テクノロジーで仕事の不安と戦い、職場の生産性を高める

仕事の不安は現実のものであり、パフォーマンスに大きな影響を与える可能性があります。 不安になりやすいかどうかに関係なく、すべての従業員がそれを体験することができます。 その効果は本当に人を損ない、彼らの生産性を損なう可能性があります。 幸いなことに、職場のストレスレベルを管理する方法はたくさんあり、効果的な対策は個人レベルと組織レベルの両方で適用できます。

人々は不安を頻繁に経験しますが、それでも通常は見過ごされています。 アメリカ不安・うつ病協会の調査によると、職場の不安が最も影響を与える重要な分野は、パフォーマンス、仕事の質、チーム間の関係です。 これらの原因は、長時間や重い作業負荷から、不明確な期待、効果のないコミュニケーション、全体像を把握できないことまで多岐にわたります。 さらに、管理されないままにされると、この恐怖感と不安感は、ビジネスの成長を大きく妨げる可能性のある悲惨な結果をもたらす可能性があります。

職場は、個人が最高のパフォーマンスを発揮できるように支援する環境を提供する必要があります。 それは、集中し、情報を処理し、プロジェクトに取り組み、最大限の成功を収めることができる安全な場所でなければなりません。 チームメンバーが専門的に学び、協力し、成長するように動機付ける必要があります。 しかし、不安が忍び寄ると、前述のことを達成するのは非常に困難になる可能性があります。

したがって、この記事では、職場の不安とは何か、そしてそれをうまく管理するためにあなたができることについてのより多くの情報を共有します。 それが従業員とビジネス全体の両方にどのように影響するか、そしてどのように影響するかを明らかにします。 しかし、最も重要なことは、テクノロジーの助けを借りてそれを克服する方法についてのヒントを提供することです。

行きましょう。

職場の不安とは何ですか？

不安は、ストレスの多い状況に直面したときに感じる極度の不安、心配、緊張感です。 普通でも、完全に正常な場合もあります。

学生がテストの前にぎくしゃくしたり、アスリートが競技の前にアドレナリンを刺激する感情のカクテルを体験したりするのと同じように、従業員は重要な締め切りに間に合うとき、上司との会議に座っているとき、新しいものを提示または立ち上げるときに不安を感じることがあります事業。

しかし、悩みの気持ちがすべてを消費し、従業員の仕事が苦しんでいる場合、それははるかに大きな問題の兆候です。

不安を感じることは確かに不快であり、少しでも厄介かもしれませんが、医療未来派が言及しているように、それは場合によっては便利なこともあります。 それは私たちの環境の変化に対する私たちの体の自然な反応であり、私たちの戦うか逃げるかモードを引き起こします。 どのモードがアクティブになるかは、状況と個人の両方の基準によって異なります。

彼らの研究で、チェンとマッカーシーは、職場の不安には性向的で状況的な性質があることを発見しました。 これは、一般的に、人生で不安を経験する人々は、新しい状況を脅威と見なす可能性が高いことを意味します。 他の人は直面しなければならない状況に応じて異なるレベルの興奮を感じるかもしれませんが。

たとえば、プロクラスティネーターが不安を感じると、ファイトモードになります。つまり、プロジェクトを時間どおりに完了することができるように、集中力を高めます。 ただし、厳密な計画担当者が不安を感じると、機内モードになるか、完全にフリーズする可能性があります。

チームのさまざまなメンバーがストレスの多い状況にどのように対応するかを区別できる必要があります。 一般的に、不安とストレスを区別する必要があります。 後者は通常短命ですが、前者は長期的な結果をもたらし、人々を疲れさせる可能性があります。 したがって、生産性とモチベーションを高く保ちたい場合は、管理されないままにしないでください。

不安を引き起こす一般的な作業領域

問題を処理するには、最初にその根本的な原因を見つける必要があります。 人が不安を感じる理由はたくさんあります。 しかし、仕事関連のストレッサーに関しては、目立つことがいくつかあります。

• 重い作業負荷–複数の割り当てや大規模なプロジェクトに同時に取り組んで管理すると、従業員は過労や燃え尽き症候群にさえ感じる可能性があります。
• 長時間労働–あなたのチームが自発的に残業する過大な達成者で構成されているとしても、それが彼らに損害を与える時が来るでしょう。
• 期限の遵守–特に、プロジェクトの期限が「昨日」であることが多すぎる場合、または期限が非現実的である場合。
• 相反するパフォーマンスの期待–相反する要求と効果のないトレーニングは、プロジェクトを管理不能に感じるだけでなく、毎日の仕事で苦労する可能性があります。
• コミュニケーションの難しさ–従業員がお互いに、またはマネージャーと効果的にコミュニケーションできない場合、欲求不満は深刻なストレスに変わる可能性があります。
• 効果のないフィードバック–十分なフィードバックがない場合、チームは仕事の質に神経質になり、マネージャーが不満を持っていると仕事を失うことを恐れる可能性があります。 さらに、これは彼らの進歩を遅らせる可能性があり、さらに緊張をもたらす可能性があります。
• 個々のタスクを制御できない–マイクロマネジメントが多すぎると、チームはそれらを信頼していないように感じる可能性があります。
• 自分の価値を理解できない–従業員があなたのビジネスの収益性と成長における自分の役割を認識していない場合、彼らは目的がないと感じるかもしれません。

企業は、不安の悪影響を相殺し、効率的で支援的な環境を作り出すために、さまざまなツールや手法を実装できます。 仕事の文化を高めることから、より良いプロジェクト管理慣行を採用することまで、彼らは日々の課題を克服するための支援を提供することができます。

テクノロジーがこのプロセスをサポートし、チームメンバーのメンタルヘルスを改善する方法はいくつかあります。 それらが何であるかを見つけるために読んでください。

1.プロジェクトのスケジュールと調整を改善する

会社の規模に関係なく、複数のアクティブなプロジェクトがある可能性があります。したがって、すべてがスムーズに実行されるようにするには、それらを効果的に管理できる必要があります。 プロジェクトのスケジュールと調整を改善するのに役立つソリューションが必要です。 役立つテクノロジーは、Asana、Toggl、Teamworkなどのプロジェクト管理ソフトウェアです。

プロジェクト管理ツールは、さまざまなチームのメンバーが連絡を取り合い、タスクを割り当て、進捗状況を監視し、予測可能、正確、かつ収益性の高い方法でプロセス全体の各段階を計画するのに役立ちます。

これにより、スケジュールの不確実性と混乱を減らしながら、チームワークと説明責任を向上させることができます。 また、支援が必要なときに同僚が互いに連絡を取り合うことができるため、不安なチームメンバーがつながりを感じることができます。

ただし、プロジェクトのスケジュールと調整の効率を改善することは、ほんの始まりに過ぎません。 次に、プロセスを合理化してエラーと遅延を取り除く必要があります。

2.複雑なプロセスを合理化する

テクノロジーの助けを借りてプロセスを合理化することにより、生産性を向上させ、運用を円滑にし、チーム内の作業不安を管理することができます。 これにより、従業員のペースを低下させる可能性のある不要なアクティビティを削除できるため、従業員が自分の努力に優先順位を付け、より重要なタスクに集中できるようになります。

プロセスの合理化はさまざまな分野で使用でき、ProcessStやSaaSBPMなどのワークフロー管理ソフトウェアを使用してこれを実現できます。 コミュニケーション、管理、経理、販売などの改善から、タスクを自動的に割り当てることができるため、変更が発生したときに全員がループに参加できます。

これは、間違いや混乱を減らすのに役立ちます。 従業員は、特定のタスクに関するものであれ、幸福に関するものであれ、支援が必要なときに簡単に接続できます。

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3.従業員の幸福を追跡します

職場での不安を管理するためにどのようなアプローチを取る場合でも、従業員の幸福を守ることは常に重要な役割を果たします。

人材育成ソフトウェアを利用することで、マネージャーや人事担当者がより良いサポートを提供し、会社の全体的な仕事の経験を向上させることができます。 したがって、従業員のニーズと要求に合わせてプロセスとスケジュールを調整できるようになります。

さらに、このようなテクノロジーを使用すると、HRチームは、他のチームがどのように機能し、従業員がどのように感じているかをよりよく理解できます。 これは、トレーニング、オンボーディング、およびスタッフが緊張しているときに発言するように促すのに役立ちます。

この情報があれば、マネージャーは従業員のパフォーマンスのギャップを見つけ、それらを埋める方法についてアイデアを思いつくことができます。 開始する1つの方法は、個人の説明責任を果たし、従業員がスケジュールをより細かく制御できるようにすることです。

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4.従業員がスケジュールを管理できるようにする

不安な従業員は、同時に多くのプロジェクトや割り当てに責任を負わなければならない場合、圧倒される可能性があります。 これは、パフォーマンス関連または意思決定の不安がある場合に特に当てはまります。 彼らは「分析の麻痺」を抱えているかもしれません。これは、やることリストにあるすべてのタスクを過剰に分析し、考えすぎてしまう状態です。

チームメンバーが優先順位を設定するのが難しいと感じた場合、プロセスをより小さなチャンクに分割できれば、チームメンバーにとって役立つかもしれません。 次に、それぞれに個別の時間枠を割り当て、従業員が自分に合った方法で自分の責任をスケジュールできるようにすることができます。 彼らは一度に一つのことに集中し、それを完了した後、次のことに移ることができます。

ハーバードビジネスレビューによると、これは組織が生産性を高め、さらには革新的な思考を高めるための優れた方法です。 人がタスクを切り替えると、主要なプロジェクトを完了するのにかかる時間が25％増加します。

さまざまな生産性ツールと手法をテストしてみてください。 それを支援するためにできることは、チームメンバーが一定期間、厳密に1つのタスクに専念し、休憩してエネルギーを更新するように促すことです。 たとえば、ワークフロー管理ツールを使用して、従業員がチェックできる小さなタスクを作成できます。 これは、彼らが日常業務を担当していると感じ、プロジェクトを提出しなければならないときに役立ちます。

説明責任のある従業員も責任があり、透明性があります。したがって、職場での不安と戦うための最後のヒントは、チーム間のコミュニケーションを迅速、簡単、かつ簡単にすることです。

5.コミュニケーションを容易にする

あなたの会社の通信システムの有効性は、すべてがスムーズに機能することを保証する上で重要な役割を果たします。 テクノロジーにより、アクセシビリティと可用性が大幅に向上し、従業員が互いに即座につながり、時間どおりにフラストレーションに対処できるようになります。

Slack、Googleハングアウト、Microsoft Teamsなどのツールを使用して、さまざまなプロジェクトやトピックに関する問題について人々が簡単に話し合うことができるコラボレーションチャネルを作成します。 Yahoo！Financeによると、インスタントメッセージングは​​コラボレーション、エンゲージメント、生産性を向上させ、特にコミュニケーション関連の場合に不安と戦うのに非常に役立ちます。

インスタントメッセージングツールは、公式と非公式のコミュニケーションのバランスをとることができます。 電子メールは、より正式なコミュニケーション手段として認識されることがよくあります。 不安な従業員は、返信するときにストレスを感じ、メッセージを誤解したり、自分自身を誤解したりすることを恐れる可能性があります。

ただし、メッセージングツールを使用すると、この摩擦は解消されます。 代わりに、従業員は、複数のチームメンバーを電子メールにコピーしたり、ライブ会議に参加したりすることなく、洞察を共有することが推奨されます。

さらに、メッセージングツールの非常に優れた機能は、毎日のステータスを設定する機能です。 これにより、人が会議中や休憩中に通知するだけでなく、従業員は現在の感情的な状態を伝えることができるため、圧倒されたり、助けが必要になったり、スペースが必要になったりしたときに他の人に知らせることができます。

結論

職場の不安は、見過ごされがちな深刻な問題です。 そのため、原因と従業員への影響を理解することが重要です。 完全に戦うのは難しい問題ですが、適切なテクノロジーの助けを借りれば、多くの戦いに勝つことができます。

適切なツールを使用すると、従業員の福利と組織全体の生産性を向上させることができます。 最も頻繁に注意を払う必要がある重要な領域には、プロジェクトのスケジューリング、割り当ての分割、タスクの自律性、およびオープンなコミュニケーションが含まれます。