契約管理: 契約のライフサイクルを理解する

プロジェクトの管理は複雑です。 プロジェクト マネージャーは、スケジュールを計画し、締め切りを守り、予算内に収まるようにリソースを割り当てるように訓練されています。 しかし、組織外の人と契約するようになると、法的な問題やロジスティクスの問題に圧倒される可能性があります。

企業は、しばしば複雑なこの契約プロセスを管理する契約管理者を雇います。 すべての組織に契約管理者がいるわけではありませんが、ベンダーや請負業者を雇用するプロジェクトを率いるすべての人は、契約管理について理解している必要があります。

契約管理とは

契約管理は、契約を管理するプロセスです。 これには、成果物、期限、および契約条件が含まれます。 ただし、契約プロセスを容易にするだけではありません。 だけでなく、顧客とその満足度を管理します。

多くの人は、署名された契約への積み上げだけを考えます。これは、契約管理として知られています。 この交渉期間は重要ですが、契約が成立した後のことを無視するのは間違いです。 本格的な契約の管理はここから始まります。

契約管理は、公共部門と民間部門の両方の組織で使用され、署名後の契約を効果的に管理して、運用上および財務上のパフォーマンスを向上させます。 また、組織の財務リスクを軽減するのにも役立ちます。 時間はかかりますが、優れた契約管理プロセスを持つことで、コストが削減され、パフォーマンスが向上します。

契約ライフサイクル管理とは

契約ライフサイクル管理は、契約管理とは異なります。 後者は、電子メール、スプレッドシート、およびファイル ストレージを使用した契約の管理に関するものです。 契約ライフサイクル管理は、人、プロセス、およびテクノロジーを組み合わせることで、活動の効率を高める契約管理への戦略的アプローチです。

契約ライフサイクル管理または CLM は、開始、オーサリング、プロセスとワークフロー、交渉と承認、実行、継続的な管理とコンプライアンス、更新など、契約管理のさまざまな段階に関連するプロセスを自動化および合理化することです。 最終的な目標は、エラーを減らしながら時間とお金を節約することです。

これは、CLM ソフトウェアを使用して行われます。これにより、ユーザーは企業が支出しているものをより明確に把握できるようになり、契約プロセスが合理化されて効率が向上し、管理コストが削減されます。 これは、調達および販売契約の管理、自動化、標準化などによって達成され、契約を迅速かつ簡単に作成できます。

誰が契約管理に関与していますか?

一部の組織には、契約マネージャーと呼ばれる契約管理の専任担当者がいます。 ライフサイクルを通じて契約を管理し、監督します。 ある意味で、彼らは企業、従業員、顧客、ベンダー、および請負業者をつなぐ橋として機能する仲介者です.

契約マネージャーは、契約プロセスに関連する交渉、推奨事項、およびすべての記録管理を容易にします。 彼らは、契約に関連するすべての法的問題を調査し、クライアントおよび第三者との契約条件の交渉を支援します。

契約マネージャーの職務には、商用入札の準備、プロジェクト提案の作成と提示、クライアントとの会議、予算の見積もり、契約条件の交渉などが含まれます。 彼らのスキルセットには、契約法の知識があり、関係管理に適していることが含まれます。

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契約管理が重要な理由

契約は重要です。 これらは、従業員と、作業を行う請負業者またはベンダーとの間の法的拘束力のある文書です。 したがって、契約管理は、契約上の作業が効果的に行われるようにするのに役立つため、同様に重要です。 ビジネス戦略と手順の観点から、関係する両方の当事者にとってうまくいきます。

組織のビジネス戦略の多くは、契約交渉の成功に依存しているため、このプロセスには時間がかかる場合があります。 契約管理を使用すると、必要なリソースを適切な量だけ割り当てることができます。

しかし、契約が締結されると、その実施を監視および監督する必要性が、契約の義務を果たす上で非常に重要になります。 契約管理プロセスが整備されていないと、重要なビジネス関係が損なわれることは言うまでもなく、罰金の徴収や訴訟を通じて、組織にお金と時間が費やされる可能性があります。

契約が成立し、サービスが調達された後も、契約管理は引き続きメリットとなります。 監視がなければ、すべての契約上の義務を履行できなくなる可能性があります。 これらすべてがプロジェクトの価値を損ない、目的を達成できなくなる可能性さえあります。

契約管理プロセスの段階とは

契約管理には、あらゆる種類の管理と同様にプロセスがあります。 これにより、契約の管理を制御し、重要なものを無視することがないようにすることができます。 この一連のアクションは、次の 7 つのステップに分けることができます。

1. 計画

この段階では、組織のニーズが特定され、目標が設定され、リスクが定義されます。 契約には法的拘束力があるため、十分な注意が必要です。 契約の種類、使用できる標準的な契約を把握し、誰が何を担当し、契約を実施するために必要なリソースを決定します。

2. 製図

組織内に弁護士や弁護士がいる場合は、ここで相談してください。 契約書の草案を作成する際に使用するテンプレートを用意している場合もあります。 これにより、必要な条項と条件がすべて含まれていることを確認できます。 また、契約に影響を与える可能性のある州または国の法律も考慮してください。 時間をかけて、すべてが正しいことを確認してください。

3. 承認

次のステップは、マネージャーまたはエグゼクティブから承認を得て、契約書のドラフトを確認し、ドキュメントを完成させる前にコメントや修正があるかどうかを確認することです。 プロセスのこのフェーズは、組織がどのように機能するか、および特定の調達に関する監査手順またはその他のポリシーがあるかどうかによって異なります。 この時点で、承認者が契約をリアルタイムで表示、編集、コメントできるように、承認者に通知するシステムを設定します。

4. 交渉

交渉段階では、交渉のテーブルに着く前に相手のニーズを調査します。 全員が契約に変更を加えている場合、そのドキュメントをリアルタイムで共有して共同作業できると便利です。 物理的な文書を介して電子メールで異なるバージョンの契約を行ったり来たりすると、エラーが発生する可能性が高くなり、コストが増加します。

5.署名

両当事者が契約に同意すると、両者が署名し、法的拘束力のある文書になります。 契約書の署名が直接行われることを想像することがよくありますが、必ずしもそうとは限りません. 仮想会議とグローバル経済により、署名を得ることがより困難になる可能性があります. この段階を容易にするために、より多くの企業が電子署名を使用しています。

6. 改訂

署名された契約が修正または改訂されることはよくあることです。 これらの変更を追跡することは重要であり、信頼できる契約管理プロセスの重要性を強調しています。 契約は共有され、必要に応じて簡単に編集および修正できる必要があります。

7. 更新

最後に、監査、契約の更新、その他の義務など、署名に従う管理者がいます。 契約は定期的に監査され、義務が履行されていることを確認する必要があります。 これには、必要に応じて契約を更新することも含まれます。 更新を怠ると機会損失となり、所有者と請負業者との関係が損なわれる可能性があります。

契約ライフサイクル管理のベスト プラクティス

契約ライフサイクル管理を適用する場合、プロセスをより効果的に機能させるために行うべきことがあります。 1 つには、プロセスのデジタル化と自動化が常に推奨されます。 これは、契約のポートフォリオを管理したり、地理的に離れた請負業者やベンダーと取引したりする場合に二重に当てはまります。

オートメーション

通知を自動化して、契約の更新時期や義務の履行時期を追跡します。 ヒューマン エラーはコストがかかる可能性がありますが、リマインダーがソフトウェアに設定されていると、いつ期限が来るかを常に認識できます。

報告

ソフトウェア ツールにレポート機能があることは、プロジェクトの過程で常に変化する予算にとって重要です。 予算は計画されており、契約書に記載されていますが、実際のプロジェクトでは費用がかかりすぎる場合があります。 支出の計画と実際の支出を照合するためのツールが必要です。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用する

これらのベスト プラクティスのほとんどは、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアに依存しているため、リアルタイム データを提供します。 オンライン ツールを使用すると、契約管理プロセスの透明性が高まります。

ProjectManager が契約の整理にどのように役立つか

ProjectManager は、タスクからチーム、ベンダーや請負業者との契約まで、プロジェクトに関するすべてを整理するクラウドベースのソフトウェアです。 組織が義務を守り、誤解を回避し、更新を見逃すことがないように支援します。

プラン

当社のソフトウェアを使用して、プロジェクトの計画、スケジュール、監視、およびレポートを作成すると同時に、当社のツールをすべてのプロジェクト ドキュメントの中心的なハブにします。 無制限のファイル ストレージがあるため、すべての契約が 1 か所にまとめられます。 これにより、メールや外付けハード ドライブを検索しなくても、必要なときに簡単に見つけることができます。

協力する

交渉中、およびベンダーや下請け業者との契約に同意した後でも、当社のコラボレーション プラットフォームを使用してそれらを最新の状態に保ちます。 セキュリティを設定すると、ソフトウェアの表示したい部分にのみアクセスできるようになりますが、ツールにオンボードするのは簡単です。 ドキュメントを共有し、すべての関係者がリアルタイムでコメントしたり対話したりできるタスクを作成します。

追跡

もちろん、もっとあります。 リアルタイムのダッシュボードは、プロジェクトとその進捗状況とパフォーマンスの概要を表示し、契約社員が契約条件を確実に守っていることを確認します。 レポートは、ライブ データのこのレンズをより詳細に広げます。 1 つのツールで、より優れた契約管理と建設プロジェクト管理を実現します。

ProjectManager は、プロジェクトをより効率的に実行するのに役立つ受賞歴のあるソフトウェアです。 視覚的な計画のためのオンライン ガント チャートから、チームの共同作業を改善するコラボレーション プラットフォームまで、プロジェクト管理のあらゆる側面がカバーされています。 すでに当社のツールを使用している何万ものチームに参加して、この 30 日間の試用版を今すぐご利用ください。