CRMレポートの作成方法（使用できる7つのCRMレポート）

公開: 2021-03-15

CRMレポートには次の7種類があります。

CRMパイプラインレポート
収益性レポート
販売サイクルレポート
販売実績レポート
売上予測レポート
売上変換レポート
目標進捗レポート

CRMレポートにはさまざまな名前があり、ビジネスに使用できるさまざまなレポートタイプがあります。たったひとつ…

CRMレポートの作成方法を知っていますか？

この投稿の終わりまでに、あなたはそうするでしょう。そしてそれはたった3つのステップを取ります。

CRMレポートはあなたを助けるために作られています…

より賢く売る
目標の進捗状況を追跡する
問題をすばやく特定する

レポートは、キャンペーンのパフォーマンスを追跡し、ROIを測定するのにも役立ちます。これはあなたが思っているよりも難しいことです。

この投稿では、たった3つのステップでCRMレポートを作成する方法を紹介します。

CRMレポートはビジネスにどのように役立ちますか？

CRMレポートは、次のことを可能にするため、ビジネスに役立ちます。

取引フローと営業担当者のパフォーマンスを追跡する
業績に影響を与える可能性のあるデータギャップを見つける
理想的な顧客プロファイルを理解し、どのリードがコンバージョンにつながる可能性が高いかを理解します

全体として、CRMレポートは、ビジネスで実際に何が起こっているかを明らかにするのに役立ちます。

多くの場合、リードは適切な営業担当者に送られていると思うかもしれません。または、担当者が顧客になるまでリードを呼び出して作業していると思うかもしれません…

…しかし、CRMレポートでは、営業担当者が連絡をとっていないか、リードフローが適切な担当者に届いていないことが示されています。そして、あなたはあなたが思っていた売上を得ていません。

それをあなたに起こさせないでください。 CRMレポートを作成します。

3つのステップでCRMレポートを作成する方法

「定型」レポートとカスタムレポート–それはどういう意味で、いつ使用する必要がありますか？

「定型」レポートは事前に作成されたレポートであり、設定したり、調整に時間を費やしたりする必要はありません。時間の節約は便利ですが、これらのレポートは、一般的な業界標準の分析（売上予測や収益など）に限定される場合があります。彼らはあなたが必要とするすべての情報をあなたに与えないかもしれません。

より微妙なレポートについては、カスタムレポートを使用できます。カスタムレポートは、ビジネスで回答する必要のある特定の質問がある場合に役立ちます。業界標準のレポートでは、作業を完了できません。

効果的なCRMレポートを作成するための3つのステップは次のとおりです。

監査で不正確な顧客情報を取り除く
必要なCRMレポートの種類を選択してください
測定するCRMメトリックを選択する

ステップ1：監査で不正確な顧客情報を取り除く

中小企業の所有者でさえ、多くの顧客情報を保持しています。したがって、すべてを実行するという考えは、おそらくロバの痛みのように聞こえます。

これは本当かもしれません。しかし、情報監査は時間をかけるだけの価値があります。不正確な顧客情報はビジネスに悪影響を与えるからです。

知ってた…

見込み客のデータが悪いため、営業部門は年間約550時間、担当者1人あたり32,000ドルを失っていますか？
メールユーザーの40％は、少なくとも2年に1回はメールアドレスを変更しますか？

Experianは、雇用主がデータをどのように管理しているかを確認できる世界中の1,000人の従業員を対象に調査を行いました。その調査によると、顧客企業のデータの平均約30％が不正確であることがわかりました。
"費用

どのくらいの顧客データが不正確ですか？

この非常に不正確な顧客情報の最大の理由は何ですか？

調査参加者の36％によると、昔ながらの人為的ミス–企業部門間の内部コミュニケーションの欠如が密接に続いています。

はい、ヒューマンエラーに対する完全な修正はありません。ただし、データを抑制し、可能な限り多くのエラーを回避するための措置を講じることができます。

はい、これには時間がかかる場合がありますが、エベレスト山ではありません。まず、確認してください…

顧客情報にアクセスできるすべての人と話す

あなたのビジネスが5人であろうと50人であろうと、あなたはあなたの顧客の個人情報へのアクセスについていくつかのことを知る必要があります。

現在の情報収集と更新のプロセス：情報収集を監視し、情報を更新するためのスケジュールはどのようになっていますか？顧客情報ケアプロセスを変更する前に、それらが何であるかを完全に理解する必要があります。
「収集
顧客情報のソース：情報がシステムに追加されると、多くの顧客情報の品質の問題が発生します。これは次の理由で発生する可能性があります…

誤ったタグ付けまたはカスタムフィールドエラー
間違ったことを変える自動化
二重送信するフォーム

顧客情報を処理するユーザー：少数のユーザーへのアクセスを制限すると、データに何が起こるかを簡単に制御できます。ただし、ビジネスの規模とニーズによって、アクセス数を最小限に抑えることができない場合があります。

会社全体の複数の人が顧客データにアクセスする必要がある場合は、次のことを確認してください。

彼らはあなたのセキュリティプロセスについて訓練を受けます
彼らは安全なパスワードを作成する方法を知っています
あなたは彼らのアクセスを監督するために利用可能なポイントパーソンを持っています
電子メールまたは電話によるフィッシングの試みの処理方法を理解する

昨年、76％の企業がフィッシング攻撃の被害者であると報告したことをご存知ですか？

「フィッシング 顧客の個人情報に対するあまり明白でないリスクについて考えてください。

顧客の情報とビジネスとしての評判を危険にさらすのは、たった1つの失敗です。データにアクセスできるすべての人が自分のしていることを知っていることを確認してください。

あなたが持っている情報（そしてそのすべてがどこにあるか）を学ぶ

CRMは、すべての顧客情報を整理するのに最適ですが、CRMの外部に他の情報がないという意味ではありません。すべてを1か所に集めます。

以前、顧客情報を整理するために何を使用していましたか？多くの企業は、ExcelやGoogleスプレッドシート、さらにはクラシックなファイルキャビネットのハードコピーなどを使用しています。

別の隠れた場所？メールの受信トレイ。メールアーカイブに情報が含まれていないことを確認してください。

最後に確認する必要がある場所は？

トリックの質問–それは実際にはplaceSです。おそらく、使用する（そしてCRMを統合する）すべてのアプリに顧客情報があるからです。あなたのようなアプリ…

支払い処理業者
フォームツール
プロジェクト管理ツール
サポートツール

これらの統合はすべて、クレジットカード番号、電子メールアドレス、支払い履歴、サポートチケット、およびビジネスとのすべてのやり取りなどの顧客情報を保持します。

既存のすべての顧客情報に値を割り当てます

どのような情報を保持する価値がありますか？どのような情報があなたのビジネスに影響を与えますか？

過去1年間に行ったすべてのことと、ターゲットにして人々に販売するために使用した情報を振り返ってください。これは、今後どの情報が最も意味のある影響を与えるかを予測するのに役立ちます。

質問：「この情報は、この人との話し方に影響しますか？ 」

顧客が示すアクションは、保持する情報を教えてくれます。

彼らが以前にあなたから購入したことがある場合、その購入履歴はあなたが次に彼らに提供するものに影響を与えます
彼らがあなたのウェブサイトの特定のフォームに記入する場合、それはあなたが関連していると知っている情報です
彼らが他の人よりも特定の種類の電子メールを開いた場合、それを使用して彼らとのコミュニケーションをセグメント化することができます
彼らが解決したい問題について言及している場合は、その情報を使用して、役立つ電子メール、コンテンツ、および製品をターゲットにすることができます。

地理的な位置情報を使用して、購入を終えた人をターゲットにしましたか？その情報に固執します。その場所の天気について話している過去のチェックインコールからのメモ？おそらくコンバージョン率にとって重要ではありません。

残っているものが正確であることを確認してください

そのヒューマンエラーの問題を覚えていますか？顧客情報を整理することが目標である場合でも、監査プロセスで問題が発生する可能性があります。そして、それが正確でない場合、その情報のどれもあなたにレポートで何の役にも立たないでしょう。

CRMはスマートで便利ですが、実際にCRMに入力されるデータを提供できるのはあなただけです。私たち全員が小学校で学んだように、あなたの仕事を再確認してください。

Winterberry Groupは、北米のマーケターと技術開発者を調査しました。約半数が、顧客情報の所有権を一元化することは、組織が顧客情報から価値を得るために行うことができる最も重要な変更の1つであると述べています。

CRMはそれを助けることができます。

ステップ2：必要なCRMレポートの種類を選択します

あなたのデータはクリーンで正確であり、あなたはより多くを収集し続けるでしょう。今、あなたはそれが何を意味するかをあなたに伝えるためにレポートを必要としています。

「データに基づいた意思決定を行う」というフレーズを何回聞いたことがありますか？

おそらくたくさん。そして、それは少し使い古されていますが、それは有効です。データはビジネスのより賢明な意思決定に役立ち、分析レポートはそれを取得する方法です。

CRMレポートのカテゴリは、次の3つのバケットに編成されています。

売上報告
キャンペーンレポート
顧客レポート

これらのバケット内で必要なレポートを使用できますが、CRMプラットフォームで使用する8種類のCRMレポートを次に示します。

"タイプ 成功するために必要なすべての情報はCRMにあります。

売上予測レポート：誰も将来を予測することはできませんが、知識に基づいて推測することはできます！リードデータと販売傾向を使用して、販売予測レポートは、現在の取引に基づいて将来の収益を予測するのに役立ちます。
ActiveCampaignは、Win Probability CRM機能でこれを提供します。個々の取引ベースに基づいて、取引の勝ち負けの確率を予測するパーセンテージ測定値を確認できます。

販売コンバージョンレポート：販売コンバージョンレポートは、指定された日付範囲内でリードの何パーセントが落札取引に変換されたかを示します。

このレポートは通常、リードソースごとに分類され、次のような情報を表示できます。

有料広告のわずか3％に対して、先月コンバージョンされたメールリードの17％
紹介元からのリードは、他のソースからのリードよりも30％速く変換されます
オーガニックリードはリードの60％を占めますが、平均して取引サイズは15％小さくなっています

CRMパイプラインレポート： CRMパイプラインレポートは、意思決定プロセスを通じてリードの進捗状況を示します。また、パイプラインに入る予定の保留中の機会も表示されます。これは、営業担当者が取引に優先順位を付け、必要に応じて次のステップを踏むのに役立ちます。

リードレポート：リードはどこから来ていますか？このレポートは、そのデータを整理します。これを使用して、どのチャネルにさらに注意を払ったり調整したりする必要があるかを判断できます。

失われた取引レポート：あなたはいくつかを勝ち取り、あなたはいくつかを失います。それは起こりますが、それが起こった場合、どの取引が失われたか、そしてその理由を確認するためのレポートがあります。このインテルは、パイプラインで他の取引を進める際にプロセスを調整するのに役立ちます。

販売サイクルレポート：取引の開始から終了までにかかる時間には、多くの小さなことが影響する可能性があります。過去5年間で平均販売サイクルが22％増加したことをご存知ですか？計画を立てる方法を知るのに役立ちます。このレポートは、さまざまなリードソース全体の平均フルサイクル期間を示します。
「販売
収益性レポート：収益性レポートは、どの顧客がお金を持ってきているかを具体的に示します。あなたとの取引の履歴（購入履歴など）に基づいて、その情報は、どの顧客が最も忠実で、どの顧客があなたの収益に最も貢献し、どの顧客があなたから購入し続けるかを教えてくれます。

営業活動レポート：活動レポートは、前の週に行われた活動（電話や予定など）に加えて、次の週に予定されている活動を追跡します。これは、営業担当者が時間を管理するのに役立ちます。

ActiveCampaign取引CRMでは、これは取引所有者レポートと呼ばれます。時間の経過に伴う営業チームのパフォーマンスを表示できます。これには、あなたとあなたのディールオーナーによって作成され、勝ったとマークされ、失われたとマークされたすべてのディールが表示されます。

ステップ3：測定するCRMメトリックを選択する

「測定されるものは管理される」

これはPeterDruckerからの有名な引用であり、物事を測定することの重要性を物語っています。人々に責任を負わせる数があれば、物事は成し遂げられます。

CRMを新しいリード管理に使用する場合でも、既存の顧客を追跡するために使用する場合でも、メトリックが必要です。楽しみのためにこれらのレポートをすべて取得しているわけではないため、測定するのに最も重要なメトリックを決定する必要があります。

自分で準備する–販売、マーケティング、およびサポートのCRMメトリックのリストダンプが表示されようとしています。落ち着いてください。1分しかかからず、すべてを読む必要はありません。

準備？注：すべてを使用しないでください。

見込み客の数
新規顧客数
保持顧客数
成約率
更新率
行われたセールスコールの数
商談ごとのセールスコールの数
新規収入額
開かれた機会の数
販売段階の期間
販売サイクル期間
与えられた提案の数
キャンペーン数
キャンペーンの回答数
キャンペーン購入数
キャンペーンによって生み出された収益
キャンペーンで獲得した新規顧客数
顧客紹介の数
Webページビューの数
Webでのユーザー目標の達成率
Webサイト訪問あたりの時間
顧客生涯価値
クロスセル比率
アップセル率
メーリングリストの成長率
処理されたケースの数
同日クローズ件数
解決までの平均時間
1日あたりの平均サービスコール数
解決までの苦情の時間
顧客のコールバックの数
サービスインタラクションあたりの平均サービスコスト
SLAへの準拠率
応答される前に失われた通話
平均通話処理時間

Annndd呼吸。

著者であり、CRMの思想的リーダーであり、Forrester Researchの元VP兼主席アナリストであるBillBandは、これらのさまざまな指標をすべて3つのバケットに分類しています。

ビジネスパフォーマンスメトリクス
ユーザー採用の指標
顧客の認識指標

Bill Bandが、ビジネスに役立つメトリックを選択することを推奨する方法は次のとおりです。

「crm 「進行中の運用指標を見ると、企業で多くの指標が見られますが、問題は、それらが全体的な戦略に結びついているのかどうかです。 多くの場合、それは欠落しているリンケージです。 コールセンターには多くの運用指標があるかもしれませんし、マーケティングにはキャンペーン管理や成約率などの従来のマーケティングがありますが、指標を戦略に結び付けることはできません。」 –著者であるBill Bandは、CRMの思想的リーダーであり、ForresterResearchの元VP兼主席アナリストです。

ビジネス目標を定義して定量化する

CRMの目標を決定し、それに応じて必要な指標を一致させます。自問してみてください：

「どのような販売、マーケティング、およびサービスの結果が私のビジネスに最も良い影響を与えるでしょうか？」

あなたの目標の1つが、継続的な事業費のために時間とお金をより適切に予算化することであると想像してください。その目標を達成するために顧客の獲得と管理のコストを削減したい場合は、次のような指標を確認してください。

新規顧客の数–各新規顧客のコストはいくらですか？
保持されている顧客の数–これは、新しい顧客を獲得することと現在の顧客を保持することのコストの違い、およびより多くのリソースをどこに置く必要があるかを知るのに役立ちます。
販売サイクル期間–これは、「現在、顧客ごとにどのくらいの時間が予算に入れられているか」などの答えになります。もっと必要ですか？以下？"

これらのメトリックは、既存の費用に必要な時間とお金を知るのに役立つだけでなく、スケーリングを維持するためにさらに何が必要になるかを予測するのに役立ちます。

CRMプロセスと戦術を作成する

目標を達成するために必要なプロセスと戦術を定義します。

目標に沿った顧客コミュニケーションをどのように設定しますか？新しい適格なリードを育成するための基本的なパイプラインを作成しているとしましょう。これがどのように見えるかについての考えです。

「crm 顧客とのコミュニケーションプロセスを示すActiveCampaignCRMパイプライン。

顧客情報をCRMに投入し、それが目標を達成するのに十分であると期待することは機能しません。いくつかのパラメータを設定し、自分で少し整理する必要があります。

目標に沿って適切なCRM対策を確立する

販売、マーケティング、カスタマーサポート全体の目標にはさまざまな指標が必要になります。

販売サイクルのタイムラインの長さを短縮したい場合はどうなりますか？確認する必要のある販売指標は次のとおりです。

販売サイクル期間–現在の販売サイクルはどのように見えますか？また、どの特定の部品が時間を費やしていますか？
機会ごとのセールスコールの数–プロセスを遅くしている不要なコールが行われていますか？
新規顧客の数–現在の販売サイクルで四半期ごとに何人の新規顧客を獲得していますか？

メーリングリストをもっと増やしたいと言ってください。考慮すべきいくつかのマーケティング指標は次のとおりです。

キャンペーンの数–送信する数が多すぎますか、それとも少なすぎますか？
キャンペーンによって獲得した新規顧客の数–さまざまなキャンペーンから何通のメールを受け取りますか？どれが他よりもパフォーマンスが良いか悪いか（そしてそれをどのように改善できますか）？
メーリングリストの成長率–過去X日間でリストはどのくらい成長しましたか？それはあなたが送ったキャンペーンの数（そしてそれらがどれであるか）とどのように関係していますか？

より良い顧客フォローアッププロセスを確立したいとします。監視するカスタマーサービスの指標には、次のものが含まれます。

1日あたりのエージェントごとに処理されるコールの数–各エージェントが応答する必要のある帯域幅を知ることができます
同じ日にクローズされたケースの数–現在のフォローアッププロセスの平均寿命を調べ、サービスのギャップを見つけます。
顧客からのコールバックの数–過去に何回のフォローアップが必要でしたか？

これらのメトリックを定期的に監視し、不足していることに気付いた場合は是正措置を講じてください。