Project Management の例外レポートについて

プロジェクトが計画どおりに実行されることはめったにないと言うのは決まり文句ですが、それは真実であるため、決まり文句にすぎません。 プロジェクトの問題が発生したら、行動を起こすことが重要です。 しかし、取るべき行動をどうやって知るのでしょうか? そこで、軌道に戻る方法を理解するのに役立つツールである例外レポートの出番です。

プロジェクト管理における例外レポートとは何ですか?どのように使用しますか? この用語を定義し、軌道から外れているプロジェクトを管理する際のその使用法を説明しましょう。 いくつかの例外レポートの例と、プロジェクト管理ソフトウェアがどのようにスケジュールと予算内に収まるかを示します。

例外レポートとは

例外レポートは、プロジェクトで何が問題になっているのかに関するデータを収集するために使用されます。 つまり、プロジェクトを脱線させている例外はありますか? すべてのレポートと同様に、例外レポートはプロジェクト データを収集するための重要なツールです。 特に重要なのは、プロジェクトの何が正しくないかについての情報を収集することで、プロジェクトを軌道に乗せるための計画を立てることができるということです。

プロジェクトで何がうまくいかないかは、いくらでもあります。 仕事が期待から逸脱している、プロジェクト計画で設定されたマイルストーンを達成していない、または問題が発生してスケジュールが狂い、割り当てられた予算よりも多くを費やさざるを得なくなっている可能性があります。

例外レポートは、必ずしもプロジェクトを脱線させる問題を捉える必要はありません。問題は大小を問わず、プロジェクトやビジネスに大きな影響を与えることも小さな影響を与えることもあります。 規模に関係なく、リスクはプロジェクト、ビジネス、さらには規制の問題に影響を与える可能性があります。 実際、例外レポートは、パフォーマンスの問題、会計および財務の不正、または在庫管理の問題を明らかにするだけの場合があります。

適切なプロジェクト管理ツールがなければ、非常に大きなリスクを負うことになります。 ProjectManager は、プロジェクトの概要をリアルタイムで表示するダッシュボードを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 セットアップは不要で、当社のツールはライブ データをキャプチャして計算し、カラフルなチャートに表示します。 プロジェクトの成功を脅かす前に異常を検出するのに役立つ 6 つのプロジェクト メトリックに関するデータが表示されます。 今すぐ無料で始めましょう。

例外レポートを使用する理由

もちろん、ドキュメントはすべてのプロジェクトに不可欠です。 事務処理とプロジェクト レポートには、誰がどのタスクをどのように完了したかが詳述されています。 コストを文書化することで、チームに説明責任を持たせ、スケジュールと予算を守りながら、利害関係者を巻き込むことができます。

プロジェクトのミスを文書化した例外レポートを作成することで、貴重な貢献ができます。 例外レポートは、何がうまくいかなかったのかを詳細に把握するため、間違いから学び、後でプロジェクトや将来のプロジェクトで同じことを繰り返さないようにすることができます。

例外レポートを使用することで、プロジェクトや企業は、プロセスの問題が大きくなりすぎて損害が発生する前に、問題を迅速に特定して対処することができます。 これは、プロジェクトまたはビジネスのプロセスを監視し、物事が間違った方向に進んでいることを示す異常に注意を払うことによって行われます。

例外レポートは、データ品質にも役立ちます。 適切なデータを持つことは、おそらく例外レポートで検出されたものに対応するために重要です。 データにギャップ、重複データ、または古いレポートから引き出されたデータがあってはなりません。 例外レポートは、管理者がプロジェクトまたはビジネスに何か問題があり、問題に迅速に対処するために正確かつタイムリーに配信する必要があることを知るのに役立ちます。

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例外レポートには何を記載する必要がありますか?

すべての例外レポートは、明確で理解しやすいものでなければなりません。 データには、プロセスのどの段階で発生したか、どこで異常が発生したかなどの詳細が記載されている必要があります。 また、例外がプロジェクトまたはビジネスにどのように影響するかにも注意する必要があります。

例外レポートは、目標または期待を達成できなかったプロセスまたは目的に焦点を当てる必要があります。 これは、最初にエラーの原因を特定しようとすることで、再発しないようにするのに役立ちます。

例外レポートの頻度は、ビジネスやプロジェクトによって異なります。 それらは、毎日、毎週、または毎月完了することができます。 実際、状況が重大な場合は、例外レポートをリアルタイムで実行する必要があります。

例外レポートは、主にプロジェクトの管理段階で生成されます。 問題、リスク、および品質を登録するために、プロジェクトの現在の計画と現在のデータから導出されます。 例外レポートは、対面または電子メールで行うこともできますが、多くの場合、Word 文書または PDF として配信されます。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用している場合は、そのツールからも配信できます。

例外レポートを使用する業界の例とそのシナリオ

プロジェクト管理について話してきましたが、例外レポートを使用する業界は 1 つだけです。 例外レポートからのデータは、うまくいかないことを会社に警告するため、すべての企業が例外レポートの恩恵を受けることができます。

例外レポートは会計と財務の大部分を占めており、企業の効率と有効性を高めるのに役立ちます。 与信および回収に例外レポートを使用すると、未払いの請求書が表示される 買掛金部門を持つ企業は、例外レポートを使用して、期限切れになる支払い割引を特定できます。 これらの請求書は、割引を利用してお金を節約するために、最初に支払いに近づくことができます。

これは購買にも当てはまり、例外レポートを使用して発注書のない請求書を特定できます。 これは、承認されていない支出のあるアカウントを意味する可能性があり、キャッシュ フローを予測し、内部統制の問題を明らかにする能力に影響を与えます。

実際、例外レポートは、あらゆる企業のワークフローに役立ちます。 生産を遅らせる可能性のある未承認の発注書を見つけるために使用できます。 サプライヤーの配送が遅れると、雪だるま式になり、顧客に悪影響を及ぼします。

例外レポートの例

例外レポートについては、見ずに多くのことを話してきました。 作成に役立つ多くの例外レポート テンプレートがオンラインにあります。 ProjectManagement.com の 1 つを見てみましょう。

ご覧のとおり、名前、プロジェクト マネージャー、会社、調査期間などのプロジェクト情報をキャプチャする場所があります。 その下には、各セクションを区別するための番号が付けられたスプレッドシートがあります。

キャプチャされたデータには、報告された日付、問題の名前と説明が含まれます。 チームの誰が問題を解決する責任があるかを記載するスペースと、問題が解決されたかどうか、およびどのように解決されたかを記載するスペースがあります。

また、プロジェクト、利害関係者、およびコストに与える影響についてのスペースもあります。 最後の列は、今後この問題が発生しないように、ベスト プラクティスを追加する場所を追加します。

無料例外レポート テンプレート

例外レポートが問題レポートによく似ていることに気付いたかもしれません。 それは、少なくともプロジェクト管理においては、多くの共通点があるからです。 実際、ProjectManager には、例外レポートと同じように使用できる無料の問題追跡テンプレートなど、プロジェクトのすべての段階に対応する無料のテンプレートがたくさんあります。

課題トラッカーは、上記の例外テンプレートと同様の形式です。 ダウンロードして、プロジェクトの例外をキャプチャし、将来的にそれらの問題を排除するために使用できます。 Excel 用の無料の問題追跡テンプレートをダウンロードできることがわかりますが、別のオプションがあります。

また、当社のソフトウェアで課題トラッカーを開くこともできます。 これにより、静的な Excel スプレッドシートを使用せずにプロジェクトの問題を管理できます。 代わりに、5 つのプロジェクト ビューから選択できます。これらはすべて同時に更新されます。 ガント チャートを使用し、チームがかんばんボードを使用している場合、常に最新のデータで作業しています。

プロジェクトの例外レポートを作成するのは誰ですか?

上で述べたように、例外レポートは通常、プロジェクト管理の管理段階の一部です。 これは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトに関連する問題をレビューするプロジェクトのポイントです。

これらの問題のいずれかがプロジェクトを脅かす場合、プロジェクト マネージャーは例外レポートを作成する必要があります。 これにより、プロジェクト マネージャーは問題についてより多くのコンテキストを取得し、その解決策を管理できます。 また、このような問題が将来プロジェクトを脅かすのを防ぐのにも役立ちます。

プロジェクト チームは例外レポートの結果への対応に関与しますが、プロジェクト マネージャーはプロジェクト ボードに問題を提示するため、その責任を負います。 また、それに対応するためのイニシアチブの先頭に立ち、オプションと推奨事項を提供します。

ProjectManager が例外レポートにどのように役立つか

ProjectManager が、ライブ プロジェクト データをキャプチャするリアルタイム ダッシュボードを使用して例外レポートを作成し、ユーザーが使い慣れたツールで問題に対処するための複数のプロジェクト ビューをユーザーに提供する方法については既に説明しました。 しかし、それはほんの始まりにすぎません。

かんばんボードでの例外の作成と追跡

複数のプロジェクト ビューの 1 つはかんばんボードです。これは、プロジェクトのワークフローを視覚化するアジャイル ツールです。 チームは、共同プラットフォームでバックログを管理し、スプリントを計画して、コメントしたりファイルを共有したりできます。 マネージャーはプロセスの透明性を確保し、リソースを再割り当てしてボトルネックを回避し、チームが最大限の能力で作業できるようにします。

ワンクリック レポートでデータをより深く理解

リアルタイムのダッシュボードは優れた概要を提供しますが、より詳細に集中したい場合は、キーストロークで生成できるレポートを使用してください。 ステータス レポート、タスクに関するレポート、コストなどを取得できます。 すべてのレポートは、探しているものに絞り込むことができ、PDF または印刷物として簡単に共有して、プロジェクト ボードに知らせることができます。

ProjectManager には、誰もが常に同じページにいることを可能にする 1 つの信頼できる情報源があります。 オンライン ツールとして、同じオフィスで作業しているチーム、リモートで作業しているチーム、さらには方法論が異なる別の部門で作業しているチームをすべてリアルタイムで結び付けます。 これは、より正確な例外レポートとより成功したプロジェクトを意味します。

ProjectManager は、ハイブリッド チームを結び付けて生産性を向上させる、受賞歴のあるソフトウェアです。 タスクの整理、パフォーマンスの監視、進捗状況の報告をすべて 1 つのツールで行います。 NASA、シーメンス、ネスレなど、当社のソフトウェアを使用して成功を収めているさまざまな組織のチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。