マネジメントの 4 つの機能: 計画、組織化、主導、管理

管理という言葉は、しばしば 4 文字であるかのように扱われます。 ただし、管理の 4 つの機能を適用せずに、ペースの速い職場環境で何かを成し遂げてみてください。

どのような種類の仕事をしていても、管理の 4 つの機能を明確に理解することで、その仕事をより効率的に行うことができます。 どんな職場環境にも適応し、パフォーマンスを向上させることがすべてです。 マネジメントの4つの機能について詳しく学びましょう。

マネジメントの4つの機能とは？

マネジメントの 4 つの機能とは、計画、組織化、主導、管理です。 マネージャーとして成功するには、仕事とチームを管理しながら 4 つすべてを行う必要があります。 これらは、プロの管理職の基礎です。 これに加えて、あなたが担当する仕事に特化したスキルや専門知識があります。

経営陣が従業員とどのようにやり取りすべきかという概念は、フランスの鉱山技師である Henri Fayol によって最初に成文化されました。 彼は、ビジネス管理と管理機能の一般理論を開発し、それが管理の 4 つの機能に発展しました。

これらの他の責任をサポートする管理の 4 つの柱がなければ、予定どおりに予算内で完了することはありません。 自分自身または従業員のチームを管理している場合は、管理スキルの基礎となるこれらの管理の基本を理解する必要があります。

もちろん、管理の 4 つの機能は理論上のものです。 それらを実践する準備ができたら、同僚やチームがどこで働いていようと、それらとつながることができるハイブリッド ワーク マネジメント ツールが必要になります。 組織構造がどのようなものであっても、それはマネージャーの中心的な責任の一部です。

ProjectManager は、複数のプロジェクト ビューを備えたコラボレーション プラットフォームを提供することで、ハイブリッド チームの作業効率を向上させるクラウドベースの作業管理ソフトウェアです。 さまざまな管理スタイルがあるように、ProjectManager には、ガント チャートからタスク リスト、カレンダー、カンバン ボードまで、さまざまな作業方法があります。 すべてのビューが同じリアルタイム データを共有し、全員が常にプロジェクトの最新のビューで作業できるようにします。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

機能 1: 計画

管理の 4 つの機能の最初の機能は計画です。計画プロセスがなければ、自分の仕事を管理することはできません。 これは、目標と目的を理解することを意味し、戦略的計画の始まりです。 戦略的または戦術的な計画を持つことは、ポイント A からポイント B に到達する方法です。

もちろん、戦術計画は、ある場所から別の場所に移動するだけではありません。 人員と資材の両方の観点から、リソースの特定と割り当てを含む運用計画があります。 つまり、チームを編成し、作業を実行するために必要な機器などのリソースを割り当てることができるということです。

タスクを整理し、優先順位を付け、それぞれに期限と期間を与えることもあります。 計画には、タイムラインにタスクを追加して作業をスケジュールすることが含まれます。 次に、チームの進捗状況とパフォーマンスを最新の状態に保ち、ベンチマークを満たしていない場合は、計画を調整して軌道に戻す必要があります。

コミュニケーションは計画の重要な要素です。 マネージャーは、チームが適切に作業を実行できるように、計画をチームに明確に伝える必要があります。 しかし、彼らはまた、利害関係者とコミュニケーションを取り、彼らが投資している作業の進捗状況を常に最新の状態に保つ必要があります.

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機能 2: 組織化

組織は、マネージャーの責任のあらゆる側面にかかっています。 何らかの組織がなければ、チームをうまく管理することはできません。 計画でタスクに優先順位を付けると、組織を詳細に保つことができます。

組織に関して言えば、マネージャーは、会社、部門、またはプロジェクトが円滑に運営されていることを確認する責任があります。 これは、内部プロセスと構造を作成し、チームまたは従業員を理解して、最適な場所に配置できるようにすることによって行われます。 マネージャーは、自分の仕事を整理しておくだけでなく、自分の部門とその部門の人々の運営も管理する必要があります。

これは、マネージャーが単にタスクを委任し、その下で働く人がタスクを達成するために必要なリソースを確保しているだけという意味ではありません。 彼らは、採用しているプロセスと構造に注意を払い、必要に応じてそれらを調整して、効率的に作業し、全員の生産性を維持していることを確認する必要があります。 この組織化機能は不可欠であり、それが管理の不可欠な機能の 1 つである理由です。

機能 3: リーディング

リーダーシップとは、スキル、コミュニケーションの適性、および管理する人々をやる気にさせる能力を持つことです。 リーダーシップは、マネジメントにおいて誰にとっても重要な役割であり、マネジメントの 4 つの機能の 1 つとなっているのはそのためです。 リーダーシップのスタイルに関係なく、リーダーシップを発揮できなければ、マネージャーとして成功することはできません。 チームとの信頼関係を築くことがすべてです。

リーダーシップスキルには、紛争解決が含まれます。 多様なグループを管理していると、タスクが遅れたり、組織のコストがかかる競合が発生します。 これらの競合を特定して解決することができればできるほど、管理は向上します。

リーダーシップのスタイルはさまざまですが、目標と目的を定義する際にチームに強い方向性を与えるという共通点があります。 これは、通常の作業を割り当てているか、チームに新しいプロセスを導入しているかに関係ありません。

リーダーシップは無数の方法で表現できるため、あらゆる種類のマネージャーがリーダーとしての役割を果たしていることに気付くことができます。 トップダウンの権威主義者もいます。 つまり、彼らは独裁的なリーダーシップを採用しています。 一方、オフィスの全員に協力を求め、プロセスへの参加を従業員に奨励するボトムアップ マネージャーもいます。

どのようなリーダーシップ スタイルを持っていても、または複数のリーダーシップ スタイルを組み合わせても、それはチーム メンバーの管理方法に適用できます。 最も無関心なリーダーでさえ、チームに動機を与え、成功へと導きます。 これを行う人は誰もいませんが、管理における強力なリーダーの基本的な機能は、従業員と、従業員を最大限に活用するために何が必要かを理解することです。

機能 4: 制御

制御機能には、作業環境で意思決定を行う際に役立つ進捗とパフォーマンスの監視と追跡が含まれます。 思いのままに計画、整理、リードすることはできますが、従業員の仕事の質を監視していないと、大変なことになります。 制御プロセスについてサポートが必要な場合は、無料のダッシュボード テンプレートをお試しください。

進捗、パフォーマンス、品質だけでなく、管理プロセスには、仕事をどれだけ効率的に行っているか、仕事を引き受ける際の信頼性も含まれます。 これの別の用語は、制御管理と品質管理です。 これは意思決定プロセスの一部です。 それを裏付ける優れたデータがなければ、洞察に満ちた選択を行うことはできません。

経営陣をコントロールする目的は、従業員を支配することではなく、従業員がビジネスの目標と目的を確実に達成できるようにすることです。 チームのワークフロー全体をチャート化することを好むマネージャーもいれば、従業員が自主的に管理できるようにするマネージャーもいます。

これらは、すべての作業環境において時間通りに予算内で品質を提供するという同じコインの 2 つの側面であり、4 つの管理機能の最も重要な側面です。 財務目標を達成することがすべてであり、管理チームの最前線に立つ必要があります。

ProjectManager が管理の 4 つの機能にどのように役立つか

ProjectManager はクラウドベースのツールであり、チームが同じ屋根の下にいるか、タイム ゾーンを越えて分散しているか、異なる部門にいるかに関係なく、チームを計画、編成、主導、および管理するために必要なツールをマネージャーに提供します。 ProjectManager のハイブリッド作業管理機能は、リアルタイム データを提供して、より洞察に満ちた意思決定を行い、より生産的に作業し、成功をもたらします。

堅牢なプロジェクト計画を簡単に作成

成功する計画を立てるということは、タスクを整理し、依存関係をリンクし、マイルストーンを設定することを意味します。 ProjectManager の複数のプロジェクト ビューの 1 つは、インタラクティブなガント チャートです。 複雑な計算に時間をかける代わりに、クリティカル パスを簡単にフィルター処理できます。 次に、ベースラインを設定します。 これで、作業を開始した後の実際の労力と比較するための計画を取得しました。

チームの進捗状況をリアルタイムで監視し、組織を改善します

チームを監視していなければ、チームをコントロールすることはできません。 そのため、ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードは自動的にデータを収集し、その情報をワークロード、時間、コストなどに関する読みやすいグラフやチャートに計算します。 これは、必要なときにいつでもステータス レポートをすぐに入手できるようなものです。

株主向け報告書の作成と統括機能の強化

データをさらに深く掘り下げるには、ProjectManager のワンクリック レポートを使用します。このレポートは、表示したい情報だけに絞り込むことができます。 ProjectManager には、チームがタスクにどれくらいの時間を費やしているかを確認するためのタイムシートに関するレポート、計画された労力と実際の労力を把握するためのプロジェクトの差異、および複数のプロジェクトを管理している場合のポートフォリオ ステータス レポートさえあります。 その後、レポートを関係者と共有して最新の状態に保つことができます。 これは、管理の 4 つの機能に明白に適用されます。

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