必要なすべての情報を要求します。

4.私たちがあなたから必要としているもの。 簿記係がアクセスする必要がある特定の文書があります。 これらすべてをチェックリストに入れることで、サラはクライアントが必要な情報を彼女に提供するプロセスを容易にします。

2.クライアントインテークフォームの配置場所

フォームに注目するための2つのオプションがあります。

1. あなたのウェブサイトにそれを公に表示する
2. 個人的に直接クライアントに送信する

多くの企業は、クライアントの取り込みフォームを自社のWebサイトに直接掲載しています。 このフォームは通常、[お問い合わせ]タブの下にあるか、「詳細情報を入手」や「無料トライアルを開始」などの召喚状のランディングページに接続されています。

• 利点：誰でもアクセスできるため、パブリッククライアントインテークフォームから潜在的なクライアントリードの量が多くなります。
• 欠点：どれが価値があるかを理解するのに多くの時間を費やします。 誰かがフォームに記入できる場合、それらの多くがあなたが追求したい特定のクライアントタイプではない可能性が高くなります。 また、クライアントに対する安全性が低下する可能性もあります。

クライアントの取り込みフォームを電子メールで非公開で送信することには、2つの重要な利点があります。

• 利点：このフォームを見込み顧客に送信できる場合は、すでに連絡先情報を持っているため、取引を成立させる可能性が高くなります。
• 欠点：クライアントのプールが潜在的に少なくなります

家族写真家でActiveCampaignの顧客であるHeatherReadは、連絡フォームと一緒に自動化を使用して、連絡フォームからのリードをより適切に認定します。

ヘザーリード、写真家、ActiveCampaignの顧客。

リードをクライアントに変えることができるようにリードを投入する必要がありますが、各リードを1つずつ認定しても、実際に作業を行うための時間が残されることはありません。 彼女自身の家族とフルタイムの仕事で、ヘザーはそれが彼女のために働くつもりはないことを知っていました。

現在、ActiveCampaignの自動化により、クライアントの取り込み作業が彼女に代わって行われます。

ヘザーは最初にたくさんのリードを得ました。 しかし、彼女の就業日の分析では、彼女の時間のほとんどが、彼女が「ゾンビリード」と呼んでいるものに食い尽くされていたことが明らかになりました。

ヘザーは時間を取り戻す方法を必要としていました。そうすれば、行き止まりのリードで時間を無駄にするのをやめ、クライアントになる可能性のあるリードに集中することができます。

ヘザーはゾンビのリードを休ませ、将来のクライアントを認定するための自動化で多くの時間を取り戻しました。

彼女のタイムクランチを修正するために、ヘザーは必要でした：

• リードを収集する自動化された方法
• リードをフォローアップする自動化された方法
• 変換する彼女の連絡フォームからリードを識別する自動化された方法

これらの3つの自動化されたプロセスを導入することで、Heatherは自分の作業のほぼ30％を排除でき、膨大な時間を解放し、失われた時間のフラストレーションと失望を排除できます。

3.質問以外に、クライアントインテークフォームに他に何が必要ですか？

フォームフィールドを決めた後、完了したと思いましたね。

完全ではありません。 しかし、あなたはとても近くにいます。

クライアントの摂取フォームに含めることを考慮すべき他のいくつかのことがあります。

1. あなたのビジネスの連絡先情報：これは簡単です。 特に見込み客の場合は、連絡先情報をいつでもすぐに利用でき、見つけやすいものにする必要があります。
2. ビジネスロゴ：小さく見えるかもしれませんが、ロゴはあなたのビジネスを思い出深いものにします。 それはあなたに確立された、信頼できるビジネスであるという感覚を与えます。
3. 指示：信じられないかもしれませんが、フォームに記入する方法の指示は多くの人に役立ちます。 フォームに記入するために必要なリソース、FAQページへのリンク、次のステップなどの情報を含めます。

4.クライアントインテークフォームを作成するためのツール

クライアントインテークフォームがないと、多くの企業が電子メールの痕跡で迷子になり、クライアントを顧客にオンボーディングすることが非常に困難になります。 幸いなことに、ツールはこのようなフォームを作成することを唯一の目的として存在します。

無料のフォームビルダーであるWufooを使用すると、簡単なフォームを作成して、Webサイトにアップロードしたり、個人的に共有したりできます。 基本的な無料機能以上のものが必要な場合は、有料バージョンにアップグレードできます。 ボーナス：フォームに関する分析を取得できます。

Wufooフォームテンプレートの例。 （出典：Wufoo）

Lexicataは、法律事務所を対象としたクライアントインテークフォームデザインツールです（ただし、他の業種でも使用できます）。 市場で最も詳細なインテークソフトウェアパッケージの1つであり、電子署名やホワイトラベルのテンプレートなどのさまざまな機能を提供します。 また、他のプログラムと統合します。

複数の選択肢からドロップダウンまで、必要なフォームのタイプを決定します。 （出典：Lexicata）

Formstackは、データを自分の方法で収集できるカスタムフォームを作成する最も簡単な方法の1つです。
簡単なドラッグアンドドロップインターフェイスを使用してオンラインフォームを設計できます。技術的なスキルは必要ありません。

数回クリックするだけで、理想的なクライアントインテークフォームを作成できます。 （出典：Formstack）

電子メールサービスプロバイダー（またはESP）には、フォームビルダーなどの機能が付属している場合があります。 ActiveCampaignを使用すると、ドラッグアンドドロップフォームビルダーを使用してフォームを簡単に作成できます。 カスタムフィールドを追加したり、Webサイトや電子メールにフォームを追加したりできます。

必要なフォームにカスタムフィールドを追加します。

ActiveCampaignでフォームを作成するための追加のヘルプについては、次の役立つガイドを確認してください。

• フォームの作成方法
• メールにフォームを追加するにはどうすればよいですか？
• フォームのガイド

記入済みのクライアントインテークフォームがあります。 次に何をしますか？

クライアントインテークフォームが完成したら、すぐに確認してフォローアップしてください。 収集した情報に基づいて作業範囲記述書を作成します。

作業範囲記述書（SOW）は、提供するサービスによって外観が異なります。 それらは、単純な予約日（医療行為の場合のように）から、タイムライン、コスト、および成果物を含むより詳細な行ごとのドキュメントまでさまざまです。

それはすべて、クライアントの摂取フォームから始まります。