プロジェクト予算作成ソフトウェアでプロジェクト予算を管理する方法

あなたが数字の専門家であろうとなかろうと、プロジェクト マネージャーとして、予算の所有権は通常、職務の重要な部分です。 プロジェクト予算の作成と管理は困難な作業になる場合がありますが、適切なプロジェクト予算作成ソフトウェアを使用すれば簡単に行うことができます。

プロジェクトには、すべてが予算内に収められるようにするために、すべてを追跡する必要があるいくつかの異なるタイプのコストが含まれる場合があります。 ProjectManager などのオンライン プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、これらの変動要素と変動するコストをすべてより適切に追跡できます。

プロジェクトの予算編成とコスト管理を簡素化するツールを提供し、ベースラインの設定、人件費の追跡、およびタスク レベルでの新しいコストの追加を可能にします。 これらの機能を使用すると、プロジェクト全体で発生したアイテムを簡単に更新および追加できます。

ProjectManager は、プロジェクトのコストをリアルタイムで計画および追跡できるクラウドベースのソフトウェアです。 正確な予算を作成し、ベースラインを設定して、リアルタイムのダッシュボードでプロジェクト コストとリソース レートを監視するためのツールがあります。 プロジェクトと予算の管理、データ、可視性を向上させます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。 プロジェクト予算編成ソフトウェアの使用方法を学習する前に、プロジェクト予算を定義しましょう。

プロジェクト予算とは

プロジェクト予算は、プロジェクト マネージャーがプロジェクトを完了するためのコストを見積もる方法です。 これには、プロジェクトのすべてのフェーズと、それらのプロジェクト フェーズを構成する多くのタスクのそれぞれが含まれます。 予算予測の正確さは、成功を収め、プロジェクトが承認され、必要なときに資金が提供されるようにするために重要です。

プロジェクト予算のもう 1 つの側面は、タスクを実行するときにコストを監視することです。 支出を明確に把握できなければ、コストは簡単に手に負えなくなります。 これは複雑なプロセスですが、プロジェクト予算編成ソフトウェアを使用すると改善されます。

ただし、このツールはリアルタイムのデータを表示する必要があります。これは、プロジェクト マネージャーが予算を維持するために必要に応じて調整を行う時間を確保するために、発生したコストを追跡するためです。 プロジェクト予算編成ソフトウェアを使用することの重要性を見てみましょう。

プロジェクト予算作成ソフトウェアを使用する理由

プロジェクト予算作成ソフトウェアは、正確な予算を作成し、プロジェクトのライフ サイクルを通じてコストを追跡するための不可欠なツールです。 予算を計画し、支出を追跡することで予算を管理できます。 したがって、彼らは予算編成プロセス全体を通してプロジェクト マネージャーを支援します。

それだけでなく、プロジェクト予算編成ソフトウェアを使用すると、利害関係者、幹部、およびマネージャーが予算にアクセスし、プロジェクトの過程で予算がどのように費やされたかを知ることができます。 スプレッドシートを使用してプロジェクトの予算を立てることはできますが、スプレッドシートは面倒で静的なドキュメントであり、更新が困難です。

ほとんどのプロジェクト予算作成ソフトウェアはオンラインであり、チームがステータスを更新すると更新されます。 これにより、マネージャーはプロジェクト予算を管理する際に、より洞察に満ちた意思決定を行うことができるリアルタイムのデータを得ることができます。 プロジェクトの予算を立てて管理しているとき、あなたは数字の正確さによって生死を分けます。 プロジェクト予算ソフトウェアを使用すると、予算を超えることなく、プロジェクトに持ち込むために費やしている金額を把握できます。

3 つのステップでプロジェクト予算を作成する方法

プロジェクト予算を作成するための鍵は、すべての項目を簡単に追跡できるようにすることです。 プロジェクトの経費に簡単なプロセスを適用できれば、プロジェクトの支出を正確かつタイムリーに監視できます。

以下の簡単な手順に従って、成功への準備となるプロジェクト予算を作成してください。

経費の特定

予算作成の最初のステップは、支出を特定することです。 プロジェクトを完成させるために必要なものをすべてリストアップする必要があります。 これには、労働、設備、材料などの賃金が含まれます。 プロジェクト計画を徹底的に検討し、自分で費用を特定して開始することをお勧めします。

そうすれば、チーム メンバーは、あなたがすぐに認識できなかった特定の費用を認識できるようになる可能性があります。そのため、予算を作成するときに、必ず費用リストに目を通すようにチーム メンバーに依頼してください。 絶対にすべての費用をリストすることが不可欠です。 特定すればするほど、プロジェクトの後半で予想外の出費に驚くことは少なくなります。

すべてのコストを見積もる

次に、リストのすべてのアイテムを見積もります。 リストが ProjectManager にある場合は、見積もりをすぐに項目に追加できます。 見積もりを行うために使用できる戦略はいくつかあります。 最も一般的な見積もり手法は次のとおりです。

ボトムアップ見積もり:各タスクの構成要素から始めて、それらを合計します。
専門家の判断:チームの専門家にタスクのコストを計算してもらいます
類推見積もり:過去の経験を使用して、今回のプロジェクト タスクにかかる費用を判断します。

すべての見積もりを合計します。 これにより、すべてのタスクのコストをカバーするプロジェクトの合計計画予算が得られます。 私たちの見積もりテンプレートは、それを行うのに役立ちます。

エクストラに追加

エクストラ？ 何のエキストラ？ 残念ながら、個々のタスクのコストは十分ではありません。 あなたはまだ追加したいかもしれません:

• 経営準備金: これは、経営陣の裁量で使用するための資金です。
• 不測の事態: 不測の事態の費用は、不十分な見積もりによる予期せぬ費用をカバーするのに役立ちます。 見積もりが不正確であることが判明した場合に備えて、10% の予備費を追加するのが一般的な方法です。
• リスク対応予算: あなたの会社がプロジェクト リスクの管理に熟達している場合、リスク対応予算を主要予算とは別に組み込むことができる場合があります。 リスク対応予算には、リスク軽減措置を実施するための資金が含まれます。

ProjectManager でプロジェクト予算を管理する方法

プロジェクトの予算を設定し、経費を特定したので、その情報を ProjectManager に入力できます (まだ入力していない場合)。 プロジェクトの予算を入力するには、[情報] タブをクリックして、ボックスに数値を入力します。

ProjectManager は、プロジェクト経費を追加するためのさまざまな手段を提供します。 まず、[経費] タブに移動して、時給や変動のない固定費を追加できます。 たとえば、プロジェクトに必要な材料費を入力できます。 これを最初に計画コストとして追加することを選択し、後で「実際のコスト」として別の費用を追加することができます。 これにより、プロジェクトの展開に合わせて、ダッシュボードで計画コストと実際のコストを追跡できます。

プロジェクトに経費を入力するもう 1 つの方法は、リソース管理ツールを使用することです。 リソースまたは労働力、時給を割り当ててから、タスクを割り当てます。彼らが作業すると、人件費が自動的にプロジェクトに追加されます。 タスク レベルで経費を追加することもできます。 当初の計画にはなかった予期しないタスクが発生したとします。 不測の事態のお金を使ってカバーできるので、それは問題ありません。 プロジェクト計画の新しいタスクにコストを追加するだけで、その新しいコストがダッシュボードとレポートに反映されます。

プロジェクト全体の経費を監視

支出を特定して記録したら、見積もりと比較して実際の支出を監視する必要があります。 つまり、実際にタスクに費やす金額でプロジェクトの費用を常に更新する必要があります。

計画したすべての費用をシステムに入力したので、リアルタイムのダッシュボードを使用して、実際の費用と計画した費用を追跡できます。 当社のプロジェクト ダッシュボードは、プロジェクトの進行中のコストを一目で把握できるウィンドウを提供し、読みやすいカラフルな棒グラフを備えているため、予算の現状をすばやく分析できます。 このインスタント ビューは、プロジェクトの予算、特に厳しい予算を管理する場合に不可欠です。

タスク レベルまでの経費に関するレポート

適切なツールがないと、プロジェクトのレポート作成が面倒になる可能性があります。 最終的にレポートを作成するときには、数値が変更されており、レポートは既に時代遅れになっています。 ProjectManager がお手伝いします。 当社のソフトウェアは、組織全体の関係者と好みの形式で共有できる詳細なレポートを即座に作成できます。

作成できるレポートは多数ありますが、経費レポートは予算を管理する上で最も重要です。 経費レポートを使用すると、総予算、実際の経費、および計画された経費をタスク レベルまで詳細に分析できます。

最初の見積もりを修正する

最後に、これらのレポートに戻って、プロジェクト スケジュールに沿っていることを確認します。 それらが時間枠に合わない場合は、支出を振り返って、すべてが含まれていて、何も残っていないことを再確認する必要があります.

これで、最後のステップである改訂に進みます。 以前に作成した見積もりを修正する必要がある場合があります。 プロジェクトが何か別のことを指示する場合でも、それらを保持することに行き詰まらないでください。 リアルタイムで修正することで、予算がスプレッドシート上の単なる数値ではなく、プロジェクトの正確な費用予測であることを確認できます。

ProjectManager には、予算管理に必要なものがすべて揃っています

リアルタイムのダッシュボードで予算を追跡し、人件費などの定期的な経費を入力し、プロジェクトのあらゆる側面についてレポートできることを考えると、ProjectManager にはプロジェクトの経費を作成および管理するために必要なものがすべて揃っていることは明らかです。 PM ソフトウェアの 30 日間無料トライアルを利用して、次のプロジェクトを予算内で完成させましょう。

ProjectManager は、プロジェクトの計画、監視、およびレポートを行う、受賞歴のある作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 リアルタイムのデータを取得して、予算をより適切に管理します。 レポートを関係者と共有して、関係者を最新の状態に保ち、期待を管理します。 NASA、Siemens、Nestles のチームに参加して、当社のツールを使用してプロジェクトの予算を管理しています。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。