Excel および Word 用の 10 の無料イベント計画テンプレート

イベントの計画は、職場での会議からコンベンション、およびその間のあらゆるものに及ぶ可能性があります。 これは、締め切りに間に合わせるために、時間、コスト、範囲を管理する (そして品質を忘れないでください) 必要がある別のプロジェクトです。 計画テンプレートを使用すると、組織を維持し、予算を維持するのに役立ちます。また、見本市でのネットワーキングであれ、チーム構築ワークショップの立ち上げであれ、目的に合った種類のイベントをスケジュールして作成することができます.

ProjectManager は、イベントの計画、管理、追跡を支援する受賞歴のあるソフトウェアです。 また、プロジェクト管理に関連するすべてのオンライン ハブでもあります。 毎週のブログやガイドを読んだり、Excel や Word 用の無料のイベント計画テンプレートをダウンロードしたりできます。 プロジェクトのすべてのフェーズに無料のテンプレートがあります。 以下に、次のイベントの提案、計画、管理に使用できる 10 個の無料のイベント計画テンプレートを集めました。

1. イベント提案テンプレート

すべてのイベントはアイデアから始まります。 誰かまたは組織がイベントを開催したいと考え、提案依頼書 (RFP) を出します。 どんなプロジェクトでも入札するのと同じように、自分がその仕事をするのに最適な請負業者である理由を提案する必要があります。 Word 用の無料のイベント提案テンプレートの出番は、潜在的なクライアントを納得させることです。これにより、イベントを成功させるために必要なことを行うことができることを関係者に証明するスペースが得られます。

この無料のイベント テンプレートは、カスタマイズ可能なセクションに分かれています。 提案に関係のないセクションを追加または削除できますが、イベントの提案を本質的なものにまで煮詰めました。 ミッション ステートメントと同様に、イベントの目的について記入する欄があります。 クライアントがイベントで達成したいことを理解していることを示すために、イベントの目標と目的を定義する場所もあります. あなたの専門知識をさらに強化することは、イベント、マーケティングとプロモーション、価値提案、およびコストに引き付けるターゲット オーディエンスの分野です。 この無料のイベント提案テンプレートは、あなたの取引を封印するはずです。

2. イベント企画テンプレート

ジョブを取得したら、イベントが最初から最後までどのように実行されるかを示すイベント プラン テンプレートが必要になります。 Excel 用の無料のイベント プラン テンプレートを使用すると、締め切りを守り、クライアントが承認した予算内でそれを行うことができます。 無料のイベント計画テンプレートは、他のタイプのプロジェクト計画と同じで、リソースを特定し、管理を容易にするフェーズが含まれています。

何よりも、Excel スプレッドシートをスキップして、静的テンプレートよりもはるかに多くの機能を備えた受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェア ProjectManager の無料試用版を取得するオプションがあります。 ガント チャートでソフトウェアを開いて、イベント タスクを整理し、リソースと関連コストを追加します。 割り当てを行ったり、ファイルを添付したり、説明、タグ、優先度などを追加したりすることもできます. スプレッドシートに追加したものはすべて視覚的なタイムラインに入力されるため、イベントを 1 か所で確認し、マイルストーンを追加し、依存タスクをリンクして遅延を回避できます。 次に、ベースラインを設定して、計画された作業量と実際の作業量をリアルタイムで追跡します。これは、スプレッドシートではできないことです。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

3. イベント予算テンプレート

あなたは仕事を得て計画を立てていますが、クライアントに請求する金額を知るためにイベントの予算が必要です。 財務予測が外れている場合、多額の資金を失う可能性があります。 イベント全体があなたにとって損失になるだけで十分かもしれません。 そのような災害を回避するには、Excel 用の無料のイベント予算テンプレートを使用する必要があります。 これにより、イベントにコミットする前にイベントのコストをより正確に見積もることができるため、利益を上げてお金を失うことはありません.

イベントの費用がいくらかかるかを知るのは難しいです。 多くの変数があり、リスクを考慮する必要があり、イベントのコストに影響を与える可能性があります. 無料の予算テンプレートを使用すると、人件費、コンサルタント費用、原材料などに関連する費用を収集できます。 もちろん、まったく同じイベントは 2 つとありません。 そのため、無料のテンプレートはカスタマイズ可能です。 マーケティングやプロモーションなど、テンプレートに欠けている可能性のあるものを追加して、正確な数字を出すことができます. 追跡するために、計画された予算に対して実際の予算を追跡するための列もあります.

4. イベント マーケティング カレンダー テンプレート

マーケティングといえば、イベントのターゲット オーディエンスを引き付けるためのマーケティング キャンペーンがなければ、イベントの成功はありません。 言うは易く行うは難しです。 イベント計画と同様に、締め切り、リソース、およびコストが関係します。 あなたが電子メール電撃戦、ダイレクトメール、またはビルボードに取り組んでいるかどうかは問題ではありません。 調整することがたくさんあります。 Excel 用の無料のイベント マーケティング カレンダー テンプレートは、これらすべてのアヒルを一列に並べるのに役立ちます。 この用途の広いツールは、毎月、四半期、または毎年のカレンダーでマーケティング キャンペーンを表示します。 誰が何を担当しており、その作業の期日はいつなのかを確認できます。

一見シンプルなデザインは、マーケティング管理に非常に強力です。 これは、他のカレンダーに表示されるものと同じグリッドですが、全体像を見て、月、四半期、または年にまたがるマーケティング キャンペーンを確認できます。 テンプレートはタブに分割され、それぞれの左側に日付とキャンペーンの名前が表示されます。 それに続いて、そのキャンペーンに関連するタスクが続きます。これには、説明、期日、およびその作業を完了する責任者が含まれます。 次に、そのタスクのコストを追加できます。これは、総予算の項目です。 キャンペーンの目標とマーケティング キャンペーン全体の期間を追加するスペースもあります。

5. イベント タスク トラッカー テンプレート

仕事の獲得、イベントの計画、予算の見積もり、さらには参加者が多いことを保証するマーケティングおよびプロモーション キャンペーンについても話しました。 まだ話していないのは、軌道に乗っていることを確認する方法です。 そのためには、計画された労力と実際の労力を比較する必要があります。 そうすれば、イベント スケジュールを順守しているか、遅れているかを確認できます。 行動を起こすには遅すぎるときに、予定より遅れていることを知りたくありません。 Excel 用の無料のイベント タスク トラッカー テンプレートを使用すれば、心配する必要はありません。

タスクを追跡するために必要なものがすべて見つかります。 タスクの名前をリストし、作業の説明を追加する場所があります。 依存関係がある場合は、コストのかかる遅延を避けるために、それをリストすることもできます。 次に、チームの誰がそのタスクに割り当てられているかを追加します。 タスクの優先順位を追加して、最初に実行する必要があるタスクと、開始日、計画終了日、実際の終了日を含む期日を追加する場所があります。 次に、タスクのステータスを追加して、遅延、一時停止中、または完了したかどうかを確認します。

6. イベント タイムライン テンプレート

もちろん、これはすべて一定の時間枠内で行う必要があります。 イベントは、特定の時間、日、または日にわたって発生します。 揺れる余地はありません。 イベントの時間とともにマーケティング資料が送信されましたが、それを変更するものは何もありません. そのイベントを時間通りに作成するには、賢明なスケジュールを立てる必要があります。 Excel 用の無料のイベント タイムライン テンプレートを使用すると、必要なときにすべてを確実に完了することができます。

イベント タイムラインでは、2 つの部分があります。 左側はスプレッドシートで、ここでも完全にカスタマイズ可能で、4 つの列があります。 そこでは、タスク、開始日、終了日、および期間を一覧表示できます。 右側には、ガント チャートのような視覚的なタイムラインがあり、イベントのタイムラインに自動的に入力されます。 イベント計画の概要を 1 か所で把握できるように、フェーズを色分けして識別しやすくすることができます。

7. 費用便益分析テンプレート

イベントのプロデュースを提案する前に、そのプロジェクトが投資の見返りをもたらすことを知っておく必要があります。 さもなければ、あなたは慈善団体であり、ビジネスではありません (ただし、慈善団体でさえ、良い仕事を続けるために支払い能力を維持する必要があります)。 イベントに入札する価値があるかどうかを判断するには、Excel 用の無料の費用便益分析テンプレートを使用して、支出しなければならない費用が回収されるかどうかを確認してください。

当社の無料のイベント計画テンプレートは、間接費、無形資産、機会などの定量的コストを把握することでこれを行い、イベント計画の長さに関係なくそれらをプッシュします。 次に、直接的、間接的、無形、競争力など、イベントのライフサイクル全体で予測される定量的なメリットをリストします。 それから、テンプレートは総コストを計算し、それを総利益と比較して、正しい決定を下すのに役立ちます。

8. RACI マトリックス テンプレート

イベントに入札して落札した場合は、費用対効果の分析、計画、およびスケジュールを既に行っています。 次に、チームを機能させ、クライアントを最新の状態に保つ必要があります。 結局のところ、彼らはあなたの成功に既得権を持っています。 これには、利害関係者を特定し、チームを含む彼らの役割と責任、およびプロジェクトとそのタスクとの関係を定義する必要があります。 これは、Excel 用の無料の RACI マトリックス テンプレートを使用して行います。

RACI とは、Responsible、Accountable、Consulted、Informed の頭字語です。 当社の無料のイベント計画テンプレートは、プロジェクト タスクを行としてリストし、上部にチームのすべてのメンバーをそれぞれ個別の列としてリストできるスプレッドシートです。 次に、名前がタスクと一致するボックスの横に、R、A、C、または I のいずれであるかを記入できます。これにより、プロジェクト、チーム、およびクライアントの管理が大幅に改善されます。

9. ステークホルダー マップ テンプレート

イベント プロジェクトの利害関係者を特定するためのもう 1 つのツールは、Excel 用の無料の利害関係者マップ テンプレートです。 利害関係者は、チームの誰でも、イベントの対象者、そしてもちろんクライアントであることを忘れないでください。 このビジュアル ツールを使用すると、各利害関係者の影響と、それらがあなたの仕事にどのように影響するかを簡単に確認できます。

無料のイベント計画テンプレートは使いやすいです。 4 つの正方形のグリッドに分割されています。 まず、利害関係者をリストし、支持者であることを示す緑色、中立であることを示す黄色、批判的で作業を妨げる可能性がある場合は赤色に色分けします。 次に、それぞれをグリップに追加します。これは、それらを管理する方法、満足を維持する方法、密接に管理する方法、および影響力のレベルを低いものから高いものへと分割します。 これは、利害関係者の管理とコミュニケーション計画を作成するのに役立ちます。

10. タイムシート テンプレート

最後に、チームの作業を追跡する必要があります。 タイムシートは、給与計算だけでなく、チームの 1 時間あたりのコスト、休暇、および残業を追跡するための貴重なツールです。 Excel 用の無料のタイムシート テンプレートを使用すると、チームの時間を追跡しながらチームの時間を管理できます。

タイムシート テンプレートは、従業員を追跡するのに役立ちます。 名前、部署、時給などの個人データを取得することから始めます。次に、タイムシートの時間枠を定義し、時間を収集します。 合計作業時間を追加すると、タスクの完了に関して彼らがどこにいるかを追跡し、迅速かつ正確に支払われるようにすることができます.

ProjectManager を使用してイベントを成功させる

無料のイベント計画テンプレートは優れていますが、それはある程度のことです。 たとえば、タイムシート テンプレートは手動で入力する必要があり、セキュリティはありません。 ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。タイムシート機能が自動的に入力され、管理者がタスクをどの程度完了しているかをリアルタイムで確認できます。 しかし、これは、クライアントのために質の高いイベントを管理および提供するのに役立つ多くの機能の 1 つにすぎません。

ガント チャートでイベントを計画する

イベント計画テンプレート、タイムライン テンプレート、イベント予算、トラッカーなどを使用するのではなく、ガント チャートがタスク、リソース、コストを整理し、進行状況をリアルタイムで追跡します。 4 つのタスクの依存関係すべてをリンクし、スケジュールのベースラインを設定できます。これにより、当社のソフトウェアが進行状況とパフォーマンスに関するリアルタイム データを表示できるようになります。 そうすることで、予定通りに進み、予算を超えないようにすることができます。

リアルタイム ダッシュボードで進行状況を追跡

ガントを編集するのは簡単です。 変更に合わせてドラッグ アンド ドロップするだけです。 それに応じて、イベント プランのすべての詳細が調整されます。 次に、リアルタイム ダッシュボードに切り替えて、時間、コスト、ワークロード、プロジェクトの全体的な健全性など、すべての概要を把握できます。 軽量ツールのように構成に時間を費やす必要はありません。 あなたがいるとき、それは準備ができています。

当社のソフトウェアには、管理者により適したガント チャート以上のものがあります。 ワークフロー、タスク リスト、カレンダーを視覚化してマーケティングやプロモーションを推進するかんばんボードがあります。 複数のプロジェクト ビューはすべて連携して機能するため、使用しているツールに関係なく、最新のデータが表示されます。 誰もが常に同じページにいます。

関連イベント内容

イベントを管理するのが初めてでも、過去に何十ものイベントに携わったことがある人でも、学ぶべきことは常にあります。 私たちのサイトは、イベント計画を含むすべてのプロジェクト管理のオンライン ハブです。 これは、毎週のブログ、ガイド、およびチュートリアル ビデオのサンプルです。

• イベントを計画する方法: イベント計画の手順、ヒント、チェックリスト
• 仮想イベントを計画する方法: 仮想イベント計画のチェックリスト
• イベント管理: クイックガイド
• イベントプロジェクト管理ソフトウェア
• イベント予算の作成方法

ProjectManager は、チームがイベントをリアルタイムで計画、管理、追跡できるようにするオンライン ソフトウェアです。 タスク管理、リスク管理、リソース管理機能を使用して、生産性を維持し、順調に進みましょう。 当社のコラボレーション プラットフォームを使用すると、どこにいても簡単にコメントしたり、ファイルを共有したりできます。 当社のツールを使用して成功を収めているエイビス、ネスレ、シーメンスのチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。