クライアント情報を追跡する方法（ストレスを追加せずに）
公開: 2021-02-10これらの音はおなじみですか？
- 締め切りを過ぎないようにいつも何インチも離れているような気がします
- クライアントの電子メールに返信し、クライアントにフォローアップすることを忘れないでください。
- クライアント情報が多すぎる場所にあります– Excel？ Googleスプレッドシート？ 実際の紙？！ –そしてあなたが必要なものを見つけるのに永遠にかかります
- 物事を整理するために仮想アシスタントを雇うことはあなたが買う余裕がない贅沢です
- 使用するすべてのコミュニケーションチャネルを追跡するのは困難です（電子メール、電話、対面式の会議がたくさんあります）
「全部」と答えたら、あなたは一人ではありません。 そして、それらはすべて、組織化という1つの全体的な課題に要約されます。
調査会社IDCによると、非効率性は企業に毎年収益の20％から30％のコストをかけます。 これらの非効率性の多くは、クライアント情報がまとまりがないことに起因する可能性があります。
クライアント情報を追跡するという課題に取り組むとき、次のことができます。
- クライアントに頻繁に連絡することは避けてください（ただし、スケジュールどおりにフォローアップします）
- クライアント情報を1か所にまとめてエラーの許容誤差を最小限に抑える
- 優れたクライアント（一緒に仕事をするのが好きなクライアント）と悪いクライアント（一緒に仕事をするのを避けるべきクライアント）をすばやく特定します
- 自分の頭をまっすぐにしてください
組織が必要です。 しかし、クライアント情報をどのように整理しますか？ 答えは問題にあります。 クライアント情報を追跡するために必要な修正を見つけるために、解決する必要のある問題点を検討してください。
- クライアント情報を追跡する方法
- クライアントから必要な情報を取得する方法
- いつどのようにフォローアップするかを知る
- クライアントに請求する方法（そしてクライアントに支払いをさせる方法）
この投稿では、最も一般的な課題を解決する方法を取り上げて、クライアントの情報を追跡する方法について説明します。
1.クライアント情報を追跡する方法
X個のクライアントがあります。 それぞれに次のような基本的な情報があります…
- 名前
- Eメール
- 電話番号
- 住所
- タイトル
Annnddそれから他のすべてがあります。 彼らのすべての財務情報、またはあなたのビジネスのこれまでの進捗状況についてはどうですか？
整理された状態を維持するための最大の課題は、すべてのクライアント情報を1か所に保存することです。 頭の中や紙の上で成長している顧客ベースを追跡する時間があるのは誰ですか？ 紙の証跡は、より多くのクライアント情報を失うためのもう1つの場所です。
そして、その課題は…で解決されます。 *ドラムロール*
CRM！
それは何ですか？
顧客関係管理ツール（CRMツール）は、現在の顧客だけでなく、すべてのリード（新規、ウォーム、ホット、およびコールド）を追跡します。 連絡先を追跡するための最良の方法です。
個別の連絡先を作成した後、カスタマイズ可能なCRMを使用すると、次の方法で顧客の進捗状況を示すパイプラインを作成できます。
- 第一接触
- フォローアップ
- デモスケジューリング
- クローズドセールと継続的な進捗
証拠が必要ですか？ 見てみな。
あなたが見ているもの：複数のクライアントの取引、彼らとのコミュニケーション、そしてあなたのビジネスでの彼らの進歩…すべてが1つのダッシュボードビューにあります。
このパイプラインは、次のタイプの目標到達プロセスフェーズ（およびそれらに含まれるもの）を示しており、クライアントとやり取りするときにクライアント情報を整理します。
*注–フェーズは、販売戦略に最も適したものとして名前を付けることができます。
- 最初の連絡–それは電話でしたか、それとも電子メールでしたか（そして次に何をすべきか）？
- 提案–彼らのビジネスに最適なものについて最初の考えを送ってください
- フォローアップ–最初の連絡後も定期的に連絡を取り、質問に答え、より多くの考えを提供します
- 財務情報–取引の価値と、顧客になるために必要な予算についてのメモ
- 注–将来の参照のために、すべての通信履歴を追跡します（これは、複数のチームメンバーが支援している場合に特に役立ちます。と言えば…）
- コラボレーション–チームの他のメンバーがリードの進捗状況を確認できるようにします
クライアントを追跡するためのこのタイプのフローは、クライアントが「亀裂をすり抜ける」のを防ぐのに役立ちます。
ActiveCampaignCRMの実際の5つ星レビュー。
今、あなたはいくつかのことをする必要があります：
- クライアントベースがCRMを取得する価値があるかどうかを判断します
- さまざまなCRMオプションについて調査します
- あなたのビジネスでCRMを立ち上げて実行する方法
中小企業の所有者は、中小企業モデルに対応するCRMプロバイダー（ActiveCampaignなど）も検討する必要があります。 一部のCRMは、ビジネスで使用するよりも多くの機能を提供する場合があります。 したがって、CRMを選択するときは、予算と予想されるニーズの両方を考慮する必要があります。
これらのリソースから、ビジネスに適したCRMを選択するためのより詳細な情報を入手してください。
- CRMの準備ができていることをどのように知っていますか？
- 3種類のCRMソフトウェア：あなたのビジネスに適しているのはどれですか？
- CRM実装プロセスへのアプローチ方法：CRMロールアウトを成功させるための5つのステップ
2.クライアントから必要な情報を取得する方法
クライアントのために仕事を始める前に、クライアントから情報を入手する必要がある場合はどうなりますか？
あなたのクライアントはあなたが始めるために必要な情報を持っています。 ただし、次のような障害が発生する場合があります。
- 人々にあなたに返信してもらう
- 人々に彼らの情報であなたを信頼させる
信頼はクライアントにとって非常に大きなものです。 彼らが現在のクライアントであろうと新しいリードであろうと、人々は常に彼らが彼らの情報でビジネスを信頼できるという安心感を必要とします。
Label Insightが行った調査によると、調査対象の2,000人の消費者の94％が、完全に透明性のある企業にもっと忠実であると答えています。
クライアントから必要な情報を入手するための最良の方法は、クライアントの個人情報をどのように管理するかについて透明性を保つことです。 これはどうやるんですか？ いくつかの方法：
- あなたが彼らの情報で何をしようとしているのかを正確に書いてください（仮定に何も任せないでください）
- カスタム取引フィールド、電話、オンボーディングメールなどのツールを使用して、信頼を伝え、有用な情報を入手します
数字は嘘をつかず、クライアントも嘘をつきません。
カスタム取引フィールドとは何ですか？
カスタム取引フィールドはカスタマイズ可能なカテゴリフィールドであり、取引に関連するすべての情報を1か所にまとめて、簡単にアクセスできるようにします。 これにより、あなたと他の営業チームのメンバーは、すべての取引（別名クライアント）情報を簡単に確認し、決定を下し、行動を起こすことができます。
それらを使用して、次のようなフォローアップに役立つクライアント情報を収集できます。
- 取引の地理的位置
- クライアントが現在問題を解決するために使用しているものなど、販売支援情報
- 終了予定日や取引の予想収益などの収益予測データ
- 彼らが抱えている、解決されていない問題
- 解決されているが、より効率的に解決できる問題
- 彼らが現在のサービスプロバイダーについて好きなことと嫌いなこと（これはあなたに彼らが考えていなかった提供するもののアイデアを与えるかもしれません）
- そもそも彼らがあなたに来た経緯
ActiveCampaignのこの連絡先ビューには、地理的な場所、出身地、予想される終了日などのすべての詳細が表示されます。
クライアントからの背景情報が必要であるが、クライアントがそれを送信することに悩まされている場合はどうなりますか？ あなたが送った契約書やフォームに記入する必要がある場合はどうなりますか？
ActiveCampaignクライアントで簿記ビジネスのオーナーであるSaraSteinは、自動化されたオンボーディングメールシーケンスを使用して、クライアントからビジネスと税務の情報を取得します。
ミスエフィシェンシーのオーナー、サラスタイン。
サラは中小企業とその会計士と協力しています。 適切な税務書類とビジネス情報がなければ、サラの仕事ははるかに困難になります。
彼女の完全な顧客ストーリーを読むことができますが、ここでは、彼女のオンボーディングメールシーケンスがクライアントの追跡にどのように役立つかについての主なポイントを示します。
彼女の完全なオンボーディングメールシーケンス（最初のウェルカムメールから物理的なメール、フォローアップのフィードバックリクエストメールまですべてを含む）は、2つの主要なことを達成します。
- クライアントに彼女から知っておくべきことを伝えます
- クライアントに必要なものを尋ねます（チェックリストを含めて、何も見逃さないようにします）
SaraSteinの完全に自動化されたオンボーディングメールシーケンス。
クライアントが必要な情報をできるだけ簡単に入手できるようにします。 何を送信するか（および、必要に応じて、システム内のどこに送信するか）を正確に伝えます。 プロセスを自動化します。
3.いつどのようにフォローアップするかを知る
クライアントができたら、どのようにしてクライアントと連絡を取り合いますか？ プロジェクトをどのように最新の状態に保ちますか？
これらのいずれかを聞いた手のショー
- このプロジェクトがどこにあるかを確認するためにチェックインするだけです
- いつ私のためにこれを手に入れることができると思いますか？
- どうして私はあなたから返事をもらえなかったのですか？
- 私の最後のメールによると…
「フォローアップの最良の方法は何ですか？ そして、どうすればフォローアップを追跡できますか？」
連絡が多すぎると、スパムやしがみつくことがなくなります。 十分ではなく、あなたはそれらを失う可能性があります。 クライアントがあなたとの関係がどのように見えるかを知ることができるように、あなたは早い段階で期待を設定する必要があります。
これには計画が必要です。 そして計画には組織が必要です。
組織の欠如は、一貫性のないフォローアップ手順を意味します。 その後、クライアントが亀裂を通り抜け始めるのがわかります。
（出典：GIPHY）
最後に必要なのは、フォローアップの電話をかけるのを忘れたり、チェックインメールを送信したり、予約した予定を逃してクライアントを失ったりすることです。
クライアントと連絡を取り合うときは、実際にクライアントとつながりたいと思うでしょう。 つまり、人々がそれらに答える時間に電子メールを送信し、電話をスケジュールする必要があります。
タイミングを確定するには、次のことを考慮してください。
- 誰かがあなたに「高度なメンテナンス」とラベルを付ける前に、あなたからの連絡を喜んで聞く頻度
- コミュニケーションを成功させるのに役立つツール（予測送信など）
それで、あなたは何が必要ですか？ スケジューリングシステムと自動CRM。
自動化されたCRMを使用して、プロジェクトがどの段階にあるかを追跡し、その情報を使用して、それに応じてクライアントにフォローアップすることができます。
デモまたは他の段階が完了した後、それに応じてフォローアップできます。
ここで、実際のスケジューリングに役立つ何かが必要です。 フォローアップする必要のあるすべての見込み客とクライアントを見失わないように、いつフォローアップするかを通知するシステムが必要です。
自動化をCRMに統合して電子メールを送信できるのと同じように、自動化されたCRMを使用して、自分自身とクライアントにリマインダーを設定することにより、フォローアップの電話と予定の量とタイミングを管理できます。
オンラインスケジューリングおよびリマインダープラットフォームであるBookedInは、オンライン予約を分析するために3か月間トラフィックを監視し、いくつかのことを学びました。
- 350,290の予定が彼らのサービスでオンラインで予約されました
- それらの予定のうち、ほぼ半分（または47％）がユーザーのクライアントによってオンラインで予約されました
オンラインスケジューリングおよびリマインダーシステムは、クライアント管理プロセスの重要な部分です。
では、どのようにしてビジネスに適したツールを選択しますか？
- 現在の電話と予定の負荷について、クライアントの成功チームに相談してください
- 彼らが現在のプロセスでどのような苦労をしているのかを学ぶ
- 解決すべき問題と彼らが望む役立つ機能のリストを作成する
- ニーズに合った（そして既存のツールと統合できる）スケジューリングアプリを選択してください
Calendly、Acuity Schedulingなどのスケジューリングツールや、アカウントマネージャー向けの自動リマインダー付きのCRMの使用を検討してください。 fこれらのカレンダーの予定の顧客を、あなたと顧客の両方に今後のフォローアップの電話を思い出させる、または自動化されたフォローアップの電子メールを送信する自動化に割り当てることができます。
さらに、自動化を使用して、フォローアップのスケジュールに関するリマインダーメールのタイミングや、すでにスケジュールされている電話や予定に関する顧客へのリマインダーを設定できます。
4.クライアントに請求する方法（そしてクライアントに支払いをさせる方法）
GIPHY経由
わかりました。クライアントと支払いについて話すときに「お金を見せて」と叫ぶのはやめましょう。しかし、人々に支払いをしてもらうことは、顧客に請求する際の最大の課題の1つです。
個人情報の次に、お金と財務情報はあなたがあなたのクライアントと追跡する必要がある最も重要なもののいくつかです。 クライアントの財務情報の追跡を困難にする要因のいくつかを次に示します。
- 人々にあなたにお金を払わせる。 時々人々はただ怠惰です。 または忘れて。 または、彼らは彼らが請求されるものに異議を唱えます。 突然、あなたが送ったその請求書は遠い記憶のように感じます。
- 支払いを受け取るのにかかる時間。 支払い手順が多すぎる場合があります。 クライアントはあなたのためにたくさんの仕事をするという考えに躊躇するだけでなく、より多くのステップはあなたのためにもより多くの仕事を意味します。
- 正確な請求書情報。 成功した請求サイクルを停滞させる可能性のあるものの一部は、不正確な情報です。 私たちはそれを理解します–数学は難しいです。 ただし、請求書の番号がオフの場合は、正方形の番号に戻る可能性があります。
石を彫るフリントストーンの時代に戻りたくないのであれば、手動と自動で維持できるシステムが必要です。
答え？ 彼らに支払いたいと思わせる。
（出典：Giphy）
言い換えれば、どのような種類の顧客インセンティブが彼らにもっと早く支払うように動機づけることができるかについて考えてください。 クライアントが支払いを先延ばしにすることを不可能にする方法に関するいくつかのアドバイスがあります。
- 良い、タイムリーな支払いのためのインセンティブを提供します。 迅速な支払いのためのインセンティブを提供し、良い行動に報いることで、顧客はすぐにあなたに支払いをすることができます（多分あなたに早く支払うことさえあります！）。 彼らがすぐに支払いをすることが彼らに追加の利益を与えることを知っているなら、彼らはより速くしたいと思うでしょう。 インセンティブには、追加機能へのアクセスの提供や、無料の1週間のサービスなどがあります。
- コミュニケーションを開いたままにして、定期的にリマインダーを送信します。 人々が自動支払いに登録されていない場合、支払いを行うことは記憶の亀裂をすり抜けることができます。 支払い期日までに十分な時間をかけて請求書と定期的な支払いのリマインダーを送信し、支払い期日までに問題に対処するために定期的な電話と電子メールチェックインを行います。
- 延滞料の使用を検討してください。 不公平に感じるかもしれませんが、インセンティブが楽しいものではなく、必要なものである場合もあります。 クライアントが支払いの遅延または不在について責任を負わない場合、行動は継続するだけです。 延滞手数料は、支払いの遅延を思いとどまらせる可能性があります。 人々は延滞料を支払うよりもむしろ時間通りに支払うことを望みます。
- 事前にパーセンテージを求めます。 それを「誠実なお金」、頭金、または保険と呼んでください。 作業が始まる前にあなたが支払うべき支払いの一部を要求することはあなたに彼らがすでに支払ったものの記録をあなたに与えます、そしてまだ後で借りています。 そして、後で支払いを終えることに先延ばしがある場合、あなたは完全に手ぶらで残されることはありません。
- お支払いが簡単になります。 誰も支払いをするのが好きではありません。 そして、それが難しいとき、彼らはそれをさらに好きではありません。 手順を最小限に抑え、支払いをデジタル化することで、すべての人が幸せになります（あなたを含む–事務処理が少なくなります）。 毎月の確立された契約の自動クレジットカード支払いを検討してください。
また、支払いをさらに簡単にするために、オンラインの請求および請求システムを使用してください。 すべてのクライアントの財務情報が1つの課金システムに保持されている場合、次のことができます。
- 支払いをリクエストする
- 定期的な支払いを追跡する
- 必要なすべての財務情報を要求します（MissEfficiencyのように！）
- リマインダーと請求サイクルでスケジュールを守る
開始方法は次のとおりです。
請求明細、請求履歴、経費報告書など、追跡する必要のあるすべての財務情報のリストを作成します。 次に、この情報をすでに保持しているすべてのチャネルを見つけて、すべてを1つのシステムにまとめます。
ActiveCampaignのお客様は通常、Zapier接続を使用して請求ツールをプラットフォームに統合します。 人気のあるツールは次のとおりです。
- Xero
- クイックブック
- PandaDoc
- 見積もりローラー
そして、何を推測しますか？ この部分も自動化できます。
自動化を構築して…
- クライアントに定期的な支払いのリマインダーを送信します
- それらの忘れられた請求書のフォローアップのためにあなた自身にリマインダーを送ってください
- チェックインするためのリマインダーを送信し、財務上の質問に答えます
- 遅れが続く場合は、請求について話す時間を設定するためのリマインダーを送信します
混乱することによって、必要以上に数学を難しくしないでください。 これらの4つの課題に正面から取り組むことで、クライアントの追跡を容易にします。
結論：クライアント情報を追跡する方法
クライアントは多くの注意と維持を必要とします、そして組織なしで、あなたはすべてがカバーされていることを確認するために常に最先端にいるでしょう。
中小企業の所有者は、いくつかの役割を果たし、複数のタスクのバランスを効率的にとる必要があります。 システムが適切に編成されていない場合…
- タスクとストレスが山積み
- クライアントはシャッフルで迷子になる可能性があります
- あなたは貴重な時間を無駄にします
クライアントの情報を追跡するのに役立つ優れた組織システムがあると、安堵のため息をつくことができます。