プロジェクト内のアクティビティを順序付ける方法

誰もが日常生活の中で、無意識のうちに一連の活動を生み出しています。 私たちは毎週店への旅行を計画し、家を掃除して整頓し、用事を実行します-リストは続きます. このようにして、私たちは皆、基本的なプロジェクト管理スキルに精通しています。

日常生活の中で一連のアクティビティを特定できると、複雑なプロジェクトのコンテキストでそれらを見つけるのがはるかに簡単になります。 それでは、私たち全員が行う一連の活動を定義し、それをプロジェクト管理に関連付ける方法を学びましょう。

シーケンシャル アクティビティとは

シーケンシャル アクティビティとは、順序どおりに完了するか、少なくとも開始する必要があるタスクまたは義務です。 たとえば、スパゲッティを作る場合は、まず鍋に水を入れて沸騰させ、パスタを入れます。 これらの 3 つの活動は直接関連しており、パスタを調理するには、この正確な順序で行わなければなりません。

シーケンス活動の目的は何ですか?

架空のスパゲッティ ディナーを作っている場合でも、新しい建物の建設を計画している場合でも、目標に到達するにはアクティビティを完了する必要があります。

問題は、最終結果が同じである場合、これらの活動がどのような順序で行われるかは本当に重要なのでしょうか? 答えはイエスです！ 2 つのアクティビティを同時に開始できる場合でも、一方のシーケンスは他方よりもはるかに論理的で効率的です。

活動シーケンスの例

スパゲッティの例えに戻ります。 このシナリオでは、にんにくのみじん切りを始める前に、水を沸騰させる必要があります。 確かに、水を沸騰させる前ににんにくを刻んで食事を台無しにすることはありませんが、この方法では時間とエネルギーを最大限に活用できます.

この類推をさらに進めて、シェフがキッチンを運営する方法に当てはめてみましょう。 この場合、各料理はアクティビティで構成されるタスクです。 誰かが特定の料理を注文すると、タスクを完了するためにアクティビティを実行する必要があります。

注意が必要なのは、一度に複数の異なるタスクが完了しているということです。つまり、さらに多くのアクティビティが同時に行われているということです。 注意しないと、あるタスクに必要なアクティビティが別のタスクの邪魔になる可能性があります。

この概念をより多くのリソースと制約のある大規模なプロジェクトに適用すると、アクティビティの順序付けは有利なものから非常に重要なものになります。 では、シーケンシング アクティビティについて具体的にはどのように行っているのでしょうか。

プロジェクトの活動を順序付ける方法

アクティビティを順序付けするには、それらのアクティビティ間の関係を定義する必要があります。 これを行うにはさまざまな方法がありますが、今日は Precedence Diagramming Method について説明します。

Precedence Diagramming Method では、完了する必要があるアクティビティ、それらがどのように接続されているか、および作業がどのような順序に従う必要があるかを示すために、一種のネットワーク ダイアグラムを使用します。 この方法では、アクティビティをボックス (またはノード) で表し、依存関係をそれらを結ぶ矢印で表すことによって、これらのことを説明します。

アクティビティの順序付け手順

Precedence Diagramming Method は一見複雑に見えるかもしれませんが、実際にはいくつかの簡単な手順に分解できます。 すでにアクティビティ リストがあると仮定して、そこから始めましょう。

1. 1. アクティビティ属性の定義: アクティビティを順序付けするときは、各アクティビティに関するすべての詳細が必要です。 これらの詳細を整理して追跡する必要があります。 アクティビティの属性を定義するには、各アクティビティに名前を付けたり、番号を割り当てたり、簡単な説明を書いたりする必要があります。アクティビティを正確に並べるためには、各アクティビティにすべて同じ属性を定義して記録する必要があります。 このレッグワークがすべての違いを生みます。
   2. 制約を決定する:どんなタスクにも制約が伴います。つまり、それを制限するものです。 これらのものは、お金、マンパワー、時間、およびその他の多くのものである可能性があります。 活動の属性を定義する場合と同様に、知識は力であり、すべての可能な制約を決定することが、これらの制約に違反しないように活動を順序付ける唯一の方法です。
   3. 依存関係を特定する:アクティビティを正確に順序付けするために、依存関係を正しく特定することは、おそらくプロセスの最も重要な部分です。 タスクがどのように関連しているかを正確に知らなければ、それらを適切に順序付けする方法はありません。 実際、タスクの依存関係に関する知識がなければ、タスクを誤ってスケジュールし、プロジェクト全体を失敗に追い込むのは簡単です。

これらの関係は依存関係とも呼ばれ、4 つの異なるタイプがあります。

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS): Finish-to-Start 依存関係では、タスク B を開始する前にタスク A を完了する必要があります。
         • Finish-to-Finish (FF): Finish-to-Finish 依存関係では、タスク B を完了する前にタスク A を完了する必要があります。
         • Start-to-Finish (SF): Start-to-Finish 依存関係では、タスク A が開始される前にタスク B を完了することはできません。
         • Start-to-Start (SS): Start-to-Start 依存関係では、タスク B が開始される前にタスク B を開始することはできません。

アクティビティを順序付けする際のベスト プラクティス

アクティビティ シーケンスの作成はかなり直感的に思えるかもしれませんが、従うべき特定のベスト プラクティスがあります。

アクティビティをシーケンスする前に完全なタスク リストを作成する

プロジェクトに取り組んでいるとき、予期しない新しいタスクが途中で自然に発生します。 ただし、順序付け作業を開始する最善の方法は、その時点で持っているすべての情報を使用して作業することです。 タスクが今後さらに多くのタスクを生成する可能性が高いことがわかっている場合でも、ためらわずにそれをタスク リストに含めてください。 シーケンス アクティビティは、可能な限り最良のラフ ドラフトとして開始され、途中でクリーンアップされます。

チームの作業負荷を考慮する

アクティビティを順序付けする際に、制約を特定する必要があります。 見過ごされがちな制約の 1 つは、チーム メンバーの個々のワークロードと時間です。 1 日の時間は限られており、人が一度に食べられる量も限られています。 このことを忘れると、挫折、燃え尽き症候群、活動に予想以上の時間がかかる可能性があります。

必須制約と任意制約の違いを理解する

アクティビティを正確に順序付けるには、種類が 1 つだけではないことに注意する必要があります。 強制的制約と裁量的制約は大きく異なり、両方を識別する必要があります。 必須の制約は具体的なものであり、回避することはできません。 一方、任意の制約は柔軟であり、チーム メンバーはプロジェクトのスケジュールを設定する際にそれらを決定できます。

タスクの制約を無視しない

ご想像のとおり、タスクの制約を無視することは、アクティビティを順序付けする際に犯す可能性のある最も有害な間違いの 1 つです。 しかし、プロジェクト管理のトライアングルを考慮することも同様に重要です。 この三角形は、最も影響力のある 3 つの制約 (スコープ、時間、コスト) で構成されています。

アクティビティの順序付けは非常に複雑なプロセスであり、プロジェクト全体の広範な制約を忘れることは難しくありません。 これらのことを常に頭に入れておくことで、プロジェクトの成功と失敗を分けることができます。

ProjectManager がアクティビティ シーケンスにどのように役立つか

すべてのタスクが適切な依存関係で適切に順序付けられるようにするために、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することをお勧めします。 ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、アクティビティを作成、詳細化、順序付けし、プロジェクトに最適な方法でこれらのアクティビティを表示できます。

オンライン ガント チャートを使用すると、強力なプロジェクト シーケンス機能を最大限に活用できます。 タスクをアップロードし、ガント チャートとタイムラインを使用して適切な順序でタスクをスケジュールするだけです。 タスクの依存関係、担当者の詳細、タスクのステータスなどをすべて 1 つのハブから表示します。 また、アクティビティの順序を変更する必要がある場合は、ドラッグ アンド ドロップするだけです。

利害関係者向けのプロジェクトに関するレポートも、詳細なプロジェクト レポートを数秒で生成できる強力なワンクリック レポート ツールで合理化されます。 さらに、簡単な鳥瞰図が必要な場合は、ダッシュボードを使用して、明確でカラフルなグラフの形式でプロジェクト データを表示できます。

ProjectManager は、一連のタスクを制御し、タスクの依存関係をリンクし、統合レポートで進捗状況を追跡するためのツールをプロジェクト マネージャーに提供するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 チーム メンバーは、より生産的に作業するためのコラボレーション プラットフォームを利用できます。 30 日間の無料試用版を利用して、次のプロジェクトの管理にどのように役立つかをご覧ください。