あなたの会社でソフトウェアユーザーの採用を最大化する方法

公開: 2018-02-17

ソフトウェアユーザーの採用
ソフトウェアは、それ自体が解決策ではなく、問題を解決するのに役立つツールです。したがって、新しいソフトウェアツールを購入することになった場合、実際にはソフトウェアの旅を始めたばかりです。
意思決定段階にあるときにどのツールを使用するかを理解することは、この旅の最も重要な部分のように感じることがあります。もちろん、適切な製品を入手することは重要ですが、従業員の間でユーザーの普及を促進できない場合は、購入したソフトウェアがどれほど完璧であるかは問題ではありません。
何度も何度も、ソフトウェアの決定を後悔している人々の話を聞くでしょう。なぜなら、それは彼らが望んでいたことを実際には行わなかったからです。実際にはそうなることもありますが、多くの場合、ソフトウェアの決定に不満がある場合は、ツールが適切に実装されておらず、その結果、従業員のユーザー採用率が低いことが原因です。
従業員が新しく購入したソフトウェアを採用しない場合、ソフトウェアのライフサイクルは次のようになります。

新しいソフトウェアを購入する
新しいソフトウェアを不適切に実装する
プロセスの結果や変更は表示されません
時計を見て、契約が期限切れになるまでの秒数を数えます
繰り返す

売買契約の期限が切れたときに新しいツールを削除しない場合、通常はツールを維持し、慎重に使用し、収益を計算する試みを絶対に避けながら、ツールが仕事を成し遂げたことを自分に言い聞かせることになります。投資について。

ユーザーの採用とは何ですか？

ソフトウェアのユーザー採用について話すとき、私たちはあなたのビジネスプロセスにツールを実装することを意味します。それにより、それを使用する理由があるすべての従業員がそれを使用します。
ユーザーの採用は通常、率またはパーセンテージと呼ばれます。常に100％のユーザー採用を得ることができるとは限りませんが、製品のユーザー採用が30％しかない場合は、問題が発生します。
このレートは、ツールを使用する理由がある従業員にのみ適用されます。人材の誰かがあなたの販売分析ツールを使用する理由はおそらくないので、彼らがそれを使用しないという事実はあなたのユーザーの採用にカウントされるべきではありません。

なぜユーザーの採用がそれほど重要なのですか？

繰り返しになりますが、新しいソフトウェアが失敗する場合のほとんどは、ツールの機能ではなく、ユーザーの採用の欠如が原因です。
製品を選択するときに、いくつかのデモを行い、必要な機能を理解し、さまざまな営業担当者とツールをビジネスに適用する方法について話し合った可能性があります。あなたが最終的に使用した製品は、おそらくあなたが達成する必要のあることを達成することができるでしょう。
したがって、ツールが問題ではない場合、その実装はおそらく問題です。ユーザーの採用がツールの成功にとって非常に重要である理由は、多くの場合、それがオールオアナッシングの提案であるためです。
チームの半分がツールを適切に使用しているが、残りの半分がツールを使用していないか、不適切に使用している場合は、手に災害が発生している可能性があります。
数年前、私はアニメーションビデオを作成した会社のコンテンツ部門で働いていました。私はビデオのスクリプトに取り組み、各スクリプトは複数回繰り返されるため、スクリプトのすべてのバージョンを追跡することが重要であるため、アニメーターが正しいバージョンで動作していることを確認できました。
しばらくして、すべてのスクリプトを1か所に保管するためにデジタル資産管理システム（DAM）に投資することにしました。同じスクリプトのバージョンが10個あることもあるため、最新のスクリプトを簡単に見つけられるように、すべてのスクリプトに一貫した分類法を設定することが重要でした。
DAMを購入した後、コンテンツの責任者は、ソフトウェアに付属する新しいプロセスの概要を説明する電子メールを送信しました。電子メールには詳細が記載されており、DAMを正しく使用するために必要なすべての情報が含まれていました。
しかし、1つの問題がありました。この電子メールでは、組織内のすべての人が最初から最後まで長い電子メールを読む必要がありました。何だと思う？それは起こりませんでした。
すぐに、DAMは3つの異なる命名規則を持つスクリプトでいっぱいになりました。これは、特にスクリプトのバージョン3で作業した人が、バージョン4で作業しない可能性があるため、かなりの混乱を引き起こしました。したがって、新しい人がバージョン4から始めたとき、命名規則に一貫性がないため、バージョン2を最新のものとして識別する可能性があります。
最終的に、これは繰り返し作業のいくつかのインスタンスを引き起こし、一部の怒っているクライアントは、なぜ私たちがすでに見たもののドラフトを彼らに送ったのかわからない。
そのツールを廃棄して新しいツールに移行するのに数か月しかかかりませんでした。そして、ツールが私たちが達成したいことを達成できなかったからではなく、一貫したユーザーの採用がなかったためです。そのため、すべての便利な機能が役に立たなくなりました。

ユーザーの採用が少ないことを回避する方法

「わかりました。ユーザーの採用率が低いのは悪いことですが、どうすればよいでしょうか。」あなたは言う。良い知らせがあります。あなたは正しい場所に来ました。
シームレスなソフトウェア実装を保証する特効薬はありませんが、スムーズに進む可能性を高めるためにできることは確かにあります。

1.あなたの組織を知る

万能のツールというものはありません。どの製品があなたに適しているかは、ソフトウェアを使用する従業員のニーズと能力によって異なります。
たとえば、Gmailのようなものに苦労している従業員の場合、非常に使いやすく、直感的なユーザーインターフェイスを備えたソリューションが必要になります。逆に、技術に精通した労働力があれば、ソフトウェアの選択にもう少し自由があります。
もちろん、従業員について知っておく必要があるのは技術力だけではありません。労働力がツールを採用するかどうかの主な要因は、規律です。あなたがどんなに技術に精通していても、新しいソフトウェアを学ぶことは簡単にできることではありません。
一部のグループは、多くの監視なしに新しいツールを学び、採用することを信頼できるでしょう。ただし、組織に中途半端なソフトウェア実装の履歴がある場合は、実装の厳密なスケジュールと計画が必要になる場合があります。

2.機能以上のものを見てください

人々は、ソフトウェアの旅の調査と購入の段階で機能に集中する傾向があります。それも理にかなっています。結局のところ、機能はあなたのチームが使用しようとしているものです。
機能だけに焦点を当てる必要があるという直感に抵抗してください。
興味のある製品が提供するカスタマーサポートの質について調査してください。あなたがそれを必要とすることはほぼ確実です、そしてあなたはその時が来たときにあなたが良い手にあることを確認したいです。
カスタマーサポートが非常に重要である理由を説明するために、私が最後に働いていた会社で使用したビジネスインテリジェンスツールについて簡単に説明します。
私たちはデータ会社でした。私たちはそれをたくさん持っていました、そしてそれは私たちを私たちの顧客にとって価値のあるものにしました。実際、私たちはそれをすべて利用するのに苦労するほどたくさんありました。最終的に、データを最大限に活用するためのツールが必要であると判断しました。
調査を行った後、私たちが使用したツールは完全に理にかなっているように見えました。必要なことはすべて実行され、以前は不可能だった方法でデータを使用できるようになりました。
実装は迅速ではありませんでしたが、それは予想されたことでした。数か月後、私たちのデータエンジニアは私たちの研究者にツールを発表しました、そして最初はそれは有望でした。
ただし、使用すればするほど、質問やリクエストが増えました。多くの場合、これらはデータエンジニアを介してソフトウェアプロバイダーに中継する必要があります。私たちは、プロバイダーの助けを借りて、一見できるように見えることをツールが実行できるようにしたかったのです。
これは物事が下り坂になった場所です。私たちのデータエンジニアは、ソフトウェアプロバイダーが応答も役に立たなかったため、常に不満を感じていました。ツールを最大限に（または実際に）活用するために必要なことは、実行されていませんでした。
研究チームの私たちは徐々にツールの使用をやめ、購入から8か月後には多かれ少なかれ遺物になりました。ツールとの契約を更新せず、すぐに別のツールに投資したと聞いても驚くことではないかもしれません。
これは、無関心な労働力やビジネス上の問題に対する理解の欠如の例ではありませんでした。これは、実装の成功に寄与するすべての要因を考慮していなかっただけです。
ユーザーの採用は達成するのが難しいことであり、それを達成したいのであれば、製品を検討する際には機能以上のものを検討する必要があります。

3.トレーニング計画を立てる

多くの場合、新しいソフトウェアを購入すると、組織内の大多数の人々は以前にその製品を使用したことがありません。したがって、ユーザーの採用率を高めるには、チームの全員がツールの使用方法を学ぶ機会を提供するトレーニングプログラムが必要になります。
製品トレーニングが最適化されていることを確認するには、1人でトレーニングを主導することをお勧めします。これは、製品のメイン管理者であり、購入プロセス中にソフトウェアプロバイダーとの会話に最も時間を費やした数少ない人の1人になる可能性があります。この人は乗車中ずっと一緒にいたので、彼らはすでにより良い製品知識を持っており、理想的にはプロバイダーとの良好な関係を持っています。
トレーニングセッションが開始されると、説明責任が重要になります。製品の使い方を学ぶのに1時間を費やしたいと思う人はいません。それらはすべて完了する必要のある作業があり、新製品の価値はすぐには明らかにならない可能性があります。
関係ありません。ユーザーの採用率を高めたい場合は、全員が参加する必要があります。このトレーニングを選択ではなく、要件にします。

実装は終わりのないサイクルです

製品を購入し、従業員をトレーニングしました。これで、チーム全体でツールを使用できるようになりました。よくやった…まあ、ちょっと。ほとんどの作業は完了していますが、新しいツールの実装の一部は決して終わりません。
あなたのビジネスは絶えず進化しているので、あなたのソフトウェアの使用法はそれに伴って進化する必要があります。内部プロセスが変更されると、特定のソフトウェアツールの使用法も変更される可能性があります。チームでのツールの使用と、それがまだ効果的で必要かどうかを引き続き評価します。
上記のすべてをうまく行うことができれば、ソフトウェアスタックでのユーザー採用率が高くなり、おそらく投資に対する見返りが得られます。