プロジェクト評価プロセス: 定義、方法、手順

可動部分が多いプロジェクトを管理することは、控えめに言っても難しい場合がありますが、プロジェクト評価は、プロセスをはるかに簡単にするように設計されています。 すべてのプロジェクトは入念な計画から始まります。これにより、プロジェクトの実行フェーズの段階が設定され、プロジェクト チームがタスクと成果物を完了する際に、見積もり、計画、およびスケジュールがガイドされます。

しかし、プロジェクト評価プロセスが整っていても、プロジェクトをうまく管理することは思ったほど簡単ではありません。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのライフ サイクル全体でコスト、タスク、および時間を追跡し、すべてが計画どおりに進むようにする必要があります。 そのために、彼らはプロジェクト評価プロセスを活用し、プロジェクト管理ソフトウェアを利用して、プロジェクトのパフォーマンスの計画と評価に加えて、チームの作業を管理します。

プロジェクト評価とは

プロジェクト評価は、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオの成功を測定するプロセスです。 これは、プロジェクトに関するデータを収集し、評価者がパフォーマンス改善の機会を見つけられるようにする評価方法を使用することによって行われます。 プロジェクトの評価は、プロジェクトのステータスや、予算やスケジュールに必要な変更について利害関係者に最新情報を提供するためにも重要です。

ProjectManager は、プロジェクト評価プロセスに必要なすべての追跡機能とレポート機能を備えた堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアです。 リアルタイムのダッシュボードを使用すると、コスト、タスク、および予算を追跡でき、数分でレポートを作成できます。 今日から無料で始めましょう！

コスト、範囲、リスク、投資収益率 (ROI) など、プロジェクトのあらゆる側面が測定され、計画どおりに進んでいるかどうかが判断されます。 障害がある場合、このデータはプロジェクトがどのように改善できるかを知らせることができます。 基本的に、何が機能しているか、何を改善できるか、そしてプロジェクトが有用かどうかを発見するために設計された一連の質問をプロジェクトに尋ねています。 プロジェクト ダッシュボードやトラッカーなどのツールは、重要なデータをすぐに利用できるようにすることで、評価プロセスに役立ちます。

プロジェクトの評価プロセスは、プロジェクト自体と同じくらい長い間行われてきました。 しかし、プロジェクト管理の科学に関して言えば、プロジェクト評価は、プロジェクト前評価、継続的評価、およびプロジェクト後評価の 3 つの主要なタイプまたは方法に分けることができます。 プロジェクトの評価プロセス、それに伴うもの、および技術を向上させる方法を見てみましょう。

プロジェクトの評価基準

プロジェクト評価基準の具体的な詳細は、プロジェクトまたは組織によって異なります。 一般的に言えば、プロジェクト評価プロセスは、時間、コスト、範囲、リソース、リスク、および品質を含むプロジェクトの制約を調べます。 さらに、組織は独自のビジネス目標、戦略目標、およびその他の指標を追加する場合があります。

プロジェクトの評価方法

プロジェクトにおいて最も評価が必要なポイントは3つあります。 プロジェクトはいつでも評価できますが、これらはプロセスを正式にスケジュールする必要があるポイントです。

1. 事業前評価

ある意味では、利害関係者に売り込むためにプロジェクト チャーターを作成するときは、プロジェクトを事前に評価していることになります。 最初にプロジェクトを評価しないと、新しいプロジェクトを効果的に計画、人員配置、管理することはできません。 プロジェクトの事前評価は、プロジェクトを実行する前にプロジェクトの有効性を判断できる唯一の確実な方法です。

2. 進行中のプロジェクト評価

プロジェクトが計画どおりに進行し、設定したすべてのスケジュールと予算のマイルストーンを達成していることを確認するには、作業を常に監視し、リアルタイムで報告することが重要です。 プロジェクト メトリクスを使用することによってのみ、プロジェクトの成功と、プロジェクトの目標と目的を達成しているかどうかを測定できます。 リアルタイムで進行中のプロジェクト評価には、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することを強くお勧めします。

3. 事後評価

これを事後分析と考えてください。 プロジェクト後の評価とは、プロジェクトの書類に目を通し、プロジェクト チームと原則にインタビューし、すべての関連データを分析して、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを理解することです。 この明確な図を作成することによってのみ、今後のプロジェクトの問題を解決できます。

プロジェクトの評価手順

プロジェクト評価の実行を選択する時期に関係なく、プロセスには常に、計画、実施、完了、およびレポートの配布という 4 つのフェーズがあります。

1. 計画

このステップの最終的な目標は、組織のプロジェクト評価プロセスのすべての詳細を説明する文書であるプロジェクト評価計画を作成することです。 プロジェクトの評価を計画するときは、利害関係者とその短期的および長期的な目標を特定することが重要です。 プロジェクトの目標と目的が明確であることを確認する必要があります。これらの目標と目的が達成されているかどうかを示す基準を決定することが重要です。

そのため、利害関係者に提示する一連の質問を作成する必要があります。 これらのクエリには、プロジェクト フレームワーク、ベスト プラクティス、成功を判断する指標などのテーマを含める必要があります。

プロジェクト評価計画に利害関係者を含めることで、プロジェクトの過程で方向性を得ると同時に、利害関係者との関係を築くことができます。 彼らはプロジェクトの各段階を通じてあなたから進捗報告を受け取ります。この最初の関係を構築することで、あなたがプロジェクトを満足のいくように管理できるという彼らの信頼を得ることができます。

2.実装

プロジェクトの実行中は、すべての側面を監視して、スケジュールと予算を満たしていることを確認する必要があります。 プロジェクト中に監視する必要があることの 1 つは、完了率です。 これは、進捗レポートを作成し、チームとミーティングを行うときに行うべきことです。 順調に進んでいることを確認するには、チームにタイムリーなタスクを提供する責任を負わせ、基準日を維持してタスクの期日を把握します。

品質へのこだわりもお忘れなく。 製品が貧弱であれば、割り当てられた時間枠内にプロジェクトを提供しても問題ありません。 質の高いレビューを維持し、その責任を委任しないでください。 代わりに、自分でそれを引き受けてください。

プロジェクトの予算と密接な関係を維持することは、スケジュールと品質を追跡することと同じくらい重要です。 コストに注意してください。 それらはプロジェクト全体で変動するため、慌てる必要はありません。 ただし、より多くの資金の必要性が高まっていることに気付いた場合は、透明性を確保してください。 運営委員会にできるだけ早く知らせて、驚くようなことがないようにしてください。

3.完成

プロジェクトが完了しても、まだやるべきことがあります。 評価で収集したデータを取得し、そこから学び、プロセスで発見した問題を修正できるようにする必要があります。 評価で学んだことの短期的および長期的な影響を把握します。

4. 報告と配布

評価が完了したら、結果を記録する必要があります。 そのために、将来の教訓を提供するドキュメントであるプロジェクト評価レポートを作成します。 レポートを関係者に配信して、プロジェクトの進捗状況を最新の状態に保ちます。

レポートをどのように広めますか？ このためのプロトコルが組織で既に確立されている場合があります。 おそらく関係者は、顔を合わせて結果を得るために会議を好むでしょう。 あるいは、読みやすいチャートやグラフを含む PDF を好むかもしれません。 対象者を把握し、対象者に合わせてレポートを調整してください。

プロジェクト評価のメリット

プロジェクトの評価は常に推奨され、組織にさまざまなメリットをもたらす可能性があります。 前述のように、プロジェクト評価プロセスを通じて測定できる多くの側面があります。 考慮すべき最も重要な要素を決定するのは、あなたとあなたの利害関係者次第です。 プロジェクト評価プロセスを実装する主な利点のいくつかを次に示します。

• プロジェクト管理の改善:プロジェクト評価は、コスト、タスク、リソース、および時間の管理に関して、改善点を簡単に見つけるのに役立ちます。
• チームのパフォーマンスを向上させる:プロジェクト評価により、チームのパフォーマンスを追跡し、説明責任を高めることができます。
• より良いプロジェクト計画:プロジェクトのベースラインと実際のプロジェクト パフォーマンスを比較して、計画と見積もりを改善するのに役立ちます。
• 利害関係者の管理に役立ちます:利害関係者と良好な関係を持つことは、プロジェクト マネージャーとして成功するための鍵です。 プロジェクト評価レポートを作成することは、それらを最新の状態に保つために非常に重要です。

ProjectManager がプロジェクト評価プロセスを改善する方法

プロジェクトの評価を次のレベルに引き上げるには、リアルタイム データを提供するライブ ダッシュボードを備えたオンライン作業管理ツールである ProjectManager が必要です。これにより、昨日起こったことではなく、現在何が起こっているかを監視できます。

ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードを使用すると、プロジェクトの評価がリアルタイムで測定され、最新情報を入手できます。 数値は、カラフルなグラフやチャートで表示されます。 データをフィルタリングして、必要なデータを表示するか、ドリルダウンしてより詳細な画像を取得します。 これらのグラフとチャートは、キーストロークで共有することもできます。 チームはどこにいても、いつでも作業を完了してステータスをリアルタイムで更新しているため、ワークロードとタスクを追跡できます。

ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードを使用したプロジェクト評価により、プロジェクトの進行中の評価プロセスを簡単に進めることができます。 また、後で貴重なデータを提供します。 適切なツールがあれば、プロジェクトの評価プロセスも楽しくなります。 当社の自動レポート ツールを自由に使用して、従来のプロジェクト レポートをすばやく作成し、評価プロセスの精度と効率の両方を向上させることができます。

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