プロジェクトのワークフロー図を作成する方法 (無料のツールが含まれています)

ワークフロー図を使用すると、プロジェクト全体を 1 つのフローチャートで表示できます。 もちろん、すべてのタスクと、それらが次から次へと移行する方法の概要はプロジェクト計画に示されていますが、視覚化することで、全体像をすばやく簡単に把握できます。

プロジェクトを定義し、管理しやすくするのに役立つすべてのツールは価値があります。

ワークフロー図とは

ワークフロー ダイアグラムは、プロジェクトまたはビジネス プロセスのすべてのタスク (依存タスクを含む) を表示するプロジェクト管理チャートの一種です。 これらは手描きで、ワークフローを説明することでプロジェクトをすばやく売り込むためによく使用されます。 ワークフロー図は、1880 年代後半に生産プロセスの改善を支援するために製造業に導入されました。 しかし、現在では、金融、政府、商業など、さまざまな業界で使用されています。

ワークフロー図は地図のようなものです。 開始点と、プロジェクトの最終的な成果物につながるパスがあります。 ワークフロー ダイアグラムに従うことで、不必要な回り道をせず、作業をより迅速に完了できます。 そのため、ワークフロー チャートは、プロセスの改善、ビジネス プロセスのマッピング、およびビジネス プロセスの分析によく使用されます。

明確なプロジェクト計画、ビジネス プロセス、または少なくともワークフロー分析ができるまで、ワークフロー図を作成することはできません。 これにより、作業を定義し、プロセスの主要な意思決定ポイントを標準化および特定できます。

ワークフロー管理ソフトウェアでワークフロー ダイアグラムを使用すると、ビジネス プロセスが合理化されます。 ProjectManager は、自動化されたワークフローを作成して忙しい作業をなくし、チームの生産性を加速できるクラウドベースの作業管理ソフトウェアです。 さらに、ガント チャート、カンバン ボード、タスク リストなどで本格的なプロジェクト計画を作成できます。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。

ワークフロー図はプロジェクト管理にどのように役立ちますか?

ワークフロー ダイアグラムのプロセス マッピングは、一連の作業におけるチームの役割を支援するため、プロジェクト管理に役立ちます。 これにより、部門間のコミュニケーションが改善され、チームは何をしなければならないかをしっかりと把握できます。

ワークフロー ダイアグラムは、プロジェクト スケジュールを実行する前にブロックを発見するのにも役立ちます。 したがって、ワークフロー チャートは、プロジェクトが軌道に乗らない可能性のある領域を特定します。 これにより、ボトルネックがスケジュールや予算に悪影響を与える前に、チームと一緒にプロセスの改善とプロセス モデリングのソリューションについてブレインストーミングを行うことができます。

フロー図はチーム間でも役立ちます。 これは、あなたが行っている作業を理解するために誰もが使用できる優れたコラボレーション ツールです。 この知識により、コミュニケーションがより明確になります。 また、新人が入社したときに、ワークフロー ダイアグラムのようなビジネス プロセス マッピング ツールを使用すると、新入社員がプロジェクトに順応するまでの時間が短縮されます。

ノードの形状も、ワークフロー ダイアグラムを定義する上で重要な役割を果たします。 たとえば、楕円はプロセスの開始点または終了点を示します。 四角形は指示またはアクションです。 ひし形は、ワークフローを 2 つの別々のパスのいずれかに導く「はい」または「いいえ」の決定を示します。 円とは、あるセクションから別のセクションに何かが移動することを意味します。 矢印は次のステップの方向を示します。

ワークフロー チャートのコンポーネント

ワークフロー チャートは、次の 6 つのコンポーネントで構成されています。

• 参加者:これらは、図化されているプロセスに参加している人々です。 これには、プロセスにおける彼らの役割も含まれます。
• アクティビティ:これはあなたの作品です。 たとえば、アクティビティには、注文、請求、金融サービス、製造などがあります。 各タスクは詳細です。
• 順序:これは、アクティビティの前後に何が起こるか、およびこれらのタスクのいずれかが他のタスクの開始または停止に依存しているかどうかの概要を示します。
• 入力:これは、アクティビティを実行するために必要なものです。材料やデータなどです。
• 出力:これは、データやドキュメント、または次のアクティビティに渡されるものなど、そのアクティビティの最終結果です。
• 標準化:通常、ステップはノードで表されます。 これらのノードは、作業の進行方向を示す線で結ばれています。 したがって、作業を同時に実行している場合は、複数のノードを互いに積み重ねることができます。

ワークフロー図の種類

ワークフロー図は、いくつかの方法で説明できます。

• ANSI フローチャート: ANSI フローチャートは、American National Standards Institute のシンボルを使用します (したがって頭字語)。 最も一般的に使用されるバリエーションです。
• UML アクティビティ: UML (統一モデリング言語) は、プロセスのステップの順序をグラフィカルに示します。 また、制御の流れも表します。
• ビジネス モデリング表記法:ビジネス プロセス モデリング表記法 (BPMN) は UML に似ていますが、アウトプットよりもビジネス プロセスと情報に重点を置いている技術者やビジネス担当者によって使用される可能性が高くなります。
• スイムレーン:スイムレーンは、組織のさまざまな部分を分離して、これらのユニット間の相互作用を強調する図です。 潜在的な非効率性を明らかにする高レベルのビューをユーザーに提供します。
• SIPOC:サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客、または SIPOC は、誰がデータを作成し、受け取ったかを示します。 また、関連する高レベルのプロセスについても概説します。

関連:プロジェクトのアロー ダイアグラム: ノード上のアクティビティと矢印上のアクティビティ

ワークフロー図の作成方法

前述のように、ワークフロー図は魔法のようにページに表示されるだけではありません。 あなたは分析を伴う仕事をしなければなりません。 次の 6 つの手順に従って、独自のワークフロー図を作成します。

1. 追跡しているプロセスを特定する: 追跡するプロジェクト プロセスを決定すると、使用する図の種類を決定するのに役立ちます。 ワークフロー図を使用するのは技術者か非技術者かにかかわらず、誰がワークフロー図を使用するかを覚えておいてください。
2. 開始点と終了点を定義する:ワークフロー図には、プロセスを開始する開始点と、そのプロセスが完了する最終目標が必要です。 継続的なプロセスを示しているわけではありませんが、他のプロジェクトと同様に、開始と終了があります。
3. 情報をまとめる: プロセスの各ステップに含まれる活動と、これらの各ステップの意思決定者を概説します。 また、プロセスのタイムライン、逸脱、ボトルネックの可能性、およびプロセスを改善する方法についても知りたいと思うでしょう。 この情報は、ワークフローに関与するすべての部門のチームと話し合って収集する必要があります。
4. 非効率性を見つけて取り除く:タスクを定義して、プロセスを合理化します。 各タスクが必須か、便利か、あると便利か、不要かを判断します。 これらの区別が、全体的な目標と全体的なワークフロー管理に沿っていることを確認してください。
5. ワークフローを作成する:ここでは、コンパイルしたすべてのデータを取得して、ワークフロー プロセスの視覚的なマップを作成します。 これは、手動または作図ツールを使用して行うことができます。 最終的なワークフロー図は、理解しやすく、編集しやすく、共有しやすいものにする必要があります。
6. レビューと改良:ワークフロー図は静的なドキュメントではありません。 ボトルネックが発生したり、一部のプロセスに時間がかかりすぎたり、コストが高くなったりした場合は、継続的に見直して改善する必要があります。効率を向上させる道は常にあり、あなたとあなたのチームはそれを受け入れる必要があります。

ワークフロー図の例

ワークフロー ダイアグラムを作成する方法をよりよく説明するには、ブログ投稿を公開して Web サイトへのトラフィックを促進する単純なワークフローの以下の画像を参照してください。 以下に示すように、プロジェクトは適切なキーワードを検索することから始まります。 これらは潜在的な顧客が使用している検索用語であり、うまくいけばあなたのブログ投稿がクエリのトップに表示されるでしょう.

トピックを決めてキーワードを選択したら、それらをコピーライターに割り当てます。コピーライターは最初のドラフトを編集者に渡し、編集者はドラフトを編集します。 これは、他のアクティビティのような長方形ではなく、三角形として表されます。 これはイエスかノーかの判断だからです。

承認されると、コピーは美術部門に送られ、公開時に作品に付随するビジュアル アセットが作成されます。 コピーとアセットは、WordPress などのコンテンツ管理システム (CMS) にアップロードされます。 ここで、最終的な編集が行われ、改訂が必要かどうかについての「はい」または「いいえ」の決定が再び行われます。

問題がなければ、ブログが公開されます。 その後、さまざまなソーシャル メディア プラットフォームで共有され、ウェブサイトへのトラフィックを引き付けるのに役立ちます。 このプロセスは完了です。 もちろん、トラフィックの分析など、その後の他のプロセスもありますが、それは別のフロー チャートです。

ワークフロー チャートを作成するための無料ツール

手書きでネットワーク図を描くことは、理解を深めるのに役立ちますが、プロジェクトで使用する場合は、明確で一目でわかるようにする必要があります。 絵を描いて上手に書ける能力がない限り、作図ツールを使用する方がよいでしょう。 共有や編集も簡単です。 以下は、開始するためのいくつかの無料のものです。

• edraw by wondershare: この無料のダイアグラム ソリューションは、ワークフロー チャートだけでなく、中間マップやその他のビジュアル ツールも作成します。 コラボレーションに最適です。
• draw.io: この無料のダイアグラム メーカーは、Google ドライブ、OneDrive、Dropbox、GitHub などで動作します。 フローチャート、プロセス図、ネットワーク図などを作成します。
• SmartDraw: この無料の描画プログラムには、フローチャートからフロアプランまで、作業を開始するためのテンプレートが多数用意されています。 また、Google Workspace、Microsoft Office、Atlassian の Confluence、Jira とも統合されています。

ProjectManager がワークフローにどのように役立つか

プロセスを理解し、ワークフロー図をマッピングすることは、ほんの始まりにすぎません。 その計画を実行し、予定どおりに、合意した予算内で実行する必要があります。 これにより、プロセスとリソース管理ツールを可視化して、チームが能力を発揮し続けることができます。 ProjectManager は、ワークフローを制御するためのより洞察に満ちた意思決定を行うためのリアルタイム データを提供するクラウドベースのソフトウェアです。

かんばんボードでワークフローを作成する

ワークフロー ダイアグラムをツールに変えて、チームの割り当てとマネージャーに作業の透明性を提供するには、カンバン ボードが必要です。 カンバン ボードは、アジャイル ワークフローを視覚化するのに役立ち、チームがバックログを管理し、共同で作業してスプリントを計画できるようにします。 マネージャーは、チームをブロックしてリソースを再割り当てする前に、ボードを表示してボトルネックを特定し、チームの作業を継続できます。 マネージャーがインタラクティブなガント チャートなど、他の複数のプロジェクト ビューのいずれかで作業している場合でも、かんばんワークフローですべてのデータが同時に更新されます。

リソースの管理と追跡

ワークフロー図はチームの進むべき道を示していますが、リソース管理ツールはチームの生産性を維持します。 管理すべきことの 1 つは、各チーム メンバーに割り当てたタスクの数です。 色分けされたワークロード チャートにより、誰が割り当て超過しているか、割り当てが少なすぎるかをすばやく簡単に確認できます。 次に、ワークロード チャートから直接リソースを再割り当てし、チームのタスクのバランスをとって、チームが最高の状態で機能し続けるようにします。

その場で進行状況を報告

利害関係者はワークフロー チャートを見たいと思うでしょうが、プロジェクトが進むにつれて、進捗状況に関するデータも必要になります。 タスク、時間、予算などに関するレポートをワンクリックでフィルタリングして、必要な情報だけを表示できます。また、PDF の添付ファイルとして簡単に共有したり、状況の更新を希望する場合は印刷することもできます。

プロジェクトの成功をワークフロー図だけに頼らないでください。 チームのコラボレーション、ワークフローの自動化、パフォーマンスの監視、追跡、およびレポートを支援するプロジェクト管理ツールを使用して、そこに到達するために必要なマップを手に入れました。 ProjectManager は、目標の達成を支援するために作業を整理する、受賞歴のあるソフトウェアです。 当社のワーク マネジメント ツールは、ハイブリッド チームがどこにいても、どのように働きたいか、スキル レベルに関係なく連携できるように設計されています。 ワークフロー図をインタラクティブなプロジェクト管理ツールに変えます。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。