レポートの書き方: 簡単なステップバイステップのプロセス
公開: 2023-02-14
レポートの書き方を知ることは、競争力を維持し、雇用を維持したいすべてのマーケティング担当者が習得しなければならない重要なスキルです。 最近展開した戦略が明らかに効果を上げていたとしても、マーケティング活動が成功したことを知っているだけでは、上司は満足しない可能性があります。 彼らは、あなたが何をしているのか、どの実験が成果を上げているのか、どのアイデアがうまくいかなかったのかを正確に示すレポートを見る必要があります. では、このレポートをどのように書きますか。 どこから始めますか？ その中に何を含めるべきですか？ 各セクションをどのように構成していますか？ この記事では、毎回読者を感動させる効果的でよく考え抜かれたレポートを作成するための段階的なアプローチを紹介します。 マーケティングレポートの重要性
レポートとは
レポートは、あなたの仕事に関連する進行中または完了した調査、イニシアチブ、プロジェクト、またはキャンペーンの詳細な分析を提供する正式な文書です。 レポートのポイントは、これまでの進捗状況を評価し、結果に影響を与えた問題や障害に注意し、結論を導き出して将来の決定を知らせることです。 専門とするマーケティングの側面に応じて、さまざまな種類のレポートを作成する必要があります。それらには次のようなものがあります。- ソーシャル メディア マーケティング レポート
- 電子メール マーケティング レポート
- コンテンツ マーケティング レポート
- PPC マーケティング レポート
- 一般的なマーケティング レポート
レポートを書く必要がある理由
顧客を惹きつけ、関与させ、変換し、喜ばせることにそのエネルギーを向けることができるのに、レポートの書き方を考え出すのに時間を費やす意味は何ですか? これは、レポートを書かなければならなかったほぼすべてのマーケティング担当者が、ある時点で尋ねた質問です。 最初のレポートまたは次のレポートを作成する準備を (しぶしぶながら) 行う際に、あなたとチームが定期的にレポートを作成することで得られる最も重要なメリットをいくつか考えてみましょう。- 進捗状況の追跡 -レポートの書き方を知らなければ、マーケティング活動が目標に近づいているかどうかわかりません。 レポートには、うまく機能している戦略とパフォーマンスが低い戦略が示されるため、調整や方向転換を迅速に行うことができます。
- 成功の証明 -マーケティングが価値ある投資であると誰もが信じているわけではありません。 作成したレポートは、この近視眼的な考え方に対抗するための武器として機能し、行っている作業がビジネスに付加価値をもたらしていることを証明できます。
- チーム間のより良い調整 -レポートは、マーケティングの最前線で何が起こっているのか、将来何が期待できるのかについて、関連する利害関係者を教育し、知らせるのに役立ちます。 これにより、会社の業績、方向性、そこに到達するために何ができるかについて、全員が同じページにいることが保証されます。
- 透明性の向上 -上司やクライアントが、マーケティング予算が何に費やされているかを正確に把握し、それを結果に結びつけることができれば、投資がプラスの利益をもたらしていることを知って、よりリラックスできるようになります。
- データ駆動型の意思決定 -レポートは、キャンペーンや戦略がどの程度うまく機能したか、またそれらが見込み顧客の生成、顧客維持、収益増加などのビジネス目標にどのように影響したかを判断するのに役立ちます。 このデータにより、推測や直感に頼るのではなく、トレンドを見つけ、成功したアイデアを構築し、十分な情報に基づいたマーケティング上の意思決定を行うことができます。
6つのステップでレポートを書く方法
実際のところ、優れたレポートを作成するには練習が必要です。 書けば書くほど、メッセージを簡潔に伝え、提示することが上手になります。 初めてレポートを作成する場合でも、プロセスを合理化し、レポートの品質を向上させるためのヒントを探している場合でも、レポートを作成するときに常に使用するこれらのガイドラインに従ってください。 6 つのステップでレポートを作成する方法:- レポートの目的を検討する
- 視聴者が何を見る必要があるかを把握する
- 含める情報を決定する
- データとビジュアルを照合する
- レポートの内容の下書き
- レポートを確認して編集する
1. レポートの目的を検討する
私が最初に行うことは、レポートを作成している理由と、それが達成すべきことについて考えることです。 レポートを作成する理由を明確に理解していないと、無関係なデータを含めて、回答よりも多くの疑問を提起するレポートを作成することになる可能性があります。 このレポートのポイントは何ですか? どのような情報を共有したいですか? 読者にそこから何を学んでもらいたいですか？ おそらく、その目的は、マーケティング費用を正当化し、キャンペーンがどれほど成功したかを実証し、成長への取り組みを管理するためにより多くの実践が必要であることを説明することです. 目的を念頭に置くことで、最も重要なデータにレポートの範囲を絞り込むことができます。2. 視聴者が見たいものを理解する
次に考えるのは、レポートが誰に向けられているかということです。 厳密にマーケティング チーム向けのレポートを作成している場合は、専門用語を含めたり、より非公式にしたり、トレンドや戦略の成功と失敗についてのフィルター処理されていない考えを共有したりする余裕があります。 CEO、取締役会メンバー、または外部投資家向けのレポートでは、そのようなことはできません。 彼らは、メトリクスや数値の内訳を見ることにはあまり関心がなく、それらの数値がビジネスの ROI や収益にどのように変換されるかにより関心があります。 ブログ投稿やデジタル マーケティングのその他の側面を担当する担当者として、生成するすべてのデータが重要になる場合があります。 しかし、経営陣は、ニュースレターの作成中に実行した AB テストを見つけますか? それとも、ニュースレターが生成した開封数とクリックスルーの数は関連していますか? レポートを書き始める前に、次のことを自問してください。 たとえば、財務責任者は、マーケティング費用が売上にどのように貢献し、収益にどのように影響しているかを知りたいと考えています。 一方、マーケティングの責任者は、さまざまなマーケティング キャンペーンの概要と、それらがコンバージョン、リード ジェネレーション、およびその他の収益性指標に与えた影響の概要を提示されることを望んでいます。 誰に報告しているのかを理解することで、報告書の書き方を計画し、トーン、言語、および内容を調整して、彼らの期待によりよく合わせることができます。3. 含める情報を決定する
ここで、レポートのアウトラインを作成し、レポートが適切で実用的なものになるように含めるデータ ポイントを把握します。 当然のことながら、レポートの範囲は、ソーシャル メディア、有料広告、SEO、メールなどの主題と、データを取得するプラットフォームの数によって異なります。 しかし、アウトラインを作成すると、情報の流れを構造化する方法を理解し、レポートを具体化するために必要なデータ、結果、およびリソースを見つけるためにどこに行く必要があるかを特定するのに役立つことがわかりました. アウトラインは、詳細を掘り下げる必要はありません。 レポートの目的に基づいて、レポートに含めたい主要なセクションとサブセクションの骨組みにすぎません。 たとえば、アウトラインは次のようになります。
4. データとビジュアルを照合する
レポートの目的、対象読者、対象範囲がわかったので、次のステップはレポートに必要なデータの収集です。 私は通常、以前に作成した目的と概要に基づいて、レポートで取り上げるべき関連指標のリストを作成することから始めます. 次に行うことは、これらの各指標とデータのソースとなるプラットフォームを書き留めることです。 次に、見出しと小見出しに従って、この情報をすべてアウトラインに追加します。 レポートが退屈な数字やテキストだけで埋め尽くされないように、データに付随するビジュアルを作成することをお勧めします。 チャート、画像、グラフ、アイコン、インフォグラフィックなどを使用して、コンテンツを視覚化し、データの要点を明確にすることができます。 すべてが完了したら、書き込みを開始します。5. レポートの内容を下書きする
私のように、あなたが自分のアイデアをページに載せる前に完璧にしたいと思うような人なら、完璧を手放し、ただ書き始めることを学ばなければなりません. レポートの最初のドラフトはおそらく少しラフに見えるでしょうが、後でそれを形にするのに十分な時間があります. この時点で最も重要なことは、すべての主要なポイントを具体化し、ページ上のデータを整理することです. 草案の作成方法は、レポートの目的と内容によって異なりますが、通常は次の構造に従うことから始めるとよいでしょう。主な調査結果を要約する
レポートの最初のページには、レポートの概要を掲載する必要があります。 検討中の期間のマーケティング活動の成功と失敗だけでなく、重要な指標を強調します。 なぜそのような結果になったのか、キャンペーンの実行中に遭遇した問題、および記録されたパフォーマンスから得られた重要なポイントを説明してください。 次に、調査結果に基づいて、将来採用する戦略について話し合います。 要約は、読者がレポートで最初に目にするものであり、レポートの残りの部分を読むか、それとも捨てるかを決定するものであるため、できる限りうまく作成してください。 ただし、レポートの他のセクションを書いた後、要約を書くのを待つことをお勧めします。 このようにして、ドキュメントの内容を正確に要約できます。
2. イントロダクションを作成する
このセクションはオプションです。 ほとんどのレポート、特に部門または社内での使用を目的としたレポートには含めません。対象となる読者は、レポートの内容をすでに知っている可能性が高いからです。 ただし、レポートが外部の投資家や取締役会に読まれることを意図している場合は、導入セクションを使用して、レポートの内容、対象範囲を説明し、必要なその他のコンテキストを追加できます。3. レポートの本文に飛び込む
レポートの本文は、最も長いセクションであるため、書く力を鍛える場所です。 以前に収集したすべてのデータは、詳細な説明、分析、ベンチマークとともに挿入され、数値にコンテキストが追加されます。 先月、ホワイト ペーパーを作成したことでリードが 20% 増加したと言って、そのままにしておくだけでは十分ではありません。 それがどのように起こったのか、どの特定のホワイト ペーパーがほとんどのリードをもたらしたのか、そしてそれの何が特別だったのかについて話さなければなりません。 測定基準、成功、さらには悪い結果を説明することで、読者は何が起こっているのかをよりよく理解できるようになります。 マーケティング活動の根底にある戦略の正確な印象を構築するのに役立ちます。 否定的なデータを隠したり、誤って伝えたりしないでください。 何が原因なのかを正直に説明し、どのように修正する予定かを伝えてください。 このレポートを例として、レポートの本文を詳しく説明してください。 すべての指標、データ、さらには結果につながる考えられる理由を説明します。
4. アクションプランを推奨する
これはレポートの最後のセクションであり、調査結果を要約し、それらが会社にとって何を意味するかについて議論します。 パフォーマンスを改善し、ビジネスが競争上の優位性を獲得するのに役立つ次のステップを推奨することで、さらに一歩前進したいと思います。 したがって、データと結果を評価した後、有料広告の予算を増やしたり、インフルエンサー マーケティングやプレス リリースの発行などの特定の戦術を追求したりすることで、会社が利益を得られると思われる場合は、遠慮なく提案してください。 レポートが説得力があり、知識と専門知識を示している限り、上層部はあなたの提案を受け入れて信頼する可能性があります。 ヒント:マーケティング レポート テンプレートを使用してデータを表示し、時間をより有効に活用できます。6. レポートの確認と編集
編集はレポート作成の最終段階であり、自分のドキュメントを輝かせる機会になるため、私のお気に入りです。 下書きが終わったら、数時間または数日置いておき、戻って新鮮な目で編集を開始できるようにします。 こうすることで、書いているときに気付かなかったかもしれない間違いを見つけることができます。 書き留めた内容を読み、不要または無関係と思われる部分を削除して、レポートを簡潔かつ効果的なものにします。 タイプミスや文法ミスに注意し、データをクロスチェックして正確性を確認してください。 長いテキスト ブロックを分割し、レポートにすべての情報を結び付けるまとまりのある物語があることを確認します。 オーバー・トゥ・ユー
レポートでは、これまでの進捗状況を紹介し、発生している問題に対処し、ビジネスに影響を与える意思決定に使用できる実用的な洞察を共有する必要があります。 これは、武器庫にある最も強力なコミュニケーション ツールの 1 つであり、この記事で説明したガイドラインを使用して、その使用方法を学ぶことができます。 嬉しいご報告！