プロジェクトの RACI チャートを作成する方法 (例付き)

チーム メンバーが自分の役割と責任をよく理解していればいるほど、プロジェクトはより適切に実行されます。 したがって、プロジェクトの早い段階で役割の違いを伝えることが重要です。 しかし、プロジェクト マネージャーはどのようにしてこれらの定義をチームにとって明確かつ明白にすることができるでしょうか?

そのために、プロジェクト マネージャーは責任割り当てマトリックスを使用します。 このプロジェクト管理ツールは、RACI チャート、RACI マトリックス、RACI テンプレートなど、いくつかの名前で知られています。 これは、全員が同じページにいて、何をしなければならないかを理解していることを確認するための効率的な方法です。 プロジェクトを実行するときに最も避けたいことは、混乱です。

しかし、RACI マトリックスとは何か、またその作成方法について詳しく説明する前に、RACI の頭字語が何を意味するのかを見てみましょう。

RACI は何の略ですか?

RACI は、責任がある、説明責任がある、相談を受けている、通知されているという意味です。 各文字は、プロジェクトでのチーム メンバーの役割を定義するために RACI マトリックスで使用されるカテゴリです。

RACIチャートとは?

上で説明したように、RACI チャートはプロジェクト管理チャートであり、個々のタスクに取り組み、プロジェクトの成果物の作成に関与するチーム メンバーに、さまざまなレベルの責任と役割を割り当てるために使用されます。

RACI マトリックスは、プロジェクト内の各タスクを取り上げ、それに付随する役割と責任を割り当てるシンプルなビジュアル ツールです。 これにより、プロジェクトで誰が何をしているかが明確になり、混乱を避けることができます。これにより、生産が遅くなり、コストがかかる可能性があります。

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RACI が責任割り当てマトリックスの各カテゴリの重要性を表すものを詳しく見てみましょう。

責任者

各タスクには、タスクを完了するための作業を行う責任あるチーム メンバーが少なくとも 1 人必要です。 ただし、RACI マトリックスに複数の責任者が割り当てられている場合があります。

説明責任

このチーム メンバーは作業の委任を担当し、成果物が完成したと見なされる前に成果物を承認します。 場合によっては、担当チーム メンバーが RACI チャートで説明責任を負うこともあります。 しかし、すべてのタスクには責任者を 1 人付ける必要があり、常にプロジェクト マネージャーであるとは限りません。

相談した

このチーム メンバーは成果物をレビューし、フィードバックを提供して、成果物をプロジェクト全体のコンテキストに当てはめます。

通知

これらは、タスクの実行で何が起こっているかを知る必要があるチーム メンバーですが、上記のメンバーと同じレベルの責任を負っていません。 彼らと一緒に雑草に浸る必要はなく、進捗状況に関する一般的なレポートを受け取ることができます。

レポート ツールを備えたプロジェクト管理ソフトウェアにより、関係者に簡単に情報を提供できます。 たとえば、ProjectManager にはリアルタイムのダッシュボードがあり、プロジェクトとタスクの進捗状況を高レベルで確認できます。 迅速で正確なレポート作成に最適です。 今すぐ無料でお試しください。

RACI チャートの例

責任を負い、説明責任を負い、相談を受け、情報を得る役割とその責任について学習したので、RACI マトリックスの例を見てみましょう。

以下の RACI テンプレートは、家の改築建設プロジェクト用に作成されました。 左の列にプロジェクト タスクが表示され、上の行にチーム メンバーが表示されます。 RACI モデルでは、タスクごとに異なる役割を各人に割り当てることができることがわかります。

住宅所有者の役割と責任に焦点を当てましょう。 彼は、計画の見直しと最終的な見直しを行い、予算を見積もる責任があり、許可、用地の準備、および外部と内部の作業について通知する責任があることがわかります。

これで、RACI マトリックスの作成方法を学習する準備が整いました。

RACI チャートの作成方法

すべてのプロジェクトは、RACI チャートを使用して提供される明確な期待から恩恵を受けることができます。 しかし、複数のリソースを管理したり、タスクの依存関係がある場合には非常に役立ちます。

RACI チャートを作成するプロセスを完全に具体化するために、プロジェクトを作成しましょう。 RACI マトリックスの例で使用したのと同じプロジェクト シナリオを使用します。 家に増築をしているとしましょう。これらの 3 つのステップは、RACI マトリックスを作成する方法の概要を示しています。

ステップ 1: 役割を特定する

RACI チャート テンプレートの上部に、プロジェクトに関係するすべての人をリストします。 これには、建設を行っているクライアントまたは住宅所有者が含まれます。 次に、計画を作成する責任を負う建築家がいます。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体を最初から最後まで監督します。 請負業者がいて、彼らのチームと共に実際の建設を担当しています。 電気技師、屋根職人など、さらに多くの下請け業者が存在する可能性がありますが、RACI モデルはシンプルに保ちます。

ステップ 2: タスクとマイルストーンを一覧表示する

次に、マイルストーンを含むすべてのタスクの完全なリストと、左端の列にリストするために必要な意思決定プロセスが必要です。 これには、建築家による計画のレビュー、予算の見積もり、許可の取得、サイトの準備、必要な掘削の実行などのタスクが含まれます。 土台を敷設し、台座の梁とスラブ、石積み、床材または屋根材、ドアと窓、電気と配管、備品などを追加する必要がある場合があります。

ステップ 3: 各タスクを役割と責任に割り当てる

プロジェクト チームの各人の下に、左の列のタスクとの関係に応じて、R (責任者)、A (説明責任者)、C (相談済み)、または I (通知済み) を追加します。 たとえば、アーキテクトは、完成したプロジェクト計画を提供する責任のあるチーム メンバーであり、プロジェクト マネージャーは、その計画が規制上の問題に準拠していることを確認する責任があります。 クライアントまたは住宅所有者は、計画が仕様を満たしていることを確認するために相談されますが、実際の建設の多くでは、進行状況が通知されるだけです.

RACI マトリックス テンプレート

RACI チャートの仕組みと作成プロセスを理解したので、RACI チャート テンプレートを使用して作業を開始できます。

RACI マトリックスを使用する場合

プロジェクト チームに与えることができる構造、方向性、明確な定義が多ければ多いほど、貴重なリソースを無駄にすることなく、予定どおりに作業を完了できるようになります。 RACI チャートは期待値を設定しているため、全員が自分とチームの他のメンバーが何をしているかを認識しています。

責任割り当てマトリックスにより、冗長性やチーム メンバーが互いに対立することを回避できます。 タスク、役割、責任が明確にされているため、誰が何をしているかについて誤解がありません。 これはまた、チームに自分の仕事に対する責任感を吹き込み、いつそれが自分の仕事なのか、いつ他の人の指導を求める必要があるのか​​を知ることができます.

追加のボーナスとして、これらの定義により、生産性を妨げる性格の問題や社内政治の多くが取り除かれます。 チームに RACI フレームワークを提供したので、チームは自分の立ち位置と他のチーム メンバーの立ち位置を把握できます。 これにより、チームはより満足し、コミュニケーションが合理化されます。 チーム メンバーは、プロジェクト中いつでも RACI チャートを振り返って、誰が何を担当しているかを知ることができます。

ProjectManager がアカウンタビリティにどのように役立つか

基本的に、RACI チャートは、プロジェクト チームの説明責任を定義するためのツールです。 これは、プロジェクト管理の重要なステップです。 ただし、役割と責任が決定されたら、プロジェクトのライフ サイクル全体でそれらの役割と責任を容易にする方法が必要です。

ProjectManager は、チーム メンバーに説明責任を持たせるために必要なプロジェクト管理ツールです。 1 つは、タスク リストのアップロードとプロジェクトの作成を簡単にすることです。 そこから、プロジェクト マネージャーは RACI チャート テンプレートの各タスクをチーム メンバーに割り当てることができます。 各タスクには、指示を追加できるコメント ボックスがあります。 ProjectManager には無制限のファイル ストレージがあるため、関連するドキュメントや画像を必要なだけ追加できます。

チーム メンバーは、タスクを使用して、そのタスクに割り当てられた他の人やプロジェクト マネージャーと通信および共同作業を行うこともできます。プロジェクト マネージャーは、電子メールで通知され、会話に参加することができます。

RACIチャートを超えて

ProjectManager を使用すると、RACI チャートやその他の静的ドキュメントのみを使用するよりもはるかに多くのことを達成できます。 チームの全員が「自分の仕事」セクションで自分のタスクを追跡できます。 彼らのタスクが一覧表示され、完了したことを確認できます。 プロジェクトと期日も表示されます。 個々のタスクをクリックするだけで、さらに詳細を取得できます。 チーム メンバーは、タスクに独自の To Do リストを追加して、作業を管理し、順調に進めることができます。

プロジェクト マネージャーは、リアルタイム ダッシュボードを使用してチームの進捗状況を把握できます。このダッシュボードは、チーム メンバーが作業を更新すると即座に更新される 6 つのプロジェクト メトリックに従います。 より詳細な分析のために、ProjectManager には、タスクの進捗状況、コスト、作業負荷などに関する詳細なデータを提供するワンクリック レポートがあります。

プロジェクト マネージャーが、チーム メンバーの割り当てが不足または過剰にならないようにするためのワークロード ページがあります。 ProjectManager は、責任割り当てマトリックスを超えて、チームをより適切に管理し、データ主導の意思決定を行い、リアルタイムでプロジェクト リソースを最適化するのに役立ちます。

ProjectManager は、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアであり、RACI チャートで定義された役割と責任を取り、それらをチームとワークロードを管理するための動的なツールに変えます。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの透明性を確保して進捗状況を監視し、リソースを再割り当てして、チーム メンバーがブロックされないようにします。 この 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、ProjectManager がチーム メンバーの説明責任と生産性を維持する方法をご覧ください。