ビジネスケースの書き方（テンプレート付き）
公開: 2022-08-23ビジネスケースとは？
ビジネス ケースは、プロジェクトのメリットがコストを上回る理由と、プロジェクトを実行する理由を説明するプロジェクト管理ドキュメントです。 ビジネス ケースは、プロジェクトの開始段階で準備されます。その目的は、プロジェクトのすべての目的、コスト、および利益を含めて、利害関係者にその価値を納得させることです。
ビジネスケースは、あなたが売り込んでいるプロジェクトが健全な投資であることをクライアント、顧客、または利害関係者に証明するための重要なプロジェクト文書です。 以下に、それらを揺るがすものを書くための手順を示します。
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ビジネス ケースの必要性は、財務評価、提案、戦略、およびマーケティング計画を 1 つのドキュメントにまとめ、プロジェクトが組織にどのように利益をもたらすかを詳しく説明することです。 ビジネス ケースがプロジェクトの利害関係者によって承認されると、プロジェクトの計画フェーズを開始できます。
ビジネスケースの書き方
このドキュメントはプロジェクトを開始するために必要であり、プロジェクト憲章とプロジェクト計画のベースであるため、プロジェクトは、信頼できるビジネス ケースがなければ失敗します。 しかし、プロジェクトのビジネス ケースが現実に根ざしておらず、組織のより大きなビジネス目標に沿ったニーズに対応していない場合、それは意味がありません。
強力なビジネス ケースを作成するために必要な調査は、プロジェクトの理由、内容、方法、および担当者です。 これは明確に伝えなければなりません。 ビジネスケースの要素は、その理由をより詳細に説明します。 ビジネス ケースは、プロジェクトの開始段階で作成されるが、プロジェクトのライフ サイクル全体で参照として使用されるドキュメントと考えてください。
新しいプロジェクトを開始する場合でも、プロジェクトの途中である場合でも、時間をかけてビジネス ケースを作成し、プロジェクトがもたらすビジネス上のメリットと、利害関係者が作業から得られる利益に最も関心を持っていることを特定して、プロジェクトの支出を正当化します。 次の 4 つの手順は、ビジネス ケースを作成する方法を示しています。
ステップ 1: ビジネス上の問題を特定する
プロジェクトは、プロジェクトのために作成されたものではありません。 彼らには目標があります。 通常、特定のビジネス上の問題を解決したり、ビジネス チャンスを創出したりするために開始されます。
あなたは「必要に応じて導く」べきです。 あなたの最初の仕事は、その問題または機会が何であるかを理解し、それを説明し、それがどこから来たのかを見つけ出し、それに対処するために必要な時間枠に対処することです.
これは簡単な説明かもしれませんが、プロジェクトのタイミングを正当化するために、経済情勢と競争環境に関する調査を行うことで最も明確に表現できます。
ステップ 2: 代替ソリューションを特定する
あなたが取り組んでいるプロジェクトが、上で定義した問題に対する最善の解決策であるかどうかをどのように判断しますか? 当然のことながら、適切なソリューションを選択することは困難であり、成功への道は根拠のない仮定で舗装されているわけではありません.
焦点を絞り込んで適切なソリューションを明確にする 1 つの方法は、次の 6 つの手順に従うことです (もちろん、関連する調査の後)。
- 代替ソリューションに注意してください。
- 各ソリューションについて、その利点を数値化します。
- また、各ソリューションにかかるコストを予測します。
- 次に、その実現可能性を把握します。
- 各ソリューションに関連するリスクと問題を識別します。
- 最後に、これらすべてをビジネス ケースに文書化します。
ステップ 3: 優先ソリューションを推奨する
次にソリューションをランク付けする必要がありますが、その前に基準を設定することをお勧めします。適切なソリューションを最適に選択するためにソリューションに優先順位を付けるのに役立つスコアリング メカニズムを用意しておくことをお勧めします。
適用できるいくつかの方法論は次のとおりです。
- ソリューションのコストとメリットに応じて、1 ～ 10 のスコアを付けます。
- あなたにとって重要なことに基づいてスコアを付けます。
- ランキングをさらに複雑にして、すべてのベースをカバーします。
アプローチに関係なく、数値を合計すると、問題に対する最善の解決策が明らかになります。 繰り返しになりますが、このプロセスもビジネス ケースに文書化する必要があります。
ステップ 4: 実装アプローチを説明する
これで、ビジネス上の問題または機会とそれに到達する方法を特定できました。次は、自分が正しいことを利害関係者に納得させ、目標を達成するためのプロセスを実装するための最良の方法を用意する必要があります。 そのため、ドキュメントは非常に重要です。 それは、あなたが特定した中心的な問題を解決するための実用的な道筋を提供します。
現在、それは上級指導者をなだめるための単なる演習ではありません。 根本的な問題を調査し、代替ソリューションを決定するために行った調査で、何を発見できるか誰にもわかりません。 最初に提案されたソリューションとは別のソリューションを使用すると、組織を数百万ドル節約できる可能性があります。 強力なビジネス ケースに取り組むことで、スポンサーや組織のリーダーを参加させることができ、彼らが期待するビジネス上のメリットを確実に提供する方法について明確なビジョンを持つことができます。
ビジネス ケース テンプレート
Word 用のビジネス ケース テンプレートは、ビジネス ケースの作成を開始するのに最適なツールです。 必要に応じてカスタマイズできる 9 つの主要なビジネス ケース領域があります。 テンプレートを無料でダウンロードし、以下の手順に従って、すべてのプロジェクトの優れたビジネス ケースを作成してください。
ビジネスケースの重要な要素
ビジネス ケースを開始するための重要な手順の 1 つは、ビジネス ケースのチェックリストを用意することです。 以下は、ビジネス ケースを作成する際に従うべき詳細な概要です。 これらの要素のうち、プロジェクトの利害関係者に最も関連するものを選択して、ビジネス ケース テンプレートに追加できます。 ビジネス ケースが承認されたら、ProjectManager などの堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアを使用してプロジェクトの管理を開始します。
1。エグゼクティブサマリー
エグゼクティブ サマリーは、ビジネス ケースの各セクションの短いバージョンです。 これは、利害関係者にプロジェクトの概要を簡単に示すために使用されます。
2. プロジェクトの定義
このセクションは、達成されるビジネス目標やプロジェクト計画の概要など、プロジェクトに関する一般的な情報を提供することを目的としています。
3. ビジョン、目標、目的
まず、何をしようとしているのか、解決したい問題は何かを把握する必要があります。 プロジェクトのビジョン、目標、目的を定義する必要があります。 これは、プロジェクトのスコープを形成し、プロジェクトの成果物を特定するのに役立ちます。
4. プロジェクトの範囲
プロジェクト スコープは、ビジネス目標を達成するためにプロジェクトで実行されるすべてのタスクと成果物を決定します。
5. 背景情報
ここでは、プロジェクトのコンテキストを提供し、それが解決しようとしている問題を説明し、それが組織のビジョンや戦略計画とどのように一致するかを説明できます。
6. 成功基準と利害関係者の要件
取り組んでいるプロジェクトの種類によって、品質要件は異なりますが、プロジェクトの成功には重要です。 それらすべてを収集し、それらにうまく会ったかどうかを決定するものを見つけ出し、結果を報告します.
7. プロジェクト計画
プロジェクト計画を作成する時が来ました。 プロジェクトを完了するために実行する必要があるタスクを把握します。 作業分解構造テンプレートを使用して、完了していることを確認できます。 すべてのタスクを収集したら、各タスクを完了するのにかかる時間を見積もります。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクト計画の作成が大幅に簡単になります。 ProjectManager は作業分解構造テンプレートをアップロードでき、すべてのタスクがツールに取り込まれます。 かんばんボード ビューを使用して生産サイクルに従って整理したり、ガント チャート ビューを使用してプロジェクト スケジュールを作成したりできます。
8. 事業予算
予算は、プロジェクト計画のすべての見積もりであり、割り当てられたスケジュールされた時間内にプロジェクトを完了するためにかかる費用です。
9. プロジェクトスケジュール
各タスクを完了するのにかかる時間を見積もって、プロジェクトのタイムラインを作成します。 より効果的なプロジェクト スケジュールを作成するには、ツールを使用してガント チャートを作成し、それを印刷します。 これにより、Excel シートにはないデータの視覚化とスキルがさらに強化されます。
10. プロジェクトガバナンス
プロジェクト ガバナンスとは、プロジェクトに適用されるすべてのプロジェクト管理規則と手順を指します。 たとえば、プロジェクト チーム メンバーの役割と責任、および意思決定のフレームワークを定義します。
11.コミュニケーションプラン
チェックインとステータス更新のマイルストーンを設定し、関係者がプロジェクト ライフ サイクル全体の進捗状況を把握し続ける方法を決定します。
12. 進捗報告
プロジェクト中の進捗状況を監視および追跡して、計画された進捗状況と実際の進捗状況を比較するための計画を立てます。 進捗状況とパフォーマンスを監視するのに役立つタスク追跡ツールがあります。
繰り返しますが、プロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクトで何が起こっているかを確認する能力が向上します。 ProjectManager には、ダッシュボードやステータス レポートなどの追跡ツールがあり、それぞれ概要と詳細を確認できます。 ダッシュボードを設定する軽量アプリとは異なり、当社のアプリはツールに組み込まれています。 さらに、当社のクラウドベースのソフトウェアは、より洞察力に富んだ意思決定のためのリアルタイム データを提供します。 また、ステータスの更新だけでなく、タイムシート、ワークロード、ポートフォリオのステータスなど、すべてワンクリックでレポートを取得できます。 次に、レポートをフィルター処理し、関係者と共有して最新の状態に保ちます。
13. 財務評価
これはビジネス ケースの非常に重要なセクションです。なぜなら、ここで財務上のメリットがコストを上回ることを説明するからです。 プロジェクトの財務コストと利益を比較します。 これを行うには、感度分析と費用便益分析を行います。
14. 市場評価
市場、競合他社、業界を調査して、機会と脅威を見つける
15. 競合他社の分析
直接的および間接的な競合他社を特定し、その製品、強み、競争上の優位性、およびビジネス戦略を評価します。
16.SWOT分析
SWOT 分析は、組織の強み、弱み、機会、脅威を特定するのに役立ちます。 強みと弱みは内的なものであり、機会と脅威は外的なものです。
17. マーケティング戦略
マーケティング計画または戦略の他の側面の中で、製品、流通チャネル、価格設定、ターゲット顧客について説明してください。
18. リスク評価
プロジェクトに影響を与えるリスク カテゴリは多数あります。 それらを軽減するための最初のステップは、プロジェクト活動に関連するリスクを特定して評価することです。
ProjectManager がビジネス ケースにどのように役立つか
受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアである ProjectManager は、収集するさまざまなデータをすべて収集して組み立て、チームとプロジェクト スポンサーの両方と簡単に共有できます。
すべてのタスクがリストされたスプレッドシートを作成したら、それをソフトウェアにインポートできます。 次に、ガント チャートに即座に取り込まれます。 各タスクの期間を設定し、依存関係を追加するだけで、プロジェクトがタイムライン全体に広がります。 マイルストーンを設定することはできますが、できることはもっとたくさんあります。
これでプロジェクト計画ができました。オンライン ガント チャートから、チーム メンバーにタスクを割り当てることができます。 次に、作業中のタスクに直接コメントし、必要なだけドキュメントや画像を追加して、共同作業環境を促進できます。 開始日と終了日をドラッグ アンド ドロップすることで、進捗状況を追跡し、必要に応じてタスクの期間を変更できます。
しかし、これは ProjectManager が提供する機能の一部にすぎません。 ワークフローを視覚化するかんばんボードと、6 つのプロジェクト メトリックを追跡するリアルタイム ダッシュボードで、プロジェクトを可能な限り正確に把握できます。
この 30 日間の無料試用版で、ProjectManager を試してみてください。
ビジネスケースのトレーニングビデオを見る
ビジネス ケースのアドバイスがさらに必要な場合は、この短いトレーニング ビデオで、PMP の Jennifer Bridges をご覧ください。 彼女は、優れたビジネス ケースを作成するために必要な手順を説明しています。
参照用のスクリーンショットを次に示します。
転写:
今日はビジネスケースの書き方についてです。 ここ数年、私たちは市場、あるいは組織、企業、さらにはプロジェクトが、ビジネスケースを行うことから遠ざかるのを見てきました。 しかし、最近では、企業、組織、およびそれらの同じプロジェクトが投資を精査しており、実際に収益率を求めています.
ここで、ビジネス ケースを、プロジェクト、アイデア、機会をパッケージ化し、それが何を意味し、どのようなメリットがあり、他の人がどのようにメリットを得ることができるかを示す機会と考えてください。
今日は、ビジネス ケースの内容とその書き方を確認したいと思います。 ビジネス ケースに関する情報を探す場合、それはブリーフケースではないことを明確にしておきたいと思います。
先日誰かが電話をかけてきて、彼らは何かを探していたので混乱し、ブリーフケースを引っ張り続けました。 それは今日私たちが話していることではありません。 私たちが話しているのはビジネスケースであり、戦略や目標に関する情報が含まれています。 それはあなたのビジネス提案です。 ビジネスの概要、ビジネス戦略、さらにはマーケティング プランまで含まれています。
ビジネスケースが必要な理由
では、なぜそれが今日、それほど重要なのでしょうか? 繰り返しになりますが、企業はプロジェクト マネージャーだけでなく、ビジネスをよりよく理解し、アイデア ビジネスの洞察力を持っているチーム メンバーを求めています。 したがって、このビジネスケースは、提案されたビジネスの変更または計画の正当性を提供します。 それはあなたが求めているかもしれない資本の配分とそれを実行するために必要なリソースを概説しています. 次に、それはアクション プランになる可能性があります。 統一されたビジョンとして機能するだけかもしれません。 そして、意思決定者にさまざまなオプションを提供します。
それでは、これらのビジネス ケースをまとめるために必要な手順を詳しく見ていきましょう。 主な手順は 4 つあります。 1 つ目は、市場を調査することです。 そこに何があるか、ニーズはどこにあるのか、あなたが提供できるギャップはどこにあるのかを実際に見てください。 競合他社を見てください。 彼らはこれにどのように取り組んでいますか? また、他の代替案をどのように提供できますか?
市場投入に使用できるさまざまなアプローチを比較して最終決定したいと考えています。 次に、そのデータをコンパイルし、戦略、目標、および考慮すべきその他のオプションを提示します。
そして、文字通りそれを文書化します。
では、文書はどのように見えるでしょうか。 さて、今日はテンプレートがあります。 コンポーネントはさまざまですが、これらは一般的なものです。 そして、これらは私が不可欠だと考えるものです。 それではエグゼクティブサマリーです。 これは、あなたの会社の概要、管理チームがどのように見えるか、製品とサービス、および市場の概要にすぎません。
ビジネスの説明は、あなたの会社の歴史とミッションステートメント、そしてあなたの会社が何であるか、そしてこの製品やサービスがどのように適合するかを示します.
次に、拡張、ロールアウト、または実装しようとしている製品またはサービスの詳細を概説します。 保留中または他の商標を持っている可能性があるため、特許に含めることもできます。
次に、マーケティング戦略を特定してレイアウトします。 たとえば、これをどのように顧客に届けるつもりですか？ 実店舗を持つ予定はありますか？ オンラインでやるの？ そして、それを市場に出す計画は何ですか？
競合他社の分析に関する詳細情報も含める必要があります。 彼らはどのように物事をやっていますか？ そして、どうやって競争相手を打ち負かすつもりですか？
また、SWOT を見て特定することも必要です。 そしてSWOTがあなたの強みです。 市場に参入する際の強みは何ですか？ そして、弱点はどこですか？ 多分あなたのギャップのいくつか。 さらに、計画が必要な機会や脅威はどこにありますか?
次に、運用の概要には、生産、人事、会社の日常業務に関する情報などの運用情報が含まれます。
次に、財務計画には、損益計算書、利益と損失、財務状況、所有している可能性のある担保、および求めている可能性のあるあらゆる種類の投資が含まれます.
したがって、これらはビジネス ケースの構成要素です。 これがとても重要な理由です。 このプロセスの管理と追跡に役立つツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。