プロジェクトブリーフの作成方法 (例を含む)

プロジェクトはただ起こるだけではありません。 承認されるまでには多くの作業が必要です。許可が下りると、さ​​らに多くの計画とスケジュールが必要になります。 利害関係者やチームがプロジェクトを理解できるように、その情報をどのように伝えますか?

そのためには、プロジェクトの内容を概説する重要な文書であるプロジェクト ブリーフを使用します。 プロジェクト ブリーフを使用すると、プロジェクトの主な目標を伝えて、全員が何をするかを理解できます。

それらの詳細と、自分で作成する方法については、読み進めてください。

プロジェクトブリーフとは？

プロジェクトブリーフは、プロジェクトの理由とアプローチ、およびプロジェクトを管理するために使用されるプロセスを伝えます。 プロジェクト計画ほど詳細ではありませんが、重要性は高くなります。

利害関係者とプロジェクト チームは、プロジェクトを説明するために短く簡潔なピッチを必要とします。 プロジェクトブリーフは、プロジェクトの目的、その範囲、主な成果物、マイルストーン、およびタイムラインを概説する要約でこの情報を提供する方法です。

時間をかけて完全なプロジェクト ブリーフを作成することで、全員が一丸となってプロジェクトの任務をより適切に遂行することができます。 また、より良い計画とプロジェクト スケジュールの準備も整います。 プロジェクトのブリーフが優れているほど、プロジェクトの目標と目的をよりよく達成できます。

プロジェクトブリーフの目的は何ですか?

プロジェクト ブリーフは、プロジェクトを構成するだけでなく、効果的なコミュニケーション ツールとしても機能します。 強力なプロジェクト ブリーフは、利害関係者、チーム、デザイナー、およびプロジェクトに関与するすべての人がその要件と目標を理解するのに役立ちます。 これは、共通の目的を達成するために全員をまとめるという点で、プロジェクトの開始時に重要なドキュメントです。

プロジェクトブリーフは、プロジェクトを成功に導くための最も重要なドキュメントと言っても過言ではありません。 ここで、プロジェクトの範囲を定義し、最も効率的に目標を達成するために関与するすべての関係者間の会話への扉を開きます。

実際には、プロジェクト ブリーフは、クライアントの目的が何であるか、製品またはサービスのターゲット オーディエンスまたは市場が誰であるか、さらにはその分野の主要な競合他社でさえも明確にします。

プロジェクトブリーフを作成するのは誰ですか?

どのプロジェクトでも非常に基本的なドキュメントであるため、プロジェクト ブリーフはプロジェクト マネージャーによって作成されます。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画とスケジュールの作成、およびリソースの管理を担当しているため、他のすべてのプロジェクトコンポーネントをガイドするプロジェクトブリーフの作成に関与するのは当然です.

ただし、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト ブリーフに含まれる情報を自分の頭から引き出すことはありません。 プロジェクトの計画とスケジュールを作成するのと同様に、プロジェクト マネージャーは、ドキュメントがプロジェクトの使命を正確に捉えていることを確認するために利用するリソースがあります。

当然のことながら、最初に話す最も重要な人々は、クライアントとプロジェクトの利害関係者です。 彼らは、プロジェクトが存在し、その目標と目的を定義できる人です。

ビジョンが明確になると、プロジェクト マネージャーは古いプロジェクトを参照して、この新しいプロジェクトの方向性を導くのに役立つ履歴データを取得できます。 もう 1 つのリソースは、同様のプロジェクトを実行した他のプロジェクト マネージャー、そしてもちろん、スキルと経験のために集められたチームです。

責任はプロジェクト マネージャーにとどめられますが、このキッチンには多くの料理人がいます。 鉛筆が紙に落ちる前に、より多くの調査と準備が行われるほど、より良い結果が得られ、その後のプロジェクト全体の調子が決まります。

プロジェクトブリーフには何を含めるべきですか?

プロジェクトの概要は少し矛盾しています。 プロジェクト全体を完全に説明すると同時に、要約のみを提供する必要があります。 エレベーター ピッチとアジェンダの概要の間のどこかで機能するという点で、エグゼクティブ サマリーとそれほど違いはありません。

プロジェクト ブリーフの形式はさまざまですが、ほとんどの場合、これらのトピックに触れます。

• 題名
• クライアント（連絡先、業種、顧客基盤）
• プロジェクトの定義（背景、成果、範囲）
• プロジェクトアプローチ（プロセスと手順）
• プロジェクトの目的
• プロジェクトの詳細 (対象者、目標、タイムライン、フェーズ、レビューなど)

プロジェクト概要の例

プロジェクトの概要を見て、これらすべての要素を 1 つのページにまとめる方法を見てみましょう。 ProjectManager には、無料のプロジェクト概要テンプレートなど、プロジェクト管理のあらゆる側面に対応する無料のテンプレートが多数用意されています。 すべてが明確かつきれいにレイアウトされていることがわかります。 プロジェクト概要が作成された日付、クライアントに関する情報、プロジェクト自体の概要と同様に、プロジェクト名が一番上にあります。

目標と目的が記述され、制約と仮定が与えられ、プロジェクトの範囲が詳述されます。 また、対象者と、プロジェクトが成功したと見なす権限を持つユーザーとその基準を追加することもできます。

その後、予算、タイムライン、期間、マイルストーンなど、プロジェクトの実行に関する詳細が続きます。

プロジェクトブリーフの作成方法

プロジェクトのブリーフを書くときは、プロジェクトの背景、目的、およびプロジェクトが成功するかどうかを決定する要素を組み込む必要があります。 プロジェクトのスケジュールと対象者の概要が必要です。

最も簡単に言えば、プロジェクトブリーフはこれらの質問に答え、その目的を果たすことができます. 1 ページのドキュメントに箇条書きとしてセクションをリストするか、サポート ドキュメントへのデジタル リンクの場合はセクションをリストできます。 プロジェクト ブリーフを作成する方法は 1 つではありませんが、開始方法の一般的なガイドは次のとおりです。

プロジェクト概要

連絡先情報を収集することから始めます。 それは良いと簡単なスタートです。 クライアント、その契約、ビジネスと顧客ベースについての概要を書き留めます。 確固たる経歴を持つことは、ビジネスブリーフの残りの部分に情報を提供します。

プロジェクトの目的

プロジェクトの目的が何であるかを知ることは、プロジェクト全体をよりよく理解する方法です。 あなたが持っている成果物、特に最終成果物を見てください。 これは、成功するプロジェクトがどのようなものかを定義し始める方法でもあります。 具体的で、測定可能で、達成可能で、現実的で、時間制限があるという点で、SMART メソッドを使用します。

プロジェクトタイムライン

何を提供する必要があるかを定義したので、次はそれらの成果物を作成する必要がある時間枠を把握する必要があります。 これは、いつ開始するか、プロジェクトのタイムラインを知ることを意味します。 ここで取り組んでいるのは、SMART の T である、時間に縛られた部分です。 スケジュールをさらに調整するには、マイルストーン (あるフェーズが終了して別のフェーズが始まるなどの重要な日付) を調べます。

対象者は誰ですか?

プロジェクトブリーフは、何をしているのかというだけではなく、それをしているときは、誰のためにしているのかを概説する必要があります。 対象者がいなければ、プロジェクトが成功したかどうかを判断できません。 すべてを予定通りに予算内で完了させたとしても、ターゲット オーディエンスの期待する品質を実現できなかったために失敗する可能性があります。 つまり、オーディエンスのニーズを満たしていることを確認するための人口統計やその他のプロファイリングです。

利害関係者とチームに結びつける

最後に、すべての要素を、プロジェクト ブリーフの対象読者である利害関係者とチームに関連付けます。 つまり、プロジェクトのリソースを含め、予算の概要を説明し、コミュニケーション計画までも含めて、役割と責任を定義することで、プロジェクトを関連性のあるものにします。 どれだけ追加するかはあなた次第ですが、重要なものと雑草の中にあるものとの間でバランスが取れている必要があります. メッセージを曖昧にしたくないことを忘れないでください。

プロジェクトブリーフを作成する際に避けるべきこと

プロジェクトブリーフを作成するときによくある間違いがあります。 以下の間違いを簡単に見てみましょう。

噛めないほど噛む

あまりにも多くの目標を設定するなどの落とし穴に注意してください。 プロジェクトブリーフは簡潔にする必要があり、目標が多すぎると長くなるだけでなく、理解しにくくなります。

紛らわしいコミュニケーション

プロジェクトブリーフを成功させるには、明確さが重要です。 ターゲット ユーザーを明確に定義していないと、プロジェクトの目的が最初からずれてしまいます。 目標がわずかにずれていても、プロジェクトの過程で効果が累積され、最終的な成果物は目標から大きく外れます。

精度の欠如

避けるべきもう 1 つのことは、一般化です。 優れた文章は具体的であり、よく書かれたプロジェクト ブリーフは同じ精度を共有します。 専門用語や意味のない詰め物は避けてください。 言いたいことは、あなたが話していることを説明し、それに焦点を当てたいくつかの適切な言葉です。

電話をかける

最後に、怠惰にならないでください。 仕事に入れます。 すべての調査を行い、強力なプロジェクト概要を提供するために必要なすべての人に話しかけます。 これはプロジェクトの計画につながる基本的なドキュメントですが、コミュニケーション ツールでもあります。 明確なプロジェクト ブリーフがないと、プロジェクトの残りの部分が影響を受けます。

ProjectManager でプロジェクトを成功に導く方法

ProjectManager は、ブリーフを成功するプロジェクトに変える、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 進行状況とパフォーマンスを計画、監視、レポートできる機能により、プロジェクトのすべての側面を管理するために必要なソフトウェアは 1 つだけです。

プロジェクト ブリーフの成果物につながるすべてのタスクは、見積もった時間枠と予算内で完了する必要があります。 これらすべての要素を制御するために、オンラインのガント チャート プロジェクト ビューがあります。 タスクとサブタスク、リソースとコストを整理します。

簡単に実行できるタスクリスト

これでタスクのレイアウトが完了しましたが、タスクを実行してプロジェクトを前進させるには、人が必要です。 タスクの説明と添付ファイルを一覧表示するタスク リストを使用するようにチームに指示できます。 その後、他のチーム メンバーとタスク レベルでコメントして共同作業を行うことができます。他のチーム メンバーには電子メールで通知されます。

自動化されたダッシュボードでプロジェクトを追跡

タスクのステータス、コスト、その他のプロジェクトのハイレベル ビューを表示するリアルタイム ダッシュボードなどの優れた監視機能を使用して、進捗状況を追跡できます。 当社のソフトウェアはタスクの更新を計算し、色分けされたチャートやグラフで表示します。利害関係者の会議で共有して最新情報を把握するのに最適です。

ProjectManager は、タスク、チーム、プロジェクトを整理するクラウドベースのソフトウェアです。 プロジェクトのブリーフをプロジェクト計画に変え、ガント チャートでタスクをスケジュールし、チームのカンバン ボードを提供してワークロードを視覚化するのに役立ちます。 リアルタイムのダッシュボードとワンクリックのレポートにより、進捗状況を把握し、関係者を最新の状態に保つことができます。 この 30 日間の無料試用版をご利用ください。