生産性を維持する方法: 効率的に作業するための 6 つのヒント

自宅で仕事をしている場合でも、オフィスに戻っている場合でも、生産性を維持することは困難な場合があります。

そしてそれは、私たちが日常的に遭遇する数え切れないほどの気晴らしや、現代人の注意持続時間がますます短くなっているためだけではありません. 効率的に仕事をするには、組織化のスキル、規律、および適切な動機が必要です。

さらに、一人一人がユニークです。 朝に活動的な人もいれば、夜型の人もいます。 インスピレーションが必要な人もいれば、ただ仕事に取り掛かり、研ぎ澄まされている人もいます。 積極的で自発的な人もいれば、プロセスを整理するために外部の助けが必要な人もいます。

簡単に言えば、生産的な仕事のための普遍的な万能のレシピはありません。

ただし、生産性を向上させ、独自のバランスを見つけるために試すことができるさまざまな手法があります。

この記事では、毎日のルーチンに実装するための 6 つの実証済みの作業効率のヒントを提供します。 これらを組み合わせて最適な結果をもたらすものを見つけることができるため、究極の職場生産性方程式を見つけることができます。

1. 変更をやりすぎない

まず第一に、すべての新しいアイデアを一度に試すことを急いではいけません。 時には小さな変化でも大きな影響を与えることがあります。 そうしないと、圧倒され、以前よりもさらに生産性が低下するリスクを冒す可能性があります。

ゆっくりと。

現在の日常業務プロセス、組織、および/または性格に最も近いと思われるテクニックを試してください。

たとえば、気を散らして一日の仕事をやり遂げるのを妨げている、小さいながらも根強い習慣をなくすことができるかもしれません。

また、変更が効率的かどうかを判断する前に、少し時間をおいてください。 通常、最初のストレスを克服し、新しいアプローチが結果をもたらすかどうかを確認するには、約 2 ～ 3 か月で十分です。 これは長い時間のように聞こえるかもしれませんが、覚えておいてください – 習慣は形成するのも破るのも難しいです.

変更がうまくいくかどうかに関係なく、テスト期間が過ぎたら、必要に応じて別のアプローチを試すことができます。

ただし、作業効率に関して言えば、ほんのわずかな変更でも、ルーチンを台無しにする可能性があることに注意してください。 慣れて、本当に結果が得られるかどうかを確認するまでは、生産性が低下する可能性があります。

問題や誤解を避けるために、直属の上司にあなたの意図を知らせることをお勧めします。 自分の行動を全体的な作業プロセスに合わせることが重要です。

2.現実的な目標を設定する

これは当たり前のことのように思えますが、私たちは皆、自分の限界を超えて努力し、達成不可能な目標を達成できることを期待して、少しやりすぎてしまう傾向があります。

もちろん、基準を自分のコンフォート ゾーンよりも少し高く設定して、自分に挑戦することは何も悪いことではありません。 実際、これはあなたがより多くのことを達成するように促し、あなたが思っていた以上の能力があることを示すことができます.

ただし、非現実的な目標を定期的に設定すると、生産性が大幅に低下する可能性があります。

ある時点で、毎日、毎週、または毎月のやることリストを完了できなかった場合、おそらく未達成者のように感じ始めるでしょう.

その結果、仕事の効率や生産性が向上する代わりに、自信を失い、熱意を失い、モチベーションが低下する可能性があります。 インポスター症候群になり、燃え尽き症候群になることさえあるかもしれません。

それを避けるために、活動を計画するときは、SMART 目標フレームワークの使用を検討してください。
SMART は、特定、測定可能、達成可能、現実的、期限付きの略です。

これは、優先順位を設定し、リソースを検討し、生産的な行動方針を計画できるシンプルなツールです。

このアプローチの最も良い点は、小規模なタスク組織だけでなく、同等に効果的であることです。 また、会社での責任のレベルや役割に関係なく、長期的な計画やビジネス戦略にも適用できます。

3. マルチタスクを再考する

ここ数十年、マルチタスキングは美化され、多忙な専門家の人生の目標のように思われてきました.

しかし、実際にマルチタスクを効率的に行える人は、たとえいたとしてもごくわずかです。

それでも、私たちのほとんどは、すべて失敗するか、平凡な結果が得られるまで、いくつかのタスクをやり遂げようとします。 最終的には、疲れ果て、ストレスを感じ、失望することになります。 各タスクに個別に取り組んだ場合よりも、生産性がほとんど向上しないことを望んでいませんか?

一度に 1 つずつタスクを実行することで、ストレスを感じることなく集中力を高め、注意を払い、最高の結果を達成することができます。

その結果、各タスクの終わりに、次のタスクに集中するのに十分なエネルギーが残っています。

さらに、やることリストの項目にようやくチェックを入れることができたときの素晴らしい気持ちを私たちは皆知っていますよね? 自分へのご褒美！

4. やることリストに優先順位を付ける

マルチタスクをしようとする代わりに、毎朝の日々の責任に優先順位を付けることを検討し、最も重要なものから始めましょう。 このタスクは、多くの場合、その日の最も困難で、挑戦的で、時間がかかり、および/または差し迫った目標になる可能性があります.

邪魔にならないようにすると、すぐに達成感と満足感を得るだけではありません。 また、最悪の事態が過ぎ去ったので、より軽い心で一日を続けることができます。

さらに、やることリストで最も重要なことにチェックを入れたことがわかれば、他のすべてのことは少し簡単に思えます。

もちろん、これは、このタスクを完了したときに、背中を軽くたたいて 1 日と呼ぶことができるという意味ではありません。

残りのタスクを続行します。計画したすべての項目を処理するときに、最も簡単なタスクを最後に残します。 ヒッチングが発生したり、行き詰まったりした場合は、しばらくそのタスクを離れて、後で戻ってくることを検討してください。

このアプローチは、毎日のスケジュールだけでなく、毎週、さらには毎月の計画でもうまく機能します。

5. 休憩を取る

休憩は、脳を再起動し、モチベーションを取り戻し、時間を再配分することを可能にします。

難しすぎるタスクに長時間集中すると、圧倒されます。 その結果、多くの場合、進歩するどころか、行き詰ってしまいます。

自分で休憩を設定しないと、遅かれ早かれ脳が休憩を取り始めます。 その結果、自分の苦悩の真っ只中に立ち往生するためだけに前進しようとし続けるため、生産性はさらに低下します.

これは通常、欲求不満、自己不信、および/または絶望につながります.

日常生活に休憩を取り入れるには、ポモドーロ テクニックを試すのが最適です。 その中で、タイマーを使用して、事前に設定した間隔で作業と休憩を交互に行います。 たとえば、20 ～ 45 分の作業を設定し、その後に 5 ～ 10 分の休憩を入れることができます。

目の前のタスクを実装するのに時間がかかる場合でも、休憩スケジュールを守ることを検討する必要があります. これにより、休憩後も新鮮なエネルギーと澄んだ心で続けることができます。

また、仕事の種類に応じて、ワークステーションから離れる活動で休憩を埋めることを検討してください。

たとえば、デスクで仕事をする場合は、足を伸ばして軽い運動をしましょう。 あなたの仕事は身体活動を伴いますか? たまには座ったり横になったりしてみてください。 会議で 1 日を過ごす場合は、静かな時間を楽しんでください。 孤立して仕事をしている場合は、友達に電話してチャットしてください。

ポイントは、仕事のことを忘れる別の活動でルーチンを分割することです。 その結果、そこに戻ると、新しい視点と新しい力が得られます。

シンプルに聞こえますが、生産性と作業効率に奇跡を起こすことができます。

6. 気を散らすものを排除しないでください – それらを整理します

気を散らすものや悪い習慣をなくすことは、言うは易く行うは難しです。 場合によっては、それらを殺すと過度のフラストレーションが生じ、生産性が向上するどころか損なわれることがあります。

これを回避する最善の方法は、それらを制限内に配置し、自分で境界を設定することです.

時間枠を選択することを検討してください。できれば、1 日の中で最も生産性が低い時間帯が望ましいです。 次に、最も頻繁に仕事の邪魔になる活動だけに専念してください。

たとえば、あなたがソーシャル メディア中毒者だとしましょう (まあ、私たち全員ではないでしょうか?)。

規律がなく、自制しないと、電話をチェックするのに何時間も費やすことになります。 これにより、集中することが非常に困難になるため、作業プロセスが中断され、効率が低下する可能性があります.

ただし、ソーシャル メディアの使用目的によっては、ソーシャル メディアを完全に遮断すると、孤独を感じたり、誤解を招いたり、関心のある更新やトピックに遅れをとったりする可能性があります。

これを避けるために、1 日を通してソーシャル メディアの休憩時間を指定し、職場でソーシャル メディアに費やす時間を厳密に制限することができます。 このようにして、修正が近づいていることを知り、通知が必死にピンを鳴らしているのを聞いても、作業に気を取られることはありません. ただし、もちろん、これらをできるだけ制限するのが最善です。自分自身をあまりテストしたくありません。

また、デジタル バランス アプリを使用して、デバイスの使用習慣を追跡し、使用時間を設定することもできます。

気晴らしがデジタルでない場合でも、この方法を使用してそれらを抑えることができます. このようにして、作業習慣と集中力を大幅に向上させることができます。

結論

生産性を維持し、効率的に作業することは、専門的な成長と能力開発だけでなく、メンタルヘルスにとっても重要です。

一方では、常に気が散ったり、先延ばしにしたり、ゲームから離れたりしていると、自信とモチベーションを失う傾向があります. これは、仕事に対する感じ方や自分自身についての感じ方に影響を与える可能性があります。 言うまでもなく、最終的には仕事を失うことさえあります。

一方、効率の悪さが自分を追い込みすぎた結果である場合は、ストレス、不安、さらには燃え尽き症候群につながる可能性があります。

職場の文化、ルーチン、プロセスを最適化することで、健康に悪影響を与えることなく、1 日を最大限に活用することができます。

あなたに必要なのは、あなたにとって最高の結果をもたらす適切なテクニックを見つけて、それを習慣にすることだけです.