ESP RFPの実行：ベンダー選択プロセスの改善

公開: 2018-08-29

Litmusの世論調査によると、ブランドの5％近くがメールサービスプロバイダーに非常に不満を持っており、さらに23％が不満を持っています。 これらのブランドの多くは、今後数か月以内にESPの切り替えを検討する可能性があります。

ただし、ブランドがESPを切り替える前に、提案依頼書を作成する可能性があります。 RFPは、見込みのあるベンダーに送信する質問のリストです。ベンダーの回答を相互に比較して、提供内容を区別し、ブランドのニーズに最適なものを見つけます。

ブランドの28％がESPの少なくとも1つに不満を持っている

しかし、どのESP候補を含める必要がありますか？ ESP RFPプロセスはどのように進めるべきですか？ RFPには何を含める必要がありますか？

これらの質問などに答えるために、Litmusは、Marketing Democracy、BrightWave、DEG、Trendline Interactive、emailvendorselection.com、Laughlin Constable、およびRed PillEmailの電子メール専門家に連絡しました。

ESP RFPプロセスにはどのくらい時間がかかりますか？

専門家の間のコンセンサスは、RFPプロセスの開始から移行が完了するまでの最短期間は6か月であり、遅延の余地があったとしても、それほど多くはないということです。 彼らは、特に大企業やより多くの統合を行っている企業にとって、現在のESP契約が終了するまでの12か月の滑走路ではるかに快適でした。

「私たちがクライアントに伝える簡単な経験則は、RFPにかかると思われる時間を見積もり、それを2倍にすることです」とMarketingDemocracyの社長兼創設者であるChrisMarriottは述べています。 【ツイート→】

BrightWaveのアカウントディレクターであるLydiaMundie氏は、次のように述べています。その契約）、さらに3か月間移行計画を作成し、その計画に対して正常に実行して、正式に切り替えます。」

ESPに質問に答えるのに十分な時間を与えるようにしてください。 何百もの質問に答えるために1週間以内に彼らに与えないでください、とDEGのリレーションシップマーケティングのディレクターであるCaraOlsonは言います。

「ブランドがRFPに非常に積極的なタイムラインスケジュールを挿入し、それに従うことはめったにありません」と彼女は言います。 「回答の確認には予想よりも時間がかかり、プレゼンテーションのオンサイトのスケジュール設定が1週間以内に要求されることがあります。 あなたのビジネスに関連する思慮深い応答とキラープレゼンテーションが本当に必要な場合は、もっと時間を取ってください。 また、第4四半期に多くのRFPが発行されているのを目にします。これは、私の意見ではRFPを発行するのに最悪の時期です。」

TrendlineInteractiveのチーフストラテジスト兼共同創設者であるAndrewKordekは、意思決定にかかる時間を過小評価しないでください。 「ブランドは、意思決定モードで5か月を過ごす準備をする必要があります」と彼は言います。 「関係者を部屋に集め、RFPがベンダーのために正しく簡潔に書かれていることを確認するだけでも、2.5か月かかる場合があります。」

それが、ESPRFPの予算を立てるときにけちなことをしない理由です。 「RFPを率いるブランド担当者が途中で辞めたため、タイムラインが狂ってしまいました」とマリオットは言います。「またはチームは、プロセスの最後に勝者を選択するための基準を事前に決定することを怠っています。 そのため、RFPからベンダーとの終わりのない会議に飛び込んでしまい、分析の麻痺が始まります。」

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どのESPにRFPを送信する必要がありますか？

ブランドには、選択できるESPが不足していません。 これは、リトマスの2018年の電子メール調査の回答者が使用した240を超えるESPのリストです。 しかし、どのようにリストを絞り込みますか？ いくつかの調査を行う時間です。

専門家に聞いてください。 「LinkedInの仲間に推奨事項を尋ねると、20の異なる方向に引っ張られます」とemailvendorselection.comの創設者であるJordie vanRijnは言います。 代わりに、業界の専門家、特にESP市場をよく知っている専門家を探してください。

「代理店または別の業界パートナーと協力してください」と、LaughlinConstableのデジタルストラテジストであるEmilyHauptle氏は述べています。 「彼らは他の組織のESPを評価し、プラットフォームとそれらが提供するものを非常によく理解しており、ビジネス目標をサポートするために実際に重要な機能を理解するのに役立ちます。」

私たちの専門家の何人かは、ESPインテルの次の情報源に言及しました。

  • Forrester（Forrester Wave：電子メールサービスプロバイダー）
  • G2Crowd.com（最高のEメールマーケティングソフトウェア）を含むGartner
  • 関連性グループ（関連性リング：ESPバイヤーズガイド）
  • 赤いピルの電子メール（電子メールベンダーガイド）
  • EmailVendorSelection（電子メールサービスプロバイダーの完全なリスト）

ピアが使用するESPを見てください。 多くのESPは、特定の業種のブランドにサービスを提供することを専門としています。 Litmusの2018年のStateof Email Service Providersレポートでは、小売、教育、非営利、技術など、いくつかの分野で上位10のESPを分類し、それらのリストに多数のESPが登場しました。

「検索を絞り込むには、ブランドは各ESPがどのように業種にサービスを提供しているかを理解する必要があります」とRed PillEmailの社長であるJohnA.Caldwellは述べています。 「特定のブランドと競合他社を見て、ESPのもみ殻を取り除き始めてください。」

ESPのユーザーに尋ねます。 潜在的なESP候補のリストができたら、デモを行って顧客と話すことで、さらに絞り込むことができます。

「EメールエボリューションカンファレンスやEメールイノベーションサミットなどの業界イベントは、他のユーザーの考えを直接調べて聞くのに最適です」とコールドウェル氏は言います。

また、ESPイベントに参加することを検討してください、とBrightWaveのCX担当副社長であるRichWilsonは言います。 「ESPの年次会議と既存の顧客とのネットワークにアクセスして、ツールの実際の長所と短所がユーザーから直接得られる情報を直接入手してください。」

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私のESPRFPには誰が関与する必要がありますか？

マーケティングとITはプロセスの中核ですが、他の部門もプロセスに歓迎されるべきです。

「ブランドは、組織内の他の人による受動的攻撃行動がRFPを完全に狂わせることができることに驚かれることでしょう」とマリオットは言います。 「RFPプロセスの信頼の輪の外に部門長を残すことは、ほとんどの場合、この人がプロセスを阻止するために可能なすべてのことを行うことを保証します。 この人が調達またはITに従事している場合、これは特に混乱を招く可能性があります。

「あるいは、独自の社内電子メールソリューションの構築に心を向けているITの新しいシニア採用者がいるかもしれません」と彼は付け加えます。 「私を信じてください、あなたがアマゾンから誰かを雇うならば、これは起こることが保証されています。 RFP計画に対する全員の賛同を得ることを怠ると、プロセスのある時点で後悔することになります。」

Litmusの2018State of Email Workflowsレポートでは、電子メールのレビューと承認にどの部門が含まれているかについて説明しました。 このレベルでメールに関与している部門をRFPプロセスに含めることは、おそらく良い出発点です。 次に、他のブランドがレビュープロセスに含めている残りの部門を見て、ESPRFPの作成に関与する必要がある部門があるかどうかを自問します。

マーケターは通常、2.4の他の部門と協力して、電子メールのレビューと承認を取得します

ESP RFPでどのような質問をする必要がありますか？

機能、統合、コスト、および確かにすでに頭に浮かぶその他の要因に関する質問については詳しく説明しません。 代わりに、それほど明白ではないかもしれないが、それでも重要ないくつかの質問に焦点を当てます。

詳細お願いします？ ブランドは、適切な質問をすることに加えて、それらの質問を正しい方法で行う必要があります。 マリオットは、要件を満たす能力の重要な違いを特定する能力を損なうような「はい/いいえ」の質問をしないでください。

「RFPがすべての質問に対する単純な「はい」または「いいえ」の回答に焦点を当てると、誰もがすべてに「はい」と答えます」と彼は言います。 「ベンダーが何らかの説明を提供することを要求する方法で質問が提起されることが重要です。 たとえば、すぐに使用できる機能、カスタムソリューション、またはサードパーティの統合に基づく特定の要件に対する「はい」の応答ですか？」

サービス？ オルソン氏によると、RFPはプラットフォーム機能に重点を置く必要があります。 同時に提供するサービスを評価しようとして、水を濁さないでください。

「RFPはプラットフォームとサービスで分離する必要があります」と彼女は言います。 「2つを組み合わせても意味がありません。 ESPは、サービスではなくプラットフォームを専門としています。」

サポート？ 「サポートサービスのレベルと、問題についてどのくらい早く返事が来るかを尋ねてください」とハウプル氏は言います。 「大規模なキャンペーンを開始する準備ができているとき、最後に必要なのは、応答のないカスタマーサポートエージェントか、問題を解決するための次のステップが不明確なことです。」

データ管理？ 「ほとんどのRFPには、データ管理およびセグメンテーション機能に関する十分な情報が含まれていません」とWilson氏は言います。 これは、社内のITチームが社内で作業を行うことを想定しているか、評価しているツールにこれらの機能がある可能性があることを理解していないことが原因である可能性があります。 RFPは、データ接続ポイントについて多くのことを尋ねる場合がありますが、ツールで一度データを処理することができない場合があります。」

移行の成功率は？ ESPの切り替えは簡単ではありません。 移行プロセスについて質問してください、とKordekは言います。 「当社の規模と同様に、1年に何回の移行が成功しますか？ 営業チームまたは移行チームの何人が実際にクライアント側で働いたことがありますか？ 私の規模の企業での過去2年間のクライアント維持率はどれくらいですか？」

将来を見据えた？ ESPには、今後必要となる機能がありますか？ ここで正しい質問をするために、あなたはあなた自身のいくつかの質問をする必要があるでしょう、とコールドウェルは言います。

「5年以内に自分のブランドをどのように位置付ける予定ですか？」と自問してください。 彼は言い​​ます。 「自分がどこに向かっているのかがわかっている場合は、そこにたどり着くためにESPから何が必要かを簡単に判断できます。」

コーデックは同意します。 「ほとんどの企業は、最も安いだけでなく、一緒に成長するESPを望んでいます」と彼は言います。 それ以外の場合は、わずか数年で別のESPRFPプロセスを実行しています。 それは間違いなく誰もが避けたいものです。

彼らは謙虚ですか？ Kordekはまた、ESPがどれほど正直で自己認識的であるかについてのアイデアを与えるいくつかの質問をすることをお勧めします。 「質問：君たちは何を吸うの？ 彼は言い​​ます。 「あなたの最高のクライアントはあなたについて何を言い、あなたの最悪のクライアントはあなたについて何を言いますか？」

マリオットは、次のように付け加えています。「ブランドは、新しいビジネスの戦いの最中に、最もプロフェッショナルなESPでさえ、「今すぐ勝ち、後で理解する」戦略に頼ることができることを覚えておく必要があります。 ブランドは、適切なことに焦点を合わせ、適切な質問を前もって行うことで、新しいベンダーへの移行中に組織が直面する課題を最小限に抑えることができます。」

ESPRFPの経験について教えてください

新しいメールサービスプロバイダーの提案依頼書に関与しましたか？ どうだった？ ESP RFPを開始している他の人にどのようなアドバイスをしますか？ LitmusコミュニティのESPRFPに関する会話に参加してお知らせください。

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