COVID-19中の電子メール通信：ヒントと例

公開: 2020-03-14

2021年6月1日更新

COVID-19は何らかの形ですべての人に影響を及ぼしましたが、特定の業界や地元企業は顧客とのコミュニケーションの面でより大きな負担を負っています。航空業界や旅行業界に加えて、多くの地元企業は、住民がお気に入りのコーヒーショップが再開したかどうか、または行く前に予約する必要があるかどうかを二番目に推測するときに、独自のCOVID-19電子メールの更新を送信しました。ジム。

一部の企業には、このような状況での危機的コミュニケーションに一年中準備する専任のチームとベンダーがあります。しかし、多くの中小企業やブランドはそうではありません。最近のEメールベンチマークとエンゲージメント調査では、平均して、約50のブランドや企業からのEメールを購読および受信していることが明らかになりました。企業が再開し、営業時間を調整し、新しいプロトコルを設定し始めると、多くの企業は、COVID-19のリスクを減らし、通常の状態に戻って顧客を安全に保つためにどのような手順を踏んでいるかについてメールを送信しています。

この投稿は、独自のCOVID-19電子メール更新を送信したい場合に、いくつかのガイダンスを探している場合のいくつかのベストプラクティスのヒントを提供します。

まず、COVID-19メールを送信する必要がありますか？

これらのCOVID-19メールがすべて受信トレイに表示されているからといって、自分で送信する必要があるわけではありません。狂乱を「資本化」するためだけに、COVID-19に関する電子メールを送信するべきではありません。正当なビジネス上の必要がある場合にのみ、これらのメールを送信してください。

追加の危機的コミュニケーションを必要とするいくつかのユースケースには、次のものがあります。

会社のイベントの更新またはキャンセル
営業時間の更新、閉鎖、または再開
会社のサービスにリモートでアクセスする方法に関する情報
個人が互いに密接に接触する可能性のある交通量の多い企業からの最新情報

注意：これは、COVID-19の電子メールを送信する必要がある場合の完全なリストではありませんが、うまくいけば、これはあなたのビジネスにとって次のステップがどうあるべきかを決定するのに役立ちます。メールの専門家と話をしたい場合は、こちらからお問い合わせください。

送信者と件名：中身を明確にする

今は、送信者名を変更することを試すときではありません。受信者を混乱させる可能性があるため、送信者は個人名の使用を避けることをお勧めします。彼らは送信者を認識せず、電子メールを釉薬する可能性があります。このような状況では、明確さが最優先事項であり、一貫性を保つことで明確なメッセージを実現できます。

明確で簡潔な件名を提供することをお勧めします。プロモーションメールでは、興味をそそるスピンをかけることは、受信者にメールを開くように促す効果的な方法です。ただし、COVID-19の電子メールについては、「COVID-19への対応」などの単純な件名を使用してください。受信者があなたのビジネスを使用または訪問した場合、受信者は詳細を知り、このメールを開きたいと思うでしょう。

ブランドの声とトーンを調整する

たぶん、あなたのブランドの声は、通常、非常に生意気で自由奔放です。今こそ、トーンを調整し、コントロール内の事実と進展に焦点を合わせる良い機会です。しかし、あまり訂正しすぎないでください。そして、受け手のストレスを増大させるような厳粛な、または悲惨な口調で書いてください。

COVID-19メールの本文を書くときは、受信者の不安を認めて連絡を取りますが、メール全体を通して落ち着いて客観的な口調を保ちます。

あなたの読者は状況を考えると変化を理解するでしょう、そしてあなたのブランドは実際にははるかに人間らしく見えるでしょう。

アクションに焦点を当てる

あなたの受信者は、COVID-19のリスクと拡散を減らすためにあなたが取っている行動に最も興味を持つでしょう。読者があなたの対策を効率的にざっと見ることができるように、それらのアクションを箇条書きで提供することを検討してください。あなたは毎週あなたのジムを深く掃除するために追加のクリーナーを雇いましたか？これは、受信者が知りたいことです。

Chase Bankは最近、銀行にリモートアクセスするための役立つリソースとヒントを記載したCOVID-19メールを送信しました。

あなたがビジネスとして何をしているのか、そしてあなたの顧客が助けるために何ができるのか、あなたの電子メールを分割することを検討してください。プレシャスチャイルドはデンバーメトロにある非営利団体で、資格のある家族に優しく使用される衣類や備品を提供しています。彼らは、予防策とボランティアに求めることを、読みやすい箇条書きで概説しました。

あらゆる種類の危機の間、通常、ニュースアウトレット、Twitterアカウントなどで、意見や声が山ほどあります。 COVID-19の電子メールを、そのノイズを増やす機会として使用しないでください。

あなたがそうすることに専念しているエージェンシーのために働いていない限り、危機に対して編集的な立場を取ることは避けてください。

あなたの受信者はそれを嗅ぎ分けます、そして彼らがあなたの見解に同意しないかもしれないという良いチャンスがあります。結果として、あなたは危機が終わって初めてあなたのブランドの評判を危険にさらします。

あなたが持っている事実と、それらの事実のためにあなたが取っている行動に焦点を合わせてください。

COVID会社の更新と再開の例

ますます多くのCOVID要件が解除されるにつれて、顧客がCOVIDプロトコルをどのように遵守しているか、および容量、時間、または提供物に対して行っている調整について、顧客に明確なコミュニケーションを提供するのは企業の責任です。

明快さと行動に焦点を当てた上記のヒントは、引き続き適用されます。解除された制限が顧客にどのように影響するかを明確に伝えている企業の例をいくつか示します。

メンバーシップを再開します

ClassPassにより、顧客はCOVIDが完全に機能している間、2020年を通して計画を一時停止することができました。しかし、国中の制限が解除され始めたので、ClassPassはフィットネスに戻るのを助けるためのステップを詳述した電子メールを送りました。このメールには、再開した地域のフィットネスビジネスの一覧と、顧客のメンバーシップの一時停止が解除される時期の詳細、クレジット、安全性、清潔さに関する重要な更新のリスト、および計画の調整方法が記載されています。

サービスを再開することを計画している場合は、顧客がビジネスを開始する方法、または興味がなくなった場合にメンバーシップを停止する方法を明確に説明します。 ClassPassの電子メールのような太字のテキストを使用して、最も重要な情報を強調します。

ヘルスケア：COVIDワクチン接種の電子メールとSMS

COVIDワクチンを受け取るためにサインアップする方法を患者に確実に知らせ、認識させるために、世界中の医療提供者が患者と共有しているワクチン更新メールを含めなかった場合、私たちは失望します。

カイザーパーマネンテからのこのメールには毛羽立ちはありません。「新しいCDCマスクガイドライン」という件名で始まります。次に、ワクチンの予約にサインアップする方法と、カイザーがマスクガイドラインに対処する方法を詳しく説明し、各セクションのCTAを強調します。メールはシンプルですが効果的です。

多くの医療提供者や企業も、 SMS （より一般的にはテキストメッセージとして知られています）を利用して、今後の予定や利用可能なワクチンについて患者と迅速に連絡を取り合っています。

たとえば、B博士は、ワクチンが利用可能になったときに患者に警告するためにSMSに依存していました。 SMSにより、B博士は患者に連絡を取り、可能な限り迅速に患者からの回答を得ることができました。

電子メールは会社の最新情報の伝達や手順の再開には優れていますが、顧客にすぐに連絡する必要がある場合は、SMSがコミュニケーション手段として使用できる優れたツールです。

再開するCOVIDメールを保存する

2020-21年の多くの企業と同様に、JalanFacialSpaは一時的に閉鎖する必要がありました。事業を再開する準備が整うと、彼らは清掃手順、COVIDプロトコル、および容量制限の概要を説明する優れた電子メールを送信しました。 Jalanの電子メールのように、太字のCTAを使用して、読者が再開とCOVID-19の安全ポリシーについて詳しく知るようにガイドしてください。

適応する準備をする

急速に変化する状況と同様に、今日の開発はすぐに時代遅れになる可能性があります。従業員と顧客を安全で健康に保つことができるように、他のCOVID-19の開発や更新に対応する準備をしてください。

うまくいけば、これらのヒントは、COVID-19の開発をナビゲートし、この期間中に効果的な電子メール通信を提供するときに役立つでしょう。 COVID-19の蔓延に関する最も正確で最新の情報については、米国疾病対策センター（CDC）および世界保健機関（WHO）のCOVID-19ダッシュボードを参照してください。