プロジェクト管理用のプロジェクト カレンダーの作成方法

プロジェクト カレンダーとは

プロジェクト管理カレンダーは、プロジェクト スケジュールを表示するための多くの形式の 1 つです。 この場合、形式は私たち全員がよく知っているものです。プロジェクト管理の専門知識に関係なく、誰もがカレンダーを見たことがあるでしょう。 このため、プロジェクト カレンダーは、プロジェクトのタイムラインに関する情報をチームの全員と共有する優れた方法です。

そのことを念頭に置いて、プロジェクト計画カレンダーは、日常生活で使用するカレンダーよりも少し複雑です。 その形式はよく知られていますが、より幅広い情報が含まれています。

プロジェクト管理カレンダーが重要な理由

私たちが今でも伝統的なカレンダーに頼っているのには理由があります。 時間の経過を視覚化し、スケジュールを作成するための優れたツールです。 プロジェクト マネージャーは、できるだけ詳細に情報を表示するために、多くの場合ガント チャートと組み合わせて、消化しやすいスタイルでスケジュールを示すためにカレンダー ビューを使用します。 とはいえ、プロジェクト計画カレンダーは、タイムラインを計画する前に行う優れた最初のステップです。

プロジェクト カレンダーには、プロジェクト計画のタイムラインに関してチームが必要とするすべての情報がわかりやすい形式で表示されます。 ガント チャートに表示されるすべてのものを識別するには熟練した目が必要であり、多くの場合、このような形式は少し圧倒されます。 一方、プロジェクト カレンダーは非常に単純です。 チームのメンバーはそれぞれ異なります。プロジェクト カレンダーを手元に用意しておくと、さまざまな好みに対応できます。

プロジェクト カレンダーの内容

プロジェクト カレンダーには、重要な期日以外の日付も表示する必要があります。 これらはパズルのほんの一部です。 プロジェクト カレンダーにプロジェクト スケジュールのこの要素のみが表示されている場合、チーム メンバーは他のドキュメントを参照せざるを得なくなり、混乱や間違いにつながる可能性があります。

代わりに、すべてのプロジェクト スケジュール情報を 1 か所にまとめたプロジェクト カレンダーを作成します。 この情報には、タスク、リソース、ベースライン、期日などが含まれます。

ProjectManager でプロジェクト カレンダーを作成する方法

プロジェクト カレンダーを作成するためのルールは決まっていません。 カレンダーへの取り組み方は、プロジェクト、チーム、個人の好みによって異なります。 そのことを念頭に置いて、プロジェクト管理カレンダーで従う必要があるいくつかの手順があります。

1. タスクの作成: タスクの作成は、プロジェクト スケジュールを作成する上で重要な部分です。プロジェクト カレンダーを作成している場合は、タスク リストを既に作成している可能性があります。 次に、これらのタスクをリストからプロジェクト管理カレンダーに転送します。 その際、タスクを「具体化」し、できるだけ詳細に説明することが重要です。 これには、すべての担当者、リンク、画像、メッセージなどが含まれます。最高のプロジェクト カレンダーは、このすべての情報を 1 か所に保持します。
2. 優先順位を設定する:タスクをシャッフルする準備をすることは、プロジェクト カレンダーを作成する上で非常に重要な要素です。 最善のプロジェクト計画を立てたとしても、物事が常に思い通りに進むとは限りません。 これは必ずしも悪いことではなく、さまざまな結果に備える必要があるということです。 その方法の 1 つは、各タスクに優先順位を設定することです。 高、中、低の優先度を設定すると、重要な成果物を損なうことなくタスクを移動できます。
3. さまざまなフィルターでレビューする:プロジェクト計画カレンダーを確定する前に、さまざまな角度からレビューする必要があります。 これは、フィルターを使用してカレンダーの特定の側面のみを表示することによって行われます。 たとえば、チーム メンバーごとにカレンダーをフィルタリングして、ワークロードを確認してみてください。 次に、タスクの優先度でフィルター処理して、最も近い優先度の高いアイテムを確認します。 このすべての情報は、より良い結果を得るためにカレンダーを微調整することに関する決定を通知します。

プロジェクト カレンダーでプロジェクトを追跡する方法

プロジェクト カレンダーを使用してプロジェクトを追跡する 1 つの方法は、タスクの期日と進捗状況を比較し、タスクが予定どおりに完了できるかどうかを見積もることです。 これを行う別の方法は、カレンダーを使用してリソースや重要な日付を表示することです。

このようなリソース カレンダーを使用すると、計画と現実を簡単に比較できます。 リソースが予定されていた場所と、これらのリソースの現在のステータスを単純に比較します。

プロジェクト管理カレンダーを作成するためのベスト プラクティス

プロジェクトカレンダーは、各チームに固有のものです。 実際、プロジェクト計画カレンダーの優れた点の 1 つは、カスタマイズの可能性です。 とはいえ、プロジェクト カレンダーの落とし穴に陥らないようにするために、従うべき重要な経験則がいくつかあります。

カラーコード

プロジェクトカレンダーは長い間使用されてきたため、人々はそれらを最大限に活用するためのいくつかのコツを身につけてきました。 その一つが色分けです。 色分けは美学だけではありません。 これは、プロジェクトカレンダーを一目で理解できるようにすることです。

どの色がプロジェクト管理カレンダーの何を表しているかを理解していれば、情報が必要になるたびに詳細を読む必要はありません。 これにより、効率が大幅に向上します。 また、視覚的な学習者や労働者にとって、色分けはカレンダーがより意味のあるものであることを意味します。

ワークロードを考慮する

プロジェクト カレンダーは、新しい作業を割り当てる前に、タスクの担当者でカレンダーをフィルター処理するオプションを提供することで、個々のワークロードをチェックして調整を行うための優れた方法を提供します。 これにより、誰かのスケジュールがどれだけ忙しいか、空いているかを確認できます。 もちろん、他の方法でワークロードを確認することもできますが、プロジェクト カレンダーに含めることでプロセスが合理化されます。 一部のプロジェクト マネージャーは、チーム メンバーごとにカレンダーを色分けしています。

ワークロードの表現方法に関係なく、チーム メンバーがカレンダーの「スペースを取りすぎ」てしまうことは望ましくありません。 これは、誰かがタスクに溺れている可能性が高いことを示しており、これは仕事の質やプロジェクトのタイムラインにさえ影響を与える可能性があります. 幸いなことに、カレンダーはこれらの詳細を数秒で確認できる優れた方法です。

偶発事象の作成

タスクの優先順位を設定することは非常に役立ちます。 これらの優先事項は、重要な期日を過ぎないようにするだけでなく、緊急時対応計画のロードマップも作成します。 多くの場合、プロジェクト計画のタイムラインに記されているとおりに物事が進むとは限りません。 そのため、最高のプロジェクト マネージャーは、プロジェクトカレンダー全体をそれぞれの潜在的な後退に適応させるための計画を立てています。

1 つのシナリオに対応するだけでは十分ではありません。 代わりに、プロジェクト マネージャーは、同じ目的地 (完了したプロジェクト) へのさまざまなルートを計画するために、カレンダーをいじる必要があります。 幸いなことに、オンラインのプロジェクト管理カレンダーを使用すると、この実験プロセスが簡単になり、ユーザーは元の作業を失うことなく、考えられる限り多くの緊急時対応計画を試すことができます。

ProjectManager には最高のプロジェクト カレンダーがあります

ProjectManager のカレンダー ビューを使用すると、ユーザーはゲーム内で最高のオンライン プロジェクト カレンダーにアクセスでき、それを 100% 独自のものにすることができます。 始めるのは簡単です。 ガント チャート、かんばんカード、タスク リスト、またはカレンダー ビュー内など、好きな方法でタスクを作成するだけです。

チームメンバーに特定のタスクについて質問する必要がありますか? メールにジャンプする必要はありません。 タスクを開き、コメントで個人にタグを付けるだけです。

ガント チャート

ProjectManager は、プロジェクト カレンダー ビューに加えて、ガント チャート、カンバン ボード、およびタスク リストを提供し、プロジェクトを計画および実行するための最適なプロジェクト管理ツールを提供します。 ガント チャートを使用すると、プロジェクトのスケジュールを管理し、チーム メンバーにタスクを割り当て、マイルストーンを定義し、チームとリアルタイムで共同作業することができます。

ProjectManager のカレンダー ビューを使用すると、従来のカレンダーに作業をレイアウトして、チーム全体が作業スケジュールを確認するためのアクセス ポイントを利用できます。 ProjectManager を 30 日間無料で開始して、作業管理ツールへのアクセスが次のプロジェクトの成功にどのように役立つかを確認してください。