あなたのビジネスのために仮想アシスタントを雇う方法

あなたがあなたのビジネスを始めるとき、あなたはそれをすべてやっています：注文の履行、顧客への対応、あなたのソーシャルメディアの管理など。

しかし、私たちは多くの理由で起業家精神を追求していますが、私たちの生活の中でより少ない時間を過ごすことはそれらの1つではありません。

そのため、多くのeコマース起業家が最初に採用する「従業員」は仮想アシスタントです。ビジネスの運営に重要な日常のタスクやプロセスを引き受けることができますが、必ずしもビジネスの成長に集中する必要はありません。

バーチャルアシスタントは、実際の従業員を雇わずに余分な手を持っているようなものです。 ストレスや成功に伴うその他の「良い問題」を経験している場合は、自分の仮想アシスタントを雇うことを検討し、1日の中でそれらの時間の一部を取り戻す時期かもしれません。

仮想アシスタント（VA）とは何ですか？

仮想アシスタント（VA）は、ワークロードを引き渡すために契約するあらゆる形式のリモートヘルプです。 彼らは世界中のどこででも活動でき、複数のクライアントを抱えており、あなたの日常のさまざまなタスクを引き受けるために雇うことができます。

バーチャルアシスタントは、多くの起業家、特にフルタイムの従業員のための予算やすべてを自分でやり続ける時間がないオンラインビジネスの間で一般的な「最初の雇用」です。

VAとフリーランサーまたは従来の従業員との違いは、VAは、ビジネスの全機能を所有するのではなく、タスクまたはルーチンを実行する機知に富んだジェネラリスト（マーケティングコミュニケーションやデザインなどの分野で有能な場合もある）であるということです。

彼らは正社員ではありませんが、フルタイムの人を雇うという追加の費用をかけずに、ビジネスの運営を継続的に支援する手頃な方法を提供します（さらに、請負業者としてのサービスは税控除の対象となることがよくあります）。

バーチャルアシスタントはウェブサイト全体を構築するわけではありませんが、ストアの一部を管理するのに役立つ場合があります。 彼らはおそらくあなたのすべてのコンテンツを書いたり管理したりすることはないでしょうが、彼らはあなたの研究に役立つかもしれません。 彼らはあなたのビジネスの全機能を引き受けるのではなく、特定のプロセスまたはマシン全体の一部を所有する必要があります。

起業家にとってコントロールを放棄するのは難しい場合があるため、VAを取得することは、小規模な管理、委任、採用のソフトスキルを実践するのに最適な方法です。これらはすべて、優れたリーダーになるために不可欠です。

仮想アシスタントに何をアウトソーシングできますか？

多くの場合、仮想アシスタントは多くの管理タスクを実行しますが、販売からソーシャルメディア管理に至るまでの役割を実行するために仮想アシスタントを雇うこともできます（明確なガイドラインと指示を与える場合）。

繰り返しのルーチンの場合は、おそらくVAに渡すことができます。 面倒なプロセスを紙に書き留めることができれば、おそらくVAにそれを行う方法を教えることができます。

タスクまたはプロセスが、明確な指示を与えられたときに適度にインテリジェントで機知に富んだ人が達成できるものである限り、おそらく仮想アシスタントにそれらを引き受けさせることができます。

バーチャルアシスタントを雇ってあなたのためにできることのほんの一部を次に示します。

• カスタマーサービス：顧客からの電子メールや電話に応答します。
• ソーシャルメディア管理：コンテンツのキュレーション、コメントへの返信、およびその他のコミュニティ管理タスク。
• 調査：コンテンツの一部で使用できる統計や例に連絡したり、キュレートしたりするブロガー/インフルエンサーのリストを探しています。
• ストア管理：注文処理、在庫管理、販売の実行（特に、Shopifyの経験があるVAを見つけることができます）。
• データ入力：簿記またはさまざまなソースからのデータをスプレッドシートに入力します。
• コールドコール：コールドコール（通常、スクリプトと一般的な質問への回答の定型化が提供されます）を作成し、見込み客との会議をスケジュールします。
• 個人的な用事：母の日のために花を購入してお母さんに届けます。

上記のユースケースから、VAを1日に組み込む場合に、VAがどれだけの時間を節約できる可能性があるかがすでにわかります。

いつバーチャルアシスタントを雇うべきですか？

一般的に、仮想アシスタントに何かを渡す前に、まず手を汚したいと思うでしょう。 このようにして、プロセスを教える方法、設定する必要のあるガイドライン、および優れた作業がどのように見えるかを知ることができます。

とはいえ、比較的若いビジネスでも、VAを採用することが理想的な条件のいくつかを次に示します。

• あなたは自分のビジネス内のプロセスに精通しており、他の人に簡単に教えることができると感じています。
• 「時間があれば、もっと大きく、もっと重要なことができる」と思っているのではないでしょうか。
• あなたはあなたの時間を買い戻すために行くための収入または可処分所得を持っています。
• カスタマーサービスのように、あなたのような人には自然に伝わらない、本当に疲れ果てていると感じるタスクがあります（たとえば、あなたは内向的で、いくつかの電子メールに答えた後、疲れ果てていると感じます）。
• フルタイムの支援は必要ないかもしれませんが、毎日ほんの数時間です。
• プロセスを合理化する方法については、IFTTT、Zapier、Kit（Shopifyの無料のマーケティングチャットボット）、およびApp Storeをすでに調べており、他の人が所有しているだけの方が簡単であることがわかりました。
• あなたはあなたがあなたのビジネスで経験している新しい成功に圧倒されていると感じます、あるいはあなたは9対5で働き、あなたの側であなたのビジネスを構築しています。

eコマースストアの所有者として、安定したペースで販売を開始する場合、カスタマーサービスを最初にアウトソーシングする必要があります。 顧客への対応は、多くの人にとって最もストレスが多く、時間のかかる課題の1つです。 そして、売れば売るほど、消費する時間が長くなります。

定期的にタスクを実行し続けることの機会費用について考えてみてください。 あなたの時間の価値は何ですか？ 1日1時間かけて顧客の質問に答える場合、その時間、エネルギー、注意を払って代わりに何ができるでしょうか。

これらのタスクを手放し、新しく見つけた時間を使って、手頃な価格でより大きな利益やその他の追求を追いかけることができます。

バーチャルアシスタントの費用はいくらですか？

バーチャルアシスタントの価格はさまざまで、通常、アメリカを拠点とするバーチャルアシスタントは海外のものよりも高額です。 多くは時間単位で充電します。 タスクまたはプロジェクトごとにいくらかの料金がかかります。 また、一定期間定額制を受け入れる場合もあります。

通常、ほとんどの場合、特に毎日のタスクでは1時間ごとが最適なルートであり、請求書を監視して1時間あたりの出力が一貫していることを確認できます。

あなたが勤勉で国際的に見て喜んでいるなら、カスタマーサービスのような役割のために1時間あたり3ドルから10ドルという低価格で素晴らしいバーチャルアシスタントを手に入れることが可能です。 それはあなたが彼らに外注したい仕事にも依存します。 あなたは一般的にあなたが支払うものを手に入れ、潜在的な雇用者を常に適切に精査する必要があることを覚えておいてください。

あなたがより高い料金を払っても構わないと思っている忙しい起業家なら、あなたはあなたの右腕として行動し、あなたに代わって幅広いビジネスと個人的な仕事をすることができるリモートの「エグゼクティブアシスタント」を雇うこともできます。

仮想アシスタントを雇うために使用するプラットフォームは、その関係の管理に費やす時間にも影響します。これは、価格と一緒に考慮する必要があります。

初めてのバーチャルアシスタントを雇う方法

すべてのVAが同じというわけではありません。 他の従業員と同様に、あなたは彼らを注意深く精査する必要があります、そしてそれはあなたのニーズと条件を職務記述書にレイアウトすることから始まります。

ただし、それを書く前に、引き渡したいプロセスを記録してください。

1.外部委託する前にプロセスを文書化します

VAでの作業は、電話で何が欲しいかを説明し、それが正しく行われることを期待するほど簡単ではありません。 最初にプロセス全体を文書化し、それらが従うためのガイドラインを作成すれば、エラーを減らし、ジョブが希望どおりに実行されるようにすることができます。

ストアの側面の管理などの基本的なルーチンが含まれる場合は、Quick Timeまたは任意の画面記録アプリを使用して、画面を記録し、自分でクリックするたびに記録することができます。

この録音により、他の誰かをこのプロセスに簡単に参加させることができるだけでなく、最終的に仮想アシスタントと通信する必要があるすべての小さなステップを意識的に実行することもできます。

カスタマーサービス、ソーシャルメディア管理、およびVAが顧客、パートナー、またはベンダーと直接やり取りするその他のタスクの場合、過去の応答を調べて、顧客からの質問など、一般的なシナリオごとにスクリプトまたは「定型応答」を作成します。注文のステータスまたは払い戻しを希望している。

効果的な委任の鍵の1つは、一般的な障害を予測し、実行する最善の行動方針についてアドバイスを提供することです。 これらを条件付きルールとして書き出します：「Xが発生した場合、Yを実行します」。

また、プロセス全体で使用するツールとプラットフォームについても検討してください。特定のアプリ（Zendesk、Hootsuite、Facebookなど）を使用した経験のあるVAを見つける方が、最初から誰かに教えるよりもはるかに簡単です。

覚えておいてください：あらゆる種類のアウトソーシングでのあなたの目標は、あなた自身のために、より多くではなく、より少ない仕事を生み出すことです。

2.適切な仮想アシスタントを引き付けるための職務記述書を書く

適切なVAを見つけるには、必要なスキルと資質を備えた人を引き付けることができる職務記述書を書く必要があります。 これは、適切な人物を見つけるための最初のフィルターになります。

必ず以下を含めてください。

• ビジネスの規模（たとえば、通常1日に取得する販売/サポートチケットの数）。
• 彼らが使用するアプリ/ツール。
• それらを成功させる過去の経験。
• 言語要件（例：米国の顧客とコミュニケーションをとる場合は、「優れた話し言葉/書き言葉の英語」）。
• 彼らがあなたのために実行するタスクの特定のリスト。
• 「ソーシャルメディア管理」など、採用予定者が検索する可能性のあるキーワード。

以下のサンプルの職務記述書を、お客様の目的に合わせてカスタマーサービスVAに自由に適合させてください。

サンプルVAジョブの説明

6桁のドロップシッピングビジネスを運営しており、ZendeskとFacebookを通じて毎週数十のサポートリクエストを受け取っています。

ZendeskのチケットやFacebookのメッセージに対応するには、優れたカスタマーサービスの経験を持つ人が必要です。 よくある質問への回答を提供します。 候補者は、Shopifyストアにログインして注文を検索したり、注文を変更したり、払い戻しを行ったりする必要がある場合があります。

理想的には、この候補者はeコマース、ドロップシッピングビジネス、Shopifyの経験があります。 Oberloの経験は資産です。

職務は次のとおりです。

• Facebookでメッセージをチェックし、質問に答えます
• ZenDeskでのサポートチケットへの対応と解決
• 注文の変更などのお客様の問題の解決
• 注文状況、発送までの時間など、お客様からのお問い合わせを解決します。
• 必要に応じてShopify/Oberloで注文を検索する
• Facebookの投稿へのコメントのモデレート、苦情の非表示、誹謗中傷の削除

成功するために必要な品質：

• 優れた英語理解力とライティング能力
• 丁寧で思いやりのあるカスタマーサービス
• 問題解決能力
• Zendeskエクスペリエンス
• Facebookの経験
• Shopifyの経験
• Oberloの経験はプラスです
• ドロップシッピングビジネスの経験があれば尚可
• ヨガへの関心は資産です（私たちがサービスを提供している私たちの業界）

その他のスキル：カスタマーサービス、カスタマーサポート、Shopify、ソーシャルメディア管理、Zendesk

3.バーチャルアシスタントを雇う

バーチャルアシスタントの役割を従来の求人掲示板、フォーラム、またはソーシャルネットワークに投稿することはできますが、品質管理の欠如や、この目的のために特別に構築されたプラットフォームを使用することで得られる利点を考えると、通常は価値がありません。

特にShopifyストアで仮想アシスタントを初めて採用する場合は、Upworkを使用して手頃な価格の経験豊富なヘルプを見つけることをお勧めします。

Upworkは、次のような仮想アシスタントの管理を容易にするために必要なツールも提供します。

• 市場全体の品質を保証するレビューシステム。
• VAの画面のスクリーンショットを定期的に取得して説明責任を果たす時間追跡機能。
• ファイルとフィードバックを共有するためのチャット機能。
• 簡単な請求とグローバルな支払い。
• 利用規約に組み込まれている機密保持契約
• エスクローサービスを介して支払うので、あなたは行われた仕事に対してのみ支払います。

仕事の説明を投稿したら、見込み客に連絡するか、仮想アシスタントを招待して仕事の投稿に応募し、返信が届くまで待つことができます。 採用する前に、SkypeまたはGoogleハングアウトを介して採用候補者に面接し、適切であることを確認してください。過去のクライアントからの参照や、仮想アシスタントとしての過去のパフォーマンスを証明するその他の兆候を探してください。

バーチャルアシスタントの管理

仮想アシスタントを雇い、作成したドキュメントを使用してスピードを上げ、優先する通信チャネル（Skype、ハングアウト、Slack、または電子メール）を確立したら、アクセスを制限するだけにする必要があります。あなたの店、ソーシャルアカウント、または彼らが彼らの仕事を遂行するために使用するであろう他のもの。

信頼はあなたとあなたのバーチャルアシスタントの間の関係の大きな部分であり、あなたは彼らに彼らのパフォーマンスを通してそれを獲得させるべきです。 したがって、アカウントのログインクレデンシャルを提供することは避け、可能な限り制限付きのユーザー権限を選択してください。

4.情報とアカウントを保護します

Shopifyストアでは、仮想アシスタントを、実行する必要のあるタスクに基づいた特定の権限を持つスタッフアカウントとして追加できます。

おそらく使用するツールのほとんどは、他のユーザーに何らかの形で制限付きアクセスを提供します。

Facebookのページマネージャーでは、コンテンツをキュレートして投稿できるように、特定の役割を割り当てることができます。 Zendeskまたは使用するカスタマーサービスソフトウェアでは、サポートチケットに応答する機能を備えた新しいユーザーとしてそれらを追加できます。 Paypalビジネスアカウントを使用すると、特定のユーザー権限を付与して、クレジットカード情報を提供せずに支払いを行うことができます。 また、Gmailでは、メールの委任を設定して、ユーザーがあなたに代わってメールを表示して返信できるようにすることができます。

OberloとAliExpressを介してドロップシッピングしている場合は、支払いオプションを保存してすぐに使用できるAliExpressアカウントへのアクセスを許可し、対処する必要のある動作がないかトランザクション履歴を監視できます。

バーチャルアシスタントは複数のクライアントと連携し、場合によっては同じニッチの競合他社と連携するため、機密保持契約に署名してもらうのが賢明です。 結局のところ、あなたは彼らにあなたの秘密を明かしてほしくないのです。 Upworkのような一部のプラットフォームでは、これが利用規約でカバーされていますが、VAに渡す前に、自分や競合他社が使用する可能性のある情報を再確認してください。

5.説明責任を維持するためのシステムを設定します

VAが機能するペース、または1時間あたりに実行する必要のある作業量を測定するのは困難です。 そのため、タイムトラッキングを実施することが重要です。

Togglのような無料のツールがあり、一部のVAには自分の時間を追跡するのに役立つソフトウェアがありますが、Upworkには、VAの画面のスクリーンショットを定期的に取得する堅牢な時間追跡機能があります。

VAを監視せずに独立して機能させるのが理想的ですが、プロセスを合理化する方法や作業を改善する方法があるかどうかを時々確認してください。

あなたは、あなたのバーチャルアシスタントがあなたが処方した方法よりもタスクを実行するためのより良い方法を見つけたり、彼らがあなたのビジネスに非常に精通しているので、フルタイムの従業員のように新鮮な提案を提供し始めていることに気付くかもしれません。

VAがタスクに慣れたら、その役割を拡大してより多くのプロセスをアウトソーシングするか、ビジネスの別の側面を管理するために追加のVAを雇うことを検討することもできます。

バーチャルアシスタントを雇う他の場所

Upworkは、eコマースビジネスの側面を引き受けることができるVAを採用するための優れた選択肢ですが、独自の長所と短所を備えたVAを採用する方法は他にもたくさんあります。

たまにしか必要としない手頃な価格のオンデマンド仮想アシスタントの場合、 Fancy Handsを使用して、1回限りのタスクを完了することができるVAのプールにアクセスできます。 毎回同じVAを取得するわけではないため、プロセス全体よりも、個人的な用事のアウトソーシング（会議の設定や電話料金の交渉）やプロジェクトの一部に適しています。

Zirtualは、ビジネス運営の1つまたは多くの側面で経験とスキルを備えた、米国を拠点とする専任の仮想エグゼクティブアシスタントに人気のあるもう1つのオプションです。 彼らはより多くの費用がかかります（月額398ドルから）が、毎月を通してあなたのためにビジネスと個人的なタスクの組み合わせを処理することができます。

これらすべてのプラットフォームの外部で採用できる代理店や独立したVAもありますが、優れたタイムトラッキングツールの検索や機密保持の実施など、多くの詳細を自分で処理する必要があります。

手放すことを学ぶ

面白いことに、起業家精神の目標は、ビジネスを所有することだけではなく、できる限り多くのことを放棄し、有能な手に部品を残して、あなたのビジネスがあなたの完全な注意なしに浮かんでいることができるようにすることです。

アウトソーシングは、コントロールを楽しむ多くの起業家にとって不自然な慣行になる可能性があります。 しかし、それはあなたが自分ですべてをしているときさらに難しいとらえどころのない仕事/生活のバランスを達成するための重要な考慮事項です。

バーチャルアシスタントを雇うと、ビジネスを成長させたり、家族と一緒に過ごしたり、息を呑むためにもう少し時間を取ったりするなど、最も重要なことに集中できます。

6桁のeコマースストアの運営を支援するために仮想アシスタントを雇うためのヒントとプロセスを共有してくれたCoreyFerreiraに特に感謝します。