請求書メールの書き方[無料テンプレート]

公開: 2021-11-25

請求書の電子メールを書く方法を知ることは、時間通りに支払いを受けるための重要な要素です。あなたの主な目的は、あなたが何を望んでいるかを明確、簡潔、そして丁寧な方法で受信者に知らせることです。通常、添付ファイルとして送信されますが、簡単なカバーレターとして機能し、効率を高めるために、標準化された電子メールの請求書テンプレートが必要になります。

ここTwilioSendGridには、 Eメールライティング101のベストプラクティスと無料のテンプレートがあり、重要な日常業務の時間と頭痛の種を節約できます。特に請求書メールのヒントと、すぐに使用できる無料の請求書メールテンプレートを読み続けてください。また、請求書のリマインダーと延滞請求書用のボーナスメールテンプレートを投入しました。

請求書メールを書くためのヒント

請求書用の電子メールテンプレートを使用すると、実際にヒントを書く必要はありません。空白を埋めるだけで、すぐに送信できる完璧なメールをパーソナライズして作成できます。ただし、徹底するために、この特定の請求書と領収書のテンプレートを選択した理由を明らかにするために、ここにいくつかのポイントを含めます。

透明性のある価格設定と定期的な通信で驚きを防ぎます

完璧なテンプレートを使用しても、請求書の電子メールに対する反応は否定的なものになる可能性があります。価格体系の透明性を確保し、期待の違いを事前に伝えることで、クライアントからの遅延や不満を回避できます。予想される合計に大きな変更がある場合は、次の請求書が以前に合意された金額から逸脱する理由を説明する予備の電子メールを送信する必要があります。

さらに良いことに、計画どおりに契約の終了を達成するのに障害がある場合は、活動を一時停止し、予算超過の驚きを排除するためにクライアントとオプションについて話し合ってください。

メールをシンプルでフレンドリーに保つ

あなたの電子メールの目的は支払いを受けることですが、クライアントとのあらゆる種類の定期的な通信は、関係を固める機会です。週末の計画について話したり、今夜の夕食をクライアントに尋ねたりする必要はありません。ただし、クライアントの名前を使用して電子メールをパーソナライズし、ビジネスに感謝の意を表し、クライアントがトランザクションを快適に行えるように十分な情報を提供する必要があります。テンプレートは単純な言語を使用しており、これらのポイントをできるだけ少ない文で表現していることに気付くでしょう。

不測の事態に備えて計画する

請求書の電子メールを送信する多くの人々にとって、支払いを追いかけることは不幸な現実です。正直な人でさえ、忙しく、物忘れが多く、おそらく複数の金銭的義務をやりくりしています。言うまでもなく、電子メールはスパムフォルダに届いたり、間違った受信トレイに届いたりする可能性があります。請求書の支払いをすぐに受け取っていない場合は、1か月または2週間前にフレンドリーなリマインダーを送信して、期日の1か月前に請求書を送信することを検討してください。

さらに、クライアントがすぐに支払わない時間に備えるために、延滞請求書テンプレートまたは2を作成する必要がある場合があります。期限が過ぎた請求書の電子メールは、礼儀を維持しながら、もう少し正式でしっかりしたものになる傾向があります。

請求書メールテンプレートを使用する理由

ビジネス用メールの送信には5分以内で完了します。それよりも時間がかかる場合、または多数の請求書を送信する場合は、この時間を30秒以下に短縮する迅速で簡単な請求書受領書テンプレートに代わるものはありません。

フリーランサーや中小企業の経営者は、タイムリーに支払いを受けるのに苦労することがよくあります。遅延の原因は多数ありますが、理解しやすい電子メールの請求書テンプレートは、一般的に、より注意を払い、支払い条件を明確にし、この面倒な作業の多くを軽減します。

請求書のメールテンプレート

理想的には、実際の請求書をダウンロード可能なPDFとして作成し、クライアントが簡単に印刷、保存、および会計ソフトウェアにアップロードできるようにします。次の請求書送信メールテンプレートは、ビジネスに合わせてカスタマイズし、メールの件名と本文に挿入できます。

請求書用の標準の電子メールテンプレート

件名：[日付]に期限が切れる[製品/サービス]の請求書番号[番号]

こんにちは[クライアント名]、

元気だといいのですが。 [日付]に期限が切れる[製品/サービス]については、添付の請求書番号[番号]を参照してください。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

敬具、

[あなたの名前とメールの署名]

ボーナス–フォローアップ請求書メールリマインダーテンプレート

件名：[PRODUCT/SERVICE]の請求書番号[NUMBER]は[DATE]にまもなく締め切られます

こんにちは[クライアント名]、

元気だといいのですが。 これは、[PRODUCT/SERVICE]の添付の請求書番号[NUMBER]が[DATE]の[TIMEFRAME]に期限が来ることを思い出させるものです。 ご不明な点がございましたらお知らせください。

お買い上げくださってありがとうございます、

[あなたの名前とメールの署名]

ボーナス–延滞請求書メールテンプレート＃1

件名：[日付]に期限が切れる[製品/サービス]の延滞請求書番号[番号]

親愛なる[クライアント名]、

元気だといいのですが。 [PRODUCT/SERVICE]の請求書番号[NUMBER]の支払いはまだ受け取っていません。これは[NUMBER]日前の[DATE]に支払われる予定でした。 お支払いが見込める時期をお知らせください。ご不明な点やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

敬具、

[電話番号を含むあなたの名前と電子メールの署名]

ボーナス–延滞請求書メールテンプレート＃2

件名：[製品/サービス]の請求書番号[番号]**期限を過ぎた**

親愛なる[クライアント名]、

添付されているのは、[サービス/受領日]に提供された[製品/サービス]の請求書で、[期限]に期限が切れていました。

[AMOUNT]の延滞料が適用され、合計金額は[TOTAL]になりますのでご注意ください。

支払いは、PayPal、Venmo、Apple Pay、または[WEBPORTALLINK]で受け付けています。

必要に応じて、[あなたの名前またはビジネス]宛てに作成した小切手を次の宛先に郵送することができます。

[職場の住所]。

お支払いの時期や、その他ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

ありがとう、

[電話番号を含むあなたの名前と電子メールの署名]

電子メールで請求書を送信する方法

テンプレートを入手したら、次の方法で請求書を電子メールで簡単に送信できます。

クライアントが簡単に気づいて見つけられるように、標準化された件名を追加します
メールの本文にテンプレートを挿入する
テンプレートのオープンフィールドのカスタマイズ
ペーパークリップの記号をクリックしてファイルを検索し、保留中の請求書を添付します
メールを校正して、フィールドを見逃していないことを確認します
今すぐ送信するか、アプリケーションプログラミングインターフェイス（API）を介して時間をスケジュールします

テンプレートのデザイン、バリエーションのテスト、メールの自動スケジュール設定、応答の追跡ができるため、プロセスの一部としてTwilioSendGridなどのAPIを使用することを強くお勧めします。あなたがあなた自身のためにビジネスをしているなら、あなたは忙しいフリーランサーとビジネスオーナーのために時間と手間を節約する無料の小売購入レシート電子メールテンプレートを含む私たちのサイトで幅広い種類のリソースを見つけるでしょう。

TwilioSendGridを使用してビジネスの請求書メールを送信します

Twilio SendGridは、テンプレートを作成して請求書メールを送信するための簡単で直感的なプラットフォームを提供します。複数のクライアントの請求書の作成、テスト、追跡など、大規模なメールキャンペーンを成功させるための基盤を提供します。

より多くのプロセスを自動化することで、ビジネスの請求書メールが適切な基準を満たし、エラーなしで配信されるようになり、ビジネスに付加価値を与えることに注意と努力を集中できるようになります。詳細については、EメールAPIページにアクセスしてください。