イベントを計画する方法: イベント計画の手順、ヒント、チェックリスト

イベントを計画する方法を知る必要がありますか? 会議のような大規模なイベントを計画している場合、イベント計画の作成、構成、レイアウトを成功させるお手伝いをいたします。 このブログでは、イベント計画の手順、ヒント、使いやすいチェックリストなど、イベントを計画する際に考慮する必要があるすべてについて説明します。

イベントプランとは？

イベント プランは、イベントの実行方法を定義します。 開始日と終了日、予算、会場、マーケティング、出席者など、イベントのすべての要素に対応します。

イベント計画の範囲と複雑さは、イベントの規模によって異なりますが、基本的な課題は変わりません。 私たちのほとんどは、自宅、職場、またはコミュニティでイベントを計画した経験があります。 この記事では、大規模なイベントに焦点を当てましょう。

イベントの計画

私たちのほとんどは、自宅、職場、またはコミュニティでイベントを計画した経験があります。 この記事では、大規模なイベントに焦点を当てましょう。

カンファレンスは大規模なイベントの一般的なタイプです。イベント管理の目的で、イベントの計画方法を説明するために参加した TEDx カンファレンスについて話しましょう。 この例は、大きなイベントを計画する際の構造と課題、およびソフトウェアを使用してイベントを計画する利点を説明するのに適したシナリオです。

イベント企画の重要な要素

イベントを企画する際、まず気になるのが開催日です。 それは変えられないアンカーです。 また、出席者の数を見積もる必要があります。 これらは、イベント計画の他の側面を知らせるのに役立つ 2 つの重要な要素です。

イベントを設定するためのその他のコンポーネントを分解してみましょう。 以下に要約します。

• イベント:まず、もちろん、何らかのイベントを計画する必要があります。 そのイベントには、その運営、法務、会計業務を中心に展開する一連の責任が必要になります。
• 予算:イベントのすべての費用を見積もり、予算を作成します。 利用可能な予算は、会場、マーケティングおよび広告方法など、多くのイベント管理の決定に影響を与えます。
• 会場:イベントはどこかで開催する必要があり、それには物流管理、飲食物、装飾が含まれます。
• マーケティング:会場を選択したら、ウェブサイト、ソーシャル キャンペーン、電子メール、印刷物などのマーケティング プログラムを通じて、人々をそこに呼び込む必要があります。
• 広告:マーケティングと手を組むことは広告です。 これには、ラジオ、テレビ、新聞、雑誌の広告が含まれます。
• ボランティア:大きなイベントでは、それを開始してスムーズに運営するために大勢の人員が必要です。 つまり、契約書を書き、役割を定義し、会議を設定し、スケジュールを決定することを意味します。
• 講演者:聴衆を引き付けるには、基調講演者または講演者グループが必要です。 これには、契約、才能を選択するキュレーター、プログラム、略歴、リハーサルが含まれます。
• スポンサー:これにはすべてお金がかかり、大きなイベントの予算はスポンサーによって提供されます。 これには、契約、マーケティング、ロジスティクスが含まれます。
• 制作:制作には、議事録の視聴覚記録の作成、およびイベント中の音声とビデオの放送の作成に取り組む際の契約の作成が含まれます。
• ステージ:イベントは特定の会場で行われ、その会場にはイベント本体が提示されるステージがあります。 これには通常、プロジェクター、スクリーン、マイク、インターネット接続、バッテリー、ケーブルなどが組み込まれます。
• 出席者:イベントに来る人たちのことを忘れないでください! イベント情報、料金を徴収するための支払いプロセス、連絡を取り合うための電子メール、道順、バッジ、およびアクセス ポイントを通知するためのコミュニケーションが必要です。

関連:無料のイベント プラン テンプレート

イベント企画のステップ

さて、私たちはイベント計画について多くのことを経験したので、それらのヒントを具体的なステップに分解しましょう. これらのイベント計画の手順は、成功へのガイドとなります。 会議の例を続けましょう。

• ステップ 1.イベントの目標と目的を決定する
• ステップ 2.チームを編成する
• ステップ 3.イベントの予算を立てる
• ステップ 4.日付と会場を選択
• ステップ 5.スピーカーを選択する
• ステップ 6.イベントのマーケティングと広告
• ステップ 7.イベントを実行する

イベント計画を管理しやすいステップに分割すると、プロセス全体がはるかに困難にならないように見えます。 ただし、イベント計画を作成する際に留意すべき点がいくつかあります。

イベント企画のヒント

残念ながら、天候、配送の遅延、技術的な問題、その他の潜在的な混乱など、制御できない変数が常に存在します. 前に述べたように、イベントの日付を変更することはできないため、イベント当日に発生する可能性のあるリスクや問題にできる限り備えておく必要があります.

イベント計画のチェックリスト

イベントを計画する際には管理することがたくさんあるので、イベント管理計画に含める必要があるすべてのリストを作成することが重要です。 以下は、開始に役立つ一般的なイベント計画チェックリストです。 質問が多ければ多いほど、イベントのチェックリストが改善されます。 独自の責任とタスクを自由に追加してください。

目標と目的

• あなたのイベントの存在理由は何ですか？
• このイベントで達成が期待される目標は何ですか?
• 収益目標は何ですか？
• あなたのターゲットオーディエンスは何ですか?
• 何人で参加しますか？
• 発券に関連する費用はありますか? それは何ですか?
• イベントはどこで開催されますか？
• イベントスケジュールを作成します。

イベント予算

• 費用がいくらになるかを把握します。
• 同様のイベントを開催した場合は、ベースラインとして古い予算を使用して調整します。
• どのような発券および登録ソフトウェアが使用されますか?
• スポンサーの寄付を確定します。
• チケット価格を設定します。

日時・会場

• イベントはいつ開催されますか？
• 問題が発生した場合に備えて、バックアップの日付を用意してください。
• イベントに最適な場所はありますか？
• 予想される参加者数に対して会場は適切ですか？
• 必要なインフラストラクチャを決定します: Wi-Fi、容量、バスルーム、ショッピングやレストランの近くなど。
• ケータリングを雇う。
• 必要な機器を確保します。
• セキュリティのニーズは何ですか?
• 許可、免許、保険は必要ですか？
• 出席者のためのイベント サイネージとコミュニケーション プランを作成します。

スピーカー

• 潜在的なスピーカーを調査します。
• 関連するスピーカーのリストを作成します。
• スピーカーのピッチを作成します。
• ピッチスピーカー。
• スピーカーの選択を最終決定し、略歴と顔写真を入手し、旅行と宿泊施設を手配します。

スポンサー

• スポンサーのリストと、スポンサーに提供できるものを作成します。
• 同様のイベントと提携しているスポンサーがあるかどうかを確認します。
• 潜在的なスポンサーに連絡します。

Webサイト

• 設計のサインオフ。
• サイトを更新するか、独自のサイトを構築してください。
• サイトが予想されるトラフィックを処理できることを確認してください。
• モバイルフレンドリーなサイトを用意してください。

イベントのマーケティングと広告

• あなたのメッセージは何ですか？
• デジタル ツールやソーシャル プラットフォームと連携します。
• イベントをオンライン カレンダーに追加します。
• ブログ投稿や、ビデオやオンライン広告などのその他のプロモーションによる市場イベント。
• イベント日の 1 ～ 2 か月前に、すべての関係者にリマインダーを送信します。

ファイナライズ、最後のステップ

• スケジュール
• 仕出し屋
• スピーカーとスクリプト
• 会場
• 装置
• 装飾品
• 契約

プロのヒント:調整と計画を立てるには多くの作業が必要です。そのため、イベント管理に適した機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアが本当に必要とされています。 自動化されたアラートでコストとタスクを追跡できる共通のポータルを提供します。 また、不要な電子メールの必要性を減らすコミュニケーションと共同作業の両方のプラットフォームも提供します。 ソフトウェアはすべてのファイルを 1 か所に収集し、効率を高めてストレスを軽減することで、チームのレポート作成を簡素化します。

ProjectManager がイベント計画にどのように役立つか

ProjectManager は、イベント計画に最適なクラウドベースのソフトウェアです。 ベンダーの管理からプロモーションまで、イベントのすべての部分を整理するためのツールがあります。

当社の計画ソフトウェアは、イベント計画を構成するすべての要素を追跡するのに役立ちます。 すでにオンライン ガント チャートを示しましたが、イベント計画を実行するためのタスク リストとカンバン ボードも提供しています。 チームで共同作業を行う際に、タスクを列から列へと移動します。 ボトルネックを見つけて、イベントに間に合うようにすべてを処理するのは簡単です。

さらに、タイムシートにより、すべてのイベントの請求が簡単になります。 それらは、キーストロークで送信および承認できます。 当社のソフトウェアは、リストからカレンダー、さらにはかんばんボードまで、ワークフローを視覚化してタスクを継続するのに役立つさまざまなビューも提供します。

ProjectManager の 30 日間の無料試用版を利用して、イベントのすべての文字列をきれいな弓に結び付ける方法を確認してください。

イベントの計画についての詳細

イベントの計画は複雑になる場合があります。 空中に保持するボールがたくさんあります。 上記が多すぎてすぐに理解できない場合は、イベント計画テンプレートから始めて、計画の専門家の 1 人を見ることができます。 PMP の Jennifer Bridges は、長年の経験を生かして、この短いビデオでイベント計画の基礎を教えています。

参照用のスクリーンショットを次に示します。

見てくれてありがとう！

転写:

今日は、イベントの企画についてです。 さて、私たちのほとんどは、家庭、職場、地域社会など、何らかの形でイベントの計画に参加しています。

しかし、今日はより大きなイベントに焦点を当てたいと思います。 ですから、会議について考えてみてください。 今日紹介する例は、私が参加した最も楽しいものの 1 つである TEDx カンファレンスです。

それでは、構造とレイアウトについてお話したいと思います。 イベントでよく見られるいくつかの課題、それらを解決するために私たちが行ったいくつかのこと、およびソフトウェアが実際にどのように私たちを助けたかについてお話ししたいと思います。

そのため、まずイベントをレイアウトする際に、イベントには複数のコンポーネントがあります。 ですから、私はこれを高いレベルで受け止めます。 大まかに言えば、イベントがあります。 つまり、ショーの内容、あらゆる種類の操作、法務、会計について話すことです。

続いて会場について。 そのため、場所、その場所のロジスティクス、食べ物、飲み物、装飾に関するすべてを計画する必要があります。

次に、マーケティングについて話します。 ウェブサイトがあり、ソーシャル メディア、メール マーケティング、あらゆる種類の印刷物があります。 そして、広告もあります。 ラジオ、テレビ、新聞、雑誌を活用しました。

そして、ボランティアの計画を立てなければなりませんでしたが、これも大変な作業でした。 そのため、契約を結び、役割と責任を明確にする必要があり、会議を計画し、仕事とあらゆる種類の連絡先情報をスケジュールする必要がありました。

次に、TEDx イベントのスピーカーがありました。 そのため、私たちはそのための契約を考え出さなければなりませんでした。 私たちはキュレーションを経て講演者を探し、彼らを精査し、彼らと協力してプログラムをレイアウトし、彼らの略歴を取得し、練習を実行する必要がありました.

それからスポンサーがありました。 繰り返しになりますが、私たちは彼らと契約を結び、彼らが私たちと私たちに必要とするあらゆる種類のマーケティング資料、彼らが必要とするあらゆる種類の資料、彼らが到着してセットアップするためのロジスティクスを計画しました。

その後、制作を行いました。 繰り返しますが、より多くの契約。 そして、オーディオとビデオを熟考して計画しましたが、これらには複数のコンポーネントがありました。

次に、ステージをセットアップする必要がありました。 TEDx では、ステージが非常に重要であり、ステージにはあらゆる種類の要件があることがわかります。 そのため、要件に応じてステージをセットアップする必要があり、プロジェクター、スクリーン、マイク、インターネット、あらゆる種類のバッテリーとバックアップ、あらゆる種類のケーブルが必要でした。

そして、出席者がいました。 参加者とのコミュニケーション、支払いの受け取り、メールの送信、道案内、バッジ、あらゆる種類のアクセスの提供。

これ以外にもありましたが、これはハイレベルなスコープのようなものです。 そのため、イベントが複雑になることがわかります。 ボランティア、講演者、スポンサー、出席者、利害関係者、ベンダーなど、さまざまな関係者が関与することで、それがどれほど複雑になるか想像できます。

それで、イベントの日付がずれないなど、いくつかの課題に直面しました。 したがって、何かが起こったり、脱線したり、うまくいかなかったりしても、その日付はずれません。 また、ほとんどのイベントでは、会議を開催している場合、その日付を変更することはできません。 そのため、ストレスのレベルももたらします。

そして、あなたが扱っている人々の数だけです。 小規模なイベントであっても、人数が多いため課題はあります。 そして、制御できない変数があります。 ですから、雪や雨、またはそのイベントに影響を与える可能性のあるものなど、さまざまな種類の悪天候の天気について考えてみてください。

そして、さまざまな機器や食べ物や飲み物の配達があるかもしれません. それが時間通りに現れない場合、大きな問題が発生します。 あらゆる種類の計画を検討する必要があります。 そして、ミックスアップを注文します。 したがって、別のマーケティング資料を注文したり、食べ物や別のものを注文したりすることを考えてみてください。

そして、あらゆる種類のコミュニケーションがあります。 繰り返しますが、さまざまなタイプの人々とのコミュニケーションについて考えてみると、それは多くの課題にすぎません。

そのため、構造と基盤、プロセス フローを構築し、プロジェクト管理ソフトウェアも実装しました。これは、関係者全員に共通のポータルを提供するのに役立つという利点があるため、非常に役立ちました。

彼らはそこに行って、何が起こっているかについてリアルタイムの最新情報を入手します。 また、タスクとコストの追跡も可能です。 次に、タスクが完了したときや遅れたときにアラートを設定し、特定の支払いが必要なときや遅れたときにアラートを設定できます。

また、コミュニケーションとコラボレーションを行うことは非常に価値があります。 そのため、情報を探し回って見つけるために非常に多くの電子メールに目を通さなければならないことほど悪いことはありません。 したがって、誰かが何か、ファイル、またはそのようなものを電子メールで送信した場合、この共通のポータルを介したコラボレーションとコミュニケーションに役立ちます.

次に、ファイルの中央リポジトリも提供します。 マーケティング文書である可能性があります。 それは契約かもしれません。 それは請求書かもしれません。 それで、彼らはすべてそこにいます。

また、チームのレポートも可能です。 そのため、ボランティアであろうとベンダー パートナーであろうと、人々はリアルタイムで報告できます。 これにより、イベント全体と関係者全員の効率が向上し、ストレスが大幅に軽減されます。

構造からわかるように、このプロジェクト管理ツールがどのように役立つか.

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(この投稿は 2019 年 12 月に更新されました)