キャンペーンフィードバックの収集の苦痛を軽減する方法

公開: 2020-01-29

「このメールを確認していただけますか？簡単なテストをお送りします！」

「ねえ、先日送ったメールを確認していただけませんか？ありがとう！"

「待って、トムのコメントはどこにあるの？」

過去1か月間にこれらのフレーズのいずれかを使用したことがある場合は、おそらくメールレビューブルースがあります。症状には、フィードバックの分散、コメントの競合、コメントと編集の間のバウンスの時間、頭痛の増加などがあります。

残念ながら、それは私たちのコミュニティがますます経験している傾向です。過去数年にわたって、私たちの電子メールワークフローの状態レポートは、電子メールのレビュープロセスが適切であると感じているマーケターの割合が減少していることを明らかにしました。

一部の人にとっては、電子メールの承認プロセスは負担が大きすぎます。平均して、マーケターは1つの電子メールのレビューと承認を収集するのに4.2時間かかります。これは通常、コーディングにかかる時間よりも長くなります。他の人は、あまりにも緩い電子メールレビューワークフローに苦労していて、エラーが亀裂をすり抜けてしまう可能性があります。

それは本当にこのようにする必要がありますか？探検しましょう。

メールのレビューと承認を台無しにする可能性があるもの

理論的には、オープンアームで電子メールレビュープロセスを歓迎できるはずです。チームメンバーにあなたが完全に見落としている明らかな欠陥を指摘させたことがある人は誰でも、あなたの仕事に新鮮な目を向けることがどれほど素晴らしいかを理解しています。

では、このひどいレビューの流行の原因は何ですか？主な原因は3つあります。

問題＃1：散在するフィードバック

ランチにサンドイッチを作りたいが、パンはバスルームにあり、野菜はガレージにあり、チーズはコートのクローゼットにあると想像してみてください。食材を集めてキッチンに戻って会うために歩き回るのは時間がかかり、面倒です。

ばかげたシナリオのように聞こえますが、さまざまな株主からフィードバックを得る必要がある場合、メールマーケターはこれに対処する必要があります。コミュニティにメールフィードバックの受信方法を尋ねたところ、多くのマーケターは、複数のチャネルを使用して1つのメールでフィードバックを収集していると述べました。

フィードバックを受け取る最も一般的な方法は電子メールによるもので、75％の人がこの方法を使用していると答えています。それはいい。受信トレイにもっとたくさんのものがあります！当然のことながら、これはテストメールへの返信としてコメントを送信するのに自然な場所のように感じますが、重要な情報がスレッドで失われる可能性があります。フィードバックにSlackを使用する人の25％は、特定のコメントを見つけるために会話を探すという同様の問題に直面する可能性があります。

メールレビューを収集するためのもう1つの一般的な方法は口頭で、28％がこの方法でレビューを管理しています。誰かと顔を合わせて話すことで、意図を誤解する可能性を最小限に抑えることができますが、「紙の証跡」を残すこともありません。他のすべてがあなたの皿の上にあると、あなたは簡単に会話の詳細を忘れることができます。

マーケターの21％は、Googleドキュメントまたはその他の共有ドキュメントを介して共同作業を行っています。幸いなことに、この方法では、電子メールの会話スレッドよりもメモが少し統合されます。ただし、あるドキュメントのコメントを別のプログラムの実際の電子メールに翻訳する追加の手順があります。

電子メールの承認を収集するために使用される方法のリストは、延々と続きます。ただし、問題は、使用するチャネルについてはそれほど重要ではありません。さまざまなチームメンバーがさまざまな方法でコメントを送信していると、頭痛の種が実際に現れ始めます。次に、プロジェクトリーダーは、すべての情報を調整し、それを実際の編集に変換するように任されます。

問題＃2：確立されたワークフローがない

電子メールのレビューが長引くことにつながるもう1つの問題は、確立されたワークフローの欠如です。簡単に言えば、期待がなければ誰もそれに会うことはできません。次のような詳細を理解すると便利です。

人々はどれくらい早くコメントを共有することが期待されていますか？
どのような種類のフィードバックをお探しですか？
個々の決定について最終決定権を持つのは誰ですか？
相反する意見をどのように処理しますか？

標準の操作手順がなければ、毎回電子メールの承認プロセスを一新することになります。

問題＃3：意見が多すぎる

最後に、キッチンに料理人が多すぎると、メールのレビューが圧倒されます。チャイムを鳴らす人が多すぎると、1つのフィードバックチャネルでも圧倒されます。フィードバックを増やすことはメールの完成度に等しいと考えたくなるかもしれませんが、コメントを増やすことには限界があります。

多くのチームメンバーがメールレビューに関与することは、メールマーケターにとっても悪いことではありません。あなたが持ち込む追加の部門またはマネージャーはそれぞれ、コメントを追加するために彼らの日から時間をとらなければなりません。このフィードバックの一部は重要ですが、他のフィードバックは、才能を他の場所に保持することで会社により良いサービスを提供する可能性があります。

あなたの夢のメールレビューワークフローを作成する方法

電子メールレビューは、多くの電子メールチームにとってボトルネックです。これは、単に改善の主要な領域であることを意味します。電子メール承認ワークフローの見直しに使用できる2つの手段があります。それは、誰がどのように行うかです。

メールレビューアの数を2人または3人のチームメンバーに制限します

メールレビュープロセスの改善は、ワークフローに関与している人をよく調べることから始まります。

コラボレーションのスイートスポットは、2〜3人が電子メールのレビューに貢献することです。このように、あなたは皆の好みに応える必要なしにいくつかの意見を得ることができます。これらの少数の人々は、あなたの電子メールチーム内にいるか、法務などの部門にまで及ぶ可能性があります。毎日のメールレビューから誰を削除するかわからない場合は、一番上から始めてください。つまり、エグゼクティブチームです。

マーケターの27％は、経営陣または運用チームからフィードバックを受け取ります。これらのチームは、承認プロセスが負担が大きすぎると評価する可能性が高くなります。これがまだあなたにとって価値のあるレビュープロセスである場合は、ぜひ、それを維持してください。ただし、ほとんどの組織では、単一の電子メールではなく、経営幹部のリーダーシップが高レベルの戦略に関するコンサルティングに役立つでしょう。

レビュープロセスのタイムラインと構造について合意する

レビュープロセスに誰が不可欠かを決定したら、それをどのように構成するかを考えます。フィードバックを収集して実装するための現実的な時間枠は何ですか？全員が一度に電子メールをレビューするように求められますか、それとも異なる「フィルター」レベルのレビューを通過しますか？コミュニケーションは、全員が同じ期待を持って参加していることを確認するのに大いに役立ちます。

1つのツールを選択して、すべてのフィードバックを一元化します

メールレビューチームとタイムラインを整理したら、ツールを整理します。メールレビュープロセスの「方法」の最も重要な部分は、誰もがコメントを共有するために単一の方法を使用することです。非常に長いメールスレッドが1つでも、メール、Slack、Googleドライブのコメント、上司からのポストイットよりも優れています。

Litmus Proofを使用して、メールのレビュー時間を半分に短縮

生活をさらに楽にしたい場合は、 LitmusProofの使用を検討してください。このコラボレーション機能は、メールコードとテストとともに全員のフィードバックを統合します。コアチームをレビューに招待して、メール内の特定の場所にコメントを残すことができます。

コメントを追跡する必要がなくなり、チームは他の全員のメモを確認できるようになり、重複を回避できます。 Litmusアカウント内でプルーフを共有することに加えて、プロジェクト管理ツールに添付するためのパブリックリンクを介してプルーフを電子メールで送信するためのリンクを共有することもできます。

奇妙？ LitmusProofの詳細をご覧ください。