HubSpot ワークフロー ガイド: すべてのチーム向けのビデオ チュートリアル + 例

公開: 2023-08-18

営業活動やマーケティング活動の自動化に役立つツールを想像してみてください。これは、顧客ペルソナ固有の電子メール ドリップ キャンペーンを新規顧客に自動的に送信したり、営業チームにリマインダーを生成して有力な見込み客をフォローアップしたりする手段です。連絡先が Web サイト上で特定のアクションを完了すると、連絡先をあるライフサイクル ステージから別のライフサイクル ステージに移動します。

実際には、すでに存在しているため、その必要はありません。 これは HubSpot Workflows と呼ばれるもので、プラットフォーム内で個人的にお気に入りのツールの 1 つです (当然、ブログ エディターの次に)。 HubSpot ワークフローとは何ですか?時間を節約し、より多くのリード (ひいては顧客) を獲得するのにどのように役立ちますか?また、どのように使用できるのでしょうか?

Bluleadz のHubSpot ワークフローの使用に関する究極のガイドで、これらの質問やその他の質問に答えてみましょう。

GIPHY経由

ワークフローを使用するビジネス上の利点

では、なぜ HubSpot ワークフロー ツールの学習に時間を費やしてから、多数のワークフローを設定する必要があるのでしょうか? HubSpot でワークフローを使用する利点には次のようなものがあります。

  • コミュニケーションの自動化。 ワークフローは、内部と外部の両方のコミュニケーションを自動化するための素晴らしいツールです。 これは、すべての新規リードにウェルカム メールを確実に送信したり、フォローアップが必要なホット リードがいつ存在するかを営業チームに知らせたりする場合に役立ちます。
  • 時間を節約。 コミュニケーションを自動化すると、手動でメールを書いたり、メールリストを整理したりする時間が減り、その日にやらなければならない他のすべてのことに多くの時間を費やすことができます。
  • 販売パイプラインを動かし続けます。 リードが異なれば、販売パイプラインの各段階でニーズも異なります。 適切に構築された一連のワークフローを使用すると、バイヤージャーニーの各段階で適切なコンテンツ、情報、オファーが販売パイプライン内の見込み客に確実に送信されるようになります。 ワークフローを使用して、失われた取引や無線で沈黙した見込み客と再エンゲージし、販売パイプラインに戻すこともできます。

時間の節約というメリットだけでも、HubSpot ワークフローの使用をマスターしたいと思うのに十分な理由になります。 一般的なメール ワークフローと連絡先管理にかかる時間を毎週何時間も節約できます。 1 年にわたって、大量の電子メール送信を手動で作成して連絡先を管理する場合に比べて、数日または数週間の時間を節約できます。

HubSpot のどの層のロック解除ワークフローですか?

すべての HubSpot ポータルが HubSpot ワークフロー ツールへのアクセスを許可するわけではありません。 ワークフローにアクセスするには、次のいずれかのタイプの HubSpot サブスクリプションが必要です。

  • マーケティングハブ。 プロフェッショナルまたはエンタープライズレベル。
  • セールスハブ。 プロフェッショナルまたはエンタープライズレベル。
  • サービスハブ。 プロフェッショナルまたはエンタープライズレベル。
  • オペレーションハブ。 プロフェッショナルまたはエンタープライズレベル。

ワークフロー ツールの費用はいくらですか?

HubSpot サブスクリプションごとに費用は異なります。 ワークフローのロックを解除するサブスクリプション層の価格は、この記事の執筆時点では次のとおりです。

ハブの種類

専門的なコスト

企業コスト

マーケティング

$800/月

$3,600/月

販売

$450/月

1,200ドル/月

顧客サービス

$450/月

1,200ドル/月

オペレーション

$720/月

2,000ドル/月

: 上記の価格は月々の請求額です。毎年前払いすることを選択した加入者には割引が適用される場合があります。

HubSpot サブスクリプションのタイプが異なれば、機能も異なります。 これは、ワークフロー ツールの使用方法に影響を与える可能性があります。 さらに、HubSpot ポータルのワークフロー ツールには、サブスクリプション タイプに応じて異なる機能があります。

ハブの種類

プロフェッショナルなワークフロー機能

エンタープライズ ワークフローの機能

マーケティング

10 チームで最大 300 のワークフロー。

300 チームで最大 1,000 のワークフロー。 ワークフローの健全性を監視する機能が追加されました。

販売

見積ベースのワークフローを含む、10 チームで最大 300 のワークフロー。

見積ベースのワークフローやヘルスモニタリングを含む、300 チームで最大 1,000 のワークフロー。

顧客サービス

10 チームで最大 300 のワークフロー。

トリガーシーケンスやワークフロー健全性モニタリングを含む、300 チームで最大 1,000 のワークフロー。

オペレーション

プログラム可能な自動化とスケジュールされたワークフロー トリガーが含まれています。

プログラム可能な自動化とスケジュールされたワークフロー トリガーが含まれています。

HubSpot ワークフローを整理するにはどうすればよいですか?

HubSpot ワークフロー ツールをしばらく使用すると、何をすればよいかわからないほど多くのワークフローがあることに気づくかもしれません。

HubSpot Professional アカウントでは最大 300 のワークフロー、Enterprise では最大 1,000 のワークフローが利用できるため、ワークフローを整理する適切な方法がないと、ワークフロー ページのインターフェイスを検索するのに非常に多くの時間を費やすことになる可能性があります。

ワークフローを整理しておくためのヒントをいくつか紹介します。

  1. 一貫した命名スキームを確立します。 ワークフローを整理しておくための最初のヒントの 1 つは、ワークフローの一貫した名前付けスキームを作成し、それに固執することです。これにより、将来のワークフローの整理が容易になります。 たとえば、各リード自動化ワークフローに「リード自動化:」などのプレフィックスを使用することを検討してください。
  2. デフォルトのワークフロー タブについて理解します。 デフォルトでは、HubSpot ワークフローには、さまざまなワークフローを表示するために使用できるいくつかのタブがあります: [すべてのワークフロー]、[削除されたワークフロー]、[要確認ワークフロー]、[未使用のワークフロー]。 「削除されたワークフロー」タブを使用すると、誤って削除した可能性のあるワークフローを復元でき、「レビューが必要」タブを使用すると、修正が必要な問題がある可能性があるワークフローをすぐに見つけることができます。 「未使用」タブを使用すると、最近アクティビティがなく、他のリストやワークフローによって使用されていないワークフローを見つけることができます。これは、ワークフローの制限に達しないように削除する必要があるワークフローを特定するのに役立ちます。 。
  3. カスタム ビューとフィルターの作成を検討してください。 どのワークフローが特定の日付より前に作成されたのか、どのワークフローが現在「オン」になっているのか、または特定のタイプのものなのかを知る必要がありますか? カスタム ビューを使用し、それにさまざまなフィルターを適用することを検討してください。 この機能を示す簡単なビデオは次のとおりです。
    ハブスポットビデオ
  4. ワークフローフォルダーを作成します。 一貫した命名スキームを使用することに加えて、ワークフロー ツールでいくつかのカスタム フォルダーを作成し、新しいワークフローをそれぞれ適切なフォルダーに関連付けることができます。 これは、ワークフローを整理して、将来見つけやすくするのに役立ちます。

ベータ版: ワークフローのサブフォルダー

HubSpot は、2023 年 5 月の製品アップデートのビデオで、ワークフロー サブフォルダーがワークフロー ツールのベータ版であることを発表しました。 これにより、HubSpot ワークフローフォルダーにさらに多くのレイヤーを作成できます。 たとえば、単に「全リード育成」フォルダーを用意する代わりに、そのフォルダーの下に特定のキャンペーンまたは暦年用の別のフォルダーを配置して、ワークフロー組織をより細分化することができます。

HubSpot シーケンスと HubSpot ワークフローの違いは何ですか?

HubSpot ワークフローについて最初に抱く疑問の 1 つは、シーケンス ツール (Sales Hub Professional/Enterprise または接続された個人受信トレイを備えた Service Hub Professional/Enterprise を使用しているユーザーが利用できる) との違いです。

HubSpot が 2 つのツールの違いに関する独自の記事で述べているように、「これら 2 つの自動化ツールの最大の違いの 1 つは、それらを介して送信される電子メールの種類です。」 シーケンスを使用すると、接続されている受信トレイから電子メールを営業メールとして送信します。

一方、ワークフローでは、HubSpot 電子メール ツールで作成し、自動化のために保存した電子メールを送信します。 これにより、リンクされた自分の受信箱から送信された営業メールでは実行できなかったいくつかのことが可能になります。

  • 「差出人」アドレスをカスタマイズして、連絡先の所有者、「返信なし」または「[email protected]」アドレス、または HubSpot ポータル内のその他の電子メール アドレスから送信されたように見せます。
  • リードのステータス、特定の Web サイトでのやり取りなどに基づいて、自動登録トリガーを作成します。 たとえば、販売目標到達プロセスに沿って顧客を促すためにフォローアップ メールを送信したい場合は、特定の広告やダウンロード可能なコンテンツのオファーとやり取りする連絡先に基づいて、または最初の連絡先に基づいて登録トリガーを含むワークフローを設定できます。 HubSpot 連絡先データベースにリードとして追加します。
  • 登録解除基準のカスタマイズ。 誰かが電子メールに返信したり、シーケンス電子メールで会議を予約したりすると、そのユーザーはシーケンスから自動的に登録解除されます。 ワークフローを使用する場合は、ワークフローの作成時に目標基準を設定する必要があります。 これは、シーケンスの「ファイアアンドフォーゲット」の性質に比べて少し作業が増える可能性がありますが、ワークフローへのリードの関与をより詳細に制御できるようになります。

これらは、電子メールに関するシーケンスとワークフローの違いのほんの一部です。

HubSpot ワークフローを設定するにはどうすればよいですか?

「このツールは良さそうだけど、どうやって使えばいいの?」と疑問に思っているかもしれません。 HubSpot ワークフローを設定する基本的な手順は次のとおりです。

ステップ 1: HubSpot ナビゲーションの「ワークフロー」タブをクリックします。

HubSpot ワークフローのハイライト

ステップ 2: 「ワークフローの作成」をクリックします。

矢印が指しているワークフロー ボタンを作成します

ステップ 3: ワークフローのタイプを選択します。

[ワークフローの作成] をクリックした後に表示されるドロップダウン メニューには、ワークフローを「最初から」または「テンプレートから」作成するオプションが表示されます。

「テンプレートから」を選択すると、次のような画面が表示されます。

テンプレートリストのスクリーンショット

左側のメニューでは、ワークフロー テンプレートを「すべて」、「プランで利用可能なもの」、および「最近使用したもの」でフィルタリングできます。 さまざまな目標に合わせていくつかの基本的なトリガーとステップをわずかに変更した同様のワークフローを多数作成する予定がある場合は、「最近使用した」タブが最適です。

独自のカスタム ワークフローの設定、トリガー、ロジック ブランチなどの設定にある程度の経験を積んだら、「最初から」オプションから始めるのが良いかもしれません。ただし、多くの場合、自分のワークフローに近いことを実行するテンプレートが存在します。最小限の労力でニーズに適応できるように計画しています。

ステップ 4: ワークフロー トリガーを設定します。

「最初から」を選択すると、次のような画面が表示されます。

HubSpot のゼロからのワークフローのスクリーン キャップ

最初からの選択では、事前に構築されたテンプレートにある設定よりも基本的な設定が提供されますが、すべてを自分で行う真の白紙のテンプレートから、取引、フィードバックの送信、会話、もっと。

完全に空のワークフローから始めて、トリガーを設定しましょう。

ハブスポットビデオ

このクリップでは、「トリガーの設定」ボタンをクリックしているのがわかります。 次に、使用するトリガーの種類を選択する画面が表示されます。イベント ベースのトリガーか、既存の連絡先のフィルター条件に基づくトリガーかを選択します。

このデモでは、「イベント発生時」をクリックします。これは、誰かがフォームに記入したときのランディング ページに付随するトリガーのタイプを私がよく作成するためです。 ワークフロー トリガーの基準となるイベントの種類がわかっている場合は、検索バーにその名前を入力できます。 それ以外の場合は、探しているものに適合するトリガー タイプが見つかるまで、左側のメニューのトリガー タイプのリストを下にスクロールできます。

ランディング ページのトリガーの作成というテーマを続けて、このブログのトリガー イベントとして「フォーム送信」をクリックします。 次に「フォーム入力」をクリックすると、その他のオプションのリストが表示されます。 ここでは、「エージェント連絡先ランディング ページ (Web サイト)」フォームに記入するユーザーに対してこのワークフローを開始したいので、「次のいずれか」に設定し、ドロップダウン メニューからフォーム名をクリックします。

その後、トリガーを追加するかどうかの選択が表示されます。 これを実行したい場合は、左側のメニューの「OR」と表示されている場所の下にある「+ 別のトリガーを追加」ボタンをクリックします。 また、連絡先がトリガー条件を再び満たした場合に、連絡先をこのワークフローに再登録する必要があるかどうかも確認する必要があります。

フォーム送信ベースのトリガーの場合、これがデフォルト設定であるため、「いいえ、各連絡先を 1 回のみ登録します」のままにすることができます。 連絡先がトリガー条件を満たしている場合、連絡先を何度も再登録する必要がある場合がありますが、この場合はそうではありません。

登録トリガーの設定が完了したら、「保存」をクリックします。

ステップ 5: アクションを追加します。

ワークフロー作成プロセスの本題の時間です: ワークフロー アクションの追加!

画面上の連絡先登録トリガーの下にある小さな + 記号をクリックして開始できます。

アクションの追加の最初のステップのスクリーンショット

これにより、画面の左側に追加できるさまざまなアクションの新しいメニューが開きます。

アクションが異なれば、実行される動作も異なります。 たとえば、「遅延」アクションを使用して、ワークフロー内の任意の 2 つのアクション間の遅延を設定できます。 一般的に選択される遅延タイプは、2 つのアクションの間に強制的に一時停止する「時間の設定」です。 これは、電子メール チェーン全体を一度に大量に送信するのではなく、連絡先が数日ごとに 1 通の電子メールを受信できるように、電子メール チェーンのペースを調整するためによく使用されます。

作成できるもう 1 つのタイプの遅延は、カレンダーの日付の遅延です。これは、今後のイベントを宣伝する電子メール ワークフローに役立ちます。 これにより、数か月前に電子メール ワークフローを作成し、HubSpot で設定して、視聴者に宣伝するのに最適なタイミングで実行できるようになります。

その他の一般的なアクション タイプは次のとおりです。

  • 内部のコミュニケーション。 これらのアクションは、チームのメンバーにメッセージを送信して、リード、見込み客、顧客がとった重要なアクションについて知らせることを目的としています。 販売資格を得た後、ホットリードを確実にフォローアップするのに役立ちます。
  • 外部コミュニケーション。 これらのアクションは、電子メールや WhatsApp メッセージなどのさまざまなチャネルを通じて組織外のユーザーにメッセージを送信します。 これを使用して、見込み客を別の電子メール シーケンスに登録する (または登録を解除する) こともできます。
  • 割り当てアクション。 これらにより、連絡先レコードがチームのメンバーの所有権下に置かれます。これは、他のワークフロー アクションに役立つ場合があります。
  • ブランチを作成します。 ワークフローにブランチを作成して、特定の連絡先との連携を強化したり、さまざまな状況に対処したりすることができます。 if/then ブランチを使用すると、前のワークフロー ステップとのやり取りに基づいてワークフローから連絡先をフィルタリングできます。これは、ワークフロー自体内の 2 番目のトリガー アクションとほとんど同じです。 連絡先が 1 つのアクションを実行すると、1 つのパスに移動します。 そうでない場合は、ワークフローの別のブランチに移動されます。
  • 記録管理。 これらのアクションにより、連絡先レコードまたはタスクを作成できます。 また、連絡先のクリーンアップ ワークフローの一部として連絡先を削除するために使用することもできます。
  • リスト管理。 特定のトリガー基準に応じて、静的リストに連絡先を追加または削除したり、マーケティング連絡先ステータスを変更したりできます。 「マーケティング コンタクト ステータスの設定」アクションは、コンタクト データベースをクリーンアップし、HubSpot のマーケティング コンタクトの上限に達するのを回避するための優れたツールです。これにより、HubSpot ポータルのコストを節約できる可能性があります。
  • 資産管理。 ワークフロー トリガーに応じて、プロパティおよび会社のプロパティと値を設定、コピー、またはクリアします。 たとえば、顧客が営業との話し合いの準備ができていることを示す「ファネルの底」のコンテンツ オファーをダウンロードした場合、顧客のステータスを「マーケティング適格」から「営業適格」に変更できます。

ステップ6: ワークフローが完了するまで繰り返します。

作成するワークフロー全体が完了するまで、アクションを追加し続けます。 さまざまなアクション タイプの詳細については、この HubSpot ナレッジベース記事をご覧ください。

HubSpot ワークフローでの抑制と登録解除を管理するにはどうすればよいですか?

したがって、ワークフローに含めたくないが、新しいワークフローの登録基準を満たす可能性がある連絡先がデータベースにあるとします。 何ができるでしょうか? 手動または自動プロセスを使用して、抑制リストを作成してワークフローに関連付けたり、ワークフローから連絡先を登録解除したりできます。

その方法は次のとおりです。

ワークフローでの登録解除トリガーの設定

ワークフローに登録解除トリガーを作成すると、ワークフローから連絡先を登録解除するプロセスを自動化できるため、手動でリストを作成したり、ワークフローに登録されているユーザーを常に監視したりする必要がなくなります。

ワークフローで登録解除トリガーを使用すると、次のことができます。

  • 現在登録解除されているレコードが登録解除の基準をすでに満たしている場合、後で登録トリガーを満たす場合に登録されないようにします。
  • 現在登録されているレコードが登録後に登録解除基準を満たしている場合は、ワークフローから登録を解除します。
  • ワークフローが有効になった後に追加されたレコードが後で登録解除基準を満たした場合、レコードの登録を解除します。

登録解除トリガーをワークフローに追加するには、次のことを行う必要があります。

  • 編集するワークフローに移動します。
  • 「設定」タブをクリックします。
  • サイドバーで、「登録解除と抑制」をクリックします。
  • 右側のペインで登録解除トリガーを設定します。

フィルターベースの登録基準を使用する場合は、基準を満たさなくなった連絡先を登録解除するようにワークフローを設定することもできます。 以下のビデオは、従業員 2,000 人以上の企業に基づいたフィルター トリガーを使用してワークフローの自動登録解除を設定する方法の例を示しています。

ハブスポットビデオ

HubSpot で抑制リストを作成し、ワークフローで使用する方法

ワークフローからの電子メールが特定の連絡先に送信されないようにする必要があるとします。これは、最近すでにその連絡先にマーケティングを行っているため、または他の理由が考えられます。 何ができるでしょうか?

できることの 1 つは、HubSpot 連絡先ツールでワークフローに登録したくない連絡先のリストを作成し、そのリストを抑制リストとしてワークフローに適用することです。

リストをワークフローの抑制リストとして適用するには、ワークフロー ツールの [設定] タブに移動し、左側のメニューの [登録解除と抑制] タブをクリックし、次に [このワークフローの抑制リスト] をクリックします。ドロップダウン メニューから追加する抑制リストを選択します。 簡単なビデオチュートリアルは次のとおりです。

ハブスポットビデオ

HubSpot ワークフローにおける AND ロジックと OR ロジックの違いは何ですか?

多くのトリガーやアクションでは、その下に「AND」または「OR」ボタンのオプションが表示される場合があります。

And—Or ボタンのハイライト

このスクリーンショットでは、トリガー条件の下に、いくつかの「AND」ボタンと「OR」ボタンがあることがわかります。 では、これら 2 つのオプションの違いは何でしょうか?

これらは、フィルター、登録解除基準、その他のオブジェクトの変更に役立つワークフロー ロジック設定です。

  • AND ロジック。 これにより、フィルターまたは登録基準をプロパティに適用するには、そのプロパティがそのフィルター/登録トリガーのロジックをすべて満たす必要があります。
  • OR ロジック。 これにより、プロパティがいずれかの登録基準を満たしている場合、フィルターまたは登録トリガーが適用されるようになります。

従業員が 500 名を超える繊維業界のすべての連絡先に送信したいワークフローがあるとします。 この場合、AND ロジックを使用して登録トリガーのペアを設定します。「従業員数が 500 人を超える会社に関連付けられた連絡先」と「業種が繊維製品のいずれかに等しい」。 これは、ワークフローがワークフローのコンテンツに最も関連性の高い見込み客のみに関与していることを確認するのに役立ちます。

ここで、HubSpot の連絡先プロパティを更新して、BOFU 指向のオファーのフォームに記入したり、会議をスケジュールしたりする人が「営業資格のあるリード」として設定されるようにするワークフローがあるとします。 この場合、OR ロジック トリガーを設定してワークフローに登録することをお勧めします。

簡単なビデオの例を次に示します。

ハブスポットビデオ

HubSpot ワークフローでの再登録を管理する方法

したがって、ワークフローに登録解除トリガーを設定しましたが、将来的にリードが特定の基準を満たした場合にワークフローに再登録できるようにしておきたいと考えています。 再登録トリガーに関する HubSpot のナレッジベース記事に記載されているように、課題は、「デフォルトでは、レコードが初めてワークフロー登録トリガーに一致するか、手動で登録された場合にのみワークフローに登録される」ことです。

つまり、リードがワークフローから登録解除されると、後で再び登録基準を満たした場合でもワークフローに戻されることはありません。 新しいワークフローを設定してユーザーを再参加させることも、手動でワークフローに戻すこともできますが、再登録トリガーを使用するというより良い解決策があります。

連絡先ベースのワークフローに再登録トリガーを追加する方法は次のとおりです。

ハブスポットビデオ

この例では、登録トリガーが 2 つの要素に基づいていることがわかります。連絡先がマーケティング担当者であり、Web サイトのページで特定のオファー フォームに記入していることです。 したがって、[再登録] タブをクリックすると、再登録条件を AND ロジック トリガーのいずれかに制限するオプションがあることがわかります。

: これは、イベントベースのワークフローではなく、フィルターベースのワークフローに適用されます。 イベントベースの再登録では、「連絡先をこのワークフローに再登録する必要がありますか?」という質問があります。 続いて 2 つのオプションが続きます。

  • 「いいえ、各連絡先を登録するのは 1 回だけです。」
  • 「はい、トリガーが発生するたびに再登録します。」

再登録トリガーを使用する場合

では、いつ HubSpot ワークフローに再登録を適用する必要があるのでしょうか? すべてのワークフローで再登録を使用する必要があるわけではありません。

ただし、連絡先が特定のアクションを実行するときに連絡先のプロパティを設定するなど、特定の種類の自動化には再登録を使用することが必要になる場合があります。 たとえば、ミドルオブザファネルのオファーのフォームに記入したものの、その後登録を解除され、MQL ステータスを失ったため、マーケティング適格リード (MQL) として設定されているリードがいるとします。ウェブサイトまたは営業チームと 180 日以上やり取りします。

非アクティブになったリードは、そのワークフローの登録トリガーに適合する別のアクションを実行します。 再登録をオンにすると、リードをワークフローに追加できます。つまり、リードを再度 MQL として設定し、リードがさらなるエンゲージメントの機が熟していることを営業およびマーケティング チームに示します。

使用するのに最適な HubSpot ワークフロー テンプレートは何ですか?

HubSpot ワークフローの構築にかかる時間を節約したい場合は、HubSpot ポータルに使用できる事前に構築されたテンプレートが多数用意されています。 使用する「最適な」ワークフロー テンプレートは、何をしたいかによって異なります。自動化計画によっては、(まだ) 適切に適合するテンプレートがない場合もあります。

したがって、HubSpot と最も頻繁にやり取りする方法に基づいて、さまざまなテンプレートに慣れる必要があります。 これを念頭に置いて、使用するのに最適なデフォルトの HubSpot テンプレートには次のものがあります。

1. フォームの送信時に一連の電子メールを送信します。

フォーム送信時にメールを送信

これは、サイト上の新しい見込み客が見込み客になるとすぐに、その見込み客とのエンゲージメントを高めるための優れた方法です。 多くの HubSpot ユーザーは、このワークフローが生成する電子メールにダウンロード可能なファイルまたはダウンロード先へのリンクとしてオファーを添付することで、コンテンツ オファーにこれを使用することを選択しています。

2. コールドリードに再エンゲージメントメールを送信します。

コールドリードに再エンゲージメントを送信する

このテンプレートは、最近ブランドとやり取りしていないリードに対する再エンゲージメント キャンペーンの優れた出発点となります。

3. 新しい取引の作成時にタスクを作成して割り当てます。

タスクの作成と割り当て

HubSpot ポータルでカスタマー サービス チームのタスクを作成するプロセスを自動化することで、新しい取引の作成時にカスタマー サービス チームが本格的に業務を開始できるようにします。 このテンプレートは開始点として機能しますが、特定のサービスに合わせて大幅な変更を行う必要があります。

4. 同じ電話番号を共有する重複する連絡先を結合します。

重複する連絡先を結合するスクリーン キャップ

連絡先の重複は、リードの効率的な管理にとって大きな障害となる可能性があり、同じ相手に繰り返しコミュニケーションを送信したり、マーケティング連絡先の制限を使い果たしたりするなどの問題を引き起こします。 このようなクリーンアップ ワークフローは、システム内の冗長な連絡先を排除して、時間と後で面倒な作業を節約するのに役立ちます。

5. 米国地域に基づいて所有者に連絡先を割り当てます。

連絡先の所有者をデータベースのスクリーン キャップに割り当てる

複数の地域にまたがって事業を展開しており、事業を展開する各地域に州または地域固有のサービス チームと営業チームがいる場合、このワークフロー テンプレートは救世主となる可能性があります。 これにより、テキサス州ダラスの見込み顧客が営業資格を得たときに、テキサスを拠点とする営業担当者から連絡を取ることができます。

6.お客様アンケート点滴キャンペーン。

顧客アンケート 点滴キャンペーンの画面キャップ

これは HubSpot が顧客アンケートの送信に推奨するテンプレートですが、簡単に変更して別の電子メール シーケンスにすることができます。

たとえば、アンケートの電子メールを送信する代わりに、顧客の最初の購入に関連する製品やサービスをアップセルする電子メール、販売後のエンゲージメント メールを送信して、会社の注目を集めて好感度を高めたり、登録内容を変更したりすることもできます。トリガーを使用して、任意のトピックに関する簡単な 4 つの電子メール チェーンを作成します。

社内マーケティング部門のワークフローの使用方法

あなたがマーケティング担当者であるか、HubSpot プラットフォーム上の企業のマーケティング チームの一員である場合は、日常業務で HubSpot ワークフローを多用することになるでしょう。

新しいコンテンツのオファーを促進するためのワークフローの設定から、連絡先データベースのクリーンアップ、社内チーム向けのフォローアップ リマインダーの生成、リードがブランドに対するさまざまなアクションを完了する際のリードの資格ステータスの変更に至るまで、ワークフローはあなたの活動の重要な部分となり得ます。する。

マーケティング部門のために作成する必要があるワークフローのトップ 5

  1. 新しい連絡先メールワークフロー。 マーケティング部門にとって、最初に行うべきことの 1 つは、マーケティング活動によって生み出された新しい見込み客がマーケティング担当者になった後、速やかにフォローアップされるようにすることです。 Podium などの情報源は、誰かがリードになると「最初の 5 分間のコンバージョン率は 8 倍高くなる」と述べています。 自動化により、見込み客を販売目標到達プロセスに沿って顧客へと移行させるために必要な、ほぼ即時的な見込み客の応答時間を実現できます。
  2. リード育成ワークフロー。 顧客がブランドとのさまざまなやり取りを行う際には、顧客のニーズに合った関連情報やリソースを提供し続けることが重要です。 セールスファネル内のリードごとに個別のメールを手動で作成することもできますが、特定のイベントでトリガーされるリード育成ワークフローを作成する方がはるかに高速で、メール作成にかかる時間を大幅に節約できます。
  3. クリーンアップ ワークフローにお問い合わせください。 HubSpot で連絡先データベースを管理するのは困難な作業になる可能性があり、時間の経過とともに連絡先リストが増加するにつれて、その作業はさらに難しくなります。 また、マーケティング連絡先が多すぎると、マーケティング連絡先の制限に達する可能性があり、その結果、連絡先層がアップグレードされ、HubSpot のコストが増加します。 連絡先のクリーンアップ ワークフロー。冗長な連絡先を排除し、エンゲージメントの解除された連絡先を非マーケティング連絡先ステータスに移動し、不正な電子メール アドレスを持つ連絡先を静的バウンス リストに入れて、その連絡先への電子メールの送信を回避できます (これにより、電子メール ドメインの健全性が維持されます)。
  4. 再エンゲージメントのワークフロー。 リードが冷めたからといって、二度と連絡を取ってはいけないというわけではありません。 古いリードに対して再エンゲージメント ワークフローを設定すると、彼らにあなたの会社のことを思い出させ、セールスファネルに引き戻すのに役立ちます。
  5. リードステータス更新ワークフロー。 データベース内の各連絡先を手動で確認して、マーケティングまたは営業の資格があるとみなされる適切なアクションをすべて実行した連絡先を確認すると、膨大な時間を浪費する可能性があります。 ワークフローを使用してリードのステータスを非適格からマーケティング適格、さらに営業適格へと更新すると、連絡先管理が合理化され、時間を大幅に節約できると同時に、セールスファネルのある段階から次の段階に移行する際に注目のリードを見逃すことがなくなります。次。

営業チーム向け HubSpot ワークフローの使用方法

ワークフローは、営業チームにとって優れたツールとなり得ます。 適切なワークフローを使用すると、営業担当者の連絡先所有者の設定を自動化し、注目の見込み客を常に把握し、見込み客にスコアを付けて、どの見込み客を追求するのが最適で、どの見込み客が実を結ぶ可能性が低いかを把握できます。

HubSpot の販売ワークフローで実行できることは次のとおりです。

営業ワークフロー: リード再訪問通知ワークフローのトリガー

Marketing Hub Professional または Enterprise アカウントをお持ちの場合は、電子メール経由でリード通知を生成できます。 他のすべてのアカウントは、HubSpot アクティビティ フィードに送信されるリアルタイム アラートを受け取ることができます。

個々のユーザーの場合、このプロセスの最初のステップは、Web サイトに HubSpot トラッキング コードをインストールすることです。 それからあなた:

  • HubSpot メニューの上部ナビゲーション バーにある歯車の形の設定アイコンをクリックします。
  • 左側のメニューの「通知」をクリックします。
  • 通知を受け取る内容のリストを参照します。 広告インタラクションからワークフロー関連の通知まで、通知を受け取るイベントのカテゴリは 20 以上あります。

これは、個々の営業担当者やマーケティング担当者が、Web サイトやその他のマーケティング活動で発生した特定のイベントに関する通知を受け取るプロセスです。 しかし、チーム全体のプロセスを標準化して、誰も重要な通知を見逃さないようにしたい場合はどうすればよいでしょうか? ここでワークフローが役立ちます。

「フォームが送信されたときにチームメンバーに通知する」ワークフローテンプレートから始めましょう。

フォームが送信されたときにチームメンバーに通知する

ここでは、通知ワークフローの作成がいかに簡単であるかがわかります。 ただし、プロセスを実際に完了するには、通知のデフォルトが「[連絡先名] が会議を予約しました」メッセージであり、登録のデフォルトが「連絡先が任意の項目を記入しました」であるため、メッセージまたは最初の登録基準を編集する必要があります。 「任意のページのフォーム」トリガー。

これは、HubSpot ワークフローを設定するときに注意すべき点の 1 つです。 テンプレートとデフォルトを使用すると時間を節約できますが、ワークフローの使用方法と必ずしも一致するとは限りません。そのため、右上の「オンにする」ボタンをクリックする前に、ワークフローのトリガーとアクションを確認することが重要です。

営業ワークフロー: パイプライン ステージを通じて販売資料の送信を自動化する方法

見込み顧客をセールスファネルの最後の数フェーズにスムーズに進めるには、適切なタイミングで販売資料を送付することが重要です。 しかし、適切なタイミングで適切な担保を送付していることをどうやって確認できるのでしょうか?

1 つの方法は、営業担当者が見込み客とのやり取りを完了する際に、関連リソースを含む営業メールを手動で作成することです。 問題は、これによってエラーが発生する余地が大きく残り、多忙なチームメンバーがフォローアップに遅れるリスクが生じることです。さらに、より多くの取引を成立させるために使える時間を奪うことになります。

見込み客が販売パイプラインのさまざまなステップを通過するときにトリガーされる一連のワークフローを作成することは、見込み客が適切なタイミングで適切な担保を確実に入手できるようにするための、より迅速かつ一貫した方法です。

これはどのように作動しますか? パイプラインのさまざまなフェーズに入る連絡先に基づいてトリガーを使用してワークフローを設定できます。

たとえば、「プロジェクト」パイプラインの見込み客が 1 つ上のステージに上がった場合、その見込み客を、入力した最新のプロジェクト パイプライン ステージに関連するコンテキストに応じた販売資産を含む電子メールを送信するワークフローに登録します。 イベントベースのワークフローを使用すると、見込み顧客がある段階から次の段階への移行を完了したときに、適切な販売資料が送信されるようになります。

あるいは、サブスクリプションまたはリテイナー サービスを利用している既存の顧客が更新時期にあるか、まもなく失効するとします。 更新日の 1 週間または 1 か月 (またはその他の任意の期間) 前にこれらのリードに送信され、現在契約しているサブスクリプションまたはサービスに関連する販売資料を送信する自動ワークフローを作成できます。

営業ワークフロー: リード割り当ての自動化を設定する方法

つまり、営業チームがフォローアップできる潜在顧客になる準備ができている連絡先が得られます。 問題は、各リードの管理を誰が担当するのかということです。 チームに複数の営業担当者がいる場合は、各新しい見込み客を、その見込み客をフォローアップして取引を成立させる責任を負う「連絡先所有者」に簡単に割り当てる方法が必要になるでしょう。

ワークフローは、リードの割り当てプロセスを自動化する優れた方法です。 HubSpot には、これに役立つテンプレートがいくつかあります。 たとえば、上で説明した「米国地域に基づいて所有者に連絡先を割り当てる」テンプレートがあります。 あるいは、HubSpot ワークフロー テンプレート メニューの [販売] タブにある [新しい Web リードを連絡先オーナーに割り当てる] テンプレートを使用することもできます。

販売テンプレートのスクリーン キャップ

テンプレートを開始したら、チームのさまざまなメンバーに連絡先を均等に配分する設定方法を見てみましょう。 ここに簡単なビデオがあります:

ハブスポットビデオ

この例では、リードを営業チーム全体に均等に分配したいため、「チーム」オプションを選択し、ドロップダウンで「営業」チームを選択しました。

必要に応じて、登録基準を任意のアクションまたはフィルター ステータスに変更し、それを使用して潜在顧客を特定の営業担当者に割り当てることができます。 たとえば、特定のサービスのオンボーディングを専門とする営業担当者がいるとします。 営業担当者がそのサービスに関連するコンテンツ オファーをダウンロードするときに、その営業担当者にリードを割り当てるワークフローを作成できます。

販売ワークフロー: 見積ベースのワークフローの使用方法

顧客が見積書に署名するとき、顧客を営業部門から顧客サービス部門に移行できるように、適切なオンボーディング手順が確実に実行されるようにするにはどうすればよいでしょうか? 見積ベースのワークフローを作成すると、引き継ぎプロセスの管理に役立ちます。

ここでは、特定の取引タイプ (「新規顧客」など) の取引で署名されている見積に基づいてトリガー フィルターを使用することから始めることができます。 これは、「新規顧客」取引タイプの基本的なトリガーを示すビデオです。

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AND ロジックを使用して見積署名と取引タイプの両方を設定することが重要なのはなぜですか? なぜなら、取引の種類に関係なく「署名された見積書」ロジックのみを使用した場合、署名された見積書を持つすべての顧客がこのオンボーディング ワークフローに登録されることになるからです。 これは、単一のフリーサイズのソリューションがある場合には機能する可能性がありますが、複数の製品またはサービスラインを持つビジネスには適していません。

ここから、このトリガーをフォローアップするさまざまなアクションを設定できます。 たとえば、次のことができます。

  • 営業チームまたはカスタマー サービス チームの新規顧客に、次のステップと基本的な準備の概要を説明した「ありがとう」メールを送信します。
  • 新しいクライアントと、そのクライアントをフォローアップするために期待される次のステップについて、社内チームのメンバーにメッセージを送信します。
  • 今後のカスタマー サービス ワークフローがトリガーされるように、取引タイプに基づいて連絡先の所有者を営業チームからカスタマー サービス チームに再割り当てします。

見積書に署名していない見込み客がいる場合は、フィルターベースのトリガーを作成して、見積もりの​​送信後 1 ~ 2 週間など、一定期間後にこれらの見込み客にリマインダー メールを送信できます。

営業ワークフロー: リードのスコアリングにワークフローを使用する方法

優秀な営業担当者であっても、見込み客をフォローアップするための時間とエネルギーは限られています。 セールスファネルから悪い見込み客を除外する方法を見つけて、営業チームがコンバージョンに至る可能性が最も高い優良な見込み客に時間を集中できるようにすることが、成功を最大化するために重要です。

リードスコアリングは、セールスファネル内のリードに顧客になる可能性の一般的な指標としてポイント値を割り当てる手法であり、営業チームがフォローアップする最適なリードを見つけるのに役立つツールです。 HubSpot ワークフローを使用すると、このプロセスを自動化し、優れた見込み客の発見 (およびひどい見込み客の回避) が容易になります。

HubSpot のツールには、リード スコアに基づいた自動ワークフローの作成を簡素化するためのいくつかのプロパティが組み込まれています。

  • HubSpot スコア Marketing Hub Professional および Enterprise Hub の顧客が利用できます。 HubSpot アカウントのこのデフォルト設定は、HubSpot 設定の [プロパティ] サブメニューからカスタマイズできます。 プロパティ メニューで「HubSpot スコア」を検索し、リスト内の条件をクリックします。 そこから、肯定的なセクションまたは否定的なセクションの「+ 基準を追加」をクリックして、特定のアクションのポイントを追加または削除できます。
  • 成約の可能性(以前の予測リード スコアリング) 。 Marketing Hub Enterprise および Sales Hub Enterprise の顧客が利用できます。 これは、見込み客が今後 90 日以内に取引を成立させる可能性がどの程度あるかを評価するものです。
  • 優先的に連絡してください。 これは、スコアを成約する可能性を 4 段階 (非常に高、高、中、低) に分けて、スコアを成約する可能性に基づいた連絡先のランキングであり、スコアを成約する可能性のあるリードの 25% が各段階に含まれています。 HubSpot でリードが顧客に設定されると、そのコンタクトの優先度は「成約/落札」に変更され、階層リストから削除されます。

HubSpot スコアは編集可能ですが、他の 2 つは編集できません。 成約の可能性は、HubSpot の分析とコンバージョン データ、現在のライフサイクル ステージのプロパティ、および連絡先の会社 (存在する場合) に基づく HubSpot Insights ツールの情報に基づいています。

この情報を使用すると、見込み顧客のリード スコアに基づいたトリガーを備えたワークフローを作成し、営業チームにアラートを生成して、できるだけ早くフォローアップすることができます。

サービス チームのワークフローの使用方法

ワークフローは、サービス チームがサービスの効率と一貫性を向上させるのに役立ちます。 問題は、サービス チームが何をいつ行う必要があるかを把握し、顧客の関与を維持し、将来のサービスの改善に使用できるフィードバックを収集できるようにするために、どのワークフローを作成すればよいかを知ることだけです。

HubSpot で作成できるサービス ワークフローには次のようなものがあります。

サービスのワークフロー: サービス チーム向けのチケット発行パイプライン自動化の作成

カスタマー サービス リクエスト チケットは、特に遵守する必要がある時間ベースの厳格なサービス レベル アグリーメント (SLA) をクライアントと結んでいる場合、非常に時間に敏感になる可能性があります。 サービス チームがチケットを常に把握できるようにするには、チケット発行パイプラインの自動化ワークフローを作成すると便利です。

これは、HubSpot ポータルのサービス タブにある「チケット」メニューで行われるため、ワークフローとは多少異なることに注意してください。ただし、一部のユーザーはこれをワークフローに統合できます。

チケットは、顧客とのやり取りを整理および追跡するための方法であり、サービス メニューに移動して [チケット] をクリックし、[チケットの作成] ボタンをクリックして作成できます。

ハイライトを含むチケットのスクリーンキャップを作成する

これは非常に手動のプロセスですが、HubSpot Service Hub Starter、Professional、または Enterprise アカウントのサブスクリプションをお持ちの場合は自動化できます。 開始方法は次のとおりです。

  • [設定] (歯車アイコン) メニューで、左側のナビゲーション メニューの [データ管理] セクションにある [オブジェクト] ドロップダウンをクリックします。
  • 「チケット」をクリックします。
  • 「パイプライン」タブに移動します。
  • 「パイプラインを選択」ドロップダウン メニューをクリックし、自動化するチケット パイプラインをクリックします。
  • 「自動化」をクリックします。
  • 表示された設定を確認して編集します。

HubSpot サービス メニューの [チケット管理] タブからこのメニューにアクセスすることもできます。 ここから適切なメニューにアクセスする方法を示す簡単なビデオを次に示します。

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Service Hub Professional または Enterprise アカウントに対するワークフロー権限がある場合は、このメニューから、パイプライン メニューの下部にあるフローチャートの「追加のステータス自動化」という見出しの下にある「ワークフローの作成」ボタンをクリックできます。

グラフが表示されない場合は、「追加のステータス自動化」ヘッダーをクリックして展開します。 ただし、すべてのユーザーがこのメニューにアクセスできるわけではありません。 それは、サブスクリプションとワークフローの権限設定によって異なります。

追加のステータス自動化

サービス ワークフロー: ワークフロー サービス タスク自動化の使用方法

つまり、強力なサービス チームと、彼らが対応できる多くのクライアントがいるということです。 チームが重要なタスクを見逃さないようにするには、どうすればよいでしょうか?

1 つの方法は、HubSpot でタスクを設定して、チームが To Do リストを追跡できるようにすることです。 ただし、チケットが作成されるたびにサービス パイプラインのすべてのタスクが処理されるように、反復可能なものが必要な場合はどうすればよいでしょうか? HubSpot Professional および Enterprise ユーザーはここでワークフローを活用できます。

まず、タスクを作成するパイプラインのチケット ステータスに基づいてワークフローを作成する必要があります。これは、上に示したパイプライン フローチャートの「+」ボタンを使用するか、ワークフロー ツールに移動して実行できます。そして、適切なパイプラインの「チケットステータス」のフィルタートリガーを設定し、そこにある「+」ボタンをクリックします。

サイドバー メニューに、そのチケット ステータス ステージとパイプラインで利用可能なアクションが表示されます。 この場合、サービス チームにリマインダー電子メールを送信したいと考えています。 そこで、「内部電子メール通知を送信」をクリックし、そのチケットに関連するカスタム メッセージをチケット所有者に送信するように設定します。

以下に例を示します。

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次に、問題のサービス チケット パイプラインの各ステップに該当するその下の [+] ボタンをクリックして、さらにステップやタスクを追加できます。

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サービスのワークフロー: NPS/CES/フィードバック調査のワークフローの使用方法

あなたは顧客に質の高いサービスを提供してきましたが、顧客受けたサービスについてどう思っていますか? 彼らは満足していますか? 改善の余地はありますか? 事例研究として、あるいはあなたのブランドのプロモーターとしての役割を果たすことができますか? フィードバックを収集するまでは、確かなことはわかりません。

ここで、顧客調査を実施するためのワークフローを設定することが役立ちます。 顧客フィードバック調査を使用すると、ネット プロモーター スコア (NPS) 値を顧客に割り当てるために必要なフィードバックを取得し、将来の顧客満足度と NPS 評価を最大化するためにサービスを改善できる領域を特定できます。

これは通常、HubSpot ナビゲーションのサービス メニューから実行します。 HubSpot のナビゲーション メニューからフィードバック アンケートをクリックするだけです。

フィードバック調査メニューの場所

注 #1 : フィードバック調査を作成するには、Service Hub Professional または Enterprise アカウントと、 HubSpot アカウント管理者からの許可が必要です。

このメニューから、右上の「調査の作成」をクリックして新しい調査を作成するか、既存の調査の編集をクリックして変更するか、「クローン」をクリックして既存の調査をコピーして新しい調査のベースとします。

そこから、Web ページ調査または電子メール調査を作成することを選択できます。 詳細については、HubSpot の記事をお読みください。

注 #2 : [ワークフロー] タブでは顧客調査のワークフローを作成できません。 このメニューから行う必要があります。

ちょっと待ってください。これがサービスツールで行われる場合、ワークフローはどこで行われるのでしょうか?

アンケート ワークフローの編集はサービス ツールで行われ、ワークフロー ツール メニューからアクセスすることはできませんが、アンケートとフォローアップ アクションを作成するプロセスは非常に似ています。

また、HubSpot で顧客の NPS/CES スコアに基づいてトリガーするワークフローを作成し、潜在的な他のアクションを促すこともできます。 たとえば、9 ~ 10 のいずれかの値に等しい回答に対する顧客の最新の NPS アンケート評価に基づいてフィルターベースのワークフロー トリガーを作成し、NPS スコアが最も高い顧客をフォローアップできます。

これは、チームのフォローアップ タスクを作成したり、満足した顧客に感謝のメールを送信したり、レビュー Web サイトにあなたのビジネスのレビューを残すよう促したりするために使用できます。

人事チームのワークフローの使用

ビジネスが成功しており、今後も成長を続けたいと考えています。 おそらく、あなたはより多くの人を必要とし、今いる人々を幸せに保つことになるでしょう。 ここで、人事ワークフローの作成が役立ちます。

たとえば、人事ワークフローは、従業員表彰の取り組みを設定したり、新入社員を雇用するためのタスクを作成または管理したりするのに役立ちます。

人事ワークフロー: ワークフローを使用して記念日やその他のマイルストーンを祝う

従業員の評価は、職場の生産性と従業員の定着率を高める上で非常に重要な要素です。 Quantum Workplace は、「従業員が自分が認められると信じている場合、仕事に熱心に取り組む可能性が 2.7 倍になる」と述べています。 これにより生産性が向上し、従業員が他のキャリアの機会のために自発的に退職する可能性が低くなります。

連絡先ベースのワークフローを使用すると、HubSpot ツールで追跡している特定の日付または連絡先の日付プロパティを中心に従業員をターゲットにすることができます。 以下は、従業員が新入社員になってから 90 日が経過したときに通知するために HR に送信するワークフローの簡単な例です。

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このシンプルな開始点により、従業員が 90 日間の試用雇用期間を終了するたびに、人事チームにリマインダーが送信されます。 また、記念日、特定の従業員イベント (HubSpot Academy 認定資格の取得など)、誕生日、および HubSpot ポータルで作成するその他の連絡先プロパティに基づいて、より長い遅延を作成することもできます。

HR ワークフロー: 採用段階に基づいたワークフローの設定

ワークフロー トリガーの採用ステージを使用して人事チームのタスクを作成することで、ワークフローを人材獲得プロセスに組み込むことができます。

これは、潜在的な新入社員が最初の審査をクリアしたときの、簡単な人事内部通知とタスク作成ワークフローの簡単なビデオ例です。

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注:この例では、ベースの HubSpot ポータルに存在しないいくつかのカスタム プロパティを使用していることがわかります。 独自の採用ステージベースのワークフローを作成する前に、このための連絡先プロパティを作成および編集する必要があります。

HubSpot ワークフローの重要なリソース

追加の HubSpot ワークフロー リソースをお探しですか? 以下に、ワークフロー作成プロセス中に参照できるワークフロー ツールに関するさまざまなリソースへのリンクを示します。

参考リンク:

  • HubSpot アカデミー: ワークフロー
    • HubSpot でのワークフローの整理と合理化
    • ワークフローの詳細
    • HubSpot のワークフローを理解する
    • ワークフローを使用して顧客を満足させる方法
    • ワークフローを使用してインバウンド戦略を強化する
    • HubSpot で効果的な自動化戦略を構築する
    • リード育成ワークフローの作成
    • ビジネスプロセスをワークフローアクションに接続する
  • HubSpot ナレッジベース: ワークフロー
    • ワークフローの作成
    • ワークフローを最初から作成する
    • ワークフローを整理する
    • スケジュールされたワークフローの作成
    • 特定の日付または連絡日プロパティの作成ワークフロー
    • テンプレートからワークフローを作成する
    • ワークフローでの登録トリガーの設定
    • ワークフローへの再登録トリガーの追加
    • ワークフローアクションの選択
    • ワークフロー設定を管理する
    • ワークフロー履歴の表示
  • HubSpot コミュニティ: ワークフロー

HubSpot エキスパートに連絡してワークフローの構築にかかる時間を節約する

エリート ソリューション パートナーとして、Bluleadz は HubSpot ディレクトリで最も多くのレビューを獲得しています。 当社は、HubSpot のオンボーディングおよび実装の代理店であり、ポータルの使用を開始するだけでなく、目標を達成するためにツールを管理することも支援します。

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