プロジェクトの説明の書き方: クイックガイド

公開: 2023-02-02

プロジェクトの説明は一目瞭然のように見えますが、プロジェクトを成功に導くため、よく書かれたプロジェクトの説明を過小評価しないでください。利害関係者のコミュニケーションツールとして機能し、プロジェクトのビジョンを明確かつ実行可能な方法で共有します。

プロジェクトの説明とは何か、なぜそれが重要なのか、インパクトのある説明を書く方法を見てみましょう。次に、無料のプロジェクト管理テンプレートを紹介し、プロジェクト管理ツールがプロジェクトの説明を実現するのにどのように役立つかを示します。

プロジェクトの説明とは?

プロジェクトの説明は、1 つのプロジェクトの詳細 (関連するすべてのフェーズとプロセスを含む) を 1 つのドキュメントにまとめたものです。プロジェクトを開始した問題と、望ましい目標と目的に対処します。

しかし、それだけにとどまる必要はありません。プロジェクトの説明は、チームが実行するアクティビティ、タイムライン、さらにはプロジェクトの場所など、計画にも使用できます。プロジェクトの利点は、プロジェクトの説明にも記載されています。

これはプロジェクトの開始段階で行われ、プロジェクト全体で復習として参照されます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの説明を書く責任があり、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてプロジェクトマネージャーとそのチームを導くのに役立ちます。

ある意味で、プロジェクトの説明はセットアップであり、プロジェクトの実行は納品です。しかし、プロジェクトの説明は役に立ちますが、プロジェクトをスケジュールどおりに管理および追跡することはできません。必要なのはプロジェクト管理ソフトウェアです。

ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで計画、管理、追跡して、より洞察に満ちた意思決定を行うのに役立つオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。堅牢なガントチャートを使用して、プロジェクトの説明を実行可能な計画に変えます。視覚的なタイムラインでタスクを整理し、4 つの依存関係すべてをリンクして、クリティカルパスをフィルタリングします。次に、ベースラインを設定し、プロジェクトの差異を追跡して、コストと時間をより適切に管理します。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

ProjectManagerのガントチャート — ProjectManager のガントチャートは、計画をリアルタイムで追跡するのに役立ちます。 **もっと詳しく知る**

プロジェクトの説明とプロジェクトの提案

プロジェクトの説明は、より大きなプロジェクト提案の一部です。プロジェクトの説明は多くの領域をカバーしていますが、実際にはプロジェクトの概要を説明しています。説明を拡張して、目的に関するより多くの計画を含めるものもありますが、それでも大雑把な外観です。

プロジェクト提案書は、より広範な文書です。このコンテキストでは、プロジェクトの説明は、より大きなプロジェクトの提案に含まれるものの単なる要約であり、その概要が具体化されます。プロジェクトの提案では、プロジェクトの説明をエグゼクティブサマリーとして参照することがあります。それが何と呼ばれようと、それは全体像へのリードです。

当然のことながら、プロジェクトの提案はより詳細になります。以前のプロジェクトの背景や歴史、プロジェクトの要件、プロジェクトを実行するためのテクニックやスキルなどのアプローチ、最後にプロジェクトの意思決定者についてのセクションがあります。

プロジェクトの説明とプロジェクトの概要

プロジェクトの説明は、同じように聞こえるかもしれませんが、プロジェクトの概要ではありません。これまで説明してきたように、プロジェクトの説明は、提案されているプロジェクトのより高レベルの概要です。通常、プロジェクトが売り込まれているとき、それはプロジェクト提案の冒頭です。

プロジェクトの目的は、プロジェクトの説明で説明されています。また、プロジェクトがどのように実行され、何を達成する予定であるかについても簡単に説明します。プロジェクトの概要は、はるかに詳細です。背景、プロセスなどに入るという点で、上で定義したプロジェクト提案に非常によく似ています。

ただし、これらの用語は、異なるものを説明するためによく使用されます。プロジェクトサマリーは、プロジェクト提案の紹介として、プロジェクトの説明としてより一般的に使用されます。何と呼んでも、この文脈では、プロジェクトの簡単な概要であるという同じ定義を共有しています。

プロジェクトの説明を書く方法: 6 つの重要なステップ

プロジェクトの説明を書くことは、思っているより難しいものです。はい、簡潔ですが、それはすべての単語が重要であることを意味します。これを達成するには、プロジェクトの目的から範囲まで、プロジェクトの内外を理解する必要があります。しかし、プロジェクトは重要な詳細を省略せずに簡単に説明されています。

とはいえ、プロジェクト計画に不可欠なものはすべて含める必要があります。関連するものを除外したり、古くなったものを残したりする必要はありません。プロジェクトの説明のすべてが、プロジェクトの目的に関連している必要があります。これで、プロジェクトの説明を書く準備が整いました。これは、次の 6 つの手順に従う必要があります。

1.要約する

数行の長さのアウトラインから始めますが、プロジェクトの誰が、何を、どこで、どのように、なぜ行うのかを答えます。

2.定義する

それが解決する問題やそれが埋めるニッチなど、プロジェクトの理由を説明してください。これにより、プロジェクトの目的が定義されます。

3.正当化する

このプロジェクトに投資する価値がある理由をプロジェクト関係者に示してください。彼らが良いリターンを得ることを証明し、必要に応じて指標を説明してください。

4. 評価する

費用便益分析を行い、プロジェクトの費用に対してこれらの利益をどのように測定する予定かを示します。

5. プロジェクトアプローチの説明

ここでは、プロジェクトの目標と目的を達成する方法を簡単に説明します。プロジェクト管理の方法論と使用されるリソースについて説明します。

6.タイムラインを見積もる

プロジェクトのライフサイクルの各フェーズの作業時間とリソースを含め、プロジェクトの期間を予測します。

プロジェクトの説明はいつ書くべきですか?

プロジェクトの説明の理由と方法がわかったので、次はいつを調べます。プロジェクトの説明は、多くの場合、プロジェクトの提案につながるため、最初に書くものの 1 つです。

プロジェクトの説明を書くことは、プロジェクトライフサイクルの開始段階の一部です。これは、プロジェクトが定義され、評価され、場合によってはプロジェクトスポンサーによって承認されるポイントです。

重要な成果物、リスク、コストとリソースの見積もりを定義するための土台ができるまで、要約を書かないことをお勧めします。これにかかる作業量は、プロジェクトの規模や複雑さによって異なります。

プロジェクトの説明を書くことが重要なのはなぜですか?

プロジェクトの説明は、プロジェクトの有効性と投資収益率 (ROI) を証明するための開始点です。顧客、スポンサー、利害関係者のいずれであっても、読者にプロジェクトと、それがなぜ彼らにとって正しいのかを理解させる必要があります。

また、プロジェクトの青写真またはロードマップとしても機能します。プロジェクトの説明には、プロジェクトに関する重要な情報が含まれています。これには、コストと期間の簡単な説明が含まれており、そのすべてがプロジェクトの実施に必要なものを明確にします。

あなたがやっていることは、プロジェクトを売り込むだけでなく、現実的なプロジェクトの期待値を設定することでもあります. 利害関係者が主要な目的と、それらを達成するための時間とコストを知っていることが重要です。そうすれば、プロジェクトが承認された場合、ベースラインが既に作成されているため、利害関係者の期待を管理しやすくなります。

無料のプロジェクト管理テンプレート

完全なプロジェクトの説明を書くのに役立つように、ProjectManager には無料のテンプレートが用意されており、有利なスタートを切ることができます。当社のサイトには、プロジェクトのすべての段階をカバーする Excel および Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。以下は、私たちのトピックに関連するほんの一部です。

エグゼクティブサマリーテンプレート

エグゼクティブサマリーは、製品の説明に非常に近いものです。それは同様の根拠をカバーし、プロジェクトの説明と交換することさえできます. Word 用の無料のエグゼクティブサマリーテンプレートを使用すると、完全なプロジェクトの説明に必要なすべてがレイアウトされます。

プロジェクト提案テンプレート

プロジェクトの説明またはエグゼクティブサマリーは、プロジェクト提案の最初のセクションです。説明と提案を書く必要があるため、Word 用の無料のプロジェクト提案テンプレートには、承認を得るために含める必要があるイントロとその他すべての重要な情報が含まれています。

プロジェクト予算テンプレート

プロジェクトの説明でプロジェクトのコストを見積もる必要があります。 Excel 用のプロジェクト予算テンプレートは必要以上に詳細ですが、プロジェクトが承認されて予算を作成する必要がある場合は、すべての作業が役に立ちます。

ProjectManager がプロジェクトの説明をプロジェクト計画に変換する方法

プロジェクトの説明は、理想的には承認されたプロジェクトにつながります。次に、触れた要素を実行可能なプロジェクト計画に変える必要があります。 ProjectManager は、スケジュールや予算をオーバーすることなく目的を達成するのに役立つリアルタイムツールを備えたオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。

必要なツールを使用する

ガントチャートは、プロジェクトマネージャーがスケジュールを視覚的に計画するのに最適ですが、割り当てられたタスクを実行するチームにとっては最適ではありません。そのため、複数のプロジェクトビューを提供しており、それらはすべてリアルタイムでまとめて更新されます。チームは、堅牢なタスクリストであれ、カンバンボードの視覚的なワークフローであれ、好みのツールを選択できるようになりました。

進行状況とパフォーマンスをリアルタイムで監視

チームに好きなように働く自由を与えることは、チームを管理できないという意味ではありません。当社のリアルタイムダッシュボードは、時間、コスト、ワークロードなどに関するデータを自動的に収集します。次に、これらの指標を計算し、読みやすいグラフやチャートで表示します。何よりも、軽量の競合他社のようにセットアップは必要ありません。プラグアンドプレイです。

もちろん、利害関係者も進捗状況を最新の状態に保ちたいと思うでしょう。ダッシュボードの概要を表示する必要がないため、より詳細な情報を提供できるカスタマイズ可能なレポートも用意されています。ステータスレポート、プロジェクト差異レポートなどを生成するには、キーを数回押すだけです。次に、それらを関係者と簡単に共有します。