人々が読む企業の電子メールニュースレターを書く方法

公開: 2021-08-24

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電子メールは、職場でのコミュニケーションの主な情報源です。 私たちは同僚、経営陣、顧客、クライアントと毎日連絡を取り合っていますが、これはあなたに多くの時間を奪う可能性のある活動である場合があります。 この書き込みと返信のプロセスを高速化する、より優れた企業メールを作成するためのヒントをいくつか紹介します。

電子メールは職場でのコミュニケーションの主なソースであり、通常はニュースレターや販促用電子メールにもっと注意を向けているとしても、企業の電子メールは依然として電子メールマーケティングの重要な部分です。私たちは同僚、経営陣、顧客、クライアントと毎日連絡を取り合っています。時々、受取人は合意に達することができないか、手紙にあまりにも多くの時間を費やします。あなたとあなたのクライアントが時間を節約し、仕事の問題をより早く解決するのに役立つ12のルールをまとめました。

明確で具体的な件名を書く

件名は見出しと同じように機能するため、受信トレイで探している通信を簡単に見つけることができます。 メールの操作を簡単にするために、必ずそれを含めてください。トピックの定式化は有益である必要があります。手紙のタイトルが「コラボレーション」、「写真」、「それ」である場合、受信者には何が提供されているのかが明確になりません。件名はありますが、ダメです。詳細を追加します：「私たちは私たちの雑誌に配置を提供します」または「旅行セクションの写真」。

通信中に件名が変更された場合は、手紙の中で変更しないでください。歯科医院のウェブサイトを作成することについて会話を始めたとしましょう。その過程で、新しい注文がありました。それは、子供センターのウェブサイトです。 1つのメールにプロジェクトを混在させたり、新しい質問があったときにトピックを変更したりしないでください。この会話の新しい文字のチェーンを開始します。エッセイマップのコンテンツライターは、常に1つのルールに従うことをお勧めします。大きな質問ごとに個別の対応が必要です。

パーソナライズ

受信者の名前がわかっている場合は、受信者の名前を使用してアドレスを指定します。それを除けば、その手紙が誰に宛てられているのかは不明であり、失礼に見えます。複数の受信者がいる場合は、応答またはアクションを期待するすべての受信者を名前でリストします。手紙がすべての人に宛てられている場合、その手紙は自分には当てはまらないと思うかもしれません。名前で対処することにより、この問題を取り除きます。

要点を話す

ワーキングレターは短いジャンルです。長い議論と漠然とした側近をくぐり抜けて、受信者が手紙の核心にたどり着くまでにどれくらいの時間がかかるかを考えてみてください。何ができるのか、そしてそれが問題の解決に影響を与えなければ何が心を落ち着かせるのかを書く必要はありません。 自分や他の人の時間を無駄にしないでください–要点をまっすぐに理解してください。

締め切りの正確な日付を示してください。

メッセージの件名または本文では、 「緊急」という単語を使用しないでください。この概念は拡張可能です。ある人にとっては1時間、別の人にとっては1週間になる可能性があります。回答や結果を待っている日時について具体的に説明してください。

テキストをフォーマットする

書式なしテキストは読みにくいため、主要な書式設定規則を尊重して読みやすくするために、テキストを小さな段落に分割します。各段落の後で、1つのスペースをインデントし、次に挨拶の後と署名の前に2つのスペースをインデントします。メールに入力した各リンクについて説明します。リンク先のドキュメントと、受信者がリンクをクリックする理由を説明します。太字、斜体、色を使いすぎないようにしてください。テキストを落ち着かせてください。

中立的かつ繊細に書く

手紙で否定的な感情を呼び起こすのは簡単です。受信者はテキストを異なる方法で解釈できるため、混乱を避けるためにできるだけ中立的に書いてください。 常に礼儀正しく、敬意を払ってください。お互いをよく知らない場合は、個人的な質問をしたり、他の人のスペースを混乱させたり、冗談を言ったり、仕事に関係のないトピックを取り上げたりしないでください。

チャット履歴を保存する

本文では、以前の一連のメッセージ全体を保持します。大量の情報の中で、送信者と何を扱っていたかを見失うことは簡単です。通信履歴は覚えておくのに役立ちます。これは、問題や問い合わせを含む電子メールを大量に受信する労働者に特に当てはまります。

署名の手紙

仕事の通信メールには、namesurname @employerなどの中立的な名前を付ける必要があります。署名に名前、名前、役職、会社名を記入してください。 電話連絡先、メッセンジャー、ソーシャルネットワーク、およびフッター内の企業Webサイトへのリンクなどの追加情報を追加します。ニュートラルな「よろしく」または「ベストウィッシュ」を使用してください。自動署名の半分のページに感謝の言葉を書かないでください、広告を配置してください、署名と同様のプロジェクトを集めるためにリンクを配置してください。

すべてのリンクとファイルを一度に追加します

メールを送信して初めて、重要なファイルが添付されていないか、正しいリンクが指定されていないことが判明します。多くの人が添付ファイルと補足を別の手紙で送ります–「これが私が送るのを忘れた文書です」。そして、通信は分割されます：1つの物語-議論-他の-必要な文書。受信者がどの手紙に返信するかは不明です。おそらく通信履歴のない手紙です。したがって、前のものを複製してファイルを追加することをお勧めします。メッセージでは、混乱を避けるために、ファイルなしで手紙を削除するように受信者に依頼する必要があります。

また、すべての添付ファイルを一緒に送信します。 または、それらが多すぎる場合は、ファイルホスティングサービスへのリンクを送信します

すばやく答える

送信者はメールへの即時の返信を期待していませんが、200万人の回答者のほぼ半数が1時間以内にメールに返信しています。できるだけ早く書き戻してください。これがあなたの直接の責任の一部である場合（たとえば、サポートで働いている場合やプロジェクトコーディネーターとして働いている場合）、15〜30分以内に回答してください。

あなたの主な仕事があなたに電子メールを扱うことを要求しないならば、メールを分類して応答するために日中に2回取っておきます。 たとえば、午前11時と1日の終わりの午後17時です。これにより、重要なメッセージを見逃すことなく、メールボックスを整理できます。心配しないでください。緊急の質問がある場合は、メッセンジャーまたは電話など、別の方法で連絡があります。

勤務時間中に手紙を送る

このルールに従う3つの理由：

音声通知により、受信者を目覚めさせることができます。
一部の人々は、週末を含む勤務時間後に対応することは受け入れられないと感じています。
あなたの手紙はとりわけ迷子になるかもしれません。

遅延送信を設定します。たとえば、Gmailには「送信スケジュール」機能があります。 土曜日の朝に手紙を書く場合は、月曜日の午前10時に手紙をスケジュールします。このようにして、受信者がそれを見逃さない可能性が高くなります。この時点でメールが無関係になった場合は、[送信済み]に移動して送信をキャンセルしてください。

「ありがとう」と「どういたしまして」という言葉を別のメールで送信しないでください

手紙を開いて読むには時間がかかります。 「ありがとう」、「どういたしまして」などのメッセージを送信すると、話している相手の気が散ってしまいます。 次回、追加のドキュメントを送信したり、新しい質問に回答したりするときに感謝します。そうすれば、1通の手紙に利益と感謝の両方があります。

常にあなたの口調と表現に注意してください。他人を怒らせたり、雇用主のイメージに悪影響を及ぼしたりするようなことを書かないでください。

ルールはたくさんありますが、全部覚える必要はありません。主なことは、相手、相手の意見、時間を尊重し、一般的なビジネスに満足することです。