職場でのコミュニケーションの成功：CopybloggerのLorynColeからの率直なアドバイス

最近、コミュニケーションスキルを向上させるためにできる小さな調整に興味を持っていたので（すでに誇りを持っていても）、同僚のLorynColeとこのトピックについて話したいと思いました。

LorynはCopybloggerのデータアナリストであり、コミュニケーションに関しても同様のスタイルを共有しています。

過剰なコミュニケーションと呼ぶ人もいるかもしれません。

誤解を避けるためにそれを呼びます。

これが、職場でのコミュニケーションの成功についてのLorynとの会話です。

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Q：読みたいメールやプロジェクトノートの種類を構成する要素は何ですか？

Loryn：私は、一見矛盾する2つの性質を持つ電子メールとプロジェクトノートを好む傾向があります。それらは明確で簡潔ですが、包括的で広範囲です。

優れたプロジェクトコミュニケーションでは、重要なことを伝えるためにできるだけ少ない単語を使用しますが、重要な詳細をすべて網羅していることも確認します。

文章は簡潔ですが、内容は徹底しています。

また、時間をかけてプロジェクトの目標や目的を書いてくださったことにも感謝しています。 多くの場合、これらは関係者にとって明白であると想定しています。おそらくそれは時々真実ですが、常に真実であるとは限りません。

プロジェクトについて他に何も書かない場合は、目標、戦略、または目的を書き留めます。他の何かを見逃した場合、これらはチームメートがギャップを埋めてプロジェクトの所有権を取得するのに役立ちます。

Q：受信者があなたのメールやプロジェクトノートを読みたがるようにするためにあなたが書いた詳細を説明できますか？

Loryn：他の人が私のメールを読むのが好きかどうかは定かではありませんが…でも、読みやすくするために最善を尽くしていると言えます。 これは、完全な文の代わりに多くの句読点と書式設定を使用し、2〜3行より長くなると常に段落を分割することを意味します。

メールを書くと、マーク・トウェインの言葉を思い出します。「短い手紙を書く時間がなかったので、代わりに長い手紙を書きました。」

簡潔で役立つメールやプロジェクトの説明を書くのは手間がかかることを忘れています。

プロジェクトで実行する必要のある人にとって、最初の厄介なメモのドラフトが意味をなすとは期待できません。

ゆっくりして、時間をかけて、あなたの言葉に行動を起こす必要がある人に共感してください。

Q：送信または投稿する前に、書面によるコミュニケーションを確認するプロセスはありますか？

Loryn：特にありませんが、重要なリソースとドキュメントをリンクすることで、次の人がしなければならない作業を制限しようとしています。

たとえば、ドキュメントを参照する場合は、そのドキュメントにリンクするか、少なくともどこにあるかを伝えます。

そしてもちろん、私は自分が書いたものを明確さ、文法、読みやすさ、そして徹底性のためにレビューします。

Q：職場でのさまざまなコミュニケーション方法（メール、Skype、Slack、Trelloなど）をどのように管理していますか？

Loryn：各プラットフォームは異なるコミュニケーションニッチを提供します。つまり、場合によっては倍増する必要があります。

たとえば、完了したプロジェクトの1つに関するレポートが完成したら、そのレポートをTrelloカードに追加し、そのレポートをSlackのチームに短い要約とともに送信します。

これを行うのは、Slackが一般に、より高速な対話を行うためのより良い媒体であるためです。理想的には、レポート（または少なくとも要約）を読んで、それについて質問してもらいたいです。 Trelloのようなプロジェクト管理ツールではこれがめったに起こらないことがわかりました。

ただし、レポートはプロジェクトドキュメントの重要な部分であるため、Trelloにも投稿する必要があります。 将来、誰かが私たちがプロジェクトで何をしたかを見に戻った場合、私たちの努力がどのように行われたかについて報告してもらいたいと思います。

したがって、通信プラットフォームを管理するには、各プラットフォームがどのように使用されているか、およびチームメートが各プラットフォームでどのような情報を見つけることを期待しているかを知っておく必要があります。

これは、プラットフォーム間で重複する情報を共有することがあることを意味する場合でも、必要な場所に情報を持たないよりも、そうすることをお勧めします。

Q：職場での誤解がとてもイライラするのはなぜですか？

Loryn：コミュニケーションは現代の職場の生命線です—そしてこれは私たちのような遠隔地の会社にとってさらに真実です。

コミュニケーション（ドキュメントを含む）がなければ、リモートワークは「そのファイルはどこにありますか？」という循環ゲームになります。 と「誰かがこれを行う方法を知っていますか？」 「その新しい電子書籍はいつ発売されますか？」

私たちは、職場での誤解を誤解の事例と考える傾向があります。誤解では、2つの当事者がタスクについて異なる考え方をし、最終的に完全に異なる最終目標を作成します。

そしてそれは時々起こるかもしれません。 しかし、もっと頻繁に、私が見たのは、慢性的な誤解（およびコミュニケーション不足）がしばしば混乱と混乱の形をとることです。 そして、時間が経つにつれて、その混乱はあなたの同僚の主体性を損なうでしょう。

最初は、自分では見つけられないことや理解できないことを求められます。 しかし、時間の経過とともに、特に物事が変化するにつれて、物事がどこにあるのか、または基本的なタスクをどのように行うのかを絶えず尋ねることは疲れ果て、チームはばらばらで疎外されていると感じます。

コミュニケーションが悪いと、あなたの会社は、借りた湖の家で夕食を作ろうとしている友人のように機能します。 結局、1人か2人がすべてをやることになり、残りはCards AgainstHumanityのゲームを開始します。

従業員が最善の仕事をするためには、オフィスはプロのキッチンのように機能する必要があります。ここでは、誰もが自分の役割を理解し、必要なものをすべて見つけることができます。

Q：もしあれば、どの時点で過剰なコミュニケーションが関係者全員の負担になりますか？

Loryn：チームメートがコミュニケーションツールの使用方法について同じページにいない場合、過剰なコミュニケーションは負担になる可能性があります。

たとえば、1人のチームメイトがSlackで重要な情報のみを伝達し、すべてのメッセージで「@channel」を使用すると、すぐに煩わしくなり、役に立たなくなり、他の誰かがそれをプロジェクト管理ツールに変換する必要があります。

チームは、ツールの使用方法と、どの情報がどこに属するかについて明確なガイドラインを持っている必要があります。

しかし、間違った種類の情報についての過剰なコミュニケーションも面倒になる可能性があります。

事実についてのコミュニケーションが多すぎると（「これをいつリリースするのか」「どのランディングページを使用するのか」）、誰にとっても混乱と苛立ちを覚えます。 この種の過剰なコミュニケーションは、前後の質問ではなく、より良いプロセスとドキュメントで解決する必要があります。

Q：コミュニケーションの改善は生産性の向上にどのように関連していますか？

Loryn：この質問に対する簡単な答えは、優れたプロセスとドキュメントによって時間を節約できるということです。先に述べたプロのキッチンの例えのように、誰もがどこにあるかを知っていれば、人々は仕事をより早く終わらせることができます。

しかし、もっと重要なことは、必要な情報の場所とコミュニケーションの方法を誰もが知っていると、チームメートは自分の仕事に対する所有権をより強く感じ、会話は「どこで物を見つけるのか」から移ります。 「どうすればもっとうまくできるでしょうか？」

生産性とは、物事を成し遂げることだけではありません。 それは正しいことを成し遂げ、あなたの目標を前進させることです。

あなたの会社のコミュニケーションが不十分な場合、あなたとあなたのチームメートはおそらく圧倒されて忙しいと感じるでしょう。 コミュニケーションが改善されると、実際には忙しさが減り、仕事や会社をより良くするプロジェクト、イニシアチブ、質問に集中できるようになります。

Q：過度のメッセージのやり取りを避けるための秘訣はありますか？

Loryn：私の経験では、最も苛立たしく時間の浪費となるメッセージの種類は、事実（「これはどこにありますか？」）または承認（「これを行っても大丈夫ですか？」）に関するものです。 ）。

これらを削減するには、次の2つのことを行う必要があります。

1. 重要な情報を明確に文書化し、誰もがそれを見つける場所を知っていることを確認してください。
2. チームメイトがプロジェクト内での責任を自分のものにする権限を与えます。

会社での自分の役割に不安を感じる従業員は、小さな仕事ごとに「上層部」からの承認を求めます。これは、双方にとって時間の無駄です。

すでに述べたように、良いコミュニケーションの文化を作ることは助けになります。 しかし、あなたはまた、あなたが彼らの仕事をすることを彼らに信頼していることを従業員に確実に知らせる必要があります。

Q：同僚、クライアント、または上司とより効果的にコミュニケーションをとるために、今日から人々ができることの1つは何ですか？

Loryn：次にメールやプロジェクトのスコープを作成するときは、読者の立場に立ってください。

• 彼らは行動を起こすために何を知る必要がありますか？
• 情報をできるだけ明確で読みやすくするために何ができますか？
• 明確に述べるべきであるとあなたはどのような仮定をしていますか？

これを行うことにより、より良いメール、提案、ドキュメント、またはリクエストを作成するだけでなく、一緒に働く人々とのより良い、より強力な関係を構築することができます。

あなたに…

同僚、クライアント、または上司とより効果的にコミュニケーションするためのヒントは何ですか？

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